24 Domande Da Porre In Una Sessione Di Analisi Per Project Manager
Una causa comune di fallimento di un progetto o di insoddisfazione del cliente alla fine di un progetto è che il cliente non ha ottenuto ciò che pensava di ricevere. Come possiamo assicurarci di essere tutti sulla stessa lunghezza d’onda?
Nell’incontro iniziale di discovery del progetto, dobbiamo porre le domande giuste durante la sessione di discovery per offrire al cliente la possibilità di raccontarci tutte le cose importanti che dobbiamo sapere per consegnare con successo il progetto.
Cos’è una sessione di project discovery?
Una sessione o workshop di project discovery è un incontro tra il cliente e il project manager nelle primissime fasi di un progetto. Potrebbe addirittura non essere ancora stato identificato un progetto specifico: il cliente sa di aver bisogno di qualcosa ma non è sicuro di cosa sia esattamente.
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Lo scopo della discovery call è permettere al project manager di comprendere il modello di business del cliente, le sue operazioni, il processo decisionale e gli obiettivi strategici e di business generali, per aiutarlo a definire la soluzione o il progetto giusto per affrontare uno specifico punto dolente. È anche una buona occasione per instaurare un buon rapporto con il cliente.
Si differenzia leggermente dal kickoff meeting di progetto, in cui il project manager e il team hanno già un’idea abbastanza chiara delle specifiche deliverable e attività su cui lavoreranno. L’incontro di discovery fa parte della più ampia fase di kickoff e di inizio del progetto.
24+ Domande da porre in una sessione di project discovery
Ecco le domande più importanti da porre in una sessione di project discovery. Le ho suddivise nei seguenti 6 tipi di domande di discovery:
- Domande sulla strategia
- Domande sull’esperienza utente
- Domande sui contenuti
- Domande sulla creatività
- Domande tecniche
- Domande sul project management
Questa lista non è pensata come un questionario da far compilare ai clienti, ma come una guida per aiutarci a capire i bisogni del cliente o del potenziale cliente, e il suo problema di business, così da poter progettare correttamente una soluzione adeguata.
Ognuna di queste è una domanda aperta, che ti permette di approfondire davvero e capire perché la soluzione attuale non funziona e cosa serve in quella potenziale.
Domande sulla strategia
1. Obiettivi
Perché stiamo facendo questo? Quali sono gli obiettivi di questo sito web? Quali sono i KPI e le metriche? Come misureremo e valuteremo il successo? In che modo aiuterà la vostra attività? Cosa deve ottenere dal punto di vista del business? Cosa dovrebbe realizzare? In che modo gli obiettivi di business sono collegati ai bisogni insoddisfatti dei consumatori?
2. Messaggi
Quali sono i messaggi chiave da comunicare? Qual è l’unica cosa che vogliamo che le persone pensino/provino/facciano? Cosa possiamo dire per convincerle a farlo? Come si inserisce questo nella più ampia strategia di marketing e comunicazione? Come si confronta con il posizionamento competitivo? Cosa stiamo comunicando che ci differenzia; qual è la nostra Unique Selling Proposition (USP)?
Domande sull’esperienza utente
3. Pubblico
A chi stiamo cercando di comunicare? Chi sono le audience primaria/secondaria/terziaria? Perché? È diverso dal pubblico a cui aspiri? Quali sono le loro caratteristiche demografiche? Perché dovrebbero visitare il sito? Quando lo visitano? Perché dovrebbero tornare?
4. Percorsi utente
Chi sono gli utenti del sito? Quali sono i loro diversi bisogni? Cosa vogliamo che facciano? Quali sono le attuali barriere? Come possiamo aumentare la soddisfazione del cliente? Come possiamo generare fedeltà? Come possiamo incentivare la conversione?
5. Funzionalità
Che tipo di funzionalità, oltre alle semplici pagine di contenuto statico, è richiesta? Rilevamento del browser? Rilevamento tramite geo-IP? Supporto multilingue? Carrello della spesa o eCommerce? Raccolta dati? Moduli? Stampa schermo? Cookie? Contenuti dinamici? Mappe interattive? Localizzatori di negozi? Blog? Calendario eventi? Annunci di lavoro? Un feed per contenuti aggiornati frequentemente? Galleria fotografica? Integrazione social? Perché è necessaria? In che modo questa funzionalità ci permette di raggiungere gli obiettivi di business?
6. Usabilità
Quali sono i requisiti per effettuare test utente? Quali dispositivi vogliamo supportare? Quali browser supporteremo? Su quali piattaforme stiamo sviluppando? Qual è la dimensione minima dello schermo su cui dovremmo sviluppare per ciascuno? Quali sono i requisiti e gli standard per la conformità all’accessibilità?
Domande sui contenuti
7. Tipologie
Quale contenuto caricheremo sul sito? Si tratta di riutilizzare vecchi contenuti o di crearne di nuovi? Quante sezioni di contenuto ci saranno? Quali pagine sono necessarie? Quali sono i diversi tipi di contenuto che dobbiamo supportare? Perché sono necessari? Cosa si vuole ottenere? Come verranno integrati i contenuti tra loro? Come si relazionano i contenuti tra loro?
8. Gestione
Chi li scriverà? Quando saranno pronti? Chi caricherà i contenuti sul sito? Chi li manterrà? Quali flussi di lavoro, livelli di permesso e approvazioni sono necessari?
9. Localizzazione
Quanti mercati devono essere supportati? Quante lingue diverse ci sono in questi mercati? Quali sono le differenze di contenuto tra i diversi mercati? Quando devono essere lanciati i diversi mercati? Quali altri requisiti specifici dei mercati dovremmo conoscere?
Domande Creative
10. Look & Feel
Che tipo di creatività hai visto che ti piace? Cosa non ci piace? Perché?
11. Risorse
Che tipo di lavoro sul branding è già stato fatto? Quanto è popolare internamente ed esternamente tra i clienti? Dove possiamo trovare gli asset del brand—loghi, linee guida di brand, fotografie?
12. Linee Guida di Brand
Quanto sono definite le linee guida di brand? Quanto è rigida la guida di stile esistente? Quali passaggi possiamo aggiungere al processo di workflow creativo per assicurare coerenza di brand?
13. Tono
Esistono siti già esistenti che ti piacciono e che possano fornire spunti creativi per un look & feel desiderato? C'è uno stato emotivo finale che vorremmo trasmettere al nostro pubblico?
Domande Tecniche
14. URL
Qual è l'URL di questo sito? Chi è l'attuale registrar del dominio? Come supporteremo i mercati multilingue?
15. Hosting
Chi ospita il sito? IIS o Apache Linux o Windows o altro? Qual è il carico attuale sul server? Vengono utilizzati dei database e, in tal caso, di che tipo? Ci sono preferenze sui database? Di quali meccanismi di backup abbiamo bisogno? Ci saranno picchi di traffico che richiederanno una content delivery network (CDN) come AWS, Akamai o Edgio?
16. Integrazione con Sistemi Ereditati
A quali sistemi esistenti dovrà collegarsi questo sito web?
17. Sicurezza
Dovremo creare account utente? Sarà necessaria la crittografia? Ci saranno aree protette da password? Quali dati personali dovremo archiviare e mettere in sicurezza?
18. Preferenze di Sviluppo
Costruiremo su un sistema di gestione dei contenuti (CMS) come WordPress, Drupal o Sitecore? Esiste un framework di sviluppo che dobbiamo utilizzare? Quali dispositivi, browser e piattaforme devono essere supportati?
19. Tracciamento
Come monitoreremo i KPI? Utilizzeremo strumenti di analisi come Webtrends o Google Analytics, o altre tecnologie di misurazione come ClickTale o qualcosa di più completo come Adobe SiteCatalyst?
Domande sulla Gestione del Progetto
20. Processo
Come si relaziona questo progetto con altri progetti attivi? Qual è il piano di progetto? Cosa dobbiamo fare (SoW)? Qual è la sequenza delle attività (metodologia)? Quando (piano temporale)? Quanto costerà (budget)?
21. Comunicazione
Quali sono i migliori canali di comunicazione da usare? Chi deve essere coinvolto e quando? Quali strumenti useremo per comunicare, collaborare e condividere?
22. Governance
Come gestiremo il processo? Chi sono gli stakeholder? Chi è responsabile, chi prende decisioni, chi viene consultato e chi viene informato? Come gestiremo eventuali cambiamenti nei requisiti?
23. Processo di Approvazione
Come gestiremo efficacemente il team di progetto e gli stakeholder durante l'intero ciclo di vita del progetto?
24. Gestione Progetto
Come monitoriamo i progressi per assicurarci di rispettare i requisiti definiti, le tempistiche e il budget? Qual è la scadenza per la pubblicazione online? Perché? Cosa motiva la necessità di rispettare tale data?
E ora?
Dopo il processo di discovery, assicurati di inviare un'email di follow-up con l'elenco delle prossime azioni e dei punti da affrontare. Vorrai anche iniziare a lavorare sui prossimi passaggi del processo di avvio del progetto: comincia a definire i deliverable, a redigere lo statement of work e a pianificare il kickoff meeting.
Cosa pensi che mi sia sfuggito? Cos'altro dovrebbero considerare i PM quando iniziano la fase di discovery di un progetto? Mi piacerebbe sapere se hai altri suggerimenti—condividili nei commenti qui sotto!
