Come un ambiente di lavoro tossico mi ha reso una Project Manager migliore

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Michael Mordak: Ciao, sono Michael di The Digital Project Manager e benvenuto all’appuntamento di oggi con Spotlight Membri! Siamo riusciti a riunire la più grande e agguerrita collezione di project manager che stanno davvero creando cambiamento e sfidando i paradigmi esistenti nei progetti di oggi. Ciò che amo di questa community è che è piena di persone che probabilmente volevano fare qualcosa di completamente diverso nella vita.

Tuttavia, anche se tutti proveniamo da una varietà di background, ruoli e industrie, abbiamo trovato la nostra vocazione nell’organizzazione del caos, cioè—dei progetti. Le nostre storie uniche sono state forgiate dalle lezioni apprese, dalle competenze sviluppate e dalle persone incontrate lungo il percorso. Se vuoi unirti a noi, o semplicemente saperne di più sull’iscrizione, visita il nostro sito web all'indirizzo thedigitalprojectmanager.com/membership.

Oggi parliamo con una stimata membro della community, nonché senior program manager, Karen Chong. Karen aveva inizialmente pianificato di intraprendere la carriera in psicologia. Tuttavia, si è ritrovata naturalmente attratta dalla pratica dell’ottimizzazione dei processi. Questo l’ha condotta lungo un percorso che le ha permesso di combinare la capacità di organizzare il caos con la comprensione del comportamento umano, gestendo oggi team multiculturali. Ascolteremo il percorso di Karen come digital project manager, le difficoltà nei team piccoli, come le aziende tossiche possano renderti una PM migliore, e perché spesso è meglio approcciare ogni progetto in modo diverso.

Quindi Karen, grazie mille. È un vero piacere vederti qui. So che i nostri ascoltatori non possono vederti, ma è bello per me poterti vedere mentre chiacchieriamo. Andiamo subito al sodo perché hai un background davvero interessante e lavori in un contesto internazionale.

Mi hai detto che hai lavorato con persone di tante culture diverse, affrontando barriere linguistiche in modi differenti. Ma prima di affrontare questi temi, vorrei sapere cosa pensavi di voler fare da grande, quale era il tuo lavoro dei sogni da bambina?

Karen Chong: Grazie per avermi invitata, Michael. Sono molto felice di condividere la mia esperienza con la nostra community di membri. Ripensando a ciò che volevo fare da grande, mi sono resa conto di aver pensato a una sola cosa: doveva essere un lavoro che mi pagasse, per il quale non dovessi studiare all’infinito e dovesse essere legale.

Penso che queste fossero le tre condizioni a cui davvero ho pensato. Al di là di questo, non c’è mai stata una professione che mi abbia appassionato al punto da scriverla in un tema quando ci veniva chiesto. Quindi, anche da piccola, volevo solo fare ciò che era necessario.

Michael Mordak: Chiaro, ha senso. Ma c’era qualcosa che volevi fare che hai dovuto escludere proprio per una di queste regole?

Karen Chong: Sì, volevo fare psicologia. Ho considerato psicologia per un po’. Ma l’ho scartata al college perché non mi piacevano i saggi, e ce ne erano molti. E ho pensato che, se avessi dovuto fermarmi all’undergrad oppure fare una magistrale, avrei dovuto rimanere a scuola ancora più a lungo. Dove sono finita ora, invece, sono più nell’ambito marketing del PM, e anche questo ha a che fare con la psicologia. Quindi, penso che questa sia la connessione più debole che posso tracciare.

Michael Mordak: Già. Stavo proprio per dirlo: un background in psicologia offre un grande vantaggio nel project management, perché devi comprendere come le persone lavorano insieme e anche come non lavorano insieme, ad esempio.

E molto di ciò deriva dalla psicologia e dalla comprensione dei comportamenti umani. Ti capita di usare spesso queste conoscenze di psicologia nei tuoi progetti?

Karen Chong: Assolutamente. Mi aiuta a mettermi nei panni dell’altro. Può essere un cliente, può essere un collega: cerco di pensare quale sarà la loro prossima mossa.

E posso quindi ipotizzare quale sarà la reazione a ciò che sto per dire loro o a ciò che devono fare, e strutturare la mia richiesta o la mia comunicazione di conseguenza. Se so che sto parlando con qualcuno che tende a reagire subito, allora cerco di comunicare nella maniera più rassicurante possibile, proprio come un medico che deve comunicare una notizia delicata.

Ma se parlo con qualcuno che vuole tutte le informazioni, allora ovviamente preparo tutto quello che serve prima di affrontare il discorso.

Michael Mordak: Mi piacerebbe sapere: avevi questa voglia di fare psicologia, ma poi te ne sei allontanata e hai seguito un percorso diverso. Puoi raccontarci come sei arrivata per caso a fare la project manager?

Karen Chong: Sì. Penso che tutti i miei lavori abbiano sempre riguardato il coordinamento, assicurandomi che le persone che dovevano lavorare o decidere avessero ciò di cui avevano bisogno. Quindi è sempre stato un ruolo di “facilitatore”.

E credo che il lavoro più vicino alla program/project management sia stato come account manager in un’agenzia pubblicitaria. Ho capito che ero più attratta dall’assicurarmi che tutte le nostre campagne e progetti fossero condotti correttamente, piuttosto che costruire il rapporto col cliente.

Quindi penso che la mia naturale inclinazione sia quella di portare a termine le cose e tengo molto a che tutto sia fatto bene. È lì che ho iniziato davvero a svolgere un lavoro legato a questo, ma solo con la posizione successiva il mio titolo è stato Project Manager, e precisamente Project Manager in digital marketing in una istituzione finanziaria.

Quindi, piuttosto diverso rispetto al contesto di agenzia, ma le competenze richieste sono le stesse. Devi essere sempre sul pezzo, comunicare bene e assicurarti che tutto sia fatto correttamente, specialmente nel mondo finanziario con tante normative. Anche nel marketing bisogna poter superare ogni sorta di audit: se serve cambiare dati o avere tutto pronto in caso di controlli, è fondamentale essere organizzati.

Michael Mordak: Molto chiaro. Voglio tornare al ruolo che avevi prima, in agenzia. Ti sei sentita già project manager nel ruolo di account? O era una figura nuova che hai sviluppato tu stessa?

Karen Chong: In realtà non esisteva. E non avevo neanche mai realizzato che account e project manager fossero ruoli diversi, perché facevo entrambe le cose. Quindi decisamente non esisteva una figura dedicata, e la sede era ufficio piccolo di una grande agenzia omnicom. Non ci si poteva permettere una persona per ogni ruolo, ecco perché.

Michael Mordak: È molto comune. Nella community sento spesso dire quanto sarebbe bello avere una persona solo per il PM e una solo per l’account management.

Ma nella realtà, specialmente nei team piccoli, c’è chi ricopre più ruoli contemporaneamente. E magari non si rende nemmeno conto di farlo.

Karen Chong: Sì, io certamente non lo capivo allora.

Michael Mordak: Beh, sono felice che sia andata così. Poi quando sei arrivata nell’istituto finanziario hai avuto il titolo di PM, e quindi anche un’identità più definita.

Vorrei sapere anche: quando hai assunto il ruolo da PM, oltre alla tua naturale tendenza all’organizzazione di persone e cose, ci sono altre competenze che hai acquisito dalle esperienze precedenti che si sono rivelate un vantaggio nella gestione progetti?

Karen Chong: Ogni ruolo aiuta una persona ad accumulare esperienza. Ma direi che ciò che più mi ha aiutata è stata proprio l’esperienza in una compagnia molto tossica. Con questo intendo dire che ogni cosa veniva accolta con un “no” o qualcosa di negativo. Un ambiente con mentalità molto chiusa. E questo mi ha aiutato ad aspettarmi delle resistenze e prepararmi a difendere le mie idee o imparare a lavorare con i “contrari”.

Inoltre, essere in quell’ambiente mi ha insegnato tanto. Ad esempio, se devo applicare una nuova pratica, cambiamento o procedura, devo parlare prima con le persone coinvolte. Invece di imporre un cambiamento, avrei dovuto confrontarmi con loro, capire l’impatto e come migliorarlo. Perché lì lavoravo direttamente con il presidente: ideavamo una nuova pratica per migliorare i progetti, la applicavamo, e subito dopo un collega si arrabbiava molto per la comunicazione ricevuta.

Se avessi parlato prima con le varie aree (ce ne erano cinque, azienda piccola ma ognuno aveva più ruoli), avrei capito che se dovevamo imporre una novità le persone erano già oberate. Non c’era tempo per nuove responsabilità.

È stata l’esperienza—e un ambiente duro—ad affinare le mie competenze.

Michael Mordak: Molto interessante. Parli proprio di gestione del cambiamento e come individuare le persone con cui parlare. E ritorniamo sulla psicologia, cioè capire in anticipo come reagiranno. Molto bello il modo in cui hai collegato tutto ciò. Adesso vorrei sapere: quando hai iniziato la carriera di project manager, in quali aree hai capito di dover crescere? Dove sentivi di dover ancora migliorare?

Karen Chong: Era la formalizzazione del mio metodo. Solo dopo due lavori dal mio ruolo da project manager marketing, ho seguito dei corsi di project management e poi sono diventata certificata.

La certificazione serve più per il titolo, ma sono state le lezioni del corso a farmi capire che molte cose che facevo per istinto in realtà erano vere e proprie pratiche standard. E ho imparato come farle in modo più coerente ogni volta, su che input basarmi per rendere le tempistiche più precise o realistiche.

E poi capire quali processi attraversare in caso di cambiamento: non basta reagire perché, ad esempio, il web designer vuole più tempo. Quindi la formazione ha rafforzato ciò che sapevo fare, ma solo perché mi sembrava la cosa giusta. Nelle organizzazioni grandi tutto questo è fondamentale. In una startup di 5 persone invece si tende ad accantonare.

Michael Mordak: Ottimo punto. E vorrei chiederti: come metti in pratica ciò che hai appreso negli anni e le competenze acquisite o affinate entrando in questo ruolo?

Vorrei sapere come stai cambiando il project management digitale, se c’è qualcosa che fai in modo diverso rispetto agli standard, nel tuo attuale contesto lavorativo.

Karen Chong: Sì. Forse non lo chiamerei cambiare il project management digitale, direi più che adatto lo standard a chi ho davanti e alla cultura del team. Questa forse è la mia differenza principale. Non inizio ogni progetto nello stesso identico modo. Uso lo stesso template per costruire la presentazione di kickoff, ma per il resto dipende dal team, dal progetto, da chi partecipa al kickoff.

Adatto anche il mio modo di collaborare, a seconda dei tipi di progetti e delle personalità nel team: a volte il daily standup è utile, altre volte è vissuto male e non apporta valore. Quindi il mio approccio cambia.

Alcuni PM fanno sempre allo stesso modo: è coerente, ma cambiare metodo a seconda delle persone può essere più efficace. Se l’azienda vuole tanta coerenza per ogni progetto allora sì, dovrei seguire un metodo più rigido. Ma se la coerenza è nei principi e non nella prassi quotidiana, preferisco personalizzare di volta in volta.

Michael Mordak: Ottimo approccio, si capisce quanto questa capacità nasca dal tuo background psicologico: capire come ricevere e trasmettere informazioni a persone diverse. Sapersi adattare rapidamente al team e al progetto. Davvero interessante!

Prima di chiudere, vorrei darti spazio per raccontare qualche traguardo recente, qualcosa di entusiasmante che stai seguendo o che hai consegnato da poco?

Karen Chong: Sì, sto lavorando da inizio anno a un progetto interno di implementazione.

Avrebbe dovuto essere lanciato a Capodanno, invece l’ho lanciato solo all’inizio di ottobre. Essendo un progetto interno, l’azienda dà più valore alla qualità che al rispetto delle scadenze. Ci sono stati dei cambiamenti interni da gestire: in sintesi si tratta della gestione del ciclo di vita dei contratti.

Abbiamo cambiato i flussi di lavoro, quindi anche l’implementazione ha cambiato rotta per rispondere ai reali bisogni aziendali. Prioritizzare la qualità e creare valore invece che rispettare le date è stata la scelta giusta. Il rilascio è avvenuto già da tre settimane e gli utenti sembrano soddisfatti. Ci sono problemi da risolvere, come sempre, ma abbiamo trovato il ritmo giusto con uno strumento che semplifica molto ciò che prima era manuale. Questo lo considero un bel risultato.

Michael Mordak: Davvero ottimo. È una grande soddisfazione quando finalmente si consegna il risultato. Ovviamente ci saranno sempre miglioramenti e bug da correggere, ma riuscire a consegnare, anche in ritardo, è già un successo. Complimenti!

C’è un’altra cosa che vorrei chiedere prima di salutarci: hai detto di avere una storia particolare con il lavoro internazionale. Sei ora in un ruolo in cui lavori con persone di culture o lingue diverse? Ad esempio in progetti dove la comunicazione con persone che hanno valori o idiomi differenti complica le cose?

Karen Chong: Il progetto che ho menzionato era soprattutto per gli USA, ma ora sto lavorando con colleghi in Australia, Nuova Zelanda, Colombia, Israele, Canada e USA. Quindi molte culture. E anche solo negli Stati Uniti ci sono persone con origini davvero varie.

Non si tratta solo di cultura, ma anche del settore di provenienza. L’incrocio dei due elementi “allena” molto sulla comunicazione efficace. Un po’ su di me: sono cresciuta a San Francisco, sono nata a Hong Kong, ho vissuto anche in Giappone e Hong Kong, poi sono tornata a San Francisco e ora vivo a Londra, UK. Ho quindi vissuto e lavorato con tante persone.

In alcune culture si comunica in modo diretto, in altre è importante dettagliare ogni passaggio. E a volte non è nemmeno una questione di etnia, ma di modo di pensare. Non bisogna sempre spiegare tutto se è chiaro, mentre con altre persone serve guidarle passo passo sulle azioni richieste.

Capire questo mi ha insegnato a mantenere la comunicazione semplice: frasi brevi, chiare. Se invece parlo a uno stakeholder, posso articolare di più. Ma se si deve solo riepilogare i risultati di una riunione o le task, meglio essere sintetici. Fare il project manager significa comunicare: dai developer agli executive, i ruoli sono diversi e servono livelli di comunicazione diversi.

L’esperienza con team e culture diverse mi ha aiutato molto. Ad esempio, parlare a uno sviluppatore colombiano non è come parlare a un panettiere giapponese a New York: il modo di relazionarsi è diverso. Nessuno nasce sapendo come comunicare con tutti, a meno che non sia un linguista. Serve osservare, capire dagli indizi come interagire.

Per esempio, se pongo una domanda e ottengo una risposta che non corrisponde, non ripeto la domanda identica, ma cambio leggermente modo per capire il motivo della risposta. Così scopro se c’è stata confusione su una parola e posso spiegarmi meglio. Altrimenti la confusione continua.

Michael Mordak: Interessantissimo. Se qualcuno nella nostra community lavora in un team internazionale o vuole consigli su come comunicare con culture diverse, puoi essere una grande risorsa. Posso mandare da te chi vuole migliorare queste skill?

Karen Chong: Certo! Magari non riuscirò a dare soluzioni preconfezionate, ma posso aiutare a capire come semplificare frasi e comunicazioni, riducendo le parole senza perdere chiarezza.

Michael Mordak: Ottimo! Sono contento di aver condiviso tutto questo. Grazie ancora per il tempo dedicato oggi.

So che ora a Londra è già un po’ tardi, quindi ti ringrazio per averci dedicato del tempo dopo il lavoro per parlare della tua esperienza e per aver dato modo alla gente di conoscerti meglio e sapere che possono contare su di te in community per questi argomenti.

Apprezzo davvero anche gli spunti che condividi nella community: grazie di essere sempre così disponibile e per il tempo dedicato oggi. Grazie!

Karen Chong: Grazie a voi per l’opportunità. Mi fa piacere condividere la mia esperienza con tutti.

Michael Mordak: Perfetto. Allora ci ritroviamo su Slack.

Grazie per aver ascoltato il nostro Spotlight Membri con Karen. Ha ancora molte competenze e spunti da condividere, quindi vieni a parlarne nel canale Slack insieme a tutta la nostra community di digital project manager. Puoi saperne di più sulla membership sul nostro sito thedigitalprojectmanager.com/membership.

Alla prossima puntata, grazie per averci ascoltato.