Brainstorming Silenzioso: Coinvolgi Facilmente gli Introversi
Secondo Computerworld Magazine, i sondaggi dimostrano che circa il 75% delle persone si considera estroversa, ma le evidenze aneddotiche indicano che la maggior parte delle persone che lavorano nell’IT sono introverse.
Anche se si tratta di una generalizzazione, è sufficiente dire che i project manager digitali interagiranno con molte personalità e preferenze diverse. Ci saranno sempre quelle persone introverse che dovrai assicurarti di coinvolgere nei tuoi progetti in modo che possano fornire la loro competenza.
Questo potrebbe richiedere l’adozione di una tecnica come il brainstorming silenzioso per assicurarti che vengano ascoltati e non messi da parte dagli estroversi presenti. Il brainstorming silenzioso è un’ottima aggiunta alla tua cassetta degli attrezzi di tecniche creative.
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Sono Annie MacLeod, project manager e coach appassionata ed esperta che ama creare esperienze collaborative per team remoti e i loro progetti. Sono anche un’introversa devota!
Negli anni, mentre capivo meglio cosa significasse essere introversa, sono riuscita a costruire pratiche di collaborazione che valorizzassero le conoscenze degli introversi e li rendessero più coinvolti nei miei progetti.
Se sei interessato ad approfondire il tema degli introversi, ti consiglio vivamente il libro Quiet, Il potere degli introversi in un mondo che non smette di parlare di Susan Cain. Offre ottimi spunti sul significato dell’introversione, oltre a tecniche per gestire situazioni che possono risultare sopraffacenti.
Cos’è il Brainstorming Silenzioso?
Le sessioni di brainstorming sono una tecnica collaborativa fondamentale utilizzata oggi nel mondo del business, soprattutto nei progetti. Per i project manager digitali, ci sono molti modi in cui il brainstorming di gruppo può aiutare a risolvere problemi, generare soluzioni, sviluppare contenuti, pianificare e fare retrospective.
Le sessioni di brainstorming silenzioso prendono la parte “tempestosa” e la rendono più tranquilla, così che non sia la voce più forte nella stanza a prevalere, permettendo invece a tutti di offrire contributi più riflessivi al processo creativo.
Il vantaggio aggiuntivo del brainstorming silenzioso è che può essere svolto anche in modalità asincrona, quindi ogni persona può fornire il proprio input indipendentemente dal fuso orario e si può ottimizzare il tempo delle riunioni per approfondire i contributi, specialmente quando il tempo è limitato.
Perché Farlo: Come il Brainstorming Silenzioso Coinvolge gli Introversi
Adoro questa citazione dagli esperti di mindmanager.com:
Il brainstorming consente alle persone di pensare più liberamente, senza paura di essere giudicate. Il brainstorming favorisce una collaborazione aperta e continua per risolvere problemi e generare idee innovative. Il brainstorming aiuta i team a generare rapidamente un grande numero di idee, che possono essere poi perfezionate e unite per creare la soluzione ideale.
Questo mette in luce ciò che vogliamo ottenere con il brainstorming: tante idee veloci evitando il pensiero di gruppo.
| Brainstorming | Introversi Felici | Tecniche di Brainstorming Silenzioso |
|---|---|---|
| Pensare liberamente | Rispetta il loro spazio | Spazio in whiteboard digitale per inserire opinioni |
| Nessun giudizio | Dai loro tempo per ricaricarsi | Tempo asincrono per contribuire |
| Collaborazione | Coinvolgili in conversazioni approfondite | Contributi anonimi |
| Grande quantità di idee | Rallenta e lasciali parlare | Più testo, meno discorsi |
Come Svolgere il Brainstorming Silenzioso
Ci sono alcune buone pratiche di base per il brainstorming, e il modo migliore per iniziare è definire il tema della sessione (ovvero: su cosa siamo qui a riflettere?) e fornire il contesto per il brainstorming. Questo contesto riguarda il perché — le ragioni per cui facciamo questo esercizio.
Per esempio:
| Tipo | Come Inquadrarlo |
|---|---|
| Ideazione | Esempio: “Stiamo costruendo un sito web che dovrà vendere il prodotto x a un pubblico y.” Fornisci qualsiasi altra informazione dal cliente su cosa renderebbe questo sito un successo. Una domanda esemplificativa per inquadrare il brainstorming potrebbe essere: “Quali sarebbero le tre-cinque caratteristiche imprescindibili per questo tipo di sito?” |
| Risoluzione dei Problemi | Esempio: “Stiamo riscontrando un problema con i tempi di risposta ai messaggi della chat sul nostro sito web. I feedback di clienti e potenziali clienti sono stati pessimi.” Un problem statement esemplificativo per inquadrare il brainstorming potrebbe essere: “Quali potrebbero essere le tre-cinque principali cause di questi tipi di problemi? Pensate a fattori umani, tecnologici, dell’utente o qualsiasi altra cosa possa influenzare il problema.” |
| Retrospettiva | Esempio: “Abbiamo avuto uno sprint fantastico—il lavoro di squadra è stato eccezionale” Una domanda esemplificativa per inquadrare il brainstorming potrebbe essere: “Quali sono state le tre-cinque cose principali che renderebbero un team davvero affiatato?” |
Il passo successivo è fornire uno spazio in cui il team possa condividere le proprie idee. Questo può avvenire tramite un foglio Google, una lavagna o un documento Google. È importante disporre di uno spazio facilmente accessibile, condivisibile con i membri del gruppo e che permetta di raccogliere facilmente i risultati.
In Miro io creerei uno spazio fatto così:
Come puoi vedere, ho iniziato con una chiara dichiarazione di inquadramento e ho mostrato visivamente dove bisognava iniziare. Successivamente, ho fornito istruzioni chiare su come svolgere la sessione di brainstorming. Questo vale sia che tu lo stia facendo in una riunione dal vivo sia in modo asincrono.
È importante avere le istruzioni scritte e visibili a tutti per ricordare cosa devono fare. Moltissime volte ho visto persone tornare a leggerle quando dimenticano perché si trovano lì!
Infine, comunichiamo chiaramente quali sono i prossimi passi—questo è molto importante affinché tutti comprendano il valore del loro contributo e cosa ci si aspetta da loro rispetto agli input forniti.
Silent Brainstorming in pratica
Vediamo quando e dove potresti utilizzare queste tecniche nel tuo progetto digitale:
- Retrospettive: Probabilmente questo è il caso d'uso principale—se vuoi davvero ottenere feedback sinceri e costruttivi e minimizzare il puntare il dito, il silent brainstorming dovrebbe essere il metodo da preferire nella tua prossima retrospettiva.
- Risoluzione dei Problemi: Quando si scopre un problema e non è chiaro se sia un bug, una modifica o una questione di formazione e vuoi raccogliere l'opinione di tutti sulla causa, può essere efficace ricevere input da chiunque abbia osservato il problema. Se ci sono molteplici aspetti di un problema e stai cercando soluzioni potenziali, il brainstorming può aiutare a raccogliere tutte le competenze tecniche necessarie a definire la portata della soluzione.
- Sviluppo delle norme di team: Il silent brainstorming è un ottimo esercizio per sfruttare la diversità del tuo gruppo e generare idee su come comunicare, sulla cultura che si desidera creare, su come promuovere il team building e su come collaborare.
Prendendo come esempio la board sopra, vediamo ora i passaggi che dovresti seguire:
- Crea lo spazio per la sessione di brainstorming. Assicurati di includere questi elementi chiave:
- Inquadra il brainstorming: Perché stiamo facendo questa sessione? Per l'esempio delle norme di team potresti dire: “Condividete tutte le best practice che avete sperimentato come membri di un team di progetto e inseritele nello spazio del brainstorming.”
- Aggiungi una sezione con le istruzioni: Invito sempre i partecipanti a prendere x post-it e a inserire su ogni pensiero un sostantivo e un verbo (e punti extra se aggiungono aggettivi).
- Prepara delle pile di post-it così possano concentrarsi sul contenuto invece che dover copiare e incollare nuovi biglietti.
- Prossimi passi: Elenca cosa succederà dopo la sessione. Includi quando devono essere inviati gli input e quando il gruppo si riunirà per raggruppare i risultati e sviluppare azioni.
- Invita il team che parteciperà alla sessione di brainstorming e fornisci istruzioni chiare su cosa ci si aspetta da loro, oltre al link alla board. Inoltre, non dimenticare di includere eventualmente qualche tutorial o istruzione supplementare per chi è nuovo alla tecnologia che utilizzi!
- Fai un follow-up per ringraziare i partecipanti per il contributo e confermare il prossimo incontro. In caso contrario, la prossima volta nessuno si preoccuperà di rispondere alla tua richiesta!
Punti Chiave
Perché questo metodo funziona così bene per gli introversi? Ecco i punti principali:
- Le lavagne digitali ci danno la libertà di partecipare e collaborare con i nostri tempi. Svolgendo l’esercizio in modo asincrono, si concede alle persone il tempo di raccogliere i propri pensieri ed esprimerli con attenzione senza occhi puntati che osservano quante idee hanno o cosa hanno scritto. In più questi strumenti offrono il controllo ortografico e non è necessario scrivere tutte le note a mano—un vantaggio extra per noi facilitatori introversi!
- Svolgere la sessione di brainstorming in digitale permette al team di raccogliere le proprie idee e articolare chiaramente i concetti tramite testo invece che doverli esprimere oralmente.
- La tecnica fa risparmiare tempo nella riunione per approfondire le conversazioni che riguardano il raggruppamento e lo sviluppo di azioni a partire dal brainstorming, perché tutti possono vedere l’input del gruppo prima della riunione. Questo aiuta anche a ricaricare le energie prima di questa attività successiva, oltre che a prepararsi meglio.
- Dato che gli input sono anonimi, si evita che chi ha la voce più forte o il ruolo più importante dia più peso alla propria opinione. Questo succede spesso in contesti dove gli estroversi possono monopolizzare la conversazione!
Puoi trovare altre best practice per la collaborazione qui, e se vuoi qualche spunto su come iniziare a fare brainstorming nel tuo prossimo progetto dai un’occhiata a:
- Dai un’occhiata alle altre risorse disponibili per i membri DPM—articoli, podcast e raccomandazioni di strumenti.
- Prova il mio template su Miroverse per definire l’ambito dei progetti e collegare i criteri di successo ai deliverable.
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