Cosa Sbagliano Quasi Tutti sull’Esame PMP

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Kelsey Alpaio: Ciao! Sono Kelsey. E bentornato a The Retro su Il podcast The Digital Project Manager—dove approfondiamo lezioni del passato, tendenze future, e cosa significano per la tua carriera. Siamo in diretta in studio oggi con i nostri membri DPM e siamo qui per parlare dell’esame Project Management Professional—alias PMP.

Quindi, se stai pensando di ottenere la tua certificazione PMP, probabilmente hai già sentito tutte le storie dell’orrore. È difficile. Il tasso di insuccesso è alto. E ci sono tutti i tipi di errori che puoi commettere lungo il percorso. Ma il PMP resta comunque una delle certificazioni più riconosciute e rispettate nel mondo della gestione dei progetti. E se riesci a superarlo, può aprire tante opportunità di carriera per te. Ma è questa la domanda, giusto? Come si fa davvero a superarlo—specialmente se ci stai provando mentre gestisci lavoro, vita e tutto il resto.

Oggi parliamo con Crystal Richards, formatrice PMP e fondatrice di MindsparQ—un'organizzazione che aiuta i team a migliorare le proprie competenze di project management, affinché possano guidare i progetti con chiarezza, coraggio e fiducia. È anche autrice di un nuovo libro uscito quest’anno: PMP Exam Prep For Dummies.

Crystal, benvenuta al programma!

Crystal Richards: Grazie mille, Kelsey. Sono entusiasta di essere qui. Sì, e il libro è già uscito e sta riscuotendo un sacco di interesse e fermento. Quindi sì, sono entusiasta.

Kelsey Alpaio: Davvero emozionante. Ancora congratulazioni per l’uscita del libro quest’anno.

Bene, perché non ci racconti qualcosa in più su di te e sul lavoro che svolgi?

Crystal Richards: Kelsey, hai fatto un ottimo lavoro. Vivo nell’area di Washington DC, negli Stati Uniti. Formo le persone affinché diventino project manager migliori, e il servizio principale che offro è il training intensivo per la PMP.

Da lì poi le persone hanno una buona esperienza e se capita l’occasione, vengo chiamata a insegnare project management di base al resto del team affinché tutti parlino la stessa lingua. Quindi sono davvero immersa nell’aiutare le persone a diventare project manager migliori e adoro insegnare.

Mi piace, e ora con il mio libro sono entusiasta, insegno sulla base del libro e la gente si appassiona a tutti i miei scherzi e sarcasmo, ma ci sono anche verità importanti nel libro, quindi lo adoro.

Kelsey Alpaio: Non possono mancare le verità scomode.

Crystal Richards: Proprio così.

Kelsey Alpaio: Vorrei entrare nel vivo, chiedendoti del fallimento e del PMP.

Penso che sia qualcosa di cui molte persone, al primo tentativo, davvero si preoccupano, e le statistiche online di certo non aiutano. Ho visto alcuni siti di preparazione all’esame che dicono che l’80% delle persone lo fallisce al primo tentativo. Ti sembra una cifra veritiera?

È praticamente inevitabile fallire la prima volta?

Crystal Richards: No, credo che fosse più vero prima del 2021. La sfida è che è tutto tra te e PMI. Quindi noi formatori non riceviamo statistiche, e PMI è piuttosto riservato—giustamente. E PMI, per chi non lo sapesse, è il Project Management Institute, l’ente che gestisce la certificazione PMP—e sono molto riservati perché se saltasse fuori la notizia che l’esame non è fattibile, nessuno lo vorrebbe sostenere. E poi, se risultasse troppo facile, i datori di lavoro potrebbero non attribuirgli valore se tutti riescono a superarlo.

Quindi è un po’ una via di mezzo. Hanno reso tutto più lineare, soprattutto dopo il 2021 quando eravamo tutti chiusi in casa e non si poteva andare nei centri di prova; allora hanno aperto la possibilità di sostenere l’esame online, quindi comodamente da casa propria, se lo si desidera, ed è meno insidioso.

Non si avverte più il tranello di una volta. Ma ciò che lo rende difficile è l’enorme quantità di contenuti. Tanto vocabolario. Inizio sempre le mie lezioni in spagnolo proprio per sottolineare quanto sia come imparare una lingua nuova. Qualcuno mi risponde in spagnolo, ma la maggior parte trova davvero questa difficoltà, e tutte queste informazioni devono essere restituite nell’esame.

E direi che la gente resta spiazzata da questo. Quindi, se non si supera l’esame, probabilmente le cause sono diverse rispetto al passato. Non voglio anticipare troppo perché sono sicura che hai domande specifiche, ma quell'80% mi sembra proprio esagerato.

Credo sia più una tattica di marketing di alcuni. Non è il mio modo di fare. Onestamente, se sei autosufficiente e disciplinato, compra semplicemente il mio libro. È tutto quello che ti serve. Non hai bisogno di un training intensivo. Ma per chi ha bisogno di struttura, di focus, di qualcuno che lo sproni...

Oh, quella sono io!

Kelsey Alpaio: Giusto. Vediamo allora: quali sono alcuni dei motivi più comuni per cui le persone effettivamente falliscono l’esame?

Crystal Richards: Vanno all’avventura. Pensano: "Ho già fatto project management per anni, quindi so tutto." Quindi non studiano e non si rendono conto del vocabolario.

Quello che PMI usa contro quello che usiamo nella vita reale, perché molti di noi sono project manager per caso. Non conosco molte persone che abbiano studiato project management all'università, e se l'hanno fatto, è stato a livello di master. Per molti di noi, invece, è stato imparare facendo errori.

E ti veniva detto: lavora su questo Gantt chart, senza spiegarti cos’è un Gantt chart. Semplicemente: "Ok, so che si chiama Gantt chart." Oppure lavora su questo foglio o rapporto, ciascuno con i suoi nomi, ma PMI ha la sua convenzione. E la cosa divertente, e anche un po’ furba, è che sanno come lo chiamiamo nella realtà e appare anche nell’esame.

Quindi tu pensi, "Sì, lo chiamo così!" E invece non è il termine PMI. Quindi il primo errore è improvvisare e non studiare. Un’altra grande cosa è che la gente non fa esami di pratica e non entra in modalità da esame, perché sospetto che per molti, come me, sia passato parecchio tempo dall’ultimo test standardizzato, e si fanno esamini da 5 o 10 domande.

Pensano, "Ok, fatto, va bene." Ma non sono pronti per quasi quattro ore di esame con tutte queste informazioni da ricordare. E continuare a ripetersi "la risposta PMI migliore", queste sono le principali ragioni che mi vengono in mente. Improvvisare, non fare esami di pratica e pensare di dover leggere tutto il libro.

Non leggere quel libro dall’inizio alla fine. Leggi il mio libro dall’inizio alla fine, è fatto apposta. Ma il cosiddetto Project Management Body of Knowledge, o PMBOK, è davvero arido. Se hai l’insonnia, è il libro perfetto. Ma se vuoi esempi pratici, ecco perché ho scritto il libro.

Volevo dare alle persone il contesto, specialmente quando in classe si ripresentavano sempre le stesse domande. Ho portato tutto ciò nel libro, per esempio: ecco la situazione di utilizzo di uno strumento, così si presenta all’esame, e così avviene nella vita reale. Una delle mie sezioni preferite riguarda scope creep, gold plating, per davvero fissare questi concetti nella mente; è stato molto utile perché, anche se devo insegnarti a superare l'esame, vuoi degli esempi pratici.

E io dico: la realtà non ti aiuterà a superare l’esame, ma capisco di cosa hai bisogno: capisci come si applica la PMI e ti aiuta nei quesiti scenario dell’esame. "Ah, Crystal ha dato un esempio, ora capisco e rispondo nella maniera PMI." Quindi: non improvvisare. Fai esami pratici. Non leggere tutto il PMBOK.

Kelsey Alpaio: Ottimi consigli.

Per quanto riguarda la prova in sé: hai detto che non siamo più abituati a fare test da tre, quattro ore. Quali errori possono fare le persone durante la prova e cosa fanno di diverso coloro che hanno successo?

Crystal Richards: Gestione del tempo. Hai 180 domande in 3 ore e 50 minuti, quindi 230 minuti e tutti fanno il conto: poco più di un minuto a domanda.

PMI divide le 180 domande in blocchi da 60. Hai tempo, nel primo blocco di 60, per saltare tra le domande e rispondere. Quando hai finito il blocco, ti chiedono: “Vuoi fare una pausa?”

Falla, o meno, non cambia il tempo. Ma quando passi alle domande dalla 61 alla 120, non puoi più tornare al primo blocco. L’esame non ti avverte: "Hai speso due ore, meglio andare avanti." Il timer continua. Consiglio ai miei studenti: dividetelo in tre blocchi da 60, quindi più o meno 75 minuti a blocco. Se ne passi 90 solo sul primo, finirai il tempo. La gestione delle tempistiche è cruciale.

Quando fai un esame completo di prova, ti rendi conto come reagisce il corpo, lo stress, la stanchezza: è un’esperienza diversa. Molti dicono di uscire distrutti dall’esame. E poi è tutto scenari e domande verbose: bisogna eliminare il superfluo.

Scherzo spesso dicendo: attenzione a non portarsi dentro la propria storia personale nelle domande, tipo "Mi è capitato anche a me" e perdi 30 secondi a rivivere un evento. Gli esami di pratica sono utilissimi per questo.

E poi, il vizio di voler cambiare risposta: nove volte su dieci la prima risposta è quella giusta. Per questo le simulazioni aiutano a frenare i ripensamenti. Nelle lezioni facciamo così: pieghiamo i fogli in quattro, come quei giochi di carta che facevamo da piccoli. Cambiano la risposta: "Oddio, la prima era giusta!" Sì. I catchers! Per questo non ho detto il nome finora.

Kelsey Alpaio: È vero! Non ricordavo più il nome. Che tuffo nel passato.

Parliamo un po’ dello studio. Chi studia per il PMP lavorando a tempo pieno: su cosa deve concentrarsi? Hai una routine o framework da consigliare per rimanere in carreggiata?

Crystal Richards: Sì, specialmente dopo un bootcamp: hai investito tempo e denaro, di solito 35 ore, una bella cifra. Ora è il momento clou. Cerca di concentrarti in 4-6 settimane.

Quindi se scegli questa strada, anche con autoapprendimento, cerca comunque di darti delle scadenze. Dopo il bootcamp, per le 3-4 settimane successive, dedica una pratica d’esame ogni weekend. In settimana, almeno 30 minuti prima della colazione per domande di pratica, un’oretta la sera dopo cena o dopo aver messo a letto i figli per rivederle.

Rivedi le aree che ti risultano difficili. Vai a consultare il PMBOK come enciclopedia solo per chiarimenti specifici, non per lettura generale. Se leggi a freddo, è incomprensibile.

Non preoccuparti se non hai già seguito un corso: buttati su una simulazione, così capisci anche il tipo di domande, e il resto dei materiali poi ti tornerà più chiaro. Se non riesci durante la settimana, concentrati nel weekend: giovedì, venerdì magari fai un’ora e mezza la sera. Ma soprattutto sabato e in parte domenica. Ovviamente la vita personale conta, ma se è un obiettivo che ti sta a cuore, trova il tempo come quando si torna a studiare da adulti: ritagliati uno spazio e fila dritto. Se lo farai presto, la tua famiglia te ne sarà grata!

Una volta una studentessa doveva andare a una crociera di famiglia e rimandava sempre. Le dissi: “Non portare i materiali in crociera!” Le feci un piano, prenotò l’esame, superò tutto: la sua famiglia mi ringraziò. Si diceva che l’avessi ‘bullizzata’, ma si è rivelato un bene per tutti! Un altro studente, con due bimbi e la moglie incinta: “Se vuoi che continui a mantenere la famiglia, devo passare il PMP!” Ho detto: “Allora fallo!” Pare sia stata musica per le sue orecchie!

Kelsey Alpaio: Fantastico. C’è un confine sottile tra coaching e bullismo!

Crystal Richards: Esattamente! Non si portano i libri in vacanza! Non ti divertirai e nemmeno studierai.

Kelsey Alpaio: Perfetto. Hai citato il PMBOK più volte, ora c’è la settima edizione e l’esame cambia spesso, includendo elementi che vanno oltre il PMBOK. Come essere sicuri di studiare il materiale giusto e non perdere tempo con risorse o simulazioni obsolete?

Crystal Richards: Parti sempre dalla fonte: pmi.org. Vai alla sezione certificazioni, poi PMP: trovi la exam content outline. L’esame ormai non si basa più su una sola risorsa (il PMBOK), ma su diverse, come da ECO. Ora è aggiornata: modifica dal 2021, adesso siamo nel 2025, dunque è ancora valida. Si parla di un'ottava edizione del PMBOK in uscita forse in autunno. Solitamente PMI cambia l’esame l’anno successivo, quindi potremmo aspettarci una nuova versione dal 1° gennaio 2026. Se ritardano l’uscita del PMBOK, magari la finestra di transizione sarà entro fine marzo o aprile.

In generale, chi vuole sostenere il PMP: occhio che a fine anno c’è sempre la corsa finale. Consiglio: vai alla fonte. Chiedi anche a chi conosci come si è preparato: ha fatto bootcamp? Perché sì o no? Conosci te stesso: io ho comprato molti corsi online che non ho mai finito. Se hai bisogno di stimoli, meglio bootcamp (e fai valere il costo col datore di lavoro!). Se sei disciplinato, prendi libro e simulatore d’esame.

Le certificazioni sono costose comunque, anche in autoapprendimento. Devi sempre pagare la prova e poi mantenere il titolo ogni tre anni. Insomma, valuta bene l’investimento: un bootcamp spesso include piano di studio e risorse affidabili. Controlla che il sito sia serio, non improvvisato: cerca recensioni, vai su Reddit (lì si dicono le verità scomode!), verifica la frequenza degli aggiornamenti. Vale anche per i libri: controlla le recensioni scritte, non solo le stelle. Così scegli il materiale giusto per te.

Kelsey Alpaio: Ultime domande: se qualcuno ascolta tutto questo e pensa: “Wow, sembra davvero tanto lavoro. Ne vale la pena?” È ancora utile il PMP nel 2025?

Crystal Richards: Direi di sì, se vedi offerte di lavoro accattivanti o figure che ammiri nel settore e hanno il PMP. Sono segnali che la certificazione può essere utile.

Io sono sempre una grande sostenitrice di farsela pagare dall’azienda. Qualcuno pensa che così sono obbligato a restare lì più a lungo—io in questo periodo direi che va bene. In ogni caso, tutto è negoziabile. Se trovi subito un’offerta, chiedi che ti paghino il bootcamp o trattieni nel salario un bonus che copra anche i costi. Se sei disciplinato e sai organizzarti da solo, bastano un libro e un simulatore.

Anche l’autoapprendimento richiede però la tassa d’esame e la manutenzione ogni tre anni. Attenzione anche alla “sindrome dell’alfabeto”: troppe certificazioni sono costose e poi devi mantenerle tutte, anche se a volte i corsi valgono per più enti, come PMI o Scrum Alliance. PMI però è molto flessibile: ti facilita con vantaggi extra per i soci e costa meno mantenere il titolo come membro. Te lo semplifica molto: ti basta ricordarti di leggere libri e completare corsi collegati al settore gestione progetti. Basta che segni essendo onesto e trasparente, anche leadership o HR.

Quindi, se pensi di voler fare project management di carriera, il PMP è un modo per distinguersi e mostrare dedizione agli occhi dei datori di lavoro. E se qualcun altro ti paga la formazione, tanto meglio!

Kelsey Alpaio: Chi non lo vorrebbe?

Crystal Richards: Davvero, chi non lo vuole?

Kelsey Alpaio: Domanda di seguito: una volta ottenuta una posizione grazie al PMP, quanto spesso nella pratica userai ciò che hai studiato per l’esame?

Crystal Richards: Bella domanda. Ho preso la certificazione mentre lavoravo su un contratto federale: il capo mi disse che serviva per essere considerata tra il personale chiave. Poi però mi disse: “Quando superi l’esame, dimentica tutto.” All’epoca pensavo, va bene così. Ora che insegno, invece, vedo il valore delle buone pratiche.

Per esempio: si insegna spesso l’utilizzo della matrice RACI, che indica chi è responsabile, chi è incaricato, chi va consultato, chi informato. In una riunione di pianificazione con colleghi già certificati PMP, tutti chiedevano: “Chi deve occuparsi di questa cosa?” Io pensavo: “Dov’è la matrice RACI?”

Quindi, se segui il consiglio del mio capo e non applichi niente di ciò che hai studiato, ti fai un torto. È meglio integrare gradualmente le conoscenze e usare i termini che usa la tua azienda, non per forza quelli PMI; piano piano dimostri i vantaggi degli strumenti e delle pratiche migliori. E poi, col tempo, aggiungi altro.

Uno degli obiettivi del mio libro era proprio questo: mostrare il valore concreto degli strumenti PMP, con attenzione all’applicazione pratica, e non solo all’esame.

Kelsey Alpaio: Ottimo. Siamo quasi alla fine, puoi lasciarci un suggerimento pratico per prepararsi con successo al PMP?

Crystal Richards: Gestisci la preparazione come un vero progetto! Fissa una data di esame, poi pianifica tutto il percorso a ritroso. Comunica a tutti nella tua vita—amici, familiari, colleghi—che per 30 giorni sarai magari meno disponibile, ma alla fine tutti gioiranno insieme a te. Se puoi prenderti dei venerdì liberi dal lavoro, fallo, oppure anche solo mezza giornata: negozia! Gestisci davvero la preparazione come un progetto, anche con strumenti agili—suddividi in sprint, ogni fine settimana verifica i tuoi progressi con un esame di pratica e adatta la preparazione di conseguenza. Se già usi uno strumento di project management, sfruttalo davvero, ottenendo anche la gratificazione dei piccoli successi.

In tanti mi hanno detto che era un obiettivo di sviluppo personale e professionale da anni. Fai un favore a te stesso: preparati come se stessi gestendo il progetto più importante.

Kelsey Alpaio: Perfetto. Crystal, grazie mille per il tuo tempo oggi.

Crystal Richards: Davvero grazie a te per l’invito.

Kelsey Alpaio: È tutto per l’episodio di oggi di The Retro. Segui il podcast così non ti perdi una puntata, e se vuoi continuare la conversazione con un gruppo di oltre mille professionisti della gestione progetti, unisciti su thedpm.com/membership. Grazie per l’ascolto.