3 Motivi per cui la Gestione del Cambiamento è Fondamentale per i Project Manager
Il cambiamento può suscitare molte emozioni nelle persone. Può essere entusiasmante, come acquistare una nuova casa o automobile o ottenere una grande promozione e un cospicuo aumento di stipendio. Può essere devastante, come perdere un animale domestico o un familiare o vedere il proprio lavoro influenzato da una serie di licenziamenti.
Che si tratti di un cambiamento positivo o negativo, può risultare travolgente, ed è per questo che il cambiamento deve essere gestito in modo efficace.
Come project manager, probabilmente hai dovuto gestire molti cambiamenti sul lavoro. Questi interventi di cambiamento potrebbero aver incluso:
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Gestire bene il cambiamento è una delle cose che può distinguere un project manager adeguato da un project manager eccezionale. Ma se sei alle prime armi con la gestione dei progetti, va bene così; ti spiegherò perché la gestione del cambiamento è così importante e ti darò alcune idee per creare un approccio strutturato al cambiamento mentre guidi il tuo team attraverso di esso!
Che cos'è la gestione del cambiamento?
Non spenderò troppo tempo sulla definizione di gestione del cambiamento in questo articolo, visto che ci concentreremo sul perché sia essenziale, ma prima assicuriamoci che tutti abbiano chiaro di cosa si tratta.
La gestione del cambiamento è un termine collettivo che indica tutti gli approcci volti a preparare, supportare e aiutare individui, team e organizzazioni a realizzare cambiamenti organizzativi.
Una strategia di gestione del cambiamento potrebbe essere costituita dai passaggi che metti in atto quando pensi (o sai) che un cambiamento sta per arrivare nel tuo progetto o nella tua organizzazione. Ad esempio, come project manager, il tuo cliente potrebbe chiederti di modificare il design o alcune funzionalità del sito web o dell'app che il tuo team sta realizzando per lui.
La prima cosa che fai è guardare il loro contratto per vedere cosa dice in merito ai cambiamenti: sono incluse specifiche modifiche o revisioni, mentre altre richiedono tempo e fondi aggiuntivi?
Supponiamo che tu e il tuo team determiniate che le modifiche richieste dal cliente richiedano due settimane aggiuntive e 25 ore per un designer e 30 ore per uno sviluppatore per essere completate. Aggiungi anche 12 ore di gestione del progetto alla tua stima.
Collabori con il tuo management per creare un addendum allo statement of work (SOW) del cliente e illustri loro le modifiche. Questa conversazione consente anche a te, al cliente e al tuo team di assicurarsi che tutti abbiano la stessa comprensione sul nuovo ambito e sulle tempistiche.
Poi il cliente firma l'addendum e il team continua a lavorare sul sito o sull’app con le modifiche integrate nel project plan e nella timeline. Congratulazioni! Hai appena messo in atto con successo un processo di gestione del cambiamento.
Perché è importante la gestione del cambiamento?
Sebbene l'esempio di processo di gestione del cambiamento qui sopra sia un buon esempio, non è l'unico momento in cui ti troverai a gestire il cambiamento in un progetto.
Potresti aver bisogno di un nuovo processo anche se cambia il team di progetto (dal lato tuo o del cliente) o se qualcosa all'interno del progetto non va secondo i piani. La gestione del cambiamento può essere utilizzata per supportare cambiamenti a breve termine, ad esempio se qualcuno va in congedo parentale o medico, o per iniziative a più lungo termine.
Per quasi tutto l’articolo potrebbe sembrare che stiamo parlando di gestione del cambiamento attraverso la lente della gestione progettuale a cascata, ma non è così. Se guidi un team agile, potresti sostenere che la gestione del cambiamento sia una parte naturale del processo agile. Generalmente i team agili definiscono il "campo d'applicazione" di ogni sprint subito prima dell'avvio dello sprint.
Ma se sei un project manager agile o uno scrum master, essere bravo nella gestione del cambiamento è una competenza essenziale anche per te! Perché? Vediamo alcune delle ragioni per cui la gestione del cambiamento è così fondamentale per il successo di un progetto.
1. Minore stress
L’ambiguità riguardo alle responsabilità di progetto, ai programmi, all’ambito e al budget può essere molto stressante per i project manager e i loro team. Buoni processi di gestione progettuale, inclusa la gestione del cambiamento, possono ridurre lo stress nel fornire progetti di qualità.
Tutti dovrebbero avere chiari il programma, l’ambito e il budget e sapere cosa fare se qualcosa non va secondo i piani o deve cambiare. Questo vale sia per il team di progetto interno sia per il cliente o altri stakeholder interessati all'esito del progetto.
Avere ruoli e responsabilità chiari all’interno del tuo processo aziendale può anche ridurre l’ambiguità e lo stress. Se tutti pensano che qualcun altro sia responsabile di qualcosa, potrebbe non essere fatto o causare ritardi nel progetto (che possono essere fonte di stress!).
2. Migliori risultati aziendali
Le ricerche di PROSCI, un'organizzazione leader nella formazione e certificazione sulla gestione del cambiamento, dimostrano che gestire il cambiamento in modo efficace porta a risultati aziendali migliori.
La ricerca di Prosci sulle migliori pratiche nella gestione del cambiamento mostra costantemente che “le iniziative con una gestione del cambiamento eccellente hanno sei volte più probabilità di raggiungere gli obiettivi rispetto a quelle con una gestione del cambiamento scarsa.”
Anche una gestione del cambiamento discreta aumenta di tre volte la probabilità di raggiungere gli obiettivi aziendali rispetto a una gestione scadente del cambiamento. I parametri che determinano cosa costituisce una gestione del cambiamento eccellente possono variare da un'organizzazione all'altra, ma l'importanza di focalizzarsi sull'essere bravi nel gestire il cambiamento rimane invariata.
Quindi, sebbene molte variabili possano influenzare il successo di un progetto, come avere il team giusto, una tempistica realistica, un budget adeguato e una comunicazione efficace, avere un buon processo di gestione del cambiamento è direttamente correlato al completamento con successo di un progetto.
3. Fidelizzazione dei dipendenti
Minore stress e maggior successo nei progetti possono portare a dipendenti più coinvolti attivamente. Questo può ridurre il turnover e aumentare la fidelizzazione del personale.
Secondo Gallup, leader di settore nel campo dell'engagement dei dipendenti e della ricerca correlata, solo il 15% dei lavoratori a livello globale rientra nella categoria dei coinvolti. Questa percentuale è più alta negli Stati Uniti, al 35%, ma è ben lontana da dove dovrebbe (e potrebbe) essere.
La mentalità secondo cui creare un team focalizzato sull'importanza della gestione del cambiamento è fondamentale per i leader della tua organizzazione. Dovrebbe essere parte integrante della creazione di una cultura aziendale in cui i membri del team vogliono partecipare e dare il meglio di sé ogni giorno.
Come project manager, sai che molte cose possono cambiare nel contesto aziendale, e la gestione del cambiamento non è un evento unico. Per questo è importante fornire risorse come roadmap, strumenti, modelli e formazione per aiutare i membri del team ad accogliere e sostenere l’organizzazione.
Se sei un PMP, molto probabilmente hai già approfondito il lato risorse umane della gestione dei progetti mentre ti preparavi all'esame, e questo è un esempio evidente di dove, come project manager, dovresti collaborare con i leader delle Risorse Umane della tua azienda quando si parla di cambiamento.
In caso contrario, questa è un'altra area della gestione dei progetti che potresti voler approfondire come parte del tuo piano di sviluppo.
Perché i project manager dovrebbero preoccuparsi della gestione del cambiamento?
Sebbene gran parte di questo articolo si sia concentrata sul progetto, sull’organizzazione e sui risultati aziendali, la gestione del cambiamento riguarda soprattutto le persone. C'è un aspetto profondamente umano nella gestione delle iniziative di cambiamento e nel supporto dei team di progetto e dei clienti durante il cambiamento.
Come project manager, è tuo compito assicurarti che il progetto proceda senza intoppi, ma una parte fondamentale di ciò consiste nel creare un ambiente di adattabilità in cui il tuo team possa dare il meglio di sé.
Un buon leader di progetto assicura sempre che il team di progetto e i clienti aderiscano a un piano di gestione del cambiamento per garantirne la massima efficacia.
4 Benefici della gestione del cambiamento per i project manager
In sostanza, i benefici della gestione del cambiamento per i project manager sono progetti più riusciti e team più felici e performanti. Tuttavia, sappi che quando padroneggerai la gestione organizzativa del cambiamento, noterai:
- Meno scostamenti di ambito: Dovresti iniziare a vedere meno scostamento di ambito nei tuoi progetti. Questo perché l’ambito è chiaro e il processo di gestione del cambiamento è ben documentato. Qualsiasi deviazione dall’ambito iniziale deve essere definita e documentata.
- Team di progetto più soddisfatti: L’ambito di lavoro è chiaro e il team è ben supportato durante ogni cambiamento. I modelli di gestione del cambiamento sono ben allineati ai cambiamenti apportati nel progetto o nei processi.
- Progetti più redditizi: I progetti che vengono monitorati e controllati adeguatamente, grazie a processi di gestione del cambiamento efficienti, risultano più redditizi. Questo è generalmente vero solo quando il budget e la tempistica sono stati stimati in modo accurato e conservativo durante il kickoff, ma in generale una buona gestione del cambiamento porta a progetti più proficui.
- Miglior capacità di adattarsi al cambiamento: Avere una cultura che valorizza e supporta il cambiamento rende i team di progetto più capaci di adattarsi quando necessario. Che questi cambiamenti siano proattivi oppure reattivi verso fattori come cambiamenti economici o del panorama competitivo, la capacità di adattarsi a nuovi modi di lavorare rende i team più performanti.
Trova qui esempi concreti di gestione del cambiamento in azione.
Mettere in pratica la gestione del cambiamento nella tua organizzazione
Se vuoi migliorare le tue competenze nella gestione del cambiamento quest’anno, ci sono molte opportunità per approfondire la tua conoscenza e la tua pratica!
Dai un’occhiata a questo articolo che descrive un processo di gestione del cambiamento in tre fasi, oppure scopri i software di gestione del cambiamento che puoi utilizzare per creare e gestire i flussi di lavoro che ti aiuteranno a gestire il cambiamento.
