9 Strategie Chiave di Comunicazione di Progetto e Come Usarle

Dalla formattazione dei messaggi alla decisione su chi includere nei messaggi di progetto, i project manager dovrebbero rivedere regolarmente le loro strategie di comunicazione per assicurarsi che i membri del team ricevano le giuste informazioni, al momento appropriato e nel formato corretto. 

Se non l’hai già fatto, è arrivato il momento di implementare strumenti di comunicazione e strumenti di collaborazione sui tuoi progetti, così tu e il tuo team potrete condividere meglio le informazioni, discutere e collaborare tra voi.     

9 Strategie di Comunicazione nella Gestione dei Progetti

Negli ultimi 12 anni come project manager creativo, ho appreso cosa rende efficace la comunicazione nei progetti (o cosa la distrugge), e ho raccolto per te nove strategie di comunicazione efficaci. 

1. Dì di più con meno parole, e punta all’azione
2. Usa i link per incoraggiare l’autoapprendimento
3. La formattazione è tua amica
4. Pensa a cosa funziona meglio per il tuo team (non per te stesso)
5. Definisci cosa significa “urgente”
6. Comunica al momento giusto e coinvolgi le persone giuste
7. Se ci sono passi successivi, evidenziali
8. Standardizza e crea template per le tue comunicazioni ove possibile
9. Sii coerente

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1. Dì di più con meno parole, e punta all’azione

Se c’è una cosa che ho imparato nella mia carriera, è che nessuno vuole leggere o ascoltare note di progetto all’infinito. È fondamentale dire ciò che devi dire usando il minor numero di parole possibile, concentrandosi sugli elementi d’azione.

Comunicazioni efficaci informano il team o gli stakeholder sull’avanzamento e colmano il divario tra la situazione attuale del progetto e la fase successiva chiedendo elementi d’azione al tuo team interno o agli stakeholder esterni. 

Prima di inviare comunicazioni ai membri del tuo team, chiediti: 

• Ci sono parole che potrei eliminare da questa comunicazione, così da trasmettere in modo chiaro e conciso ciò che voglio dire? 
• Il mio linguaggio è diretto e orientato all’azione mantenendo comunque il tono della comunicazione cortese e professionale?
• Le mie parole raggiungono lo scopo per cui questa comunicazione è stata inviata?

Di seguito un esempio di comunicazione poco efficace e come migliorarla: 

2. Usa i link per incoraggiare l’autoapprendimento

Ti capita spesso di inviare link ai colleghi quando ti chiedono cose che potrebbero trovare facilmente da soli se sapessero dove cercare? Utilizzare i link per incoraggiare l’autoapprendimento nel proprio team è un metodo eccellente che farà risparmiare tempo a te (e ai tuoi colleghi) sul lungo periodo.

Supponiamo che tu abbia guidato il tuo team creativo attraverso una riunione preliminare prima di passare alla produzione, e che tu abbia registrato e trascritto l’incontro. I tuoi appunti della riunione per il team non devono essere una narrazione dettagliata minuto per minuto.

Il team può consultare la registrazione o la trascrizione se necessario, ma i tuoi appunti della riunione possono essere semplicemente: “Il nostro team si è riunito per revisionare X. Le nostre attività da svolgere sono Y e Z. La trascrizione e la registrazione completa della videoconferenza sono collegate qui.”

Un altro modo per farlo è utilizzare le sezioni di panoramica del progetto all’interno del tuo software di project management. Includi informazioni sulla timeline del progetto, i contatti degli stakeholder, i membri interni del team, dove sono archiviati i file di progetto nel sistema di gestione dei file, e i link ai documenti comuni che tu e il tuo team consultate frequentemente per ogni progetto. 

Qui bisogna trovare un equilibrio: non è necessario ricollegare ogni singolo file che è già archiviato nella cartella principale del progetto su Google Drive o Dropbox. Pensa a quali file il tuo team consulta di frequente a livello di progetto. In genere includo le presentazioni del piano di gestione del progetto, i brief creativi e le cartelle con i materiali finali. 

Suggerimento professionale:

Se puoi creare delle sezioni panoramiche di progetto come template nel tuo software di project management, fallo! Potrai facilmente aggiungere i link in seguito e risparmiare tempo nel decidere quali documenti collegare durante la configurazione e per tutto il cycle di vita del progetto.

3. La formattazione è tua amica

La formattazione può determinare se una comunicazione scritta sarà efficace o meno. Le tue comunicazioni scritte dovrebbero essere facilmente consultabili e organizzate in modo da permettere ai lettori di trovare più velocemente ciò di cui hanno bisogno.

Come project manager, una delle principali funzioni del tuo ruolo è comunicare i dettagli del progetto agli stakeholder interni ed esterni, ma non è necessario reinventare la ruota ogni volta che invii una comunicazione di progetto. 

Creare un piano di comunicazione di project management efficace è un primo passo utile per stabilire come fluiranno le comunicazioni del tuo progetto e con quale frequenza, ma aggiungiamo un altro livello e discutiamo di come dovrebbero essere formattate le comunicazioni quando le invii in tempo reale. 

Ecco un elenco di suggerimenti di formattazione che miglioreranno le tue comunicazioni di progetto:

• Usa grassetto, sottolineato e corsivo con criterio (ma senza esagerare!).
• Inserisci emoji o il codice colore per aggiungere con attenzione interesse visivo ed enfasi a parti specifiche delle tue comunicazioni.
• Rendi i paragrafi brevi, con interruzioni di riga tra un paragrafo e l’altro. 
• Mantieni la formattazione coerente. 
• Usa i thread nelle conversazioni su Slack e in altre applicazioni, quando applicabile.

4. Pensa a ciò che funziona meglio per il tuo team (non per te stesso)

I migliori project manager sono giocatori di squadra e sanno come sfruttare al massimo le risorse disponibili per ottenere i risultati più desiderabili e di successo, mantenendo allo stesso tempo team e stakeholder felici e informati. A volte questo significa che dovrai scendere a compromessi su come vorresti che il lavoro fosse svolto, per il bene del team di progetto. 

Un argomento sempre molto discusso in tutte le agenzie creative in cui ho lavorato è la questione delle aspettative di utilizzo degli strumenti e delle app di project management da parte del team, e come decidere quali informazioni pubblicare e dove. Spesso mi è stato chiesto: “Come dovrebbe usare il team Asana? Come faranno a sapere cosa condividere su Asana e cosa su Slack o Email?”  

La risposta breve è: non esiste un’unica soluzione adatta a tutti, dovrai valutare l’attuale utilizzo e chiedere al team cosa funziona meglio per loro.

Probabilmente dovrai creare un programma di formazione per risolvere la questione, e a volte semplicemente non ci sono abbastanza tempo o risorse per giustificare di dedicarci troppo tempo. Potresti dover mettere da parte l’orgoglio e scegliere l’opzione che provoca meno attriti e interruzioni per il team, e magari non ottenere esattamente quello che desideri (e va bene così). 

Se il tuo team trova difficile un processo, è un segnale per rivederlo e semplificare il più possibile così che i membri possano svolgere il loro lavoro. Quando si negoziano workflow creativi e l’uso di strumenti di collaborazione per il team, è utile ricordare che non tutti sono orientati ai processi e ai dettagli come la maggior parte dei project manager, quindi è importante tenerlo a mente quando si prendono decisioni di processo per il proprio team. 

5. Definisci cosa significa “urgente”

Ho lavorato in aziende dove tutto sembrava un'emergenza continua. "Urgente" significava “lascia immediatamente quello che stai facendo perché mi serviva ieri”. Seguiva il caos e tutti erano costantemente esausti e impegnati a correre per portare a termine il progetto. In altre aziende, "urgente" può significare "mi serve entro la fine della settimana". 

Per mia esperienza, è la cultura aziendale a definire il concetto di urgenza. Quando tutto sembra urgente può essere difficile capire cosa deve essere fatto prima. La prioritizzazione è una delle principali abilità di project management, e ci sono diversi approcci che puoi adottare per capire cosa è veramente urgente. 

Quando ti trovi di fronte a situazioni urgenti con molte attività di progetto da completare, puoi fare riferimento a questi metodi per avere una guida e una direzione:

1. Usa la Matrice di Eisenhower per aiutarti a stabilire cosa è urgente e importante. Tutte le attività sono posizionate su una griglia per determinarne la priorità nelle seguenti categorie:
   1. Urgente + Importante (massima priorità)
   2. Urgente + Non Importante
   3. Non Urgente + Importante
   4. Non Urgente + Non Importante (minima priorità) 
2. Se la sensazione di urgenza è interna, chiedi ai leader aziendali di definire (o ridefinire) cosa si intende per urgente. Il compito deve essere completato in minuti, ore, giorni o mesi? 
3. Chiedi allo stakeholder principale di chiarire la sua lista di priorità e affronta una conversazione per allinearsi su ciò che è fattibile e realistico sulla base dello scope concordato in precedenza e delle risorse disponibili al momento.

6. Scegli il momento giusto e coinvolgi le persone giuste

Spero che tu abbia già elaborato un modello di piano di comunicazione che sarà la tua guida per una comunicazione chiara. I tuoi progetti andranno molto meglio se comunichi solo con le persone che devono essere coinvolte.

In situazioni in cui c'è una lunga lista di stakeholder esterni, individua un unico punto di contatto lato cliente che sia responsabile di indirizzare le comunicazioni e le richieste del progetto alle persone giuste. 

Dai un'occhiata a questi consigli su come inviare le comunicazioni di progetto al momento giusto e alle persone giuste: 

• Invece di condividere aggiornamenti con il tuo team ogni volta che succede qualcosa durante il giorno, a volte è più utile inviare un breve riepilogo alla fine della giornata ed evitare di intasare le caselle email di tutti con notifiche continue.
• Invece di far ascoltare al team un'intera call di feedback del cliente a cui non hanno partecipato, individua i punti dell'incontro o della trascrizione che sono rilevanti e tagga i tuoi colleghi di conseguenza. Il team di sviluppo potrebbe non dover ascoltare le stesse parti del team creativo. Prendendoti qualche minuto per annotare le aree che specifici membri devono rivedere, rendi più semplice la giornata lavorativa di tutti e riduci il tempo speso a rivedere le riunioni nel complesso.  
• Non inviare email (o messaggi tramite altri canali di comunicazione) alla fine della giornata di venerdì aspettandoti una risposta entro la stessa giornata. Pensa al tuo team e agli stakeholder, e programma le tue comunicazioni in modo ponderato, così che abbiano maggiori possibilità di essere viste e ben accolte dai destinatari.

7. Se ci sono prossimi passi, annotali

Documentare i prossimi passi e le azioni da compiere e rendere queste informazioni disponibili in un luogo centralizzato è cruciale per la salute e la tempistica complessiva del progetto. Non lasciare che queste informazioni rimangano solo nella tua testa o nei tuoi appunti privati. Come project manager, parte del tuo lavoro è raccogliere le azioni tramite la presa di appunti e informare tempestivamente il team quando emergono. 

Assicurati che le azioni da svolgere non vengano lasciate ad un'interpretazione aperta. Le azioni devono essere dirette e chiaramente assegnate alla persona giusta del team, senza lasciare spazio a dubbi su cosa sia il compito o quando sia previsto. Queste attività devono essere inserite come task nel tuo software di project management e assegnate correttamente al membro del team responsabile della loro esecuzione. 

Quando le azioni non vengono annotate e condivise chiaramente con i membri del team opportuni, la timeline del progetto può sballarsi, il che può influire negativamente anche sul budget.

Tieni la tua squadra sulla buona strada assegnando le attività che emergono da riunioni regolari, check-in, telefonate e altre comunicazioni il prima possibile, includi sempre una data di scadenza e riduci qualsiasi incertezza che potrebbe sorgere all'interno del tuo team.  

8. Standardizza e crea modelli per le tue comunicazioni dove applicabile

Se ti ritrovi spesso a inviare gli stessi tipi di comunicazioni, crea modelli per i diversi tipi di messaggi e comunicazioni che invii e assicurati che seguano la etichetta professionale per le email. In questo modo saranno pronti all'uso e da compilare quando invii messaggi ed email ai membri del tuo team. 

Ecco alcuni esempi di eventi di progetto che possono far scaturire la necessità di creare modelli per comunicazioni frequentemente inviate per un progetto: 

• Dettagli dell'invito alla riunione: Salva un file di testo che puoi facilmente copiare e incollare, includendo le sezioni comuni che normalmente inserisci negli inviti alle riunioni. Consiglio vivamente di includere sezione scopo della riunione, esito della riunione e risorse.
• Aggiornamenti interni ed esterni sullo stato del progetto: Modella le tue comunicazioni di team e gli aggiornamenti di stato con le informazioni più importanti per il tuo gruppo. 
• Sommari delle riunioni: Questo potrebbe includere sezioni per data, ora, partecipanti, un link alla registrazione e trascrizione della riunione, una sezione riassuntiva e una sezione prossimi passi.  
• Richieste di attività: Crea un modello per le richieste di attività che invii ai clienti tramite email. Questo potrebbe includere la persona assegnata, l'attività e la data di scadenza, con una formattazione che sia facile da copiare e incollare così da non doverla sistemare nuovamente quando la inserisci nel corpo della mail.  
• Onboarding di clienti o membri del team: È molto probabile che accoglierai clienti e membri del team in modo simile ogni volta che inizi un nuovo progetto o aggiungi un nuovo membro.  
• Template di progetto: Non reinventare la ruota ogni volta che devi avviare un nuovo progetto nel tuo sistema di project management. Fai un favore a te stesso e al tuo team e crea un modello di progetto. 
• Informazioni sul compito: Sezioni da considerare sono specifiche dei deliverable, processo, informazioni di background e risorse collegate.

Author's Tip

Asana è il mio strumento preferito per aggiornamenti di stato. Scopri come io creo aggiornamenti di stato in Asana qui.

9. Sii coerente

Potrà sembrare un cliché, ma la coerenza è davvero fondamentale. Se sei imprevedibile e incoerente nei tuoi metodi di comunicazione, il tuo team e i tuoi clienti se ne accorgeranno e non sarà ben visto. 

È importante inviare le comunicazioni di progetto con una cadenza simile, con formattazione e metodi coerenti. I tuoi colleghi e clienti lo noteranno e inizieranno a capire dove trovare le informazioni da te e cosa aspettarsi lavorando con te. 

È probabile che incontrerai clienti e membri del team molte volte lungo il ciclo di vita di un progetto. Rifletti sui touchpoint che hai con tutti, e se esistono modi per migliorare le tue comunicazioni e renderle più uniformi ovunque.

Gli elementi da svolgere sono sempre inclusi in fondo alle tue email a un cliente in grassetto, con codice colore? Pubblicate sempre le note delle riunioni per il team interno nello stesso punto e con la stessa formattazione ogni volta? 

Le risposte a queste domande varieranno in base alle preferenze del tuo team e dei clienti, e ci saranno momenti in cui dovrai cambiare i tuoi metodi di comunicazione. Se apporti grandi cambiamenti a come invierai e condividerai le comunicazioni di progetto con i tuoi team, assicurati di tenerli informati in modo che sappiano cosa aspettarsi. 

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