10 Migliori Pratiche di Collaborazione per Migliorare le Prestazioni del Team
Il World Economic Forum afferma che il mondo si sta spostando dalla competizione alla collaborazione per poter innovare e crescere.
Il ritmo del cambiamento sta accelerando, e la collaborazione è la chiave per i team di progetto digitali che vogliono tenere il passo, innovare e aggiungere valore all’esperienza del cliente. Essere in grado di collaborare in modo efficace sarà fondamentale per le organizzazioni digitali, perché è letteralmente una questione di sopravvivenza!
10 migliori pratiche per una collaborazione efficace nel team
Quando ho chiesto all’IA di Miro le migliori pratiche di collaborazione, ecco cosa ho ottenuto. Analizziamole in modi più pratici.
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1. Definisci le norme del team
Costruire una carta del team o delle norme non deve essere per forza un’operazione complicata.
Ad esempio, ho lavorato recentemente con un team IT sulla pianificazione strategica. Abbiamo trovato un modello per esercizi sulle norme del team che comprendeva aspetti sia personali che professionali. In ogni workshop ci siamo concentrati per 15 minuti solo su questa parte di team building.
Siamo riusciti a sfruttare questa attività come icebreaker per ciascuna delle nostre sessioni e, alla fine della pianificazione strategica, avevamo una carta del team da presentare—un ottimo modo per costruire il rapporto tra i membri!
2. Investi in strumenti efficaci di collaborazione per il team
I team remoti richiedono un set complesso di esigenze per collaborare in modo efficace—indipendentemente dal fatto che tutti lavorino insieme in tempo reale. Se il team di progetto remoto e/o il cliente collaborano tra diversi fusi orari, potrebbe essere necessario operare in asincrono, il che comporta un ulteriore livello di complessità non richiesto per la collaborazione remota standard.
Dobbiamo considerare i tool di comunicazione e gli strumenti di collaborazione del team che utilizziamo—tutto, da Slack, messaggistica, Microsoft Teams, Zoom, Asana e Confluence, fino alle considerazioni sincrone e asincrone sui fusi orari, la condivisione di file, le videochiamate o la videoconferenza, e le riunioni in presenza.
La realtà è che non esiste una tecnologia perfetta che funzioni per tutti i team o tutte le interazioni. I team devono provare diversi strumenti di collaborazione o software di collaborazione per progetti e le relative tecniche, per poi iterare. Se il tuo team usa Slack, valuta un software di project management che si integra con Slack.
3. Sii rispettoso
Secondo me, il modo migliore di dimostrarlo è organizzare riunioni che rispettino il tempo delle persone. Inizia puntuale, prepara un ordine del giorno, e termina all’ora stabilita! Anche se può sembrare banale, non so quanti meeting non seguano questi principi.
Una volta un mio insegnante di meditazione disse che arrivare in ritardo o sforare è come rubare! Dopotutto, cosa possediamo davvero tutti noi, se non il nostro tempo, risorsa più limitata?
4. Ascolta e fai domande
Quante volte capita che una o due personalità dominino le riunioni, grazie ai loro titoli o al loro carattere? In un ambiente collaborativo dobbiamo implementare tecniche che garantiscano che tutti possano farsi sentire. Se sono in riunione, li abbiamo invitati per la loro conoscenza e/o esperienza!
Può essere semplice come far rispettare la norma di avere una conversazione alla volta, oppure utilizzare tecniche come le sessioni di brainstorming silenzioso.
5. Sii aperto a prospettive diverse
Questo può significare sia includere diversi dipartimenti e team che adottare stili di pensiero e competenze differenti. È fondamentale durante la collaborazione, se vuoi ricevere feedback, condividere conoscenza o coinvolgere il gruppo nel raggiungimento degli obiettivi comuni.
Ad esempio, una riunione per sviluppare soluzioni per un nuovo progetto o risolvere un problema deve considerare punti di vista diversi, per garantire che le soluzioni proposte siano davvero efficaci e applicabili.
Le strategie chiave possono consistere nell’assicurarti di invitare una persona da ogni area coinvolta o di formare piccoli sottogruppi durante la riunione che lavorino assieme per risolvere il problema e poi ne riferiscano al gruppo.
6. Fornisci un feedback costruttivo
Quando si collabora—sia che si tratti di brainstorming, co-creazione, prendere decisioni o altre attività—la passione delle persone può aiutare o ostacolare la comunicazione! Le migliori pratiche vanno dalle norme della riunione (ad es. nel brainstorming non ci sono idee sbagliate) alle norme del team come rispondere con ‘sì ma’ invece che ‘no’.
7. Definisci scadenze realistiche
La chiave per un lavoro di squadra produttivo è stabilire un piano d’azione (delegare le responsabilità) che articoli chiaramente gli obiettivi del team e, cosa fondamentale, definisca una scadenza per il completamento.
È importante non cadere nella trappola di fissare una grande visione con una data ambigua (es. sviluppare una strategia entro il Q4). Renderla specifica e attuabile in una finestra di tempo ben definita è una strategia collaudata per rispettare le scadenze (es. la bozza della strategia sarà disponibile per la revisione da parte del team alla prossima riunione del progetto tra 2 settimane).
8. Dai priorità alle attività
Nelle nostre organizzazioni frenetiche, le cose cambiano costantemente—sia all’interno che attorno ai nostri progetti. I team di successo non solo danno priorità alle attività nei loro flussi di lavoro, ma continuano a rivedere le priorità attuali e assicurarsi che siano ancora nel perimetro e che abbiano valore. Nel lavoro collaborativo, è importante tanto eliminare attività quanto aggiungerle. Ricorda: quando tutto è una priorità, nulla è una priorità.
9. Pianifica riunioni regolari
Le riunioni del team possono davvero aiutare una squadra di progetto a entrare nel giusto ritmo. Un’agenda per la riunione contribuisce a snellire le riunioni, aiutando il team ad acquisire una cadenza regolare. Consiglio ai team leader di fissare un’agenda standard per il check-in settimanale. Ecco la mia agenda consigliata:
Template Agenda Check-in Settimanale del Team
- Ci sono problemi con le nostre date chiave?
- Ci sono problemi con i nostri input—ritardi o qualità ricevuta?
- Ci sono problemi con i nostri output—ritardi o qualità?
- Come risolviamo questi problemi?
- Causa principale
- Valutazione della soluzione
- Piano d’azione
- Piano di comunicazione
- Cosa è stato consegnato questa settimana—festeggiamo i successi!
Avere un’agenda standard aiuterà il tuo team a trovare il giusto ritmo e arriveranno preparati.
Inoltre, acquisendo questo ritmo potrai snellire la riunione riducendone la durata oppure modificarne il focus verso la risoluzione dei problemi: entrambe le opzioni fanno risparmiare tempo a tutti!
10. Delega responsabilità
Non sprecare il tempo prezioso delle riunioni per elaborare soluzioni ad un problema particolare a cui l’intero gruppo non deve partecipare. Non sto suggerendo di creare compartimenti stagni ma non tutti devono essere coinvolti in tutto.
Ad esempio, se stai collaborando su iniziative per implementare un software o un sito web, assicurati che i gruppi responsabili dei diversi aspetti preparino la loro parte del piano e la presentino al gruppo.
Loro sono gli esperti del proprio settore—sfrutta questa competenza e poi fai in modo che il team collabori per integrare i diversi aspetti del piano.
4 ostacoli comuni alla collaborazione
Ora che abbiamo capito cosa fare per migliorare la collaborazione all’interno del team, quali sono invece le cose a cui prestare attenzione che rischiano di sabotarla? Le mie quattro principali sono:
- Ego: Ricordi la nostra conversazione sulla competizione? Se gli ego delle persone o l’istinto competitivo stanno creando ostacoli, prova a stabilire norme per le riunioni e un manifesto di team.
- Sovraccarico di riunioni: È davvero difficile essere creativi e collaborare quando si passa continuamente da una riunione all’altra! Programma delle pause tra una riunione e l’altra e inserisci qualche attività rompeghiaccio per stimolare la creatività prima delle attività di collaborazione principali.
- Scarsa fiducia: Alcune culture aziendali sono ancora caratterizzate da un ambiente competitivo e possono presentare una rigida gerarchia e livelli di autorità. Questo può essere dannoso per la collaborazione e la creatività sul posto di lavoro. In questi casi, promuovi una cultura collaborativa con attività non minacciose e costruisci su questa base all’interno del tuo team di progetto. Prova delle attività di team building e delle retrospettive divertenti e prosegui su quella strada!
- Comunicazione inadeguata: Quando si lavora in team collaborativi, comunicare di più è sempre meglio che comunicare di meno. Le competenze comunicative possono variare molto tra i team interfunzionali, quindi è importante stabilire delle norme e dei processi su cosa significhi una comunicazione efficace in team. Alcuni gruppi beneficiano dell’iscrizione a corsi di collaborazione che insegnano metodi pratici per migliorare la comunicazione, risolvere i conflitti e lavorare in modo coeso in gruppi eterogenei.
E ora?
Spero che queste best practice per la collaborazione tra funzioni possano aiutarti a massimizzare il contributo del tuo team! Se ti trovi a gestire un sovraccarico di riunioni, riunioni in cui gli ego si contendono l’attenzione, o una generale mancanza di fiducia nel tuo progetto, prova a mettere in pratica una di queste tecniche per avviare una collaborazione più efficace.
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