Consigli per la Valutazione delle Prestazioni che Ogni Project Manager Dovrebbe Conoscere
La Preparazione è Fondamentale: Ripensa la valutazione delle prestazioni come un'opportunità di crescita, comprendi il formato utilizzato dalla tua azienda e raccogli dati per mettere in risalto i tuoi contributi.
Metti in Evidenza la Tua Leadership: Concentrati su come la tua leadership e capacità di problem solving hanno portato al successo del progetto, oltre alla sola consegna.
Evidenzia i Successi Extra-Progetto: Includi traguardi raggiunti al di fuori della tua mansione, come il mentoring di un project manager più junior.
Usa il Feedback come Strumento di Crescita: Utilizza il feedback dei colleghi per mostrare i tuoi punti di forza e affrontare le aree di crescita.
Mantieni Viva la Conversazione: Rivedi regolarmente i tuoi successi e i tuoi obiettivi per essere sempre pronto e concentrato durante tutto l'anno.
Quando ho avuto la mia prima valutazione delle performance come project manager, non mi sono davvero preparata. Ero impegnata a guidare un progetto, dopotutto. Secondo me, i miei compiti, successi e insuccessi erano già chiari al mio manager e al team.
Così, quando iniziò la valutazione delle performance, non avevo molto da dire. Ho usato molto la parola "noi", ho sorvolato sui miei contributi e non ho nemmeno parlato delle competenze che volevo sviluppare. Quando ho ricevuto dei feedback costruttivi sui miei metodi di leadership, ero impreparata, senza alcun dato a supporto.
Ho lasciato quella valutazione sentendomi un po' sconfitta. Ovviamente, non appena fu finita, mi sono ricordata di tutte le vittorie e i contributi che avevo dato durante l'anno e che mi avrebbero aiutata a distinguermi agli occhi del mio manager.
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Non fare come me! Continua a leggere per scoprire suggerimenti su come brillare nella tua prossima (o prima) valutazione delle performance come project manager.
Prima della valutazione delle performance
Cambia il tuo punto di vista
Quando pensi alle valutazioni delle performance, qual è la prima cosa che ti viene in mente? Aumenti di stipendio? Bonus? Promozioni? Crescita professionale?
Sì, tutte queste cose possono essere il risultato di una valutazione delle performance, ma concentrarsi su di esse ti renderà solo più nervoso nell'attesa della valutazione.
Se hai una valutazione delle performance in arrivo, prova a cambiare prospettiva: le valutazioni sono un'opportunità per identificare e riflettere sulle competenze di project management che hai acquisito e consolidato. È anche un'occasione per parlare delle sfide e difficoltà del tuo ruolo (magari hai bisogno di un diverso strumento di project management o di una nuova certificazione di progetto).
Comprendi il formato di valutazione della tua azienda
Se questa è la tua prima valutazione delle performance in azienda, è importante capire cosa aspettarsi. Ogni organizzazione ha il proprio approccio. Alcune sono informali, ti chiedono semplicemente di parlare dei tuoi successi e delle tue difficoltà dell'anno passato. Altre sono più formali e possono includere anche un questionario o un modello per guidare la conversazione. Per chiarire l'approccio della tua organizzazione, chiedi al tuo manager:
- Come sarà organizzata la conversazione? Esiste un modello che l’azienda utilizza per guidare le valutazioni delle performance?
- La conversazione sarà generale per tutti i dipendenti, o specifica per il ruolo di project manager?
- Se c’è una componente di autovalutazione, come verrà utilizzata quell’informazione nella valutazione ufficiale delle performance?
Potresti anche lavorare in un'organizzazione dove le competenze sono associate a diversi tipi di ruoli e livelli nel project management – e acquisire le competenze per il livello successivo può giustificare una promozione. Conoscere la struttura delle competenze utilizzata dalla tua organizzazione ti aiuterà a usare lo stesso vocabolario e a tracciare una roadmap di ciò che devi ancora sviluppare.
Prepara i tuoi punti chiave
Devi presentarti alla valutazione delle performance armato di fatti:
- Il numero di persone che guidi
- Il numero di progetti gestiti e consegnati nei tempi previsti
- Le ragioni di eventuali ritardi o problemi affrontati e le soluzioni adottate
- I rischi che hai gestito
- Il valore aggiunto che hai fornito al business
- I budget dei progetti
- L’impatto sui clienti
- Le modifiche apportate
E non dimenticare tutte quelle attività aggiuntive a cui spesso si trovano a contribuire i project manager come parte del loro ruolo: onboarding, formazione, presentazioni di budget e gestione dei conflitti. Queste attività racchiudono competenze preziose che è necessario evidenziare e quantificare nella valutazione delle performance.
Ideale sarebbe aver popolato un activity tracker (come un Google Doc o un foglio di calcolo) durante tutto l'anno con queste informazioni. Ovviamente, è più facile a dirsi che a farsi quando stai gestendo mille altre priorità. Se hai aspettato l’ultimo minuto per raccogliere queste informazioni, ricorda semplicemente di riservare uno o due giorni per organizzare tutto.
Una parte importante di questo esercizio è raccogliere feedback dai tuoi membri del team di progetto e dagli stakeholder con cui lavori. La tua azienda potrebbe avere un processo formale per i feedback che ti fornirà dei riscontri. Altrimenti, nulla ti vieta di organizzare un sondaggio anonimo per chiedere direttamente alle persone quali sono i tuoi punti di forza e le aree su cui puoi migliorare.
Durante la valutazione delle performance
Va oltre la semplice consegna del progetto
Durante la tua valutazione, quando ti viene chiesto dei tuoi "successi", ricorda di non concentrarti solo sulla consegna dei progetti. Il modo in cui collabori, comunichi e motivi il tuo team sono tutti aspetti importanti che dovresti mettere in evidenza.
Ho lavorato con project manager competenti ma che non collaboravano in modo adeguato. Non spiegavano la visione o gli obiettivi, ma presentavano le cose senza alcun contesto e si aspettavano che i membri del team portassero a termine il lavoro. Puoi essere un eccellente esperto tecnico ma non un grande project manager. Nella tua valutazione, devi chiarire che sei entrambe le cose.
Concentrati su "Io" e non su "Noi"
Come leader di progetto, non siamo nulla senza i nostri team. I risultati che ottieni sono il frutto della collaborazione del team, ma la valutazione delle prestazioni riguarda te. Non puoi permettere che i tuoi contributi personali si perdano nella collaborazione.
Quando parli dei successi del tuo team, non dimenticare di rispondere alle seguenti domande:
- Come hai aiutato il progetto ad avanzare?
- Come hai contribuito a risolvere i problemi?
- Come hai aiutato i membri del team a crescere?
Non Trascurare le Attività Non di Progetto
Durante la tua valutazione delle prestazioni, può essere facile dimenticare le attività significative che hai svolto durante l’anno e che non facevano parte della tua descrizione del lavoro o degli obiettivi di rendimento. Ad esempio, potresti aver utilizzato le tue competenze di project management per aiutare a organizzare un evento di successo. Oppure potresti aver passato del tempo a fare da mentore in modo informale a un project manager più giovane nella tua azienda. O magari hai tenuto un webinar sulla gestione dei rischi in una community di project management. Queste azioni potrebbero non far parte della tua descrizione del lavoro, ma rappresentano comunque le tue competenze e il tuo contributo. Non dimenticarti di menzionarle!
Dopo la Tua Valutazione delle Prestazioni
Continua a Mantenere il Dialogo
Le valutazioni delle prestazioni non dovrebbero fermarsi alla fine della discussione. Idealmente dovresti avere incontri regolari con il tuo responsabile per discutere delle tue prestazioni e delle possibili opportunità di crescita. Spesso questo non avviene per mancanza di tempo, cultura organizzativa o per la priorità data ai progetti.
Va bene chiedere al tuo responsabile più di queste conversazioni se non sono già pianificate. E se dovesse mostrarsi restio, non lasciare che questo ti impedisca di fissare un appuntamento con te stesso per rivedere i tuoi successi, le sfide affrontate e i progressi sugli obiettivi assegnati nell’ultima valutazione. Questo è anche un ottimo modo per assicurarti di non dimenticare i tuoi successi durante l’anno, in preparazione della valutazione ufficiale.
Ricorda: non si tratta di alimentare l’ego, ma di rafforzare la fiducia in te stesso e nella tua carriera.
Cosa succede dopo?
Le valutazioni delle prestazioni sono momenti importanti nella tua carriera come leader di progetto. È un'occasione in cui impari a conoscerti meglio—merita preparazione e attenzione.
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