Come Usare l’Intelligenza Artificiale per Personalizzare i Report di Stato per il Tuo Pubblico

 

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per essere all’ascolto. Mi chiamo Galen Low e sono con The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a diventare più competenti, più sicuri e più connessi, così da poter amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com/membership.

Oggi affrontiamo le complessità della comunicazione efficace con diversi stakeholder e se l’IA generativa può essere affidabile per personalizzare quegli aggiornamenti di stato che devono essere inviati a quell'esecutivo iperattivo, al VP poco coinvolto e al sistemista dal controllo d’aquila — tutti con il tuo nome sopra.

Oggi con me c’è Devin Mahoney, esperto di cybersecurity nonché fondatore e CEO della startup software QTalo. Devin ha un percorso molto interessante. Ha iniziato come dipendente numero 10 presso Kyrus Tech, dove la sua divisione ha contribuito al 60% del fatturato dell’azienda e aiutato startup come Carbon Black e Red Canary a diventare ciò che sono oggi. Successivamente ha guidato altre iniziative come Randori e ora si concentra sulla sua piattaforma, focalizzata su una comunicazione di progetto più semplice.

Devin, grazie per essere con noi oggi!

Devin Mahoney: Galen, sono felicissimo di essere qui. Grazie per avermi invitato.

Galen Low: Sono davvero contento che ci siamo connessi. In realtà siamo fan a vicenda. So che hai ascoltato questo podcast. Io seguo la tua newsletter. Aveva senso che ci connettessimo e collaborassimo. Sono molto curioso di approfondire.

Devin Mahoney: Anch’io.

Galen Low: Nelle nostre chiacchierate hai menzionato, come parte della ricerca per il tuo prodotto focalizzato sugli aggiornamenti di stato di progetto, di aver parlato con 200 project manager riguardo report di stato ed altre comunicazioni di progetto, ma soprattutto relativamente ai report di stato.

E per me è unica come cosa, perché di solito non è un tema particolarmente caldo tra project manager, ma è davvero interessante e importante. Vorrei sapere, confrontandoti con questi 200 project manager, qual è uno dei punti dolenti più ricorrenti riguardo i report di stato che ti è stato riportato più spesso?

Devin Mahoney: Ottimo punto, Galen. Non siamo in tanti ad interessarci così tanto ai report di stato, ma è stato affascinante perché tutto quello di cui parlavamo con i PM partiva proprio da questi report. Non potevano affrontare il budget finché non avevano fatto il punto sullo stato. Non riuscivano a gestire le risorse senza il report di stato.

Ovviamente, non potevano confrontarsi con i manager finché non sapevano lo stato del progetto. Ho passato molto tempo a rifletterci e ci sono due grandi punti dolenti che sento ripetere sempre. Il primo è la proliferazione degli strumenti. I project manager si trovano a utilizzare tantissimi strumenti per recuperare le informazioni utili ai report di stato e ad altro.

Consultano Jira, Asana, Notion, ma anche Slack ed email. Il secondo problema è che le conoscenze sono disperse ovunque, specialmente in team remoti. Tutto questo sapere è frammentato in strumenti diversi. Questi sono i grandi ostacoli che troviamo nella creazione dei report di stato.

Galen Low: Onestamente, mi ci ritrovo molto. Per me ci sono due fasi nel report di stato. La prima è proprio questa: raccogliere tutte queste informazioni. È come una caccia alle uova di Pasqua! Ogni settimana scavare tra vari tool per ritrovare quella conversazione, sapere a che punto è il budget, e così via. È quasi un collage creativo, un grosso sforzo.

Poi arriva la seconda fase: il momento in cui devi essere onesto con te stesso. Magari pensi che il progetto vada bene, raccogli tutte le info e... ora devi comunicarlo a chi le analizzerà nel dettaglio, a chi magari è distante dal progetto ma ti farà comunque domande, oppure a chi è stufo di ricevere ogni settimana questi aggiornamenti magari senza neanche leggerli.

Ma tu devi chiederti: è davvero chiara la situazione? Sto raccontando la realtà? E come verrà percepito? È normale accorgersi della dispersione degli strumenti. Devi diventare il traduttore di ciò che realmente avviene nel progetto! E spesso non lo sai davvero, ma metti insieme tutto e lo capisci mentre lo comunichi.

Devin Mahoney: Galen, adoro il tuo paragone con le fasi del lutto, con l’ultimo stadio che è l’accettazione.

Galen Low: Qui è dove siamo davvero: sì, il progetto è fuori budget. È un esercizio doloroso quello dei report di stato. Frequentando l’ambiente dei PM se ne parla, anche di stakeholder communication, ma raramente si trova qualcuno che dice: adoro fare report di stato! Non è mai la parte preferita dell’attività, mettere insieme tutte le informazioni che poi finiranno sotto esame oppure riceveranno risposte negative.

Comunque, oltre il semplice invio del report, c’è un intero mondo di lavoro. Ma tu, Devin, hai un punto di vista interessante: stai costruendo una piattaforma sulla comunicazione di progetto. Arrivando a oggi, nel 2024, l’IA generativa avanza molto in fretta e stiamo registrando un podcast sugli aggiornamenti di stato.

La domanda vera è: dobbiamo ancora preoccuparci di migliorare questi report, oppure tra poco li farà l’IA in automatico? O ci saranno sempre attività in cui serve l’intervento umano?

Devin Mahoney: Sì. Galen, grazie per questa domanda, è un momento entusiasmante per l’IA generativa.

Hai ragione, questa tecnologia sta arrivando. Quindi prepariamoci: l’IA offre l’opportunità di semplificare drasticamente il problema degli aggiornamenti di stato e automatizzare tutto quel lavoro ripetitivo che facciamo da anni.

Ci sono un paio di persone a cui piace davvero, ma alla fine è sempre un lavoro pesante. Dunque sta arrivando anche nel mondo dei report di stato. Ma cosa significa per noi project manager? Possiamo migliorare, iniziare a porci le domande che interessano davvero agli stakeholder rispetto ai nostri dati.

Stiamo fornendo aggiornamenti di stato migliori e più informativi. Dobbiamo comunque essere cauti: questa IA generativa a volte “allucina”. Forse qualcuno risolverà presto questo, ma per ora serve ancora l’intervento umano. Credo che l’IA sia davvero vicina a poter automatizzare tutto, ma almeno per il futuro prossimo, serve ancora la supervisione umana per garantire che il report sia adeguato; soprattutto, il project manager deve sapere cosa significa “buono”. Non basta creare qualcosa, bisogna saper riconoscere quando è davvero quello giusto e saperlo portare avanti.

Galen Low: Mi piace questa visione. Anche il termine “allucinazione” non è solo adatta all’IA generativa; direi che è sempre stata valida anche nel processo dei report di stato progettuali. I PM a volte “allucinano”: va tutto bene, nessun problema, certo, a parte quella criticità... Aspetta!

Ho visto report in cui magari c’era una certa dose di allucinazione deliberata. Il “va tutto bene”, anche se non era vero.

Devin Mahoney: Forse anche un po’ di autoillusione?

Galen Low: Esatto, è anche una cosa personale: ecco il mio pagellino per gli stakeholder. È un momento di riflessione, anche su se stessi. Mi piace il concetto: cosa vuol dire “buono”? E cosa devono sapere davvero le persone? Amo l’idea che potremmo non dover perdere tempo a recuperare informazioni da tanti tool, ma usare quel tempo per attività più strategiche. Però resta vero il valore di vivere un po’ con i dati, di capire la storia per ciascun gruppo e comunicarla in modo efficace. E che sia accurata! Perché può andare storto, soprattutto su progetti che potrebbero subire audit o altri controlli. Sì, mi piace molto. Mi piace che stai combinando IA generativa e report di stato, ne parliamo ancora.

Prima però vorrei andare al centro di ciò di cui vogliamo parlare oggi. Quando registriamo, il titolo provvisorio è “50 Sfumature di Rosso, Giallo e Verde”, il nostro modo ironico per dire che i report di stato possono significare molte cose diverse, a seconda di chi li legge.

Una delle cose che fate in QTalo è aiutare i PM a inviare il messaggio giusto al pubblico giusto. Puoi farci qualche esempio dei diversi tipi di stakeholder, e perché un PM deve confezionare diversamente lo stesso messaggio per essere più efficace?

Devin Mahoney: Certo. Lo apprezzo perché i PM ci spendono molto tempo. Una volta raccolti i dati, devono scegliere come comunicare. Creano report simili, ma più pubblici diversi. L’audience è lo stakeholder e se leggeranno il report dipende da come lo presenti.

Vuoi che agiscano o ricevano info: il tuo report deve fornire ciò di cui hanno bisogno. Deve condurli all’azione necessaria, se vuoi essere un buon project manager. Ecco degli esempi.

Un report di stand up quotidiano è molto diverso da quello che mandi al tuo capo. E ancora diverso da quello destinato al comitato di direzione, che osserva il quadro alto. A quel livello, comunichi problema e proponi un’azione.

A una sviluppatrice serve sapere cosa fare in settimana, ma anche perché è importante. Al tuo capo interessa magari la gestione delle risorse e il contesto utile a guidare l’allocazione di personale per realizzare il progetto.

Linguaggio e contesto di questi report sono molto diversi.

Galen Low: Mi piace l’aspetto dell’azione. Riascoltando mi chiedevo: davvero lo faccio? Invece finora l’ho vissuta solo come “raccontare la storia del progetto”, ma hai ragione.

Non è per il gusto di raccontare: vuoi che qualcuno faccia qualcosa con quelle info. Se gli altri dicono “non leggo nemmeno i tuoi report”, allora forse non sono scritti in modo che sia chiaro cosa devono fare!

Forse dovrebbero agire o decidere. Non è solo il “capitolo della storia pubblicato settimanalmente” – sto invecchiando? Non è solo lettura opzionale. Fa parte del processo collaborativo. Con questa ottica è chiaro: bisogna renderlo diretto, per permettere di agire. Perché, se fosse solo un’email, potresti dire “Hey, puoi occuparti di questa cosa?”

Devin Mahoney: Altrimenti resta lettera morta.

Galen Low: Esatto, ci sarebbe un altro focus.

Devin Mahoney: I project manager sono leader. Siamo leader. E il nostro modo di esercitare la leadership è proprio tramite i report di stato, guidando le persone verso l’azione con le informazioni giuste.

Galen Low: Bellissimo, verissimo.

C’è chi magari pensa: io non lo faccio. Il mio report vale per tutti. Perché perdere tempo a personalizzare per ogni pubblico? Non è controproducente? Non si spreca tempo a riformulare gli stessi dati? Loro mandano solo un report, io invece lo “adatto” – soprattutto in QTalo.

Cosa puoi dire sulle conseguenze che può evitare la personalizzazione delle comunicazioni?

Devin Mahoney: Bella domanda. Se mandi lo stesso messaggio a tutti, come dicevo, il report grezzo è simile.

Ma ogni report, in realtà, ha scopi e comunicazioni diverse per raggiungere quegli scopi. Esempio: per il C-level vuoi che siano coinvolti il meno possibile; devono sapere che tutto procede come previsto. Se mostri ogni bug anche a questo livello, perderai la loro attenzione e fiducia.

Noi PM usiamo il nostro giudizio per mostrare a quel pubblico dove serve attenzione. Se invece devi convincere il capo ad aggiungere qualcuno al team, mostrerai rischi mirati a questo progetto, che il boss deve valutare. Il comitato di direzione o gli sviluppatori, invece, non hanno bisogno di vedere tutto questo. Evitiamo tanto caos evitando messaggi contrastanti e mirando il messaggio all’obiettivo.

Galen Low: Giusto, soprattutto rispetto all’obiettivo: vuoi evitare che qualcuno si focalizzi sui dettagli sbagliati o sia troppo coinvolto, rischiando di minare la fiducia. Quello è essere strategici, per alcuni “furbi”.

Come ti poni sotto l’aspetto etico: essere selettivi su cosa comunicare a chi?

Devin Mahoney: Prima di tutto, non mentire mai. Se dici al C-level che tutto va bene, dev’essere vero! Ma sii trasparente, comunica presto e spesso se la situazione volge all’ambra, così tutta l’azienda può intervenire con te sulla soluzione proposta.

Altrimenti perdi credibilità. Spesso il “messaggio personalizzato” serve proprio per mantenere la fiducia—quando un PM dice qualcosa, è vero. E le poche parole che sceglie sono quelle che davvero vanno lette.

Galen Low: Bello, sei quasi un filtro, non per nascondere ma per rendere digeribile e rilevante, senza omettere la verità.

Parliamo dello strumento che state sviluppando da QTalo. All’inizio avevo accennato all’IA generativa: dobbiamo ancora occuparci dei report, o presto un robot farà tutto? Raccontaci il workflow, come categorizzate i vari tipi di comunicazioni e stakeholder, e come un PM può personalizzare i messaggi: guidaci nel processo.

Devin Mahoney: Certo. La cosa più interessante di QTalo è che è in sola lettura. Non è un altro tool da aggiornare manualmente. Raccoglie tutti i dati dei tuoi progetti: li prende dai tool di project management e da tutti gli strumenti di comunicazione.

Non serve avere la casella mail ordinata. Capisce cos’è un progetto e quali comunicazioni sono collegate, poi ti restituisce informazioni che avresti trovato comunque, ma molto più velocemente. Riunendo tutti i dati su un progetto, ti dà il quadro completo delle ultime attività.

In più, anticipa le esigenze di comunicazione: se hai bisogno di un aggiornamento settimanale o un report ad hoc per uno stand-up, genera i report prima ancora che tu li chieda, così puoi coinvolgere gli stakeholder efficacemente. Nel workflow puoi anche personalizzare questi update secondo il pubblico.

E non è un altro strumento che richiede aggiornamento manuale: puoi prenderlo, usarlo, aggiornarlo al volo e dimenticartene finché non ne hai bisogno di nuovo.

Galen Low: Mi piace il paragone: uno “stitcher”, non un sostituto di alcuna tecnologia.

Nel nostro settore si parla tanto di “tool sprawl”—quanti strumenti utenti? “Una dozzina!” Risposta tipica. E anche noi ne abbiamo una dozzina. Non credo esista un team che fa progetti senza una dozzina o più di tool. Alcune aziende provano a ridurre la dispersione, ma è una lotta perché quei tool ci piacciono! Li usiamo apposta.

Il bello della tua soluzione è che, come dici tu, lavora in sola lettura: prende informazioni dagli strumenti che già usi e ti suggerisce lo stato del progetto.

Devin Mahoney: Sì, ti dà l’aggiornamento giusto e ti aiuta a personalizzarlo, così che diventi perfetto sia per il comitato di direzione che per il capo, magari per discutere insieme tutti i rischi.

Galen Low: Esiste la modalità per il dirigente troppo curioso?

Devin Mahoney: Spero che tu non abbia un dirigente così: hanno cose migliori da fare! Ma si tratta di credibilità—vogliamo dare ai PM strumenti per essere credibili. Ecco cosa succede nel progetto. Se serve più dettaglio, lo forniamo. Ma restiamo su alto livello quando tutto prosegue normalmente. Se c’è uno scostamento, invece, lo segnaliamo.

Galen Low: Davvero interessante.

Penso a quando lavoravo in agenzia: spesso c’erano due tipi di report, uno interno e uno esterno. Nulla di losco, ma semplicemente—come dici tu—ci sono cose da mostrare all’esterno e altre solo all’interno. Il messaggio cambia. A volte avevamo anche uno Jira “interno” dove potevamo esprimerci liberamente (senza esagerare), invece la comunicazione formale era un’altra.

Mi chiedevo: e se QTalo raccogliesse tutte queste conversazioni, anche i nostri quattro giorni di lamentele su quell’integrazione API complicata? Quanto controllo ha il PM sul cosa viene incluso, anche se tutto fosse accurato (niente allucinazioni), ma troppo “sincero”—come gestite questo aspetto?

Devin Mahoney: Prima di tutto, c’era uno studio recente sull’open source: più parolacce nel codice, migliore qualità! È interessante perché lasciarsi andare fa bene.

Guarda, QTalo mostra la TUA prospettiva. I manager non vedono quello che vedi tu. Scegli tu cosa presentare, usi il tuo giudizio per sintetizzare e mostrare solo ciò che è rilevante.

Oppure puoi mostrare qualche battuta interna per far vedere lo spirito di squadra. Anche i dirigenti ogni tanto hanno bisogno di leggerezza. Ma tutto è personalizzabile, proprio come nella realtà: il PM, anche senza tool, decide cosa mostrare. La discrezionalità fa parte della leadership.

Galen Low: Mi viene in mente che ci sono davvero tante situazioni possibili e tanti tipi di comunicazione nel progetto. Come addestrate il vostro software a gestire tutti questi casi?

Forse sono due domande: come addestrate il software? E come garantite privacy e integrità dei dati? La gente attualmente si esprime liberamente su certi canali: il software imparerà da ciò che leggiamo, ma non rischia di farci censurare in futuro?

Ok, erano tre domande, ma...

Devin Mahoney: Parto dalla privacy, perché conta molto. Con QTalo, ciascuno vede solo i contenuti accessibili per ruolo—non vedi cosa vede il tuo capo o chi sta organizzando una festa a sorpresa per te! Queste informazioni saranno nascoste a meno che tu non possa vederle esplicitamente. Demandiamo agli strumenti l’autenticazione.

Quanto al parlare liberamente, Slack e le email sono già archiviati, eppure la gente scrive comunque liberamente. Quindi non credo che QTalo cambierà questo aspetto.

Relativamente al training sui vari stakeholder, il nostro software ha tanti “personas” predefiniti: executive, comitato di direzione, sviluppo, contabilità e altri ruoli di supporto sono già inclusi. Ma puoi anche fornire esempi reali di scrittura e aggiornare i messaggi per renderli più personalizzati su misura per i destinatari. Se il riassunto non soddisfa, puoi perfezionarlo: più formale, più leggero, più sintetico.

Così costruiamo i “personas su misura” che producono contenuti adatti ai vari stakeholder.

Galen Low: Lo adoro. Uno degli aspetti che, almeno nelle mie cerchie, viene poco sfruttato ad esempio in ChatGPT, è proprio quello: farlo adattare al tuo tono, chiedergli di essere più breve o meno formale. Viene usato come Google: domanda-risposta-stop, anziché trarlo su misura.

Forse esiste una certa diffidenza all’idea che il software possa davvero imitare la propria comunicazione verso un cliente. Qualcuno non vuole “addestrarlo” perché teme che il robot impari in pochi giorni a essere come lui, con tutte le implicazioni.

Ma mi piace il tuo approccio: qui il software aiuta, non decide per te.

Devin Mahoney: Sì, ed è interessante cosa suggerisci: con l’IA a produrre questi aggiornamenti, il nostro compito diventa quello di revisionarli…

Qual è allora il nostro ruolo? Torno ad una domanda di prima: l’IA arriva e comunque sarà parte della nostra quotidianità, ci piaccia o no. Tanto vale abbracciarla perché ci aiuterà molto!

Soprattutto, ci permetterà di alzare il livello della comunicazione con gli stakeholder. Siamo qui per creare fiducia e canali di comunicazione approfonditi. Possiamo prendere il riassunto dell’IA e validarlo, anticipando i bisogni dei vari stakeholder e ponendo domande più utili. Così, aiutiamo l’azienda a crescere e “guidiamo dal centro”.

Esempi: puoi chiedere “chi altro in azienda ha affrontato un problema simile?” Magari trovi la risposta da un altro team un anno fa, e puoi coinvolgere quella risorsa.

Oppure puoi chiedere “cosa ci aspettavamo da questo progetto?” e confrontare con l’esito effettivo. Non affidandoci solo alla memoria ma ai dati reali, possiamo misurarci su obiettivi concreti.

Quindi, l’IA libera competenze aggiuntive perché si occupa delle basi.

Galen Low: La tua è una prospettiva orientata alla comunicazione e mi fa pensare a quando, fino a due anni fa, discutevamo di stime basate sui dati: hai bisogno di informazioni solide da progetti passati, correttamente strutturate, per poter confrontare voci su un foglio di calcolo.

Mentre tu punti sui dati qualitativi che di fatto sono già raccolti nei nostri strumenti. Invece di assegnare un “punteggio” ad ogni conversazione, basta una ricerca nel testo, NLP e analisi di sentiment.

E puoi trovare subito quella conversazione collegata a un problema, non solo un punteggio, ma proprio il contesto vero. E questo senza dover sistemare tutti i dati a mano: tanto, comunque, tutte le conversazioni si sono già svolte.

Molto interessante davvero.

Devin Mahoney: È terreno fertile per tanti insight. Sono entusiasta di dove ci porterà tutto questo.

Galen Low: Hai detto una cosa interessante: se lo strumento compone il report per noi cosa faremo nel nostro tempo libero?

Non voglio aprire quel discorso, ma mi chiedo—nell’attesa della piena automazione—alla fine si dovrà ancora rivedere e “addestrare” l'output. E qualcuno dirà: “Non ho tempo da perdere. Chiamatemi quando sarà tutto automatico!”

Qual è il vantaggio principale nel lasciare a QTalo la preparazione del report rispetto a farlo sempre da zero?

Devin Mahoney: Provo a cambiare prospettiva: noi PM abbiamo esperienza, aiutiamo altri. Un neolaureato o un PM junior rischia di sbagliare: non controlla tutte le fonti, non conosce il tono giusto con capo, sviluppatore o executive. Bisogna fargli da tutor, perché cresca e migliori.

Nel nostro settore, come dimostri tu Galen, ci diamo una mano su skill e crescita. C’è voglia di fare meglio, non solo di “tappare buchi”. Quindi sì, c’è desiderio di evolvere e in più lo sforzo richiesto è davvero minimo.

In fondo, avresti comunque scritto quell’email o quella presentazione: si tratta solo di esporre ciò che hai scritto all’IA, che così impara e migliora di volta in volta per te.

Galen Low: Mi piace che hai ribaltato la cosa: sono io a pensare che “addestrare il robot” sia uno spreco, ma alla fine è il robot che addestra me.

Ricordo che quando è scoppiata la pandemia e tutti lavoravamo da remoto, si parlava di cosa mancava. Nelle aziende si discute del ritorno in ufficio, ma la gente fa fatica. Una cosa che mi mancava era quella di poter “vedere” il lavoro a vari livelli, sedendo vicino a dirigenti e ascoltando per osmosi come si affrontavano certe conversazioni.

Questa possibilità sparisce col lavoro ibrido o remoto. Ma forse ora abbiamo archiviato molte conversazioni e possiamo vedere “come si fa una comunicazione verso un certo executive”, grazie agli esempi passati.

Così non è solo il software a raccogliere i dati-progetto, ma anche conversazioni e modelli di comunicazione, anche senza interazione diretta con chi ci è già passato.

Mi piace. È un grande valore aggiunto in un mondo dove non possiamo sempre imparare per imitazione “fisica”.

Devin Mahoney: Piace molto anche a me! Potremmo arrivare al punto in cui un nuovo PM, invece di improvvisare, scrive un’email e chiede “come l’avrebbe scritta Galen?”. Avendo accesso a una raccolta di buone pratiche.

Mi piacerebbe offrire a tutti questa possibilità di imparare dai migliori.

Galen Low: Molto interessante, questa idea del “mentore esposto”. Oggi a qualcuno giro in privato miei vecchi messaggi email come esempio, ma sarebbe bello se fosse più fluido e integrato nel workflow del tool.

Devin Mahoney: Dammi ancora un po’ di tempo prima di pubblicare tutto!

Galen Low: Giusto, se no la backlog cresce all’infinito! Comunque, tornando al titolo: tra le molte “sfumature” degli aggiornamenti di stato, a volte il colore rosso è usato strategicamente per attirare attenzione su stakeholder “disinteressati”, anche se il software rileva altro. In futuro, uno strumento potrebbe suggerire “fai rosso, così qualcuno ti nota”, oppure restano il giudizio e la responsabilità del PM?

Devin Mahoney: Bella domanda, Galen! Ti chiedo di tenere a mente due cose: la prima è che ci sono tanti modi di vedere lo stato di un progetto e ognuno può essere “giusto” anche con punti di vista diversi. La seconda è che esiste una “verità di fondo”: l’IA può dare una base oggettiva di ciò che succede.

Alla fine, la scelta tra rosso, giallo o verde resta al PM, secondo la propria esperienza e abilità. L’IA fornisce la base, ma non decide. Se vuoi scegliere “rosso” apposta per attirare attenzione, puoi—ma forse la questione è a monte: meglio risolvere i problemi di comunicazione, magari potresti aver il tempo per discuterne seriamente, se non fossi impegnato a raccogliere info frammentate.

Galen Low: Mi viene in mente quando mettevo “urgente” alle email: qualche volta ho generato più caos che altro! Forse avrei dovuto risolvere prima la questione, invece di lanciare il segnale d’allarme su larga scala.

Devin Mahoney: Ma qualcosa hai imparato!

Galen Low: Sì, senz’altro. È giusto che il PM mantenga il giudizio. E tornando al discorso del “robot-report”: sarebbe troppo? Rischia di compromettere la comunicazione o è l’obiettivo?

Devin Mahoney: Proprio ieri parlavo con un PM. Ho fatto oltre 200 interviste; questa era la 201. Lei, ripensando alla propria esperienza, diceva che ogni bug era legato a un’incomprensione, sempre. Problema di interfaccia, aspettative non chiarite. Tutto ruota intorno alla comunicazione. Anche a me, in tanti anni di sviluppo software, è successo: sempre piene di problemi di comunicazione.

Non credo che questa criticità sparirà. Qui entra in gioco l’IA: Grazie ai report di stato, abbiamo un quadro condiviso di ciò che succede nel progetto e possiamo lavorare meglio sulla comunicazione. Non saremo mai perfetti, ma il ruolo del PM resta quello di guidare e mantenere la comunicazione efficace così che il progetto vada a buon fine. E vedo che questo ruolo resterà sempre essenziale.

Galen Low: Bellissimo. Prima di chiudere, c’è qualcos’altro che vorresti condividere con chi ci ascolta, sul tema degli aggiornamenti di stato, comunicazione, bug, incomprensioni, imprevisti?

Devin Mahoney: Sì, certo. Ho parlato con tanti manager e altre figure che non sono PM. Quello che vorrei dire a tutti è: i PM sono qui per aiutare persone e team a avere successo.

Ma chi aiuta gli aiutanti? I PM passano inosservati quando va tutto bene. Spesso non ricevono i tool che servono davvero per lavorare meglio. Sono entusiasta del potenziale dell’IA per risolvere questo problema. Un investimento su strumenti più efficaci per i PM paga dividendi a tutta l’azienda—perché i benefici ricadono su tutti i team da loro supportati.

Galen Low: Sono perfettamente d’accordo. Spesso i successi dei PM sono invisibili: nessuno se ne accorge quando tutto scorre liscio. Si celebra chi spegne incendi o risolve crisi, ma chi gestisce anticipando i problemi viene quasi ignorato. È importante saper “raccontare” il valore della comunicazione efficace—c’è molto di più che inviare qualche email e va valorizzato.

E anche il fatto di potersi concentrare su attività ad alto valore e non su compiti amministrativi che “sporcano” la reputazione dei PM, anche se non sono la vera ragione della loro efficacia.

A proposito… nella tua roadmap pensa anche a un “PR agent bot”: uno che racconti a tutto il canale aziendale quanto sei bravo come PM!

Devin Mahoney: Serve a tutti!

Galen Low: Fantastico. Devin, grazie per la chiacchierata. È stato un vero piacere. Apprezzo il tuo lavoro e sono felice di averti avuto ospite.

Devin Mahoney: Grazie a te, Galen. Davvero una bella conversazione.

Galen Low: Eccoci alla fine. Come sempre, se vuoi unirti a oltre mille project manager appassionati nella nostra community, passa su thedigitalprojectmanager.com/membership per saperne di più. E se l’episodio ti è piaciuto, iscriviti e resta aggiornato su thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima e grazie per l’ascolto.