Previsione delle Risorse: Best Practice, Passaggi ed Esempi

Generalmente viene realizzata utilizzando software di gestione delle risorse. 

Quali fattori influenzano la previsione delle risorse?

Quando pianifichi un nuovo progetto, parti da una chiara comprensione del tipo di progetto, del suo ambito e del framework di consegna. Queste informazioni guideranno le tue decisioni di pianificazione della capacità sulle risorse disponibili. Le metriche di utilizzo delle risorse che supportano il processo decisionale ottimale sulle risorse includono:

• Budget: Conoscere il budget permette di individuare le priorità sul ritorno dell’investimento di progetto, allocando le risorse in modo strategico alle diverse attività. Un budget solido esplicita chiaramente le priorità strategiche e prevede un appropriato margine di rischio (tra il 10 e il 20 percento).
• Ambito: Un ambito ben definito orienta e guida l'identificazione e la selezione delle risorse di progetto. È la bussola di riferimento per il cambiamento non controllato dell'ambito, che può compromettere negativamente l'accuratezza della previsione delle risorse.
• Competenze e livello di esperienza dei membri del team: I membri del team vengono assegnati a compiti diversi e il livello di sforzo (LOE) necessario per completarli varia. Per garantire una buona previsione delle risorse, è utile assegnare i membri con maggiori competenze ed esperienza ai compiti critici, quelli con minore esperienza a compiti meno essenziali e assegnare correttamente i task ridondanti o ricorrenti.
• Ferie e assenze impreviste: La presenza influenza fortemente l'accuratezza della previsione delle risorse se non si considerano i permessi pianificati o una stima delle assenze non programmate. Per mitigare le assenze impreviste, è importante costruire relazioni solide basate su comunicazione positiva e costante, fiducia, trasparenza e pratiche di leadership psicologicamente sicure. 
• Team a tempo pieno vs. freelance o part-time: La strategia di previsione delle risorse può essere ottimizzata valutando in modo strategico come sfruttare al meglio le risorse interne (dipendenti a tempo pieno) e quando è necessario rivolgersi all’esterno (collaboratori part-time o freelance). I dipendenti a tempo pieno sono una scelta vantaggiosa per attività di lunga durata. I collaboratori part-time o freelance sono ideali per compiti che richiedono competenze specialistiche per brevi periodi. 
• Progetti in arrivo e imprevisti: Avere chiarezza su ciò che è davvero prioritario e inserire della flessibilità nella previsione delle risorse consente di anticipare i bisogni futuri di risorse per supportare le programmazioni di progetto all’interno del portafoglio. Mantieni il team flessibile dando a ciascuno abbastanza lavoro da coprire l’80% della settimana. Se i membri del team sono occupati al 100% della capacità, la tua capacità di restare agile in caso di rischi o richieste in competizione non esiste più e la tua previsione delle risorse diventerà inutile. L'80% è il nuovo 100% per evitare il burnout.
• Strumenti e tecnologie organizzative determinano l’accesso, la visibilità e la capacità di pianificare le risorse per prendere decisioni strategiche capaci di ottimizzare le prestazioni del progetto. I giusti strumenti di gestione delle risorse ti permettono di mitigare i rischi e garantire la redditività.

Perché la previsione delle risorse è importante?

La previsione delle risorse è uno sforzo di pianificazione fondamentale strettamente collegato alla salute del progetto e al suo completamento con successo. Ottimizzare il modo in cui pianifichi i progetti permette di controllare con maggiore efficacia i risultati dei progetti.

Una previsione accurata delle risorse porta a risultati di progetto di successo, come consegne puntuali e solide performance finanziarie. La previsione delle risorse tiene conto delle esigenze di risorse a livello di portafoglio, riducendo i ritardi dovuti alla pianificazione. 

Ripetere questa buona pratica ti permetterà di accedere a benchmark di conoscenza per i progetti futuri, garantendo la salute del progetto. Una previsione delle risorse fornisce a stakeholder e project manager ciò di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate.

Come Prevedere le Risorse di un Progetto in 7 Passi

Ecco come prevedere le risorse di un progetto e renderlo una pratica regolare di gestione delle risorse di progetto:

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1. Analizza il Tuo Portafoglio Progetti (Programma e Portfolio) 

Analizzare il tuo portafoglio progetti chiarirà quali risorse condivise sono utilizzate per altri progetti. Devi comunicare con gli altri project manager per collaborare su come integrare il tuo progetto nel portafoglio in modo efficace, senza interrompere altri progetti. 

Facendo ciò avrai un’idea di quando potrà svolgersi il tuo progetto e una durata realistica in base alla disponibilità delle risorse umane condivise. Una volta analizzato il programma o il portafoglio, puoi determinare tutti i requisiti di risorse e le competenze necessarie per il progetto così da stimare tempistiche e budget.

Azioni Consigliate:

• Usa il tuo software di gestione dei progetti per mappare il tuo programma di progetti.
• Pianifica riunioni con altri project manager per discutere l’allocazione delle risorse.
• Adatta la pianificazione del progetto in base alla disponibilità delle risorse condivise.

2. Determina le Risorse Necessarie e le Competenze Richieste per il Progetto

Applica la tua conoscenza operativa delle risorse e delle competenze necessarie creando una struttura di scomposizione delle risorse (RBS). Pensa all’ambito del progetto e definisci competenze, livelli di esperienza, tipologia di impiego, strumenti, software e materiali richiesti per il tuo progetto. Includi tutti i costi, sia diretti che indiretti, per creare una previsione di budget completa per le risorse. Non dimenticare di considerare costi come spese di viaggio, permessi, attrezzature e altre tariffe.

Una volta che hai determinato i requisiti di risorse e le competenze necessarie per il tuo progetto, puoi analizzare i dati di progetti simili per guidare la tua pianificazione della gestione delle risorse.

Azioni Consigliate:

• Crea una RBS dettagliata nel tuo strumento di gestione delle risorse.
• Elenca tutte le competenze, risorse e costi necessari.
• Utilizza i dati di progetti passati per stimare il budget.

3. Analizza i Dati di Progetti Simili Passati 

Successivamente, confronta le somiglianze tra i dati storici dei progetti e il tuo progetto attuale. Cosa ha funzionato bene nella gestione delle risorse dei progetti precedenti? Cosa andava migliorato? Nota quali stime delle risorse di progetto sono risultate più diverse rispetto ai dati effettivi.

Dopo aver analizzato i dati di progetti simili passati, documenta come, in qualità di project manager, implementerai le migliorie nel tuo progetto. Ricorda di considerare i possibili rischi nei punti chiave del cronoprogramma di progetto.

Analizzando i dati dei progetti precedenti puoi determinare la disponibilità delle risorse e le competenze richieste, aggiungendo così una struttura affidabile alla tua previsione delle risorse.

Azioni Consigliate:

• Utilizza il tuo software di project management o il software di reportistica per agenzie di marketing per estrarre report su progetti simili passati.
• Individua schemi nell’utilizzo delle risorse e adatta di conseguenza le tue previsioni.
• Documenta i miglioramenti e le strategie di mitigazione dei rischi sulle risorse.

4. Determina la Disponibilità delle Risorse e le Competenze del Tuo Team

Esamina i profili dei membri esistenti del team nel tuo software di gestione del flusso di lavoro. Individua chi possiede le competenze richieste dal progetto e verifica la loro disponibilità.

Se alcuni membri del team non sono disponibili, discuti la possibile flessibilità nei loro orari. Una volta che sai quali membri dispongono delle competenze necessarie e hai confermato la loro disponibilità, puoi abbinarli agli incarichi di progetto. 

Per tutte le altre risorse, l’identificazione dei tempi, dei costi e delle modalità di accesso varierà. È essenziale documentare queste variabili nella tua previsione di risorse per tracciare l’acquisizione e l’utilizzo di tutte le risorse in un progetto. Una volta determinata la disponibilità e le competenze, puoi assegnare formalmente i membri del team agli incarichi. 

Attività da svolgere:

• Aggiorna i profili dei membri del team nel software con competenze e disponibilità.
• Conferma la disponibilità delle risorse con il tuo team.
• Adatta gli incarichi di progetto in base alla capacità dei membri del team.

5. Abbina le Risorse agli Incarichi

Una volta comprese le competenze richieste dal tuo progetto, puoi iniziare ad assegnare i compiti al team. È importante confrontarsi con i membri del team per capire meglio la complessità delle varie attività di progetto. Potrebbero offrire spunti su durata, risorse necessarie e potenziali tempi morti. Una volta abbinate le risorse agli incarichi, puoi stimare lo sforzo e il tempo per ciascuna attività. 

Attività da svolgere:

• Usa il software di project management per abbinare risorse alle attività.
• Confrontati con i membri del team per affinare le stime delle attività.
• Adatta gli incarichi secondo necessità per garantire un’ottimale allocazione delle risorse.

6. Considera Assenze Imprevisti, Turnover e Trend di Assunzioni

È imprescindibile nella previsione delle risorse tenere conto di assenze impreviste o pianificate, turnover e trend di assunzione. In questo modo, garantirai la salute del progetto mitigando in modo proattivo il potenziale impatto di questi fattori su tempi e budget. 

I project manager possono utilizzare tecniche di buffering e pianificazione di contingenza per gestire le assenze. La pianificazione della successione è una modalità interna utile per affrontare il turnover, oltre ad avere una strategia di assunzione proattiva.

Attività da svolgere:

• Inserisci piani di contingenza nel calendario del progetto.
• Fai formazione incrociata ai membri del team e documenta i processi chiave.
• Rimani aggiornato sui trend di assunzione nel settore e adatta i piani di conseguenza.

Ecco alcune tecniche per aiutarti a preparati: 

• Colma i vuoti dovuti alle assenze programmate già in fase di pianificazione (prevedi un project manager di backup informato sul progetto se hai pianificato assenze)
• Assumi in anticipo e dedica tempo a questo obiettivo
• Affronta presto i gap di competenze sulle risorse (puoi individuarli con resource gap analysis)
• Garantisci comunicazioni frequenti e mirate tra te e il team
• Fai formazione incrociata ai membri del team interessati nell’area di competenza e che potrebbero offrire supporto in caso di assenza
• Sfrutta strumenti di automazione del flusso di lavoro
• Consenti il lavoro flessibile dove possibile, così le persone possono lavorare ovunque in base alle necessità

7. Monitora e Adatta se Necessario

Una previsione delle risorse è solo una componente di un eccellente piano di gestione delle risorse di progetto. Devi monitorare costantemente il tuo progetto e adeguare la tua previsione delle risorse quando necessario, sfruttando dati in tempo reale e strumenti di comunicazione avanzata per rimanere flessibile e reattivo ai cambiamenti.

Ti consiglio di utilizzare un software di gestione delle risorse per monitorare e modificare le attività del progetto secondo le necessità. Questi strumenti sono tuoi alleati affidabili per offrire visibilità su persone, tempistiche e stato delle attività. I benefici della collaborazione trasversale tra funzionalità sono resi semplici e facilmente accessibili. 

Con comunicazioni centralizzate e migliorate, puoi mantenerti flessibile e rispondere rapidamente ai cambiamenti.

Azioni da intraprendere:

• Usa il tuo software di project management per monitorare i progressi e apportare modifiche.
• Programma regolari riunioni con il tuo team per discutere l’allocazione delle risorse.
• Aggiorna la tua previsione delle risorse sulla base dei dati in tempo reale e dei feedback.

Migliori software per la gestione delle risorse

I migliori strumenti per pianificare, monitorare e ottimizzare le risorse di progetto.

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1. 1. monday.com — Best for simple workload planning
2. 2. Celoxis — Best for AI-powered resourcing tools
3. 3. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
4. 4. Scoro — Best for forecasting team utilization
5. 5. Wrike — Best for scalability
6. 6. Rocketlane — Best for unified collaboration with clients
7. 7. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
8. 8. Hub Planner by Milient — Best for midsize and large companies
9. 9. Kantata — Best for people-centric resourcing
10. 10. Retain — Best for multi-departmental complex organisations

Anche il software di previsione del progetto è utile per prevedere in modo olistico risorse, tempistiche e budget di progetto.

Esempio di previsione delle risorse

Ecco un esempio di come potresti fare una previsione delle risorse su un progetto di esempio. 

1. Panoramica del progetto

• Nome: The Fun App
• Durata: 4 mesi

2. Panoramica delle risorse

Basandoti sulla definizione dell’ambito, avrai un’idea di ciò che sarà necessario. Tuttavia, questo ti darà solo un’indicazione parziale dell’elenco delle risorse. Devi suddividere il tuo ambito in una struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Questo può essere fatto utilizzando una lavagna digitale, uno specifico software WBS o un modello WBS.

Nella tua WBS vedrai le attività e i compiti necessari per portare a termine il progetto. Potrai quindi chiederti cosa è necessario per ciascun deliverable ed effettuare un’analisi delle competenze. Con un’idea chiara delle necessità, potrai stimare le risorse per ciascun compito. 

Successivamente, calcola la durata di ciascun compito nella WBS. Con queste informazioni, verifica la disponibilità dei membri del team e delle altre risorse. Emergerebbero dei rischi?

Identifica i potenziali rischi per informare il tuo piano di gestione dei rischi: considera assenze, mercati e tecnologia. Valuta come questi fattori potrebbero impattare sul progetto e apporta i dovuti aggiustamenti. 

Stabilisci il tuo piano di previsione delle risorse descrivendo chiaramente come tutte le risorse del progetto saranno allocate e gestite per tutta la durata del progetto. Definisci ruoli e responsabilità in modo chiaro e trasparente e preparati con un piano di emergenza: è il tuo strumento più vicino a una sfera di cristallo.

Ecco cosa restituisce questo esercizio:

Team di progetto: composto da personale interno più un freelance per i testi

• Project Manager x1: responsabile della salute del progetto, della delivery e della gestione dei bisogni del cliente
• Application Designer x1: responsabile del percorso utente, wireframe, design per i requisiti di codice e prototipo visivo completo
• Application Developer x1: responsabile della funzionalità dell'app, prototipo completo e funzionante, e del lancio di prodotto di successo
• Visual Creative x1: responsabile di tutti i contenuti visivi
• Copywriting freelance x1: responsabile di tutti i contenuti scritti
• Quality Assurance Tester x1: responsabile del testing e della risoluzione di problemi/bug nell'app

Altre risorse: 

• Licenze software per design e sviluppo x2 @100 per licenza
• Compensi freelancer x1 @ $50 all'ora
• Attrezzatura: esistente, nessun nuovo costo hardware
• Materiali: spazio ufficio esistente, nessun nuovo costo

3. Suddivisione delle Risorse

• Fase 1: Design
  • Designer, Project Manager
• Fase 2: Creazione dei Contenuti
  • Visual Creative & Copywriter Freelance, Project Manager
• Fase 3: Sviluppo
  • Sviluppatore, Project Manager
• Fase 4: Test & Revisioni
  • Quality Assurance Tester, Project Manager
• Fase 5: Lancio
  • Sviluppatore, Project Manager

4. Piano di Contingenza

• Assenze:
  • Un elenco di contatti di collaboratori esterni per sostituire eventuali assenze di copywriter.
  • Personale interno con competenze sovrapposte che può sostituire in caso di assenza di designer, sviluppatore o project manager 
  • Il cliente può fornire feedback all'inizio e alla fine di ogni fase.

5. Monitoraggio e Adattamento

• Revisionare il progresso del progetto nel software di automazione dei flussi di lavoro (project management) e regolare attività, modelli di allocazione o tempi secondo necessità per garantire la salute del progetto.
• Sfruttare i margini di tolleranza al rischio per adattarsi in base a circostanze impreviste.

Best Practice per la Previsione delle Risorse

Le best practice nella previsione delle risorse per la gestione dei progetti ti aiuteranno a ottimizzare e standardizzare le procedure per garantire la consegna efficace di numerosi progetti. 

• Pianifica in anticipo: Analizza cosa serve, quando e per quanto tempo utilizzando i passaggi sopra menzionati. 
• Ottimizza l'allocazione delle risorse: Dedica più tempo ad attività fatturabili o di alto valore e meno tempo a "lavori non produttivi". 
• Sii pronto ad adattarti: Il cambiamento è inevitabile. Prevedi flessibilità nei tempi e nel budget del progetto, soprattutto laddove le previsioni si siano rivelate poco accurate in passato.
• Utilizza software di project management: Automazione dei flussi di lavoro e strumenti di previsione vengono chiamati in modi diversi e offrono funzionalità simili ovunque. Scegline uno per ottimizzare le prestazioni del progetto e del team.
• Comunica e collabora: Con il team di progetto, in tutta l'azienda, con i tuoi stakeholder e nella tua rete. Comunica in modo appropriato e costante per costruire relazioni. La comunicazione e la collaborazione ti aiuteranno ad accedere alle risorse, colmare lacune e sfruttare la rete per affrontare le sfide, che si tratti di offerte su licenze software o di sostituzioni in caso di assenze.    
• Controlla e aggiorna regolarmente la previsione delle risorse: Questo ti aiuterà a rimanere sulla strada giusta, ridurre i rischi e intervenire tempestivamente se altre unità aziendali o team di progetto dovessero aver bisogno di risorse. 
• Pratica: Metti alla prova nuove competenze nella gestione delle risorse e allenati con costanza. È una competenza; con ogni esercizio vedrai risultati migliori.

Trova altre best practice per la gestione delle risorse qui. 

Sfide Comuni Nella Previsione delle Risorse

Non temere se incontri delle difficoltà nella previsione delle risorse. Capiteranno. Non si tratta di evitare le sfide, ma di essere pronti con un piano quando si presentano. Affronta le difficoltà con coraggio e tatto. 

• Pianificazione delle risorse: Prevedi una sostituzione temporanea per i membri del team in previsione di assenze programmate e forma i dipendenti interni affinché possano subentrare, evitando così costi di assunzione e ritardi. Non sovraccaricare mai i dipendenti e utilizza uno strumento di pianificazione delle risorse o una piattaforma di pianificazione della capacità per monitorare la capacità. 
• Ritardi da parte del cliente: I clienti possono rallentare l'avanzamento del progetto se sono lenti nelle comunicazioni. Valuta la possibilità di inserire i requisiti per i feedback nel contratto. 
• Tempistiche di progetto inaccurate: Per evitare risorse sotto pressione o addirittura il fallimento del progetto, considera il portafoglio progetti e le necessità specifiche del tuo progetto, coinvolgendo i membri del team nell'inserire nuovi progetti pur mantenendo un equilibrio tra quelli già esistenti. Competenze comunicative e di negoziazione sono fondamentali.
• Trasparenza di budget: Assicurati di avere accesso all'elenco completo di tutti gli elementi del budget del progetto e alle loro stime, con un totale consolidato. Man mano che le spese effettive vengono sostenute, aggiungile al budget e registra le variazioni. Garantisci la buona salute del budget confrontando preventivi e fatture, verificando l'accuratezza e solo variazioni ragionevoli. 

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