Il Retro: Come Ottenere una Promozione e Diventare Senior PM

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Kelsey Alpaio: Ciao! Sono Kelsey. E bentornato a Il Retro su Il podcast del Digital Project Manager, dove analizziamo le lezioni del passato, le tendenze future e cosa significano per la tua carriera.

Se stai ascoltando questo episodio, probabilmente sei interessato a un ruolo da senior project manager. Non è sempre un salto facile da fare. Incontrerai ostacoli. Sentirai dire "no" più volte di quanto vorresti. E forse ti senti già bloccato, chiedendoti cosa manca o perché non stai ottenendo quella promozione o quell'offerta di lavoro. Ed è proprio questo che analizziamo oggi.

Qui con me c'è Logan Langin. È Senior Project Manager presso Sanford Health, quindi è stato esattamente dove sei tu ora. Ha capito come posizionare le sue competenze e cambiare mentalità per fare quel salto a senior PM. Gestisce anche un programma “30 Giorni per PM” per chi cerca di entrare nel settore, quindi sa il fatto suo.

Logan, benvenuto allo show!

Logan Langin: Grazie per avermi invitato.

Kelsey Alpaio: Allora Logan, raccontaci un po’ di te e del lavoro che fai.

Logan Langin: Lavoro nel campo del project management da quasi un decennio. Ho iniziato, inizialmente, come assistente sociale per circa un anno. Poi sono passato a un ruolo di tecnico di laboratorio come scienziato d banco e, mentre attraversavo questo percorso e cercavo davvero di capire cosa volessi fare della mia carriera nei primi vent'anni, mi sono imbattuto nel project management come opportunità all'interno della mia organizzazione.

Questo è successo circa un anno e mezzo dopo l’inizio della mia carriera come ricercatore. Cercavo davvero di capire: ok, cos’è il project management? Come si fa il project management? Come posso tradurre e costruire le competenze che ho qui per poi, alla fine, fare un passaggio a un ruolo da project manager? Così, andando avanti, nei successivi sei anni e mezzo circa, sono stato promosso a responsabile di laboratorio e ho iniziato ad avere una certa esposizione, all'interno del lavoro che già facevo in laboratorio, su miei progetti, su progetti più importanti con gruppi collaborativi.

Questo mi ha davvero preparato per diventare project manager di ricerca nel 2020, proprio durante la pandemia. Da lì, mentre svolgevo quel lavoro e continuavo a affinare le mie competenze e capire come potevo sfruttare ciò che stavo imparando, quale fosse il passo successivo? Senior project manager era la scelta logica, quindi per me era capire quale fosse quel prossimo livello per diventare senior PM e come si fa a diventarlo.

Così ho iniziato ad affrontare progetti più complessi e di maggior entità. Come project manager di ricerca, questo mi ha permesso davvero di colmare il divario verso una nuova opportunità fuori dalla ricerca nella gestione di progetti sanitari come senior PM, che faccio dal 2021. Questa è, in breve, la mia carriera finora.

Kelsey Alpaio: Come hai detto, ora hai quel desiderato titolo di senior PM. Raccontaci cosa hai dovuto fare per ottenerlo. Come si è svolto per te questo percorso?

Logan Langin: Sì, ci sono un paio di aspetti. Prima di tutto, mentre scoprivo cos’era il project management, puntando al ruolo da project manager di ricerca.

Come project manager, il punto era cosa mi avrebbe distinto nel campo. Ho perseguito la certificazione PMP, quella di Professional Project Management, ottenendola nel 2018, e penso che mi abbia davvero aiutato ad aprire le porte verso il ruolo da senior project manager. Verifica e attesta il livello di esperienza che hai.

Consiglierei a qualsiasi project manager che vuole fare il salto verso una promozione, verso il ruolo di senior o oltre, prima di tutto: serve una diversità di progetti gestiti. Nel mio caso, non mi occupavo sempre delle stesse cose.

Gestivo moltissimi progetti diversi, con molti gruppi di stakeholder diversi, vari livelli di complessità, budget più alti, maggiore visibilità. Questo è stato fondamentale per essere assunto come senior PM, perché non ti occupi sempre dello stesso tipo di progetti. Lavorerai sia con gruppi di stakeholder molto diversificati che, tipicamente, più numerosi.

Inoltre, lavorerai con budget più alti, avrai maggiore visibilità verso la leadership esecutiva. Quindi ai project manager consiglio davvero di cercare opportunità che offrano varietà nella gestione dei progetti, che siano in settori diversi, tipologie diverse, insomma, cose applicabili in più aree.

Accettare feedback. Gestisci team complessi, collabori e riferisci ai dirigenti aziendali, avrai quasi sempre un impatto sul business o strategico. Bisogna essere consapevoli di questo tipo di linguaggio e della visibilità e sapere come comunicarlo bene.

Poi credo che il racconto sia molto importante, saper comunicare efficacemente la propria esperienza e come questa risponde alle esigenze dell’opportunità che vuoi cogliere. Ecco cosa ho fatto in passato e come penso possa servirmi per questa nuova opportunità da senior PM dove posso dare il mio meglio.

Kelsey Alpaio: Ottimi consigli.

Mi chiedo quanto tempo ti abbia richiesto questo processo, dal momento in cui hai deciso di voler fare un ruolo più senior a quando davvero l’hai ottenuto? Quanto ci è voluto, quanti rifiuti hai ricevuto? È stato facile? Hai avuto subito un sì?

Logan Langin: No, assolutamente no. Sono diventato project manager di ricerca nel 2020. Ho iniziato a sentirmi esausto in quel ruolo, cosa che capita spesso se non sei in una struttura formale di project management: ti ritrovi a indossare tanti cappelli diversi, cosa che facevo anch’io.

Oltre al lavoro di progetto gestivo anche la parte manageriale, e può essere pesante. Mi ci sono voluti circa tre anni dal ruolo di project manager di ricerca a quello di senior project manager e per sentirmi davvero a mio agio. Devo ammettere che ho ricevuto molti rifiuti.

Probabilmente ho fatto facilmente 40 o 50 candidature interne e altrettante esterne, se non di più. Di queste, forse meno di 10 si sono trasformate in veri colloqui. Ci è voluto tempo. Ma dico sempre questo, e magari ne parleremo ancora.

Quando capisci davvero cosa puoi offrire e cosa cercano le aziende, solitamente si sbloccano più opportunità nello stesso momento. È successo anche a me. Ho incassato molti no, ma quando è arrivato il momento giusto, avevo tre colloqui e tre offerte contemporaneamente.

Quindi, quando lavori bene, si vede.

Kelsey Alpaio: Tre offerte contemporaneamente, decisamente impegnativo!

A un certo punto hai capito cosa evidenziare nel CV e nei colloqui. Puoi parlarci di questi cambiamenti chiave che hai fatto?

Logan Langin: Prima di tutto, non rappresentavo bene il mio curriculum. Spero che altri non lo facciano, ma lo ammetto, io lo facevo: non puoi usare sempre lo stesso curriculum per ogni candidatura.

Ogni offerta di lavoro è diversa, ci sono esigenze specifiche. Quindi bisogna essere molto specifici e fare una ricerca approfondita sui ruoli a cui ti candidi.

Ho l'esperienza che cercano? È qualcosa che mi appassiona davvero? Poi devi confrontare la tua esperienza con la job description in modo efficace. Così ho iniziato a fare.

Un altro punto importante: tra tutti i no e i vari feedback ricevuti durante colloqui e candidature, mi dicevano che non avevo sufficiente esperienza nella leadership di team complessi, o non mettevo in mostra abbastanza qualità di leadership, visibilità e reporting dei miei progetti.

Cose tipiche richieste a un senior project manager. Quindi ho riflettuto: come posso sviluppare queste competenze nel mio ruolo attuale? Poi, sicuramente devo inserirle di più nel mio curriculum perché sono valide universalmente per le opportunità da senior PM.

Ho iniziato ad aggiungere queste informazioni. Un'altra cosa importante sono le metriche. Dire cosa hai fatto non basta: devi quantificare l’impatto sul business, quali strategie, cosa hai portato di valore. Non significa che quello che hai fatto non sia importante, ma le aziende cercano questo dai senior PM.

Portano valore strategico. Nel CV bisogna evidenziare questi aspetti: quali budget hai gestito? Quali dimensioni di reparto? Cosa hai effettivamente consegnato: ricavi? Efficienza? Standardizzazione? E come?

Qual è stato l’impatto sul cliente finale? Inserire metriche che mostrino il valore reale conta più che dire solo ho gestito il rischio. Un altro dettaglio, i CV risultano più leggibili se si evidenzia l’impatto ottenuto:

Cosa hai fatto, come l’hai fatto, a cosa ha portato. Aiuta più che un semplice elenco di azioni generiche. Così un recruiter vede subito il valore apportato e può già immaginare come potresti inserirti nel team.

Un’ultima cosa che mi ha aiutato ad ottenere la promozione, oltre il curriculum, è il networking. Ora sono molto attivo su LinkedIn. All’epoca non lo ero. Anche solo all’interno della mia organizzazione, mentre cercavo di diventare senior PM, ho capito che la ricerca non era il mio ambiente definitivo. Ho iniziato a fare networking internamente, sia con chi aveva già fatto il salto che con altri PM.

“Ehi, vedo che sei senior PM o program manager, oppure gestisci un team di PM. Cosa dovrei fare? Come posso migliorare il mio profilo?” Così ho iniziato ad avere dritte su come valorizzarmi per fare il salto di livello.

Se non si hanno queste possibilità in azienda, consiglio caldamente LinkedIn o magari i chapter locali del PMI. Io sono di Sioux Falls, South Dakota, che è piccola per molti ascoltatori. Ma ci sono quasi 300 project manager nel mio chapter locale PMI. È una grande occasione per collegarsi ad altri PM, essere aperti e cercare opportunità.

Kelsey Alpaio: Certo. Anche noi abbiamo una community, quella di DPM. Abbiamo la nostra community Slack, sempre piena di attività. È un ottimo modo, non solo per stringere connessioni, ma anche per sentirsi supportati. Come dicevi, è un ruolo in cui molti finiscono per bruciarsi, a volte ci si sente soli. Avere delle community aiuta moltissimo.

Logan Langin: Concordo, al cento per cento.

Kelsey Alpaio: Hai parlato di skill necessarie per i senior PM: leadership, storytelling... Quando arriva il momento del colloquio, quali sono secondo te le competenze chiave che un PM dovrebbe avere per ottenere e per avere successo in un ruolo senior? E come può svilupparle?

Logan Langin: Assolutamente. È interessante perché, una volta che diventi senior PM, almeno per esperienza personale, inizi a renderti conto di quanto siano fondamentali le soft skills. Direi che è più un’arte che una scienza del project management. E quindi l’arte del project management, le competenze relazionali, sono quelle che ti portano avanti davvero, quelle in cui bisogna specializzarsi per far procedere i progetti.

Come senior PM, possono sembrare concetti teorici, ma: problem solving, comunicazione è enorme. Con team più complessi, riferirai ai leader e agli executive più di prima, gestirai gruppi più ampi, talvolta farai mentoring ad altri PM. Comunicare sarà quindi fondamentale ad un nuovo livello, non visto nei ruoli più junior perché non hai la stessa esposizione.

Un’altra abilità che apprezzo molto è l’ascolto attivo. Spesso faciliti riunioni, conversazioni, decisioni e, a meno che tu non sia esperto sull’argomento, non conoscerai ogni dettaglio o acronimo discusso. È quindi fondamentale saper capire quali sono gli elementi chiave per portare avanti i progetti.

Quali sono le azioni? I prossimi passi? Il contesto che serve? Per questo devi essere molto bravo in ascolto attivo, ascoltare per capire e poi essere capace di riformulare.

L’intelligenza emotiva è un altro aspetto essenziale. Saper relazionarsi agli altri, mostrarsi empatici. L’adattabilità, importantissima man mano che avanzi nella carriera, anche da junior; diventa fondamentale perché i progetti si fanno più complessi e il loro successo è sempre più critico. Come PM, spetta a te aiutare a capire dove possiamo essere flessibili, come gestiamo i cambiamenti, come anticipiamo i rischi, e tutto ciò richiede un set di competenze adattabile.

Abbiamo accennato anche allo storytelling. Da senior PM è una competenza preziosa. Spesso agisci da tramite tra la leadership e i team di progetto, e la leadership spesso non è aggiornata su tutto. Da senior PM prendi informazioni complesse e le comunichi in modo che i leader possano cogliere i punti chiave, magari raccontando una storia che semplifichi il tutto. Serve sia per i colloqui che per scrivere il CV.

Infine, occorre padroneggiare grandi pilastri del project management, che diventano essenziali a livello senior: la gestione di rischio e di cambiamento. Da project manager junior spesso si naviga senza processi formalizzati, senza un controllo rigoroso dei cambiamenti o dei rischi.

A livello senior, il successo del progetto impatta l’intero business. Se non gestisci bene il cambiamento e i suoi effetti, e non comunichi quello che accade, sarà difficile avere il controllo sul progetto e garantirne il successo.

Kelsey Alpaio: Sentendoti elencare tutte queste skill mi è chiaro che il ruolo di senior PM forse non è per tutti i PM. Consiglieresti altre strade a chi vuole crescere, ma sente che il ruolo senior non fa per lui? O tu stesso ne hai esplorate altre?

Logan Langin: Sì, il bello delle competenze da project manager, anche senza passare a un ruolo senior, è che sono competenze trasferibili: soft skill forti, capacità di rispettare le scadenze e comunicare con la leadership servono ovunque.

Quindi, se sei un PM e non vuoi solo gestire progetti ma vuoi sfruttare queste skill, i ruoli di leadership operativa in azienda sono validi. Puoi unire le competenze relazionali e organizzative del PM a expertise operativa maturata nel tempo o già acquisita.

Nel mio caso, la mia esperienza era nella ricerca. Quindi andare verso ruoli manageriali o, in futuro, esecutivi, dove potessi fondere la mia esperienza PM con quella di ricercatore, sarebbe stato naturale.

Un’altra possibilità: se ti piace di più la parte delle persone nella gestione progetti (ricordando che il PM è comunque gestione di persone) puoi orientarti verso il change management, cioè la gestione del cambiamento e come coinvolgere le persone nei cambiamenti. Ogni progetto impatta processi e modifica il lavoro delle persone. Nella mia azienda e fuori, esistono ruoli di change manager proprio per questo: chi si occupa più del lato umano.

Se non sei portato per la gestione dei processi ma ti interessa come le persone affrontano il cambiamento, quella è un’ottima strada. E anche qui le soft skills tornano utili. Lo suggerisco come possibile alternativa.

Kelsey Alpaio: C’è una cosa che chi ascolta può fare già questa settimana per avvicinarsi a un ruolo da senior PM?

Logan Langin: Ho una riflessione più filosofica su questo.

Una cosa che si può fare subito: prendersi del tempo per fare una vera analisi delle competenze che si hanno e di quelle che mancano. Prendi carta e penna e rifletti: quali progetti ho gestito? Cosa cerca un senior PM? Cosa leggo nelle job description? Cosa sento ai colloqui, dagli altri senior PM, e quali sono i miei gap?

Come posso colmare queste lacune nei prossimi tre o sei mesi? Non smettere di candidarti, ma se individui carenze, lavora per colmarle e inseriscile subito nel CV per rafforzare la tua candidatura.

Un consiglio per chi si sente frustrato dai rifiuti (ci sono passato): fatti forza, sappi che ci vuole tempo. Quasi sempre il successo arriva per tentativi ed errori. Dovrai metterti in gioco e affrontare rifiuti. Valuta sempre i motivi dei rifiuti: quali sono i motivi ricorrenti? Su cosa ti devi vendere meglio? Appena acquisisci nuove skill, inseriscile subito nel CV e usale nel colloquio.

Se non le hai ancora, pianifica come iniziare a svilupparle da subito.

Kelsey Alpaio: Ottimo spunto su cui chiudere. Grazie mille per averci dedicato il tuo tempo oggi, Logan.

Logan Langin: Davvero grazie, è stato un piacere.

Kelsey Alpaio: È tutto per Il Retro di oggi. Segui lo show per non perderti mai un episodio. E se vuoi continuare la conversazione con una community di oltre mille professionisti del project management, vieni su thedpm.com/membership. Grazie per l'ascolto!