5 Esempi di Report per la Pianificazione della Capacità
In qualità di project manager, garantire che i team di progetto dispongano del giusto equilibrio tra competenze, qualifiche, esperienza e, forse la cosa più difficile di tutte, disponibilità, può essere un complicato esercizio di equilibrio. Quando riesci ad assegnare le risorse giuste ai tuoi progetti, eviti di delegare lavori complessi a personale inesperto o di sovraccaricare il team esistente. Ma come si fa ad ottenere questo risultato?
È proprio qui che entra in gioco la vera potenza dei report di pianificazione della capacità. Elemento cardine di qualsiasi framework di Business Intelligence (BI), i report personalizzati possono generalmente essere generati da un software di gestione delle risorse o da un software di pianificazione della capacità e ti permettono di quantificare la fatturabilità del tuo progetto fornendo anche stime accurate dell’impegno necessario in futuro. Di conseguenza, non sei più all’oscuro riguardo alle attività che occupano la capacità del tuo team e puoi assicurarti che i tuoi progetti abbiano i giusti aggiornamenti di conoscenza, esperienza e capacità di carico di lavoro disponibile.
Dai un’occhiata a questi 5 report essenziali di pianificazione della capacità che ruotano attorno all’eccellenza nella gestione delle risorse e che ti aiuteranno a pensare in modo più intelligente alla distribuzione delle risorse.
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1. Report di confronto tra capacità e previsione della domanda
La gestione della capacità analizza in anticipo la capacità delle tue risorse. I report di pianificazione della capacità presenti in soluzioni intuitive di gestione delle risorse e software di previsione dei progetti come Saviom Software (o anche semplici creatori di report drag and drop) generano stime sulla capacità futura basandosi sui modelli di domanda attuali. Ciò garantisce prestazioni ottimali e investimenti corretti nel futuro, con molteplici vantaggi. Ad esempio, eventuali deviazioni dagli obiettivi delle attività che coinvolgono il tuo personale possono essere rilevate e risolte nelle fasi iniziali. Inoltre, i membri del team possono supportarsi a vicenda su diversi compiti e rimanere aggiornati sulle prossime date di formazione per competenze richieste.
Il primo passo è avere un inventario aggiornato delle competenze e stilare l’elenco delle conoscenze e abilità lavorative più richieste di cui hai bisogno. Successivamente, puoi cercare tra il personale attuale chi possiede tali competenze. Potrai così riformulare la tua organizzazione ed eliminare surplus di competenze ormai obsolete al fine di ottimizzare la distribuzione delle risorse.
La previsione della domanda nella gestione dei progetti ti consente di raccogliere i progetti fattibili in cantiere che in seguito diventeranno lavoro concreto. Le tue risorse possono quindi essere informate di questi impegni futuri con un anticipo ragionevole e, con intelligenza, migliorare le proprie competenze man mano che ci si avvicina a una reale assegnazione.
I report di confronto tra capacità e domanda intuitiva supervisionano anche la disponibilità a tutto tondo durante i periodi di picco e bassa stagione nell’anno fiscale, affinché l’azienda non risenta di fluttuazioni nel movimento delle persone e si possano prevenire colli di bottiglia.
2. Funzione di reporting Booked Versus Actuals
Se stai cercando metodi di livellamento delle risorse per bilanciare sforzi e ore delle risorse in un unico posto, sei fortunato! Il report Tempo previsto vs. Effettivo, meglio noto come Booked Versus Actuals, consolida tutte le prenotazioni sensibili al tempo, così da consentirti di stimare con precisione la pianificazione delle risorse per progetti futuri.
Le ore ‘Booked’ si riferiscono alle stime di prenotazione del progetto, mentre le ore ‘Actual’ vengono prelevate dai timesheet del personale. Ad esempio, puoi recuperare un riepilogo delle prenotazioni di progetto.
Inoltre, puoi estrarre direttamente informazioni dai timesheet da pianificazioni esterne, così che i dati esistenti possano essere confrontati in tempo reale con le stime future. Ridurre al minimo il gap tra sforzi pianificati ed effettivi ti informa su come le diverse attività principali sono distribuite, escludendo il lavoro non ordinario (non-BAU). In più, eventuali differenze nelle ore, sia in aumento che in diminuzione, vengono evidenziate per avvisarti dei valori sovrastimati o sottostimati.
3. Report percentuali di utilizzo delle risorse
I tassi di utilizzo delle risorse misurano la produttività a lungo termine del personale e ti permettono di assegnare carichi di lavoro ottimamente bilanciati. Un eccessivo utilizzo del personale non solo genera stress, ma crea anche un programma in cui le attività traboccano senza alcuna responsabilità. In un sondaggio effettuato da Tower Watson, il 57% degli intervistati ha indicato il superlavoro come motivo del proprio disimpegno a lavoro.
D'altra parte, sottoutilizzare il potenziale delle risorse ti porta a trascurare le competenze secondarie e la capacità di carico di lavoro che le tue risorse attuali possiedono, le quali potrebbero facilmente migliorare il ritmo di avanzamento del progetto. Finisci per affidare il tuo progetto ad agenzie esterne, anche quando i tempi di inattività aumentano a causa di risorse inutilizzate. Di conseguenza, si crea uno squilibrio tra i costi salariali e i ritorni valutabili a fronte di essi.
Il report utilizza le metriche di utilizzo delle risorse per misurare in modo uniforme l'impegno di tutti durante le ore lavorative standard, assegnando giorni, ore o livelli percentuali. Vengono corretti doppi ingaggi e squilibri tra l’impegno effettivo e quello previsto. Ad esempio, se a una risorsa viene assegnato più di un progetto in scadenza nello stesso giorno, ovviamente si supereranno le ore lavorative standard. Con Saviom, questa discrepanza verrebbe messa in forte risalto dalla panoramica generale delle prenotazioni delle risorse, consentendoti di distribuire meglio il carico di lavoro su diversi giorni o settimane, a seconda dei casi.
I report sul tasso di utilizzo di alcuni strumenti possono anche generare una mappa di calore della capacità di allocazione che ti informa sulle diverse attività su cui sono distribuiti i tuoi contratti di risorse, favorendo una distribuzione equa dei carichi di lavoro e una logica prioritizzazione dei compiti.
4. Rapporti finanziari previsionali
Puoi riconciliare il tuo portafoglio di budget calcolando i costi previsti (forecast) e quelli effettivi. I primi si ottengono moltiplicando le ore prospettiche per le tariffe del personale, i secondi derivano dalle ore effettivamente lavorate per le quali viene applicata la relativa tariffa. Si genera una varianza dalla differenza tra i costi effettivi e prospettici nel tempo. È possibile prendere decisioni informate sull’allocazione in base agli analytics dei report previsionali delle risorse confrontati con i costi effettivi.
Il report Forecast vs Costi Realizzati non solo mette in luce il reale valore fatturabile dei progetti, ma segnala anche le tariffe orarie più convenienti. Puoi anche individuare le cause di eventuali ostacoli o rallentamenti che potrebbero prolungare la durata del progetto oltre la previsione iniziale. Ad esempio, se il costo di realizzazione è superiore a quello prenotato, vuol dire che le risorse hanno dedicato più tempo a una determinata attività. Al contrario, se è inferiore, puoi concludere che il lavoro è stato terminato in anticipo.
5. Rapporti sulla disponibilità delle risorse
Sia nei periodi di picco che in quelli di bassa attività, i report sulla disponibilità delle risorse aiutano ad adottare un approccio proattivo ad allocazioni di lavoro ottimali. Infatti, anche con il numero giusto di persone, non puoi presumere che siano tutte immediatamente disponibili e perfettamente pronte per il prossimo progetto in programma. Ad esempio, se la risorsa A prende diversi giorni di permesso a aprile, la sua disponibilità si riduce, il che implica che la capacità del team e le scadenze di progetto dovranno essere riviste di conseguenza.
Dovrai quindi trovare un altro gruppo di risorse in stand-by, che non solo sia disponibile a colmare il gap, ma che possieda anche le competenze e la preparazione necessarie per portare avanti l'attività. Questa strategia riduce drasticamente i tempi morti e impedisce che i progetti vengano messi a rischio da improvvisi ed inspiegabili cali di produttività una volta avviati.
Alla fine dei conti, un report sulla capacità semplifica il processo decisionale aiutandoti a basare i tuoi dati su scienza pura, con metriche e grafici chiari. Con il giusto intuito, non dovrai più stimare a occhio quante persone, o quale insieme di competenze ed esperienza siano necessari per far avanzare un progetto o capire perché un piano non ha funzionato. In questo modo, potrai davvero impegnarti nel raccogliere i risultati che ti sei prefissato e ridisegnare la tua azienda su una forza lavoro ben dimensionata e una pianificazione intelligente delle capacità.
