Come dare al tuo nuovo strumento o processo di intelligenza artificiale le migliori possibilità di essere adottato

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Galen Low: Apri il tuo nuovo strumento. Hai il tuo nuovo processo sul secondo monitor. Hai otto pagine di appunti scritti a mano da quella sessione di formazione che hai fatto la settimana scorsa. Sei pronto. Fai un respiro profondo e accedi. Ma invece della dashboard che ti aspettavi, ti viene presentato un esame per cui non hai studiato.

Inoltre, tutti nella stanza stanno indicando e ridendo di te. Inoltre, sei nudo. Per molte persone, grandi cambiamenti in strumenti e flussi di lavoro sono il loro peggior incubo. È uno degli ostacoli più grandi all'adozione. E, di conseguenza, è anche uno dei maggiori ostacoli a un impatto positivo e produttivo. Allora, cosa si può fare? In un'epoca di sovraccarico di strumenti, fatica da cambiamento e ansia legata all'intelligenza artificiale, come puoi dare al tuo nuovo strumento o processo la migliore possibilità di essere accolto proprio dalle persone la cui vita dovrebbe migliorare? È esattamente questo ciò in cui ci immergeremo oggi.

Ciao a tutti, grazie per averci ascoltato. Mi chiamo Galen Low di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali in missione per aiutarci a vicenda a diventare esperti, fiduciosi e connessi, così da poter amplificare il valore della gestione progetti in un mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedpm.com/membership. E se ti interessano conversazioni rivolte al futuro e approfondimenti pratici sulla leadership dei progetti digitali, prendi in considerazione l'iscrizione al nostro show con episodi settimanali.

Oggi parliamo delle sfide nel lanciare nuovi strumenti e nuovi processi in un’epoca di fatica da strumenti, da cambiamento, da intelligenza artificiale e, possibilmente, anche di stanchezza fisica generale. Come puoi coinvolgere i tuoi team con strumenti e processi che alla fine li aiuteranno, quando sono già diffidenti verso la tecnologia, insicuri sul proprio lavoro, si sentono sotto pressione a fare di più e sono stufi della velocità con cui cambiano le cose nel lavoro? Era tanto, lo so.

Con me oggi c’è Frances Odera Matthews — consulente certificata Notion, designer di processi, costruttrice di cultura, relatrice, narratrice, fondatrice di The Notion Bar e conduttrice di Coffee & Oysters, il podcast per e delle Business Babes di Londra. Wow, che curriculum! È davvero notevole!

Frances, grazie per essere qui con me oggi. Grazie di essere tornata sul nostro show.

Frances Odera Matthews: Sì, sono super, super felice di essere qui. Ho tante idee oggi. Ho tanti obiettivi.

Galen Low: Lo sento. So che abbiamo fatto una bella chiacchierata nel backstage. Sei stata nostra ospite già, o mamma, penso sia passato qualche anno ormai.

Frances Odera Matthews: Già.

Galen Low: Il tempo corre. Ma sei stata impegnatissima e, per quello che fai, implementazione di strumenti e processi, direi che è davvero un tema caldo ora perché tutti sono nel mezzo di qualche tipo di cambiamento, trasformazione o ottimizzazione. Stanno guardando a nuovi strumenti.

Stanno osservando i processi per capire come scalare, crescere, rendere tutto più snello. Ma lasciami fare un passo indietro. Per chi ci ascolta, dipende da quando ascoltate: al momento della registrazione, siamo nel 2025. E non solo ci sono centinaia di strumenti sul mercato per aiutarti a guidare i tuoi progetti e gestire la tua azienda, ma ci sono anche una quantità infinita di nuovi strumenti di intelligenza artificiale per lavorare più velocemente, in modo più intelligente e, francamente, oltre le nostre normali capacità.

Inoltre, questo significa che anche i nostri processi cambiano più spesso e drasticamente che mai. Eppure, moltissime iniziative di implementazione di nuovi strumenti e processi falliscono proprio nell’adozione, il che blocca la trasformazione organizzativa. Toglie il vantaggio competitivo alle aziende, esattamente l'opposto di quanto dovrebbero ottenere questi progetti e strumenti.

Quindi, voglio partire con la domanda calda: strumenti e processi falliscono perché gli esseri umani fanno fatica a gestire il cambiamento? O forse ci aspettiamo troppo dai nostri strumenti e processi? O magari siamo solo tutti stanchi?

Frances Odera Matthews: In realtà, è una combinazione di tutte queste cose.

Alla fine, per natura, gli esseri umani non cambiano. Ci piacciono le cose che conosciamo, quelle che ci fanno sentire sicuri. È un problema. Quindi, se vuoi fare un cambiamento, devi renderlo il più facile e vantaggioso possibile, cosa che spesso non succede.

L'altro lato della medaglia è che uno strumento non è una bacchetta magica. Non cambia la cultura. Non renderà meno caotica un’organizzazione: quello arriva da un vero cambiamento culturale, dall’analisi dei propri valori e dal capire anche che tipo di processi ci sono già, se la novità aggiunta muove davvero qualcosa oppure no.

O se magari crea solo più lavoro. Lo fai solo per vantarti con altri imprenditori: "Oh, ora usiamo questo strumento". Carino. "Stiamo monitorando questo KPI". Ok, e chi se ne importa?

Galen Low: E queste sono conversazioni reali tra agenzie, tra l’altro.

Frances Odera Matthews: Esatto. C’è questa voglia di salire sul carrozzone delle novità per sembrare alla moda, e poi c’è chi vuole fare tutto troppo in fretta, subito, ma non è così che funzionano i nostri cervelli: siamo troppo stanchi. Non possiamo fare tutto ora, perciò il motto della mia consulenza Notion è proprio creare culture intenzionali.

Riconosco che Notion è uno strumento incredibile, potentissimo, flessibile. Ma solo perché puoi fare tutto con Notion, non significa che dovresti. Costruirò solo quello che davvero porta valore a te. Spesso i clienti vengono da me dopo aver scaricato template complicatissimi che li sovraccaricano.

Devo praticamente fare la psicologa e chiedere: "Che cosa ti serve davvero? Cosa conta per te? Partiamo da lì". Come si dovrebbe fare per qualsiasi strumento.

Galen Low: Mi piace davvero partire dalla "silver bullet" che hanno preso lungo la strada.

E dicono: "Sono confuso, Frances. Puoi aiutarmi?" E tu rispondi: "In realtà non esistono soluzioni magiche". Mi piace anche quello che dici sulla fretta, sulla corsa, sul desiderio di tutto e subito. Un mio collega oggi ha scritto di mangiare un sacchetto intero di patatine.

Apri il sacchetto e pensi: tanto vale finirlo ora che è aperto, ma non è una buona idea. Spesso con i nuovi strumenti e processi pensiamo "compriamo questo tool, lo configuriamo, impostiamo nuovi processi e tra sette giorni tutto sarà perfetto".

Ma tu dici: forse non dare per scontato di mangiarti tutte le patatine in una volta, prenditi tempo. Come gestisci questa impazienza, l’hype, la pressione della soluzione magica quando in realtà dirai che ci vorrà del tempo?

Immagino che molti siano: "Ehi, ma io non ho così tanto tempo".

Frances Odera Matthews: Ormai costringo i miei clienti a questo, con la struttura dei miei interventi: invece di enormi progetti, adesso offro un programma di workspace di cinque giorni, per un totale di 25 ore, cinque ore al giorno, in cui lavoriamo sulle priorità.

Avrai anche una lista di cento cose da fare: bene, dimmele, ma selezioneremo solo quelle realistiche da inserire in questi cinque giorni. Spesso ciò che si riesce davvero a fare è ciò che davvero conta.

Così ti do il tempo di digerire, e una volta che sei a tuo agio, possiamo fare altri cinque giorni. Evito che ti mangi tutto il sacchetto di patatine dividendo in piccole porzioni.

Galen Low: Sì. Ottieni una patatina: quali vuoi davvero fare in questi cinque giorni?

Esatto. Forse l’essere umano gestisce meglio i piccoli cambiamenti. Non siamo bravi a cambiare, su questo hai ragione, ma meglio piccoli bocconi che grandi stravolgimenti. Mi piace che sia iterativo e incrementale, quasi uno sprint, uno sprint Notion.

Frances Odera Matthews: Esatto, esatto. E non solo Notion: dovrebbe essere così per qualsiasi strumento. Partire in modo graduale e ragionato.

Galen Low: È vero! Tanti strumenti sono versatili, anche troppo.

È facile sentirsi sopraffatti e pensare "devo applicarlo a tutto", ma diventa difficile decidere come usarlo. Quindi, anche solo l’idea di priorizzare il bisogno, il dolore, e concentrarsi su una funzione specifica.

Così risolvi davvero un problema senza rivoluzionare tutto subito, perché ormai questi strumenti fanno praticamente tutto, a parte tagliare l’erba in giardino. Ma non serve usare tutto.

Frances Odera Matthews: Esattamente.

Galen Low: Vorrei ampliare ancora la prospettiva: nel Notion Bar aiuti le aziende a implementare strumenti e processi giusti. Ora tutti cercano il vantaggio dell'intelligenza artificiale o almeno non vogliono restare indietro.

Parli con molte aziende, già accennavamo: quali sono i più grandi ostacoli che oggi vedi nell'adottare nuovi strumenti e processi? E quali sono le conseguenze?

Frances Odera Matthews: Ancora una volta, uno strumento non è una bacchetta magica e spesso le aziende non sanno nemmeno quali sono i loro processi. Vogliono solo "prendere la novità", senza pensare al perché, né a come implementarli. Cercano di fare tutto insieme, e soprattutto manca la formazione.

Non viene riservato il tempo per formare le persone sull’uso, e non basta un solo corso: serve formazione continua, sessioni regolari in cui tutti possono fare domande. Magari con un referente in ogni dipartimento o sessioni mensili con tutto il team.

È quello che offro anch’io, ma spesso le aziende non danno valore alla formazione: pensano che tutti debbano saper usare subito tutto. Ma non è realistico.

Galen Low: E probabilmente chi ascolta può capirlo: ti danno quella giornata di formazione, magari otto ore in una volta sola, ed è come bere da un idrante. Il giorno dopo hai già dimenticato tutto, e poi ti dicono: cerca da solo nella knowledge base.

Non fa per me. Io preferisco che qualcuno mi mostri la cosa che mi serve ora, piuttosto che dover ricordare tutto o cercare all’infinito. Per me questa è la frizione più grande, è il modo più veloce per perdere entusiasmo per uno strumento o processo nuovo.

L’idea del “leggi il manuale” va bene per alcuni, ma io preferisco la presenza continua di una persona. Non è un semplice trasferimento di conoscenza: mi serve supporto nel cambiamento, e leggere un manuale non basta. I miei "aha moment" avvengono quando qualcuno mi mostra una cosa, che magari non avevo nemmeno notato subito.

Non perché non sia capace, ma perché mi trovo a disagio con il cambiamento dovendo capire tutto da zero quando col vecchio strumento avrei già finito.

Frances Odera Matthews: Esatto. O forse no, perché il vecchio strumento non era abbastanza buono, da qui la necessità di un nuovo tool. Ma la sensazione di disagio prevale.

Galen Low: Vorrei un tuo parere: spesso la scelta dello strumento e la progettazione processi passa attraverso settimane o mesi di discussioni e abitudini interne, poi però si consegna tutto agli utenti senza coinvolgerli, e ci si aspetta che adottino subito la novità.

I decisori hanno avuto mesi per abituarsi, gli utenti zero. Ti capita di vedere questo nelle organizzazioni, dove anche con le migliori intenzioni manca ancora una corretta gestione del cambiamento?

Frances Odera Matthews: Sì. Non c’è stato abbastanza tempo per "corteggiare" il resto del team, o almeno per mostrare entusiasmo per la novità. È importante coinvolgerli, ottenere feedback su ciò che vorrebbero nel nuovo sistema. Quindi sì.

Galen Low: Mi piace la parola "corteggiare". Usare solo la trasparenza può essere troppo, ma il corteggiamento e il coinvolgimento graduale aiutano. E torna sempre il tema della cultura. Se consigli un nuovo strumento e processo, ma la cultura è una barriera, da dove partire per identificare i punti deboli e migliorarli?

Frances Odera Matthews: La questione della compartimentazione: i membri del team si sentono isolati? Ogni quanto si confrontano veramente? L’asincronia è ottima, ma è fondamentale avere momenti in cui si conversa e si condividono informazioni apertamente. Se non c’è una cultura di apertura, è difficile far adottare un nuovo strumento pensato proprio per la collaborazione.

Galen Low: Interessante, perché molti strumenti sono per la collaborazione, ma se la cultura è isolata, anche l’adozione sarà isolata.

Frances Odera Matthews: Esatto. Poi c’è il tema del cambiamento continuo e degli obiettivi che si spostano sempre. Se vivi costantemente nel cambiamento, non ha senso tentare di adottare qualcosa, perché nessuno è stabile.

Galen Low: Assolutamente.

Frances Odera Matthews: Non ha senso: finirai sempre per lasciare anche la novità che stai cercando di implementare.

Galen Low: Mi colpisce, perché molte aziende oggi si vantano della cultura del cambiamento continuo per rispondere alla velocità del mercato, ma come dici tu, noi umani abbiamo bisogno di stabilità dopo il cambiamento. È come se volessimo "atterrare" da qualche parte, non restare sempre in volo. Molte organizzazioni non atterrano mai, e ciò ostacola l’adozione completa di qualsiasi innovazione.

Frances Odera Matthews: Sì, perché se non hai mai toccato terra, come fai a sapere che sensazione si prova?

Galen Low: Giusto. In tema di adozione e cambiamento, hai esperienze di clienti che hanno risolto certi problemi culturali, sono "atterrati", e il cambiamento ha funzionato?

Frances Odera Matthews: Sì. Alcuni clienti attuali sono un veloce brand di integratori nel Medio Oriente, e la situazione ideale: team piccolo, numero gestibile di persone, hanno identificato una "persona campione" che lavora con me, iscritta alla formazione mensile per restare aggiornata su Notion, e hanno previsto un rollout graduale, per team e per funzionalità, non tutto insieme.

Sono chiari su cosa vogliono, evitano dati e metriche inutili, e non inseguono mode solo per il gusto di farlo. È l’approccio perfetto.

Galen Low: E come lo percepisce il team operativo? Hai feedback?

Frances Odera Matthews: Non ancora, siamo alla vigilia di estendere a tutto il team. Sarà interessante vedere come va.

Galen Low: Mi piace molto questo approccio, e la disciplina nell’evitare la “sindrome dell’oggetto luccicante”. Mi piace il test pilota prima di una vera trasformazione.

Mi piace anche capire il giusto momento per il cambiamento pre-escalation invece che lanciarsi e sperare vada tutto bene.

Frances Odera Matthews: Esatto. Anche perché in aziende più grandi non c’è mai abbastanza continuità del personale: c’è turnover, i progetti si perdono per strada e si crea confusione.

Galen Low: Sì, e più cresce l’organizzazione, più compaiono strumenti e processi non ufficiali perché i dipartimenti si arrangiano. Non sempre per cattiva volontà, spesso per necessità organizzativa.

Frances Odera Matthews: Paradossalmente, se si mappasse meglio tutto all’inizio, forse non servirebbero tante risorse in più: tutto sarebbe più lineare. Capita spesso.

Galen Low: Anche la funzionalità AI: Notion l’ha adottata quasi in anticipo su tutti, e ora le modalità di lavoro cambiano davvero. Andrebbe pianificato tutto in anticipo, ma spesso le persone adottano strumenti AI da sole, senza governance né politiche aziendali definite.

Quali rischi e opportunità ci sono quando ognuno adotta i propri strumenti "non ufficiali"?

Frances Odera Matthews: Dipende dalla cultura organizzativa: c’è apertura? Ci si sente liberi di proporre idee nuove? A volte gli strumenti nuovi vanno anche bene, se sono utili.

Se però ciascuno agisce per conto proprio, spesso si duplicano processi senza bisogno, raddoppiando il lavoro e perdendo tempo (e denaro).

A livello personale, si rischia burnout e turnover, che costa ancora più caro all’azienda.

Galen Low: Interessa, questo come sintomo: chi si trova a scegliere tool “ribelli” spesso lo fa per pressione, sovraccarico o senso di instabilità, e così si aggrava il problema. Un’organizzazione con cultura della condivisione invece previene questa duplicazione.

Alcune aziende vietano i DM e vogliono tutto pubblico, ma poi la quantità di informazione può sopraffare. L’equilibrio sta nell’incentivare l’esperimento, la condivisione delle scoperte, e nel pragmatico indirizzare gli sforzi dove serve, senza duplicare inutilmente.

Frances Odera Matthews: Dopo tante esperienze, il miglior contesto che ho visto è quello in cui, oltre al lavoro per i clienti, viene stabilito del tempo strutturato anche per il miglioramento interno, la discussione sui processi e per provare nuovi strumenti. Questo è importante quanto le ore a pagamento.

Galen Low: Come dimostri il ROI a chi è restio a sottrarre tempo al lavoro per i clienti?

Frances Odera Matthews: Basta calcolare quanto costa quel tempo rispetto ai costi di reclutamento per turnover. Alle persone non piace il cambiamento, ma odiano il caos: se c’è, se ne vanno.

Galen Low: Quindi il costo del non fare niente spesso è facile da stimare. Ma spesso la gestione del cambiamento è demandata al middle management o ai project manager. Come possono affrontare team restii all’adozione per stanchezza da cambiamento?

Frances Odera Matthews: Serve ascoltare tutti i feedback. In base al livello di resistenza puoi pianificare rollout a piccoli passi.

Se il 70% è favorevole, puoi nominare "champion" tra loro che aiutano il 30% più restio. Così nessuno resta indietro. Se tutti collaborano, si può andare più veloci.

Galen Low: Mi piace l’idea dei champion a ogni livello. Di solito si pensa alle figure apicali, ma avere "paladini" anche dentro il team (non necessariamente manager) è efficace. E il feedback deve essere in entrambe le direzioni.

Anche il ritmo conta: se il 90% del team è contrariato, spesso si dovrebbe solo rallentare la transizione, per evitare fallimenti costosi. Non si tratta di buttare via il tool, ma dare tempo. È una leva troppo poco considerata.

Frances Odera Matthews: Sì, è lo scenario ideale.

Ma sappiamo che il mercato impone a volte cambiamenti rapidi. Se serve il cambiamento veloce, una soluzione drastica ma efficace è eliminare i vecchi strumenti. Le persone saranno arrabbiate, ma puoi compensare con "champion" che supportano tutti e permettono il passaggio graduale.

Galen Low: Interessante, non te lo avrei attribuito ma hai ragione. A volte l’urgenza lo impone per motivi fuori dal team. Ma si può comunque agire con empatia: spesso le aziende forzano il cambiamento senza preoccuparsi della gestione, quando basterebbe chiudere i vecchi strumenti dando supporto vero, magari per i classici motivi di costo delle licenze o semplicemente perché la convivenza non può durare. Bisogna passare insieme al nuovo sistema.

Frances Odera Matthews: Esatto. Come in High School Musical: tutti insieme.

Galen Low: Quando hai dubbi, riprenditi i film di High School Musical.

Frances Odera Matthews: Davvero.

Galen Low: Devo chiedere all’esperta Notion: qual è l’uso più popolare dell’AI di Notion nei progetti, secondo i tuoi clienti?

Frances Odera Matthews: Ti dico l’uso più diffuso ora e il prossimo, con le nuove uscite Notion.

Adesso: se hai procedure (SOP) sparse ovunque (Notion, Drive, ecc.), puoi chiedere all’AI ad esempio "parlami della nostra policy sulle ferie" e Notion ti riassume tutto quello che trova. È un modo per ottenere subito informazioni di alto livello da dati dispersi ovunque.

Ma la prossima novità più interessante sta nei blocchi di note meetings AI. Li sto già testando come ambasciatrice Notion: puoi inserire un blocco AI in qualsiasi pagina e ti riassume la riunione in modo davvero accurato. Secondo me i team ne faranno largo uso.

Galen Low: È uno dei miei ambiti preferiti per l’AI oggi. È la funzione più matura: riassunto e appunti sono NLP puro. E l’integrazione in Notion fa la differenza, così hai sempre il contesto.

Non serve ricevere un’email separata da un altro tool: l’integrazione diretta unifica tutto e risparmia tempo. Avere la pagina Notion con tutti i dettagli e il riassunto della riunione, e poi – come dicevi tu – recuperare informazioni da Notion ma anche da altre fonti esterne, è utilissimo.

Ormai passiamo ore a cambiare schermata o tab, e il ROI di una buona efficienza si misura anche sul non perdere minuti nel ritrovare le informazioni tra 40 schede del browser. E quello è comfort, non solo efficienza: sapere dove trovare subito la risposta cambia la giornata.

Di solito l’introduzione di nuovi tool rallenta, invece qui, fin da subito, ti fa guadagnare tempo. Lo adoro. Chi vuole saperne di più su di te, dove può trovarti?

Frances Odera Matthews: Tutto sul mio sito theNotionbar.com, con i link ai miei social. Sono particolarmente attiva su LinkedIn. E ho una newsletter settimanale, The Notion Zeitgeist, con consigli su Notion, nuove funzioni, e la mia group coaching mensile.

Galen Low: Ottimo, è un modo fantastico per restare aggiornati. Le cose cambiano velocemente, sì, può essere travolgente. Il cambiamento è continuo, ma servono persone come te per aiutarci a capire tutto.

Frances Odera Matthews: Sì, grazie. Faccio il possibile! E ovviamente, se sei una Business Babe di Londra, ascolta Coffee & Oysters.

Galen Low: Coffee & Oysters: ne sono un fan. Quello che fate è davvero importante, e stai facendo un lavoro favoloso. Ti applaudo ancora!

Frances Odera Matthews: Lo apprezzo! Sei anche tu una Business Babe di Londra.

Galen Low: Esatto, onorario! Fantastico.

Frances, grazie mille per aver chiacchierato oggi con me. È stato un piacere, come sempre.

Frances Odera Matthews: Grazie a te per avermi ospitata.

Galen Low: Ecco qui, amici. Se vuoi entrare nella discussione e unirti ad altri mille professionisti di project management, fai parte della nostra community! Vai su thedpm.com/membership per saperne di più. E se ti è piaciuto quello che hai sentito, iscriviti e resta in contatto su thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.