Come Realizzo Programmi che Uniscono il Digitale e il Fisico

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per essere all'ascolto. Mi chiamo Galen Low, sono con The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a diventare competenti, sicuri di sé e connessi, così da poter amplificare il valore della gestione progetti in un mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com/membership.

Oggi parliamo di un tipo diverso di progetto ibrido — non quello in cui necessariamente lavori con un mix di membri del team in presenza e da remoto, ma di quelli in cui ciò che crei deve davvero unire il mondo fisico e quello digitale — e di come tu, come project manager, puoi affrontare le sfide che ne derivano.

Con me oggi, per condividere la sua esperienza personale su questo argomento, è presente la conduttrice del podcast The Everyday PM e VP of Operations di TrueSense Marketing, Ann Campea.

Ann, grazie per essere con noi oggi.

Ann Campea: Galen, sono davvero entusiasta di essere qui.

Galen Low: Per chi ci ascolta, lo so che siamo in una fase in cui alterniamo episodi video e audio, ma in questo momento sto ammirando la splendida mensola espositiva di Ann con tutti i giocattoli più belli che ti puoi immaginare dall'infanzia e oltre. Hai chiaramente un background con prodotti fisici e sicuramente anche con prodotti digitali, e alcuni che uniscono entrambi gli aspetti. Quindi sono davvero curioso di approfondire oggi.

Ann Campea: Sì, anche io. Sono felice di condividere parte del mio background, sia letteralmente che verbalmente, con il pubblico.

Galen Low: Parliamo prima del background professionale, perché da quanto ho capito, hai lavorato in vari settori: giocattoli, innovazione nel retail e tecnologia. Puoi darci un quadro veloce di alcune delle organizzazioni per cui hai lavorato e dei ruoli che hai ricoperto?

Ann Campea: Certo, volentieri. Ho iniziato la mia carriera di project manager nello sviluppo di giocattoli e prodotti, lavoravo per Hasbro. Per chi conosce il settore dei giocattoli, siamo quelli che hanno creato giochi da tavolo come Monopoly, abbiamo anche lavorato su Transformers e G.I. Joe e, forse qualcuno li conosce, anche su Star Wars.

Normalmente si cita Hasbro insieme all'altra grande azienda, Mattel, e spesso la gente le confonde pensando che siano la stessa cosa. Ma tutto questo per dire che ho passato molti anni crescendo come PM in Hasbro: lì ho imparato molto il metodo predittivo o "a cascata" di gestione progetti, le tempistiche di sviluppo dei giocattoli e i prodotti, cose di questo tipo. Da lì ho ampliato la mia esperienza, passando fuori dal prodotto per entrare in Amazon. In Amazon ero program manager, molto più sul lato readiness in quel periodo. Sinceramente, non so cosa sia successo poi al prodotto su cui stavamo lavorando.

Ma stavamo lanciando i negozi di alimentari Amazon Fresh. Credo che esistano ancora, se non sbaglio. Ma c’erano elementi relativi alla gestione dell'approvvigionamento di tutte le merci per rifornire un supermercato e anche tanti aspetti di gestione progetti in ambito costruzioni.

C’erano davvero tante cose da coordinare. Quindi, nel ruolo di program manager, facevo tanta gestione di progetto su molti fronti diversi necessari a creare un supermercato. Poi, ho portato le mie competenze da Apple, dove ho avuto l’opportunità di lavorare molto nella tecnologia, oltre la Ricerca & Sviluppo. Non ho potuto vedere tutte le cose super innovative a cui stavano pensando, perché ero nella fase finale, quella delle operations, lavorando a stretto contatto con la logistica, per capire come portare il prodotto sull’e-commerce rispetto ai negozi fisici.

Ho avuto quindi modo di seguire diversi aspetti, non solo lo sviluppo del prodotto ma anche il lancio sul mercato. Così ho imparato molto sulla tecnologia e lì mi sono avvicinata per la prima volta anche al ciclo di vita agile del progetto, con molti sprint e risultati più rapidi. Ora, come VP of Operations in TrueSense, riesco a fare un po’ di entrambe le cose.

In TrueSense lavoriamo con la raccolta fondi, quindi con le organizzazioni no profit, come The Salvation Army, che è uno dei nostri clienti, e persino loro si aspettano non solo prodotti fisici ma anche soluzioni digitali. Tutto in relazione al fatto di poter realizzare la missione della no profit, cioè interagire in modo da rendere facile per i donatori supportare la comunità.

Alcuni preferiscono donare online, altri vogliono ricevere qualcosa per posta e sostenere in quel modo. Quindi sto riunendo tutte le mie esperienze in questo ruolo, cosa che sono felice di condividere con voi oggi.

Galen Low: È fantastico. Non è incredibile aver lavorato per qualche piccola azienda emergente come Hasbro, Apple, Amazon, Salvation Army?

Ann Campea: Giusto un paio, eh? No, sono stata molto fortunata, davvero. Sono sicura che tra chi ci ascolta c’è chi si riconosce: se ami la gestione progetti, il modo migliore per diventare preparati è ampliare i settori in cui lavori come PM. Nel mio percorso personale, volevo dimostrare a me stessa che potevo essere una brava PM, a prescindere dal settore, dal prodotto o dal tipo di medium con cui lavoravo.

Galen Low: Concordo pienamente. La varietà è uno dei vantaggi di fare il project manager, in certi casi.

Ann Campea: Assolutamente.

Galen Low: Ci torniamo tra poco, ma hai già fatto qualche esempio. A proposito: Amazon Fresh, quello era il negozio in cui entri, prendi quello che vuoi e esci senza passare dalla cassa?

Ann Campea: Sì, con i carrelli dotati di scanner. Mi domando solo se esistano ancora, perché qualche mese fa ho letto un articolo che parlava della tecnologia "just walk out" in modo piuttosto critico.

Galen Low: Credo di aver letto lo stesso articolo, ma secondo me quello è il futuro, non si torna indietro.

Ann Campea: Sì, capisci? Se vai agli eventi sportivi nei grandi stadi, molti dei punti vendita ora usano quella tecnologia: entri, scannerizzi il pass digitale collegato alla carta di credito, prendi quello che ti serve ed esci, il conto viene scalato automaticamente. Fantastico.

Galen Low: E chiunque abbia provato a comprare un cappellino da baseball dopo una partita capisce quanto serva.

Ann Campea: Sì, niente code, fai tutto da solo. È davvero comodo.

Galen Low: Mi piace proprio.

Ed è un ottimo esempio di progetto che unisce fisico e digitale. Secondo te, oggi sono progetti comuni quelli che attraversano entrambi i mondi? Hai altri esempi da proporre ai nostri ascoltatori che stanno vivendo questo percorso da project manager?

Ann Campea: Ottima domanda. Sì, penso di sì. Quando riflettevamo sul tema, ho detto a Galen che il project manager ormai deve saper fare tutto, conoscere almeno un po’ di tutto, ed è per quello che anche il PMI ormai promuove la figura dell’hybrid PM: non più la separazione netta tra approccio predittivo e agile, ma la capacità di capire i fondamenti del project management a prescindere dal settore. Quindi sì, capita spesso.

Potresti candidarti in Amazon o Apple e trovarti comunque a seguire un ciclo predittivo, o al contrario lavorare in Hasbro dove il prodotto richiede tempistiche lunghe, ma dover comunque inserire elementi agili nei processi.

Galen Low: È curioso perché ho completamente trascurato questo aspetto nell’intro dicendo “ibrido”, intendendo quello tra presenza e remoto. Ma sì, c’è anche la metodologia di progetto ibrida, una combinazione di approcci diversi seconda delle esigenze. Ad esempio, un prodotto fisico come un giocattolo necessita di più prevedibilità rispetto a un software. Mi era proprio sfuggito all’inizio!

Ann Campea: Pensavo facessi una battuta! Ma in realtà, oggi tutte le aziende puntano alla rapidità di lancio. In questi casi, il ciclo predittivo se ne va, quindi bisogna capire come suddividere gli elementi che prima erano distribuiti tra vari step a cascata e portare la mentalità agile: possiamo farlo a sprint? Portiamo il prodotto sul mercato, poi lo evolviamo strada facendo.

Galen Low: Mi piace molto.

Viene da pensare che ci siano project manager diversi per ognuna di queste cose: chi segue la parte software, chi quella dell'app e chi la campagna marketing, almeno tre PM diversi. Eppure hai detto che il PM dovrebbe essere in qualche modo trasversale: è sempre più comune questa figura "blended" che segue sia il digitale che il fisico?

E se sì, perché? Quale il valore?

Ann Campea: Essere poliedrici porta sempre vantaggi. Da PM, quello che conta è saper portare a termine un progetto, dall'inizio alla fine. Se hai le basi, puoi gestire lo sviluppo di un gioco da tavolo e contemporaneamente l’app digitale che lo accompagna. Serve solidità nei fondamenti per portare qualsiasi tipo di progetto a termine.

Premetto che ci sono ancora tante realtà che suddividono i ruoli tra “tech PM” e “non-tech PM”, come succedeva quando muovevo i primi passi, ma per esperienza personale, anche se parti su un ambito, spesso finisci per occuparti dell’altro. Vale per chi sviluppa brand, per chi si occupa di pubblicità, marketing, tv: tutto può rientrare nel perimetro del PM. Quindi non solo il prodotto ma anche tutto ciò che serve per venderlo.

Galen Low: Interessante, c’è un dibattito in merito. Da una parte si sostiene che il PM debba saper portare a termine qualsiasi progetto: software, giocattolo, poco importa. Dall’altra, c’è chi dice che bisogna specializzarsi—del tipo, “se sono un PM tech devo anche saper programmare?”. Ma la sfida vera è nell’essere poliedrici; quello ora è molto più prezioso. Stavo pensando proprio a brand come Star Wars o Marvel, Barbie ecc: serve qualcuno che sappia garantire coerenza, capace di tenere insieme tutti quei progetti diversi.

Così tutto è allineato in tempo, sia il giocattolo che l’app, che il marketing. E magari PM diversi aiutano nell’esecuzione ma serve una figura che assicura la continuità.

Ann Campea: Esattamente. Può essere un compito enorme solo garantire la coerenza delle tempistiche e delle consegne. Spesso ho vissuto proprio queste situazioni.

Galen Low: Mi piace il termine "continuità", riassume tutto. Alcuni vedono il program management come un insieme di progetti collegati, ma tu hai spiegato bene: serve orchestrazione perché tutto arrivi in tempo come pacchetto unico.

Ann Campea: Esatto. Magari ci sono diversi project manager che si occupano di parti diverse, ma occorre una figura che porti coerenza e gestisca la consegna globale.

Galen Low: Vorrei approfondire il tema delle competenze. Immagino che un PM che si occupa sia di prodotto fisico che digitale debba avere capacità molto diverse rispetto a chi fa solo uno dei due. Quali skills servono per avere successo in questo ruolo blended?

Ann Campea: Forse la mia risposta è un po’ controversa, ma per me tutto parte dall’intelligenza emotiva (EQ). Sempre e comunque lavorerai con persone, che tu abbia autorità o meno. Si parla spesso di organigrammi a matrice, in cui il PM non ha autorità diretta ma deve comunque ottenere risultati.

Può sembrare banale ma senza EQ non si va lontano. Questo è diventato il nostro superpotere come PM, la base di tutto. Poi certo, servono tutte le altre competenze fondamentali del PMBOK — chi ha la certificazione PMP lo sa — ma ogni organizzazione poi adatta i processi alle proprie esigenze. Comunque le fasi restano: inizio, fine e le tappe intermedie.

Quindi EQ più fondamenta solide rendono competitivi su ogni tipo di progetto.

Galen Low: Assolutamente vero. Ci sono sicuramente molte tipologie di personalità tra i progetti che hai nominato: creativi, tecnici, esperti di produzione. Serve tanta apertura mentale e voglia di capire gli altri punti di vista.

Hai anche citato i fondamenti, e sono d’accordo. Infatti avevo intuito che mischiassi approcci predittivi e agili. E spesso la blendedità non è solo di scope (digitale e fisico) ma anche di metodo: un mix di waterfall e agile.

Ann Campea: Esatto. Non vedo l’ora di sapere cosa ne pensa il vostro pubblico! Secondo me il nostro compito oggi è proprio quello: essere flessibili come Matrix, pronti a fare tutto il necessario. Se serve infondere elementi agili in un processo predittivo, va fatto.

Ma riconosco anche il valore dei ruoli specializzati. Se cerchi un PM focalizzato su SQL, colui che ha solo lavorato lì sarà la scelta giusta. Dipende dal tipo di prodotto, dalla velocità con cui si vuole mettere a regime la persona. Però anche chi si specializza deve comunque essere in grado di adattarsi. Si può restringere la ricerca per profilo digitale o tech, ma servirà comunque un po’ di conoscenza trasversale.

Galen Low: Mi piace l’idea che si può essere specialisti ma anche intraprendenti e duttili. Non si deve scegliere per forza, dipende dalle opportunità.

Ann Campea: Assolutamente sì.

Galen Low: Devo chiedertelo per i nostri ascoltatori: hai dei trucchi per far convivere flussi di lavoro predittivi e agili? Ad esempio, sulla produzione serve tempistica serrata, mentre la parte software va avanti a sprint. Come sincronizzi queste due parti?

Ann Campea: Forse sembrerà retorico, ma il primo punto è sempre l’EQ: saper lavorare con le persone e influenzarle per accelerare dove serve. Ti porto un esempio: stavo seguendo un progetto con una tempistica di 18 mesi per un prodotto in licenza. Tradizionalmente un ciclo predittivo, perché c’è la produzione, spesso all’estero, che richiede settimane.

A un certo punto marketing e vendite hanno fatto una proposta che ha avuto un grande successo e ci hanno chiesto se si poteva portare il prodotto sugli scaffali a dicembre, ma ce l’hanno comunicato tra maggio e giugno. Normalmente sarebbero serviti almeno 12 mesi!

Fortunatamente, grazie all’esperienza, sapevo già dove accelerare nel ciclo predittivo; però è stato necessario “rompere” il modello: abbiamo introdotto daily standup, come in uno sprint. Eravamo designer, project manager, licenziatari, e ogni giorno iteravamo grafica e prodotto per arrivare alla versione giusta in poco tempo, così da produrla subito.

Non rilasciavamo versioni al pubblico ma internamente iteravamo a ciclo continuo finché non era approvata. Quindi non un vero sprint software, ma uno sprint di design. Questo è un esempio reale di ibridazione tra approccio predittivo e agile.

Galen Low: Bellissimo esempio di flessibilità e del fatto che padroneggi più strumenti. E sì, c’è chi è "purista" e dice che non si può fare, ma alla fine l’importante è lavorare in modo trasparente e veloce, se serve. Serve il giudizio di un PM navigato per adattare il metodo al contesto.

Ann Campea: Sono d’accordo. C’è chi potrebbe obiettare che comunque abbiamo seguito un ciclo predittivo accelerato, ma secondo me alcune regole tradizionali sono state proprio stravolte e abbiamo inserito elementi agili pur rimanendo nei confini principali del predittivo. Secondo me è stata una reale soluzione ibrida ma capisco chi pensa il contrario.

Galen Low: Alla fine il framework serve perché aiuta le persone a lavorare insieme in modo rapido, ma quello che fa la differenza è l’EQ: portare tutti sulla stessa lunghezza d’onda, far capire e accettare il modo di lavorare scelto. Non servono testi sacri, serve collaborazione.

Hai fatto esperienze stupende. Chi volesse seguire la strada di PM blended, cosa può fare per sviluppare queste competenze e allenarsi davvero?

Ann Campea: La mia prima raccomandazione a chi è interessato è giocare nello spazio in cui si trova ora. Se hai già un impiego, anche senza la qualifica di PM, chiedi una responsabilità di progetto, oppure creane uno tuo su qualcosa che ti interessa. Così impari! Online ci sono tantissime risorse, il PMI pubblica materiale utilissimo, ma l’esperienza vera arriva solo facendo. Persino da studente puoi crearti piccoli progetti, magari legati alla vita personale: esempio, organizzare la trasferta per il concerto di Taylor Swift dell’anno prossimo! Inizia, sperimenta, lavora con persone diverse. Se scopri che ti piace portare le cose da A a B e motivare i team, quella è la tua strada, sia nel digitale che fuori.

Galen Low: Ottimo. Inoltre, come ci eravamo detti prima di andare in onda, bisogna anche essere pronti a fare errori, andare incontro a qualche insuccesso — senza farsi troppo male! — ma il bello è questo: imparare, parlare con le persone, farsi esperienza, acquisire sicurezza e intelligenza emotiva per gestire complessità crescenti.

Ann Campea: Concordo al 100%.

Galen Low: Grazie mille per aver condiviso il tuo tempo con me oggi! Penso sia stata la puntata con più citazioni pop di sempre.

Ann Campea: E mi sono trattenuta! La prossima volta solo riferimenti pop culture!

Galen Low: Prossima puntata gestiremo lo sviluppo dell’app vocale di Baby Grogu!

Bene amici, eccoci alla fine. Come sempre, se volete unirvi a oltre mille altri appassionati di project management, venite nella nostra community su thedigitalprojectmanager.com/membership. E se questa puntata vi è piaciuta, restate in contatto su thedigitalprojectmanager.com. Alla prossima e grazie per l’ascolto.