21 Idee per le Retrospettive Sprint per Far Parlare i Team di Progetto Silenziosi
Ci sono molti ingredienti che rendono una buona retrospettiva davvero efficace. Ma quasi tutti—che si tratti di onestà, sicurezza psicologica, apertura o semplicemente del desiderio di migliorare—dipendono dal fatto che i team agili riescano ad esprimersi.
Le retrospettive non possono andare avanti se i membri del team non sono impegnati a parlare dei problemi e a prendersi la responsabilità di apportare miglioramenti continui.
Le retrospettive funzionano solo con la partecipazione dei membri del team.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Attraverso le attività di Parabol che aiutano i team a condurre retrospettive migliori, più democratiche e più inclusive, una difficoltà comune che sento da Scrum Master e Product Owner è: “il mio team è davvero silenzioso durante le retrospettive—come posso farli parlare?”
Non solo le retrospettive sono frustranti quando nessuno si espone, ma smettono anche di assolvere al loro scopo di creare un miglioramento continuo del team.
Perché il tuo team è silenzioso durante le retrospettive?
Le retrospettive di sprint sono riunioni particolari, perché a differenza di molte altre riunioni, chiedono ai partecipanti di condividere vulnerabilità, debolezze, problemi o sfide.
La vulnerabilità e l'apertura sono ciò che rende così preziosi gli spunti che emergono dalle retrospettive. Ma rendono anche queste riunioni più difficili a cui partecipare.
Ci sono alcune ragioni per cui un team più silenzioso potrebbe non esporsi nelle retrospettive:
Ci sono diversi motivi per cui i membri del team possono essere silenziosi nelle retrospettive.
- Paura di ritorsioni: A volte le persone non si sentono sicure di essere vulnerabili, che si tratti di ammettere un errore o semplicemente di riconoscere che qualcosa è andato storto. I team nuovi in particolare potrebbero trovare difficile esporsi, temendo che i propri fallimenti possano essere usati contro di loro.
- Paura di essere giudicati: Tutti vogliono essere rispettati dai propri colleghi. Quindi alcuni membri del team—in particolare quelli più nuovi—potrebbero sentire che ciò che hanno da offrire non meriti di essere discusso o possa farli apparire sciocchi.
- Non sanno cosa dire: Le retrospettive agili dovrebbero servire principalmente il team, più che i manager. I membri del team possono sentirsi di non avere nulla di nuovo da aggiungere alla riunione e quindi restano in silenzio. Questo succede spesso quando i membri sentono di aver già contribuito scrivendo le proprie riflessioni sulla retrospettiva, ma non si sentono sicuri nell'approfondirle verbalmente o nell'affrontare il problema durante l’incontro.
Alcuni membri del tuo team potrebbero anche essere più introversi. In questo caso, ecco alcuni consigli per progettare riunioni agili più adatte agli introversi.
Perché le retrospettive silenziose sono un brutto segnale
Le retrospettive in agile sono come una terapia di gruppo. Ogni due settimane ci si siede insieme per discutere delle ultime due settimane. E come nella terapia, l'obiettivo non è risolvere tutto in una sola sessione, ma fare progressi costanti. A meno che non si riesca ad aprirsi gradualmente, è impossibile andare avanti e avere riunioni produttive.
Come reprimere sentimenti negativi, le retrospettive silenziose sono pericolose per la salute del team. Quando i problemi non vengono messi in luce, discussi e risolti, possono accumularsi in modo tossico.
I team forti e con esperienza possono essere più sicuri nel discutere i problemi, ma i team nuovi o meno esperti tenderanno ad interiorizzarli a causa di varie paure o insicurezze. I team più silenziosi potrebbero ritrovarsi con sentimenti di risentimento o di non essere ascoltati, il che può danneggiare la sicurezza psicologica.
Avere una comunicazione aperta durante le retrospettive è importante perché:
- Una discussione onesta è necessaria affinché i team possano migliorare. Senza di essa, incapperai negli stessi problemi più e più volte. Questo crea un circolo vizioso, in cui i membri del team iniziano a credere che le retrospettive siano noiose perché emergono sempre le stesse questioni.
- La comunicazione migliora la trasparenza e l'apertura nel team. Quando i team possono essere trasparenti tra loro riguardo al proprio lavoro, sono più propensi a essere aperti anche durante la collaborazione. Questo previene la creazione di silos e la presenza di informazioni nascoste.
- Imparare diventa qualcosa da celebrare e non da temere. Una buona retrospettiva può essere un'esperienza trasformativa per i team, rivelando intuizioni nascoste e aiutandoli a tracciare un percorso audace verso il futuro. Più velocemente il team riesce ad apprendere insieme, più velocemente cresce e migliora.
Come Far Parlare i Team Nelle Retrospettive
Quando faciliti una riunione retrospettiva è facile sentirsi responsabili di far parlare il team. Dopotutto, sei lì per dirigere la conversazione—o no? I facilitatori esistono per aiutare il flusso della conversazione. Non per crearla da zero.
Ecco alcune azioni pratiche che puoi mettere in atto nella prossima retrospettiva per favorire una comunicazione aperta.
Prima della Riunione
Ci sono molte cose che i team possono fare prima o al di fuori della riunione per incoraggiare l'apertura. Molte di queste riguardano la cultura più ampia del tuo team e forse anche della tua organizzazione. Ecco i miei migliori suggerimenti da applicare prima che inizi la riunione.
1. Crea una cultura di responsabilità
Non puoi creare una cultura dall'oggi al domani, ma puoi stabilire aspettative per sostenerla. Le retrospettive devono servire principalmente il team e aiutarlo a migliorare. Quindi considera di ribadire che le retrospettive servono alla squadra e cerca di superare qualsiasi paura di ritorsioni chiarendo che "ciò che succede nella retro resta nella retro".
2. Stabilisci le aspettative per il team
I nuovi team potrebbero non conoscere le ‘regole del gioco’ e potrebbero preoccuparsi di quali siano le aspettative nei loro confronti. A volte i nuovi membri non sanno esattamente su cosa dovrebbe vertere la loro riflessione o come dovrebbe essere una riflessione retrospettiva; perciò, stabilisci le aspettative e condividi suggerimenti utili con i partecipanti in modo che tutti sappiano come contribuire.
3. Risolvi i problemi nei colloqui individuali
Le persone amano comunicare e interagire in modi differenti. Se sei preoccupato della dinamica del team nelle retrospettive, valuta la possibilità di chiedere ai membri individualmente come si sentono a riguardo e cosa si potrebbe fare per migliorarne la dinamica. Potresti scoprire temi ricorrenti che ti offriranno una chiara via per trovare una soluzione.
4. Incoraggia la riflessione asincrona
Non tutti lavorano bene quando vengono messi "sul momento" e invitati a riflettere sulle ultime due settimane. Gli introversi potrebbero trarre beneficio dall'avere più tempo per pensare.
Prova ad aprire la tua lavagna retrospettiva online già dall'inizio dello sprint per incoraggiare le persone a contribuire quando si sentono pronte. Questo è un ottimo modo per rendere le riunioni più inclusive verso gli introversi e può aiutare a risparmiare più tempo sincrono per la discussione.
5. Lavora sulla sicurezza psicologica
La sicurezza psicologica aiuta i membri del team a sentirsi abbastanza a proprio agio da sedersi insieme e aprirsi. È un processo a lungo termine, costruito creando una cultura priva di giudizio e colpa.
Puoi favorire la sicurezza psicologica programmando momenti sociali insieme, giocando a un gioco prima della riunione o proponendo un icebreaker. Qualcosa di semplice come un quiz potrebbe fare una grande differenza su come il team si sente prima di affrontare lavoro e riunioni.
Costruire la sicurezza psicologica è importante per qualsiasi team, ma è particolarmente necessario per i team remoti in cui i partecipanti non hanno sempre numerose occasioni per costruire fiducia e robuste connessioni interpersonali.
6. Rendi le retrospettive eventi a invito
Occhi indiscreti possono compromettere l'apertura durante una retrospettiva, quindi assicurati che sia invitato solo il tuo team e il facilitatore della riunione. Se qualcuno della direzione o di altre aree vuole partecipare, spiega che la loro presenza potrebbe danneggiare la sicurezza psicologica del team. Se sei incerto su come gestire la conversazione, ecco alcuni suggerimenti.
7. Leggi la Prime Directive prima di iniziare
La Retrospective Prime Directive di Norm Kerth è un utile mantra che stabilisce le aspettative per le retrospettive. Di solito, i facilitatori delle retrospettive la leggono all'inizio della retro per impostare il tono. La Prime Directive può aiutare i team più silenziosi a sentirsi più sicuri nel parlare, ribadendo che le retro sono uno spazio sicuro e privo di giudizi.
Durante l'incontro
Il giorno è finalmente arrivato. Il tuo team ha lavorato intensamente in sprint per 2 settimane o più. È il momento di tenere la retrospettiva dello sprint per analizzare cosa è andato bene e dove sarebbe utile qualche miglioramento. Ecco i miei migliori consigli per stimolare la conversazione durante la retrospettiva.
8. Inizia con un Icebreaker
Le domande "icebreaker" danno a tutti l'opportunità di parlare all'inizio dell'incontro. A volte, dire la prima parola è la cosa più difficile. Quindi rendila priva di rischi facendo una domanda divertente che aiuti il team ad aprirsi e creare connessioni.
Per i team remoti, questo può essere un modo particolarmente prezioso per instaurare una connessione quando non ci sono tante opportunità di farlo.
9. Mantieni l'anonimato per favorire l'apertura
Potrebbe volerci tempo prima che un nuovo team si senta sicuro ad aprirsi tra i membri. Prova quindi a rendere tutte le riflessioni della retrospettiva anonime per superare la paura di ritorsioni o giudizi all'interno del gruppo. L'anonimato è un ottimo modo per avere una conversazione onesta e aperta senza che nessuno si senta troppo esposto. Molti strumenti online rendono anonime le riflessioni di default per aiutarti in questo.
10. Rendi più facile interagire con un sondaggio
Votare in un sondaggio è un'azione semplice e un ottimo modo per stimolare una conversazione. Come facilitatore della riunione, ti permette di vedere chi pensa cosa e di porre domande di approfondimento mirate invece di quelle aperte che solitamente si fanno per avviare il dialogo.
Ad esempio, se ci sono due opzioni su come migliorare un processo, proponile in un sondaggio veloce. Vedi chi sceglie quale opzione e avvia la discussione da lì. Proprio come nel planning poker o nelle stime agili, puoi utilizzare il tempo per trovare una terza via o allinearti su una delle opzioni esistenti.
11. Ruota il ruolo di facilitatore per responsabilizzare il team
Prova a ruotare il ruolo di facilitatore all'interno del tuo team. Questo aiuta tutta la squadra a sviluppare empatia riguardo quanto sia difficile facilitare una retrospettiva silenziosa.
Se sei preoccupato che qualcosa possa andare storto, prova a usare un tool online che supporta i facilitatori alle prime armi con alcuni passaggi. Puoi costruire senso di appartenenza alla retrospettiva di team incoraggiando il facilitatore a scegliere il modello di retrospettiva.
12. Crea obiettivi per le riflessioni o usa un timer
Se hai difficoltà a coinvolgere i membri nel processo di scrittura delle riflessioni di retrospettiva, prova a fissare degli obiettivi per il team. Ad esempio: “Mi piacerebbe vedere almeno 5 riflessioni da ciascun compagno in questa retrospettiva”. Puoi anche sperimentare l'uso di un timer per aggiungere le riflessioni, in modo che i partecipanti abbiano un'idea di quanto tempo dedicare alla scrittura.
13. Prepara il contesto per stimolare riflessioni di qualità
È difficile riflettere sull'ultimo sprint se non si ricorda cosa è successo. Quindi non sottovalutare il valore di preparare il contesto per la retrospettiva.
Prova ad aprire Jira, Confluence, GitHub o dove organizzi il lavoro, e fai una breve panoramica su ciò che è stato completato e su ciò che è ancora in sospeso dallo sprint. Questo aiuterà a mantenere i contenuti dello sprint ben presenti e aiuterà anche a prevenire la distorsione di recency bias nelle retrospettive.
Trova altri consigli e trucchi per Jira qui e dai un'occhiata ai software di project management integrati con Jira.
14. Suddividi in gruppi più piccoli per facilitare la conversazione
Se fai fatica ad avere discussioni significative su certi argomenti, valuta di dividere la retrospettiva in piccoli gruppi che discutano questioni specifiche, trovino soluzioni e poi riportino agli altri.
Lo svantaggio è che si perde un po' di trasparenza nella conversazione. Ma il vantaggio è probabilmente un maggiore coinvolgimento, quando due persone lavorano insieme sapendo di dover riportare qualcosa al gruppo. Può essere un buon modo per avviare una discussione più profonda.
15. Chiedi "Perché" per stimolare una riflessione più profonda
Perché è una domanda sottovalutata e poco utilizzata nelle retrospettive. Chiedere perché qualcuno si sente in un certo modo, o perché qualcosa è andato storto può aiutare a stimolare una riflessione più profonda. Se vuoi arrivare alla causa principale di un problema, puoi anche provare il metodo delle Cinque Perché.
16. Rendi la Retrospettiva Divertente Con Un Gioco
Le attività ludiche riducono i rischi nelle conversazioni, aiutano le persone ad aprirsi e rendono le retrospettive meno formali. Permettono anche di contribuire in modo non verbale. Quindi, se coinvolgere le persone nella discussione è il problema, creare uno spazio in cui possano partecipare in modo alternativo è un modo molto utile per ottenere input.
Consiglio il gioco dei pianeti in orbita, che può essere usato per giochi di team-building o come formato di retrospettiva. Molti giochi retrospettivi si svolgono online, quindi sono ideali per team remoti o riunioni con partecipanti virtuali.
17. Apprezza il Silenzio
Quando sei il facilitatore della riunione è facile sentirsi responsabili di riempire i silenzi. Ma il silenzio non è una cosa negativa. A volte quei pochi secondi in più di quiete sono proprio ciò di cui i membri del team hanno bisogno per essere spinti a intervenire.
Ricorda che le retrospettive richiedono molta attività interpretativa, perché i membri del team riflettono su come migliorare o risolvere problemi nei processi, quindi il silenzio non indica sempre disinteresse. Le persone possono semplicemente star pensando o preparandosi a parlare. Concedere quei pochi secondi in più di silenzio potrebbe essere proprio quello di cui il team ha bisogno.
Dopo la Retrospettiva
Saresti giustificato nel pensare che la retro finisca quando la riunione è conclusa. Ma c'è ancora lavoro da fare per consolidare gli apprendimenti, raccogliere feedback e assicurarsi che la prossima retro sia anche migliore. Ecco alcune cose da provare al termine della tua retrospettiva.
18. Fai una Retrospettiva sulla Retrospettiva
Fare una retrospettiva sulla retrospettiva può aiutarti a individuare alcuni aspetti migliorabili dell'incontro. Chiedi al team come si è trovato, cosa migliorerebbero e chiedi loro di suggerire esperimenti che possano aiutare a rendere le retro ancora migliori.
19. Rafforza i Comportamenti Positivi
Quando la retrospettiva è finita, dai feedback positivi riconoscendo i membri del team che sono intervenuti e quando la retrospettiva è andata bene. Valuta di concentrarti su intuizioni utili emerse durante la riunione e ringrazia i membri che hanno partecipato attivamente. Se i membri del team non si sentono a loro agio a ricevere elogi in pubblico, ringrazia semplicemente tutti per il loro contributo.
20. Segui Scrupolosamente i Punti d'Azione
I team partecipano di più alle retrospettive quando percepiscono il valore che generano. Se ogni due settimane vai a una riunione e parli senza che accada nulla, allora non ha valore per te. Ma se i membri del team portano avanti i punti d’azione e percepiscono meno attriti e processi più snelli, sarà più facile vedere il valore della retrospettiva.
Pensaci come quando ti alleni o vuoi perdere peso. Se ti impegni tanto ma non vedi risultati, è più probabile che tu molli. Se invece già dai primi momenti noti miglioramenti concreti, è più facile riconoscere il valore e continuare.
21. Pianifica la Prossima Retro nel Calendario del Team
Migliorare continuamente fallisce quando non è più una cosa continua. Per questo è importante essere disciplinati e organizzarle regolarmente. Più spesso il team ha occasioni per aprirsi reciprocamente, più facile diventa. Se non lo fai da un po’, può essere più difficile esporsi e mostrare vulnerabilità.
Se hai difficoltà ad avviare una routine di retrospettive regolari, ci sono alcuni suggerimenti utili, come inviare promemoria ricorrenti, rendere le retro intoccabili, e affiancare la retrospettiva a un’altra abitudine già consolidata, come la verifica sprint. Ricorda, dovresti prenotare circa un’ora di retrospettiva ogni 2 settimane di sprint.
Retrospettive che Fanno Parlare il Team
Facilitare le retrospettive non è sempre facile—soprattutto con team nuovi. Anche quando i partecipanti vogliono intervenire, può essere difficile consolidare le informazioni e trovare prossimi passi chiari su cui il team sia d’accordo. Ma se il tuo team non si sente sicuro di parlare, questi sono gli ultimi dei tuoi problemi.
I partecipanti potrebbero essere timidi o temere giudizi o critiche. Potrebbero non sapere cosa dire o pensare di non avere niente da aggiungere. Per ogni membro del team può essere diverso.
Ma alla fine dei conti, far parlare di più il tuo team nelle retrospettive riguarda tre elementi chiave:
- Assicurarsi che le riunioni portino valore, così tutti capiscono perché sono importanti le retrospettive e cosa ne traggono.
- Associare le retrospettive a sensazioni positive, perché i membri del team vogliono partecipare quando le retro sono divertenti e portano a un miglioramento del gruppo.
- Aiutare le persone a sentirsi al sicuro nell’esprimersi, perché non tutti si aprono con la stessa velocità o preferiscono comunicare allo stesso modo. Alcune persone preferiscono avere più tempo per riflettere in modo asincrono, oppure usare la scrittura o le emoji invece della comunicazione verbale.
Le idee e le strategie illustrate in questo blog sono pensate proprio per aiutarti in questo, che tu stia conducendo retrospettive da remoto o di persona.
Quindi, prima della prossima retro, prendi in prestito alcune di queste strategie. Prova anche solo una o due e guarda fino a dove riesci ad arrivare. Se le cose non funzionano, raccogli feedback, sperimenta, e coinvolgi il team su come rendere l’esperienza ancora migliore.
E se hai ancora difficoltà, puoi sempre provare una retrospettiva silenziosa!
Per altri blog come questo, iscriviti alla newsletter di The Digital Project Manager.
