9 Strategie Chiave di Comunicazione nei Progetti e Come Utilizzarle

Dalla formattazione dei messaggi alla scelta di chi inserire in copia nelle comunicazioni di progetto, i project manager dovrebbero rivedere regolarmente le proprie strategie comunicative per garantire che i membri del team ricevano le informazioni giuste, al momento giusto e nel formato appropriato.

Se non lo hai già fatto, è il momento di implementare strumenti di comunicazione e strumenti di collaborazione nei tuoi progetti, così da poter condividere meglio le informazioni con il team, confrontarsi e collaborare tra colleghi.

9 strategie di comunicazione nella gestione dei progetti

Negli ultimi 12 anni come project manager creativo, ho imparato cosa può determinare il successo o il fallimento della comunicazione di progetto, e ho raccolto nove strategie di comunicazione efficaci per te.

1. Dì di più con meno, e sii orientato all’azione
2. Usa i link per favorire l’auto-formazione
3. La formattazione è tua alleata
4. Pensa a ciò che è meglio per il team (non solo per te stesso)
5. Definisci cosa significa “urgente”
6. Scegli il momento giusto e coinvolgi le persone giuste
7. Se ci sono i prossimi passi, annotali
8. Standardizza e crea template delle comunicazioni quando possibile
9. Sii coerente

1. Dì di più con meno, e sii orientato all’azione

Se c’è una cosa che ho imparato nella mia carriera, è che nessuno vuole leggere o ascoltare appunti di progetto all’infinito. È essenziale dire ciò che serve usando meno parole possibili e concentrarsi sugli action item.

Una comunicazione efficace informa il tuo team o gli stakeholder sui progressi e colma il divario tra la situazione attuale e la prossima fase del progetto, richiedendo al team interno o agli stakeholder esterni di intervenire concretamente.

Prima di inviare una comunicazione ai membri del tuo team, chiediti:

• Ci sono parole che posso eliminare da questa comunicazione per trasmettere con chiarezza quello che devo dire in modo più conciso?
• Il mio linguaggio è diretto e orientato all’azione, pur mantenendo il tono comunicativo cortese e professionale?
• Le mie parole raggiungono realmente l’obiettivo previsto da questa comunicazione?

Ecco un esempio di comunicazione poco efficace e come può essere migliorata:

2. Usa i link per favorire l’auto-formazione

Ti capita spesso di inviare link ai tuoi colleghi quando ti chiedono informazioni che potrebbero facilmente trovare da soli, se sapessero dove cercare? Utilizzare i link per incentivare l’auto-formazione è un approccio molto utile che ti farà risparmiare tempo (e lo farà anche per il tuo team) sul lungo periodo.

Supponiamo che tu abbia guidato il tuo team creativo durante un briefing prima di passare alla produzione, e che tu abbia registrato e trascritto la riunione. I tuoi appunti della riunione per il team non devono essere una cronaca dettagliata.

Possono rivedere la registrazione o la trascrizione se necessario, ma i tuoi appunti potrebbero essere semplicemente: “Il nostro team si è riunito per rivedere X. Le nostre azioni da svolgere sono Y e Z. Il video completo della riunione e la trascrizione sono collegati qui.”

Un altro modo per farlo è utilizzare le sezioni di panoramica del progetto all’interno del tuo software di gestione progetti. Includi informazioni sulla tempistica del progetto, i contatti degli stakeholder, i membri del team interno, dove sono archiviati i file del progetto all’interno del sistema di gestione dei file, e i link ai documenti comuni che tu e il tuo team consultate spesso per ogni progetto. 

Qui è importante trovare il giusto equilibrio: non è necessario rilinkare ogni singolo file che già si trova nella cartella principale del progetto su Google Drive o Dropbox. Rifletti su quali file il tuo team consulta e utilizza più frequentemente a livello di progetto. Di solito includo le presentazioni del piano di gestione del progetto, i brief creativi e le cartelle degli asset finali. 

Consiglio Pro:

Se puoi creare dei modelli per le sezioni di panoramica del progetto nel tuo software di project management, fallo! Potrai facilmente aggiungere link successivamente e risparmiare tempo evitando di pensare ogni volta quali documenti collegare quando imposti un progetto o durante il suo ciclo di vita del progetto.

3. La formattazione è tua amica

La formattazione può determinare il successo o meno di una comunicazione scritta. Le tue comunicazioni dovrebbero essere facilmente leggibili e strutturate in modo da aiutare i lettori a trovare ciò di cui hanno bisogno in pochi istanti.

Come project manager, una delle principali funzioni del tuo ruolo è comunicare i dettagli di progetto agli stakeholder interni ed esterni, ma non è necessario reinventare la ruota ogni volta che invii una comunicazione di progetto. 

Creare un efficace piano di comunicazione per la gestione del progetto è un primo passo utile per stabilire come devono fluire le comunicazioni durante il progetto e con quale frequenza, ma aggiungiamo un altro livello e discutiamo di come devono essere impaginate praticamente le tue comunicazioni quando le invii in tempo reale. 

Ecco una lista di suggerimenti per la formattazione che miglioreranno le tue comunicazioni di progetto:

• Usa grassetto, sottolineato e corsivo in modo ponderato (ma senza esagerare!).
• Inserisci emoticon o codici colore per aggiungere con attenzione interesse visivo ed enfasi a parti specifiche delle tue comunicazioni.
• Tieni i paragrafi brevi, con una riga vuota tra un paragrafo e l’altro. 
• Mantieni la formattazione coerente. 
• Usa i thread per le conversazioni su Slack o altre applicazioni, dove è opportuno.

4. Pensa a cosa funziona meglio per il tuo team (non solo per te stesso)

I migliori project manager sono giocatori di squadra e sanno come sfruttare le risorse a disposizione per ottenere i risultati più desiderabili e di successo, mantenendo team e stakeholder coinvolti e informati. Questo significa che a volte dovrai scendere a compromessi su come preferisci che il lavoro venga svolto per il bene del tuo team di progetto. 

Un argomento caldo che ho visto in tutte le agenzie creative in cui ho lavorato è l’aspettativa di uso da parte del resto del team dei diversi strumenti e app di project management, e come decidere quali informazioni condividere e dove farlo. Mi è stato chiesto spesso: “Come dovrebbe usare il team Asana? Come sapranno cosa condividere su Asana rispetto a Slack o Email?”  

La risposta breve è: non esiste una soluzione "taglia unica" per tutto, ed è necessario valutare come vengono utilizzati gli strumenti attualmente e chiedere al tuo team cosa funziona meglio per loro.

Probabilmente sarà necessario creare un programma di formazione per risolvere il problema, ma a volte manca il tempo o le risorse per dedicarcisi davvero. Potrebbe essere necessario mettere da parte le tue preferenze e scegliere ciò che comporta il minor carico e attrito per il team, anche se non è ciò che avresti voluto (ed è una cosa accettabile). 

Se il tuo team fa fatica con un processo, questo è un segnale per rivedere e semplificare dove possibile, così che i membri possano lavorare meglio. Quando negozi workflow creativi e l’uso di strumenti di collaborazione del team, è utile ricordare che non tutti sono orientati ai processi e ai dettagli come lo sono la maggior parte dei project manager, quindi tienilo presente quando prendi decisioni sui processi per il tuo team. 

5. Definisci cosa significa “urgente”

Ho lavorato in aziende dove tutto sembrava un’emergenza improvvisa. “Urgente” significava “lascia tutto quello che stai facendo perché mi serviva ieri”. Ne seguiva il caos e tutti erano costantemente esauriti e si affannavano per portare a termine il progetto. In altre aziende, “urgente” può significare “mi serve entro la fine della settimana”. 

Secondo la mia esperienza, la cultura aziendale definisce cosa si intende per urgenza. Quando tutto sembra urgente può essere difficile capire come dare la giusta priorità a quello che bisogna fare per primo. La priorità è tra le principali competenze di project management, e ci sono diversi approcci che puoi utilizzare per determinare cosa è veramente urgente. 

Quando ti trovi di fronte all’urgenza e hai diversi compiti di progetto da completare, puoi fare riferimento a questi metodi per avere guida e orientamento:

1. Usa la Matrice di Eisenhower per aiutarti a capire cosa è urgente e importante. Tutti i compiti vengono posizionati su una griglia per stabilire la priorità nelle seguenti categorie:
   1. Urgente + Importante (priorità massima)
   2. Urgente + Non Importante
   3. Non Urgente + Importante
   4. Non Urgente + Non Importante (priorità minima) 
2. Se la sensazione di urgenza nasce internamente, chiedi ai responsabili aziendali di definire (o ridefinire) cosa significa "urgente". Il compito deve essere completato in minuti, ore, giorni o mesi? 
3. Chiedi allo stakeholder principale di chiarire la sua lista di priorità e affronta una conversazione per allinearsi su cosa sia fattibile e realistico, sulla base dell’ambito precedentemente definito e delle risorse attualmente disponibili.

6. Scegli il momento giusto e coinvolgi le persone giuste

Si spera che tu abbia già realizzato un modello di piano di comunicazione di progetto che sarà il tuo punto di riferimento per una comunicazione chiara. I tuoi progetti procederanno in modo più fluido se comunichi solo con le persone che devono essere coinvolte.

In situazioni in cui c’è una lunga lista di stakeholder esterni, identifica un singolo punto di contatto dal lato cliente che sia responsabile del convoglio delle comunicazioni e richieste di progetto alle persone giuste. 

Consulta questi suggerimenti per inviare le comunicazioni di progetto al momento giusto e alle giuste persone: 

• Invece di pubblicare aggiornamenti al tuo team ogni volta che succede qualcosa durante la giornata, a volte è più vantaggioso pubblicare un breve riepilogo a fine giornata ed evitare di intasare la casella di posta di tutti con notifiche continue.
• Invece di far ascoltare al team l’intera chiamata di feedback con il cliente a cui non ha partecipato, individua i momenti nella registrazione o nella trascrizione della riunione che sono rilevanti e tagga i colleghi di conseguenza. Il team di sviluppo potrebbe non aver bisogno di ascoltare le stesse sezioni del team creativo. Dedicando qualche minuto in più per segnare le aree che i singoli membri del team devono esaminare, renderai la giornata di lavoro più semplice a tutti gli altri e ridurrai il tempo complessivo dedicato a rivedere le riunioni.  
• Non inviare email (o messaggi attraverso altre chat app o altri canali di comunicazione) a fine giornata di venerdì aspettandoti una risposta nello stesso giorno. Rifletti sul tuo team e sugli stakeholder, e programma con attenzione le tue comunicazioni affinché abbiano maggiori possibilità di essere lette e ben accolte dai destinatari.

7. Se ci sono passi successivi, documentali

Documentare i passi successivi e le attività da svolgere e rendere queste informazioni disponibili in un luogo centralizzato è fondamentale per la salute e la tempistica generale del tuo progetto. Non lasciare che queste informazioni rimangano solo nella tua testa o nei tuoi appunti privati. Come project manager, parte del tuo lavoro è registrare le attività da svolgere tramite prendere appunti e informare tempestivamente il team quando emergono nuove esigenze. 

Assicurati che le attività da svolgere non vengano lasciate a libera interpretazione. Le attività devono essere dirette e chiaramente assegnate alla persona corretta del tuo team, senza lasciare dubbi su quale sia il compito o quando vada consegnato. Queste attività devono essere inserite come task all’interno del tuo software di project management e assegnate al membro della squadra che ne è realmente responsabile. 

Quando le azioni da intraprendere non sono chiaramente annotate e condivise con i membri del team appropriati, la tua tempistica di progetto può essere compromessa, il che può influenzare negativamente anche il budget.

Tieni il tuo team sulla strada giusta assegnando le attività che emergono da riunioni periodiche, check-in, telefonate e altre comunicazioni il prima possibile, includendo sempre una scadenza e riducendo qualsiasi elemento di incertezza che potrebbe sorgere tra i componenti del team.  

8. Standardizza e crea modelli per le comunicazioni ove possibile

Se ti ritrovi spesso a inviare gli stessi tipi di comunicazioni, crea dei modelli per i diversi tipi di messaggi e comunicazioni che invii e assicurati che seguano una corretta etichetta nelle email professionali. In questo modo saranno pronti da usare e completare quando dovrai inviare messaggi ed email ai tuoi colleghi. 

Ecco alcuni esempi di eventi di progetto che possono rendere necessario creare modelli per comunicazioni frequentemente inviate durante un progetto: 

• Dettagli invito a riunione: Salva un file di testo da cui puoi copiare facilmente le sezioni che includi di solito negli inviti a riunione. Suggerisco vivamente di includere sezione su scopo della riunione, risultati attesi e risorse.
• Aggiornamenti di stato interni ed esterni sul progetto: Struttura le comunicazioni interne e gli aggiornamenti sullo stato del progetto con le informazioni più rilevanti per il tuo team. 
• Riepiloghi delle riunioni: Questo potrebbe includere campi per data, orario, partecipanti, link alla registrazione e trascrizione, una sezione con il riassunto e una per i prossimi passi.  
• Richieste di attività: Crea un modello per le richieste di attività che invii ai clienti tramite email. Potrebbe includere il responsabile, il compito da svolgere, la scadenza e un formato che sia facile da copiare e incollare senza dover adattare la formattazione nel corpo dell’email.  
• Onboarding di clienti o membri del team: È molto probabile che farai onboarding e darai il benvenuto a clienti e membri del team in modo simile ogni volta che avvii un nuovo progetto o accogli una nuova risorsa.  
• Template di progetto: Non reinventare la ruota ogni volta che devi impostare un nuovo progetto nel tuo sistema di project management. Fai un favore a te stesso e al tuo team creando un modello di progetto. 
• Informazioni sui compiti: Sezioni da includere potrebbero essere specifiche dei deliverable, processo, informazioni di contesto e risorse collegate.

Author's Tip

Asana è il mio strumento preferito per gli aggiornamenti di stato. Scopri come creo aggiornamenti di stato in Asana qui.

9. Sii coerente

Potrà sembrare un cliché, ma la coerenza è davvero fondamentale. Se sei imprevedibile e incoerente nei tuoi metodi di comunicazione, il tuo team e i clienti lo noteranno e ciò non sarà ben visto. 

È importante che tu invii comunicazioni di progetto con una frequenza simile, formattazione e modalità costanti. I colleghi e i clienti se ne accorgeranno, e inizieranno a riconoscere dove possono trovare le informazioni e cosa aspettarsi collaborando con te. 

Durante il ciclo di vita di un progetto, incontrerai più volte clienti e membri del team. Rifletti su questi punti di contatto e valuta se vi sono modalità per migliorare e rendere più coerenti le comunicazioni verso tutti.

Le azioni da svolgere sono sempre incluse in fondo all’email verso il cliente, in grassetto, con un sistema di colori? Publichi le note delle riunioni per il team interno sempre nello stesso posto e formattate nello stesso modo? 

Le risposte a queste domande varieranno a seconda delle preferenze di team e clienti, e potrebbe capitare che tu debba modificare i tuoi metodi di comunicazione. Se apporti cambiamenti importanti su come invierai e condividerai le comunicazioni di progetto, assicurati di informare tutte le persone coinvolte, così sapranno cosa aspettarsi. 

E ora?

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