La guida definitiva alla gestione dei progetti aziendali
Nessuno organizza una festa di lancio per un nuovo flusso di approvazione delle spese. I progetti aziendali interni, quelli che cambiano il modo in cui un'azienda opera, raramente ricevono attenzione, budget o le persone migliori. Richiedono comunque ore di lavoro reali e, quando prendono una brutta piega, tutti ne risentono. Pensate alla migrazione del CRM che costringe il team vendite a copiare dati nei fogli di calcolo per sei mesi, o al trasferimento degli uffici di cui nessuno ha informato il reparto IT.
Questa guida spiega come gestire bene i progetti interni: in cosa differiscono dal lavoro per i clienti, quali tipi potreste incontrare, quali sono le fasi e le responsabilità coinvolte e quali metodi e strumenti di gestione dei progetti impediscono loro di morire silenziosamente nel backlog di qualcuno.
Che cos'è la gestione dei progetti aziendali?
La gestione dei progetti aziendali è il modo in cui un'organizzazione pianifica, gestisce e porta a termine i propri progetti interni. Si tratta di progetti realizzati per l'azienda stessa anziché per un cliente pagante, come l'introduzione di un nuovo sistema per le risorse umane, la ristrutturazione di un reparto o l'automazione della chiusura contabile di fine mese.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
L'obiettivo non è generare ricavi. È far funzionare meglio l'azienda: processi più rapidi, costi inferiori, decisioni migliori o progressi verso una strategia a lungo termine. Poiché nessun cliente sta aspettando una fattura, questi progetti necessitano di una struttura ancora più del lavoro per i clienti. Senza di essa, sono i primi a perdere persone, budget e attenzione quando si presenta qualcosa di più urgente.
Gestione dei progetti aziendali e gestione generale dei progetti a confronto
La meccanica è la stessa: ambito, pianificazione, budget, rischi, parti interessate. Ciò che cambia è chi si sta servendo e cosa è in gioco.
In un progetto per un cliente, il cliente ha firmato un contratto, la scadenza ha delle conseguenze e una fattura dipende dalla consegna. In un progetto aziendale, il vostro “cliente” è il team finanziario dell'ufficio accanto, magari guidato da qualcuno che ricopre un ruolo superiore a quello del vostro sponsor. Il budget è una voce in un centro di costo e la scadenza è un suggerimento cortese, finché all'improvviso non lo è più.
| Gestione dei progetti aziendali | Gestione generale dei progetti | |
|---|---|---|
| Obiettivo principale | Raggiungere gli obiettivi aziendali e migliorare il funzionamento dell'organizzazione | Fornire ciò di cui ha bisogno un cliente esterno |
| Cliente | Parti interessate interne, come team, reparti e dirigenza | Clienti esterni o utenti finali |
| Ricavi | Non genera ricavi; è un costo per lo svolgimento dell'attività | Di solito genera ricavi |
| Focus finanziario | Controllare i costi e dimostrare il ROI | Proteggere il margine e massimizzare i ricavi |
| Pressione delle scadenze | Stabilite internamente e facili da rimandare | Contrattuali, con conseguenze reali |
| Il successo si misura in base a | Adozione, miglioramenti dell'efficienza, impatto strategico | Soddisfazione del cliente, consegna puntuale, redditività |
| Rischio maggiore | Perdere la priorità a favore del lavoro “reale” | Espansione incontrollata dell'ambito e clienti insoddisfatti |
L'ultima riga è la più importante. I progetti interni raramente falliscono in modo drammatico. Piuttosto, un membro del team viene assegnato a un'emergenza di un cliente, la riunione direttiva viene annullata due volte e tre mesi dopo nessuno sa dire se il progetto è in pausa o è morto.
La soluzione sembra eccessivamente formale tra colleghi, ma funziona: trattate il vostro sponsor interno come un cliente. Organizzate un vero incontro di avvio, fate approvare formalmente l'ambito e mantenete una cadenza regolare per gli aggiornamenti sullo stato. La formalità protegge la priorità del progetto.
Tipi di progetti aziendali
La maggior parte dei progetti interni rientra in una delle tre categorie. Sapere quale state gestendo vi indica dove è più probabile che qualcosa vada storto.
Progetti strategici
I progetti strategici avvicinano l'azienda a un obiettivo a lungo termine. Tra gli esempi rientrano l'ingresso in un nuovo mercato, l'introduzione di un nuovo modello di prezzi, l'implementazione di un sistema ERP o il lancio di un programma di adozione dell'IA a livello aziendale. Di solito hanno uno sponsor dirigenziale, un budget significativo, una tempistica lunga e molta ambiguità iniziale.
Il pericolo principale è che l'attenzione dello sponsor svanisca dopo l'avvio. I dirigenti sostengono la visione, poi vengono coinvolti nelle emergenze del trimestre successivo. Fissate nel loro calendario una riunione decisionale ricorrente prima di averne bisogno e suddividete il lavoro in traguardi da 60-90 giorni, ognuno dei quali mostri progressi visibili. Un progetto che non mostra nulla per nove mesi è facile da tagliare durante una revisione del budget.
Progetti operativi
I progetti operativi risolvono o migliorano il modo in cui il lavoro viene svolto oggi. Tra gli esempi rientrano la sostituzione di un sistema di gestione dei ticket, l'automazione delle approvazioni delle fatture, il consolidamento di tre strumenti di gestione dei progetti in uno solo o il trasferimento degli uffici. L'ambito è generalmente più chiaro, ma questi progetti nascondono una trappola: la tecnologia è la parte facile, mentre l'adozione è il vero progetto.
Prevedete tempo per la formazione e il supporto dopo l'entrata in funzione, non solo per la configurazione. Stabilite una data precisa per dismettere il vecchio sistema e rendetelo di sola lettura per un breve periodo, invece di eseguire entrambi i sistemi in parallelo a tempo indefinito. Inoltre, individuate la persona che ha creato il foglio di calcolo su cui tutti fanno realmente affidamento. Conosce il processo reale e, se non è dalla vostra parte, il nuovo sistema diventa lo strumento ufficiale che tutti aggirano.
Progetti ripetitivi e ricorrenti
Questi progetti si svolgono secondo un ciclo: la definizione annuale del budget, le iscrizioni aperte, la pianificazione trimestrale, gli audit di fine anno, i rinnovi della conformità, il ritiro aziendale. Poiché il team li ha già svolti in passato, sono quelli che più probabilmente vengono gestiti basandosi sulla memoria. Ecco perché gli stessi problemi si ripresentano ogni anno.
Trasforma la prima esecuzione in un modello: un elenco di attività, una tempistica calcolata a ritroso dalla data fissa, i responsabili e un elenco di ciò che è andato storto. Organizza la retrospettiva entro una settimana, mentre tutti ricordano ancora i problemi, e scrivila pensando a chi gestirà il progetto l'anno prossimo. Potresti essere tu, e non ricorderai perché il contratto con il fornitore richiedesse sei settimane di anticipo. I progetti ricorrenti sono anche i candidati migliori per l'automazione, poiché ogni promemoria che automatizzi è un sollecito in meno da fare personalmente nel ciclo successivo.
I progetti possono anche passare da una categoria all'altra. Il primo ciclo di pianificazione annuale sotto un nuovo CEO è strategico, ma entro il terzo anno dovrebbe essere un progetto ricorrente ben documentato.
Gestione dei progetti aziendali e attività operative
I progetti sono temporanei. Le attività operative sono continuative. Un progetto crea o modifica qualcosa, mentre le attività operative ne mantengono il funzionamento in seguito.
| Gestione dei progetti aziendali | Attività operative | |
|---|---|---|
| Durata | Temporanea, con un inizio e una fine definiti | Continuativa |
| Obiettivo | Creare o modificare un sistema, un processo o una capacità | Mantenere l'azienda operativa in modo costante |
| Team | Costituito per il progetto, spesso part-time | Team stabili e dedicati |
| Successo misurato in base a | Ambito, tempi, budget e benefici ottenuti | Costanza, efficienza, livelli di servizio |
| Guidato da | Responsabile di progetto | Responsabili di reparto o delle attività operative |
È nel passaggio dall'uno all'altro che la maggior parte dei progetti interni perde il proprio valore. Il team di progetto dichiara la vittoria al momento dell'entrata in produzione, mentre il team operativo eredita un sistema sul quale non è stato consultato e che non è in grado di supportare.
Individua il responsabile operativo durante l'avvio, coinvolgilo nei test e considera il passaggio di consegne un risultato da consegnare. Definisci fin dall'inizio cosa significa essere “pronti”: documentazione redatta, personale di supporto formato e una risposta chiara alla domanda “chi devo chiamare quando si rompe?”
Fai attenzione anche alle attività operative mascherate da progetto. Se “il progetto del sito web” è in corso da tre anni senza una data di fine, non è un progetto. Assegna personale e budget come attività continuativa e smetti di segnalarlo come in ritardo ogni mese.
Vantaggi della gestione dei progetti aziendali
- Ti concentri sui progetti giusti. Un processo coerente di raccolta e selezione delle proposte fa sì che i progetti vengano scelti in base al valore aziendale, non in base a chi ha insistito di più durante il ritiro della leadership.
- Meno progetti si bloccano senza che nessuno se ne accorga. Un ambito, dei responsabili e una reportistica sullo stato definiti rendono evidente quando un progetto ha smesso di avanzare, così puoi riavviarlo o terminarlo intenzionalmente.
- Le risorse condivise vengono sfruttate meglio. Quando sai di quali competenze ha bisogno ogni progetto e quando, puoi negoziare in anticipo il tempo delle persone invece di sottrarle al loro lavoro quotidiano nel bel mezzo di uno sprint.
- I rischi emergono prima. Il monitoraggio regolare rileva gli scostamenti del budget e i ritardi nelle dipendenze quando c'è ancora tempo per intervenire.
- Gli stakeholder rimangono allineati. Canali di comunicazione concordati e un ritmo di reportistica prevedibile riducono le conversazioni del tipo “nessuno me l'aveva detto”, comuni nei progetti interni.
Principi fondamentali della gestione dei progetti aziendali
La gestione dei progetti aziendali generalmente aderisce ai principi fondamentali della metodologia di gestione dei progetti. Tenere presenti questi principi ti aiuterà a implementare più efficacemente i processi di gestione dei progetti aziendali all'interno della tua organizzazione:
1. Pianificazione orientata agli obiettivi
Pianificare efficacemente un progetto aziendale richiede di allineare gli stakeholder sugli obiettivi desiderati del progetto e di documentare tali obiettivi in un documento di avvio del progetto. Se non riesci a raggiungere un consenso sul motivo per cui stai realizzando il progetto, è probabile che a un certo punto venga messo da parte a favore di altre priorità aziendali.
2. Gestione e ottimizzazione delle risorse
L'ottimizzazione delle risorse è particolarmente importante per i progetti che non generano ricavi, poiché il controllo dei costi è un obiettivo principale della gestione dei progetti aziendali. Cerca di assegnare ai progetti risorse convenienti che possiedano le competenze giuste per ottenere i risultati previsti.
3. Misurazione delle prestazioni e KPI
Per fare in modo che la tua organizzazione risponda del raggiungimento degli obiettivi del progetto, dovrai stabilire criteri formali di successo e modalità per valutare i progressi utilizzando i KPI.
4. Miglioramento continuo e adattabilità
Ottimizzare i flussi di lavoro dei progetti riduce le spese e aumenta il valore che stai offrendo alle parti interessate. Utilizza i dati che raccogli durante la fase di monitoraggio e controllo per perfezionare continuamente i processi di gestione dei progetti alla luce delle circostanze mutevoli.
Fasi chiave della gestione dei progetti aziendali
Una gestione efficace dei progetti garantisce che il lavoro proceda senza intoppi per tutto il ciclo di vita del progetto. Di seguito sono riportate le fasi chiave da considerare nell'ambito della gestione dei progetti aziendali:
1. Avvio
In questa fase valuterai se vale la pena portare avanti il progetto. Potrebbe essere necessario elaborare un caso aziendale e/o uno studio di fattibilità per determinare se si prevede che il progetto generi un ritorno sull'investimento.
2. Pianificazione
Se la dirigenza decide di portare avanti il progetto, questo entra nella fase di pianificazione. In questa fase definirai i requisiti del progetto, utilizzerai una struttura analitica del progetto per suddividere gli obiettivi del progetto in attività distinte, creerai un programma dettagliato del progetto e stabilirai un processo per la gestione dei rischi. Il principale risultato di questa fase è il piano di gestione del progetto.
3. Esecuzione
L'attenzione nella fase di esecuzione è rivolta alla gestione delle attività. Assegnerai il lavoro, mobiliterai i membri del gruppo attorno a un obiettivo comune e collaborerai con loro per completare i risultati che hai identificato durante la fase di pianificazione.
4. Monitoraggio & Controllo
Il monitoraggio e il controllo procedono di pari passo con l'esecuzione. Mentre il gruppo completa le attività del progetto, il responsabile di progetto valuta i KPI e riferisce i progressi alle principali parti interessate.
5. Chiusura & Valutazione
Durante la chiusura del progetto, il gruppo di progetto completa tutti i risultati ancora in sospeso. Il responsabile di progetto organizza una retrospettiva per raccogliere riscontri sulle prestazioni del progetto e documenta le lezioni apprese da applicare ai progetti futuri.
Principali responsabilità di un responsabile di progetto aziendale
Gestire progetti interni significa occuparsi della gestione dei progetti con un'autorità formale inferiore rispetto a quella che avresti lavorando per i clienti. Ecco in cosa consiste il ruolo nella quotidianità:
- Trasformare richieste vaghe in progetti circoscritti. “Dobbiamo migliorare la reportistica” non è ancora un progetto. Il tuo primo compito è scoprire quali decisioni le persone non riescono a prendere oggi e cosa dovrebbe cambiare per risolvere il problema.
- Ottenere e mantenere il sostegno di uno sponsor esecutivo. Ogni progetto interno ha bisogno di una persona senior che possa dirimere i contrasti e proteggere il budget. Se non sai indicare chi sia questa persona, il progetto non ne ha una.
- Costruire il business case e poi monitorare i benefici dopo il lancio. La maggior parte dei team redige un’analisi del ROI per ottenere l’approvazione e poi non la consulta mai più. Verificare i risultati da tre a sei mesi dopo l’entrata in produzione è il modo per guadagnare credibilità per il progetto successivo.
- Negoziare il tempo delle persone. Il tuo team riferisce principalmente ad altri manager con altre priorità. Concorda in anticipo con questi manager gli impegni di tempo, per iscritto e indicando ore specifiche invece di “quando necessario”.
- Gestire gli stakeholder tra i diversi reparti. Il reparto finanziario, quello IT e le operazioni avranno ciascuno esigenze diverse dallo stesso progetto. Fai emergere questi conflitti tempestivamente, quando sono ancora disaccordi anziché escalation.
- Pianificare, programmare e gestire il budget. Ciò significa assumersi la responsabilità della scomposizione del lavoro, della tempistica e del monitoraggio dei costi. In un progetto a carico di un centro di costo, uno sforamento del 20% viene notato con la stessa rapidità con cui lo sarebbe in una fattura a un cliente.
- Gestire rischi e dipendenze. I progetti interni spesso dipendono da altri progetti interni. Mappa queste connessioni, perché la data di lancio è affidabile solo quanto la migrazione IT da cui dipende.
- Guidare la gestione del cambiamento e l’adozione. Ciò include la comunicazione, la formazione e il reclutamento di promotori all’interno di ogni team. Un sistema che nessuno utilizza è un progetto fallito, anche se è stato lanciato nei tempi previsti.
- Comunicare lo stato in modo onesto. Evita la reportistica “a cocomero”, in cui il progetto appare verde all’esterno ma è rosso all’interno. Segnalare tempestivamente uno stato ambra crea più fiducia che comunicare uno stato verde fino a ridosso della scadenza.
- Passare il progetto alle operazioni. Assicurati che il responsabile operativo sia pronto, che la documentazione esista e che i percorsi di assistenza siano chiari prima di chiudere il progetto.
- Raccogliere e condividere le lezioni apprese. Scrivile dove il prossimo responsabile di progetto potrà effettivamente trovarle, non in una cartella che nessuno riaprirà.
Come iniziare con la gestione dei progetti aziendali
Implementare per la prima volta un sistema di gestione dei progetti aziendali può sembrare complesso. Per aiutarti a iniziare, ecco una semplice serie di passaggi che puoi seguire:
1. Definisci obiettivi e KPI chiari
Non allinearsi sugli obiettivi del progetto o non definire in cosa consista il successo del progetto rappresenta uno dei rischi maggiori per la riuscita del progetto. Collabora con gli stakeholder all’inizio del progetto per definire chiaramente gli obiettivi che intendi raggiungere e come misurerai i progressi durante l’intero progetto.
2. Costruisci un team di gestione progetti competente
Lavorare in squadra fa funzionare il progetto! Mentre esamini i risultati finali necessari per completare il progetto, valuta quante persone ti serviranno e quali competenze dovranno avere per raggiungere i risultati previsti. Selezionare membri del team con le conoscenze necessarie per soddisfare i requisiti del progetto semplifica notevolmente l’esecuzione del progetto.
3. Seleziona gli strumenti e la tecnologia giusti
Non trascurare l’importanza degli strumenti di gestione dei progetti come risorsa fondamentale per il tuo progetto. Implementare, ad esempio, un software di gestione dei progetti può aiutarti a creare una tabella di marcia del progetto, visualizzare la tempistica del progetto e supportare l’automazione del processo di sviluppo del software.
4. Stabilisci canali di comunicazione efficaci
Uno dei tuoi compiti principali come responsabile di progetto è favorire la collaborazione tra gli stakeholder. Definisci e concorda i canali di comunicazione approvati, indicando anche quando utilizzare ciascun canale, e fai conoscere questi strumenti di collaborazione in modo da garantire coerenza all’interno del team.
5. Monitora i progressi e adegua le strategie
Con l’avanzare del progetto, valuta il budget e la tempistica rimanenti rispetto alle attività ancora da completare e apporta gli adeguamenti necessari per mantenere il progetto in linea con i piani.
Quadri e metodologie di gestione dei progetti aziendali
Proprio come nella gestione generale dei progetti, puoi implementare un sistema di gestione dei progetti aziendali utilizzando diverse metodologie di gestione dei progetti. Tra gli esempi di questi quadri e metodologie ci sono:
- A cascata: Raccoglie in anticipo requisiti che difficilmente cambieranno. I progetti a cascata procedono linearmente attraverso fasi di lavoro distinte per realizzare un prodotto finale ben definito.
- Agile: Sottolinea la distribuzione incrementale del prodotto durante tutto il ciclo di vita del progetto. Nei progetti Agile, il team di progetto risponde a requisiti che possono cambiare rapidamente in base alle variazioni del valore aziendale e/o al feedback continuo delle parti interessate.
- Scrum: Una forma di gestione agile dei progetti che organizza il lavoro in periodi di tempo definiti, o sprint, per massimizzare la distribuzione del valore in base alle priorità dichiarate.
- Lean Six Sigma: Una metodologia di miglioramento dei processi che combina Lean e Six Sigma e si concentra sull'efficienza e sulla riduzione degli sprechi, ottimizzando e semplificando i processi per massimizzare il valore per il cliente.
Scegliere la metodologia giusta
I processi organizzativi esistenti e/o le preferenze delle parti interessate possono determinare quale metodologia finirai per utilizzare nel tuo progetto.
Tuttavia, se la scelta spetta a te in qualità di responsabile di progetto, dovrai considerare fattori come le dimensioni del progetto, la complessità, gli standard di qualità, la velocità di esecuzione desiderata e il coinvolgimento delle parti interessate, per aiutarti a stabilire quale metodologia sia più adatta a te.
Misurare il successo nella gestione dei progetti aziendali
I responsabili di progetto possono valutare lo stato del proprio sistema di gestione dei progetti aziendali analizzando i KPI stabiliti durante la fase di pianificazione del progetto.
Ecco alcuni esempi di KPI, sia quantitativi sia qualitativi, che potresti prendere in considerazione per i tuoi progetti aziendali:
- Rispetto del budget: Il controllo dei costi è particolarmente importante per i progetti che non generano ricavi. Questa metrica valuta se il tuo progetto rischia di superare il budget.
- Ritorno sull'investimento (ROI): Il caso aziendale del tuo progetto probabilmente ti ha richiesto di dimostrare se l'organizzazione avrebbe recuperato il proprio investimento iniziale. Questa metrica confronta i costi del progetto con i benefici realizzati o previsti.
- Tempo di completamento: Questa metrica valuta se il tuo progetto è in linea con le tempistiche stabilite per il completamento.
- Soddisfazione del cliente: Questa metrica raccoglie il parere delle parti interessate interne per determinare se sono soddisfatte dei risultati del progetto.
Ricorda che una gestione dei progetti efficace richiede un approccio iterativo. Verifica l'utilità delle tue metriche durante tutto il ciclo di vita del progetto e apporta le modifiche necessarie per raccogliere dati di progetto più utili.
Inoltre, non aspettare la fine del progetto per svolgere retrospettive sulle potenziali aree di miglioramento. Se utilizzi la gestione agile dei progetti, prevedi del tempo per raccogliere le lezioni apprese al termine di ogni sprint.
Strumenti per la gestione dei progetti aziendali
I software di gestione dei progetti aiutano le aziende a gestire i progetti con successo. Ad esempio, puoi utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti per suddividere i progetti complessi in attività gestibili, organizzare l'arretrato del lavoro rimanente e creare elementi visivi, come bacheche Kanban, diagrammi di Gantt e cruscotti, per riferire sui progressi del progetto.
Per ulteriori informazioni, consulta il nostro elenco dei migliori software di gestione dei progetti per le aziende:
I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.
Le migliori pratiche per la gestione dei progetti aziendali
Ecco alcune migliori pratiche di gestione dei progetti per implementare un sistema di gestione dei progetti aziendali:
- Standardizzare processi e flussi di lavoro: Stabilire processi e flussi di lavoro coerenti tra i progetti aziendali semplifica l'esecuzione e facilita la valutazione dello stato dei progetti nell'intero portafoglio.
- Utilizzare un software per la gestione del lavoro: L'utilizzo di un software per la gestione dei progetti consente di configurare l'automazione per i flussi di lavoro ricorrenti, semplificando l'esecuzione interfunzionale. È inoltre possibile configurare avvisi per ricevere notifiche sui potenziali rischi relativi alla pianificazione o al budget prima che si concretizzino.
- Definire obiettivi e priorità chiari: Durante la fase di avvio, documenta gli obiettivi del progetto e assicurati che siano allineati alle priorità dell'organizzazione. Una volta raggiunto il consenso tra i portatori di interesse, definisci ulteriormente ciò che rientra e ciò che non rientra nell'ambito del progetto per favorirne l'esecuzione efficace.
- Monitorare e adeguare continuamente: In particolare per i progetti aziendali, l'attenzione dovrebbe concentrarsi sul miglioramento continuo, così da ridurre le spese relative ai progetti che non generano ricavi. Monitora e comunica i progressi del progetto e collabora con il tuo team per individuare modi di ottimizzare l'esecuzione.
- Documentare e applicare le lezioni apprese: Le conoscenze acquisite durante la gestione di un progetto sono utili solo se dedichi il tempo necessario a integrare le lezioni apprese nei progetti futuri. Prevedi del tempo nelle fasi di avvio e pianificazione del progetto per esaminare e applicare le lezioni apprese nella selezione dei progetti e nella gestione del lavoro.
Definizione del budget per gli strumenti di gestione dei progetti aziendali
I progetti aziendali sono centri di costo, quindi ogni voce viene esaminata attentamente, compreso il software utilizzato per gestirli. Prima di proporre un nuovo strumento al reparto finanziario, fatti un'idea realistica dei costi che comporterà con la crescita del team e del portafoglio di progetti. Un prezzo per utente che sembra conveniente per un progetto pilota di 10 persone può apparire molto diverso quando 200 persone devono avere accesso.
La nostra guida ai costi dei software per la gestione dei progetti analizza i prezzi tipici in base alle dimensioni dell'azienda, spiega quali fattori ne determinano l'aumento e offre consigli per negoziare condizioni migliori. Include anche un calcolatore dei costi, così puoi affrontare la discussione sul budget con numeri concreti.
