La PM condivide come sta passando dalla gestione dei progetti all’architettura dei sistemi
Melissa Magee spiega come strumenti di intelligenza artificiale come Copilot, SharePoint e Asana abbiano trasformato il suo approccio alla gestione dei progetti in architettura dei sistemi. Scopri come sta automatizzando le approvazioni, riducendo i tempi di ciclo e facendo risparmiare alla sua organizzazione tra i 40 e i 60mila dollari all'anno.
Melissa Magee
Project e Portfolio Manager presso Chaucer
Trasformazione IA: Melissa Magee spiega come l’intelligenza artificiale stia rimodellando i suoi compiti e il suo ruolo nella gestione dei progetti.
Vantaggi dell’automazione: I sistemi guidati dall’IA fanno risparmiare tempo e denaro, migliorando la visibilità e l’efficienza dei progetti.
Preparazione efficace: Informare l’IA sulle esigenze in anticipo aumenta la qualità e l’efficienza dei suoi risultati.
Integrazione degli strumenti: Magee utilizza strumenti di IA come Copilot, SharePoint e Asana per ottimizzare la gestione dei progetti.
Limiti dell’IA: Anche se l’IA aumenta la produttività, il tocco umano è fondamentale per gestire le emozioni e le sfumature dei progetti.
Melissa Magee è Project and Portfolio Manager presso Chaucer, e in precedenza ha lavorato come project manager internazionale in un'azienda di tecnologia HR e consulenza. Inoltre, crea risorse per aiutare le persone a passare alla gestione progetti.
Abbiamo fatto due chiacchiere con lei per scoprire come l’IA stia cambiando il suo lavoro. Ci ha detto che si sta trasformando sempre più in una sistemista/architetta di sistemi.
Come l’IA Trasforma la Consegna dei Progetti e le Attività di Gestione
Mi chiamo Melissa Magee. Attualmente sono Project and Portfolio Manager in un’azienda di frutta liofilizzata. Gestisco un portafoglio B2B di oltre 100 progetti. Lavoro direttamente con il team sales e con i clienti per sviluppare nuovi prodotti e fornire ingredienti. Mi occupo anche di operations, dove ho creato diversi nuovi processi per migliorare l’efficienza.
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Tre anni fa sono passata dall’insegnamento di spagnolo nelle scuole medie al project management. Prima del mio ruolo attuale, sono stata project manager internazionale in un’azienda HR tech e consulenza. Oltre a questo, ho anche creato risorse per aiutare le persone a passare al project management o a lasciare l’insegnamento.
Uso l’IA ogni giorno. Creo piani di progetto, perfeziono processi e prendo appunti. Uso l’IA anche per scrivere in maniera più concisa e per adeguare il tono delle mie comunicazioni. Rivedo il mio portafoglio progetti e trovo attività non concluse tramite IA. L’ho utilizzata per programmare e creare nuovi siti, avviare documenti e scalette e gestire progetti complessi.
Uso l’IA ogni giorno. Creo piani di progetto, affino processi e raccolgo appunti con essa.
Come i Sistemi Basati su IA Fanno Risparmiare $40-60k All’Anno
Recentemente ho convertito l’intero processo di approvazione CapEx e il sistema di archiviazione aziendale da un’unità Z a SharePoint. Ho creato tutti i flussi di lavoro e le notifiche, risparmiando al nostro team esecutivo ore su approvazioni, email e processi manuali. È anche aumentata la visibilità dei progetti, così tutti sanno lo stato dell’approvazione. Niente più supposizioni.
Per farlo, ho creato una libreria documenti e utilizzato la funzione “elenco” in SharePoint. Ho pre-caricato circa 45 progetti CapEx pre-approvati per il 2026, con link alle cartelle per i documenti e un flusso di approvazione. Una volta che ogni persona approva il documento e ne modifica lo stato, viene automaticamente notificata la persona successiva. Ho incluso anche altre attività e notifiche. Ho usato Copilot per creare parte dei flussi di lavoro. Ho ridotto i tempi di ciclo di alcuni progetti fino al 90% e ho evitato aumenti di prezzo dovuti a approvazioni bloccate e offerte scadute, risparmiando circa $40-60k all’anno su $11M di progetti.
Questo nuovo processo fa risparmiare ai dirigenti 10-15 minuti per progetto, cosa che si somma nel corso dell’anno. Offre anche al team finanziario informazioni più dirette, consentendo loro di completare la reportistica mensile 20-30 minuti più velocemente. Nel primo trimestre di quest’anno abbiamo più che raddoppiato il tasso di progetti CapEx approvati grazie a efficienza e visibilità. Ricevo feedback da direttori e responsabili di dipartimento che sono molto soddisfatti di questo nuovo processo; fa risparmiare loro tempo e non devono più accedere alla VPN da casa, che era davvero scomodo per tutti.
Ho ridotto i tempi di ciclo di alcuni progetti fino al 90% ed evitato aumenti di prezzo dovuti ad approvazioni bloccate e offerte scadute, risparmiando circa $40–60k all’anno su $11M di progetti.
Aiutare l’IA a Comprendere le Esigenze ne Potenzia l’Efficacia
Ponendo alcune domande prima di richiedere un deliverable, ottengo un prodotto più snello e migliore. Bastano pochi minuti di buona preparazione per aiutare l’IA a comprendere le mie esigenze e risparmiare così tempo prezioso. Chiedo persino all’IA quali domande dovrei porre.
Spiego all’IA ciò di cui ho bisogno e chiedo: "Prima di creare questo, di cosa hai bisogno da parte mia per ottenere un deliverable migliore?" Trovo questo metodo di lavoro particolarmente efficace.
Come l’IA automatizza la gestione dei progetti e il controllo dei documenti
Tanti processi di approvazione online sono automatizzabili, e possiamo automatizzarne ancora di più. Diversi processi richiedono approvazioni, tra cui controllo documentale, escalation di problematiche e approvazione delle fatture. Attualmente, gestiamo tutto manualmente tramite email o con fogli Excel poco pratici. Automatizzando questi processi potremmo revisionare e approvare tutto con un solo clic.
Attualmente sto creando un processo di escalation per le problematiche dei fornitori. Un modulo SharePoint attiverà automaticamente una lista, raccoglierà le informazioni e automatizzerà i passaggi successivi per la revisione. Utilizzo anche Asana e la sua funzionalità IA per aiutarmi a scrivere codice complesso. Durante la creazione di un piano di progetto per il monitoraggio di 300 carrelli, ho fatto generare il codice dall’IA, che poi ho copiato e incollato in Asana. In pochi minuti ho ottenuto un sistema per tracciare l’avanzamento di 300 riparazioni, un compito che mi avrebbe richiesto ore di lavoro manuale.
In pochi minuti ho ottenuto un sistema per tracciare l’avanzamento di 300 riparazioni, un compito che mi avrebbe richiesto ore di lavoro manuale.
Sto anche automatizzando il controllo documentale. Anche in questo caso, un modulo andrebbe compilato per attivare il percorso corretto in base al proprietario. Questo fornirebbe le necessarie barriere di controllo per aggiornare i documenti, garantendo l’allineamento con i team Tecnico e Regolatorio e la conformità durante gli audit. Attualmente, gestiamo questo processo esclusivamente tramite email e in modo manuale.
Ho automatizzato quanto segue:
- Gestione delle modifiche (processo di controllo documentale)
- Workflow di modifiche al codice o aggiornamenti di elementi
- Automazione da meeting a task
- Approvazioni capex, visibilità e automazione del ciclo di vita
- Automazione della cadenza di portfolio e reporting
Altre automazioni: i cambiamenti di stato popolano automaticamente le date e attivano notifiche a Finance, Operations e Direttori. Uno stato "Serve più informazioni" rimanda il lavoro al proprietario per un approfondimento. Questo impone coerenza nei processi ed elimina i solleciti manuali da parte del PM.
Uso Copilot per risolvere problemi con le formule delle Liste, i campi, i calcoli e per generare riassunti.
Le parti della gestione di progetto che richiedono ancora l’intervento umano riguardano la manipolazione delle tempistiche, l’inserimento di contingenze e la comprensione dei fattori umani. L’intelligenza emotiva rimane inoltre una componente fondamentale della gestione di progetto. Ciò include sapere quando, perché e con chi parlare, e mostrare sensibilità rispetto a personalità e tono di voce.
L’intelligenza emotiva rimane una componente fondamentale della gestione di progetto.
Quali strumenti IA rivoluzionano la consegna dei progetti e il reporting
La mia "AI stack" include:
- ChatGPT
- Microsoft Facilitator: prende appunti durante le riunioni e collega Planner per task e Loop. Con i riassunti delle riunioni generati dall’IA, assegno i task direttamente in Loop.
- Asana: Uso Asana per gestire lo sviluppo di nuovi prodotti e comunicare con molti stakeholder in tutta l'azienda. Lo utilizzo per i flussi di lavoro automatizzati, che notificano automaticamente le persone quando le attività sono completate e pronte per la loro azione. Questo fa risparmiare tempo, rende i processi più efficienti e impedisce che le attività vengano sepolte nelle email. Ho creato un piano di progetto in Asana per tracciare 100 pezzi di attrezzatura. L'IA mi ha aiutato a generare prompt per duplicare la configurazione di tracciamento in pochi minuti. Ho anche implementato Asana per processi specifici, come il nostro processo NPD. Dispongo di modelli pre-popolati, quindi assegno le persone ai ruoli e Asana assegna automaticamente attività e date di scadenza in base alla data di inizio del progetto.
- Microsoft Copilot: Lo utilizzo per riassumere riunioni, raccogliere tutte le mie email relative a un determinato argomento. Lo uso anche per creare presentazioni PowerPoint e documenti Word, per aiutarmi a definire le prossime mosse su progetti o problemi complessi, per aiutarmi a scrivere codice o ridurre ore di lavoro tecnico.
- Scribe: Automatizza la creazione di SOP, risparmiando ore di lavoro manuale.
Mi piace in particolare come gli strumenti AI di Microsoft accedano a tutte le mie email, i documenti aziendali e le note delle riunioni Teams, compilando tutto insieme. Il componente storico è preziosissimo. Sono stata la prima persona nella mia azienda a promuovere questi strumenti, quindi spesso formo gli altri al loro utilizzo.
Quando abbiamo avuto problemi con un fornitore di fragole, ho raccolto tutte le email, le note delle riunioni (grazie a Facilitator) e i documenti per creare un riepilogo di alto livello della questione. Ho creato presentazioni PowerPoint e fogli Excel con convalida dei dati, tutto in pochi minuti. Ho utilizzato Copilot con Microsoft Forms per creare moduli di raccolta dati per proposte CapEx e ho usato l'IA per esportare dati da presentare. Poiché carico sempre in anticipo le agende nelle riunioni, l'IA ci mantiene in carreggiata. Le faccio domande come “C'è stata qualche domanda posta durante questa riunione che non ha ancora ricevuto risposta?” per assicurarmi che nulla venga tralasciato. Mi aiuta a far rispettare la responsabilità e integra i miei appunti. Uso Loop per acquisire note delle riunioni con riassunti generati dall'IA. Utilizzo Power Automate su SharePoint per molti dei processi che ho creato.
Come Copilot e SharePoint ottimizzano la gestione dei progetti
Uso Copilot in tutti i lavori di progetto per generare piani, dipendenze e tempistiche, processo che prima richiedeva ore. Copilot genera output strutturati (Word, PPT, Excel) da input grezzi in pochi minuti. Gli strumenti AI sostituiranno la redazione di piani e tempistiche, la trasformazione delle riunioni in documentazione e il calcolo manuale dello stato. Tratto Copilot come un analista junior o un assistente PMO.
Tratto Copilot come un analista junior o un assistente PMO.
Con SharePoint e Lists ho smesso di inseguire aggiornamenti; ho il vero controllo delle versioni e tutti abbiamo visibilità sullo stato del progetto. Questo crea un'unica fonte di verità. Posso usare le viste per filtrare per responsabile, fase e attività. Posso generare dashboard in tempo reale che si aggiornano automaticamente. Ho creato una Lista per la nostra riunione quotidiana KPI/Standup delle 10. Questa riunione giornaliera di 15 minuti discute le operazioni dello stabilimento, esamina i KPI giornalieri, ecc. Ho anche creato un registro problemi per tracciare le problematiche da seguire. Assegniamo le scadenze e l'automazione avvisa le persone quando la scadenza si avvicina.
Come PM, creo il sistema e il processo; il sistema li fa rispettare per sempre. Questo mi rende più un architetto di processi che un tradizionale project manager.
Come i sistemi leggeri sostituiscono i metodi tradizionali di gestione del progetto
Non utilizziamo project charter né teniamo numerosi incontri con stakeholder. I riassunti vengono spesso forniti durante le riunioni settimanali o tramite email. Tracciamo attività e domande nella sezione commenti dei nostri strumenti di gestione progetti, eliminando la necessità di una riunione ogni volta che nasce una domanda.
Per il nostro processo Capex, invece di procedure manuali in cui le persone inviano più copie e versioni di approvazioni e moduli firmati, utilizziamo un'unica fonte di verità. Inviamo link invece di copie dei documenti. Non gestiamo più storici di versioni né ci chiediamo quale sia la nostra posizione nell'iter di approvazione. Una volta formati tutti e adottati i metodi di gestione del cambiamento per coinvolgerli, la risposta è stata molto positiva. La finanza ha riferito che risparmia tempo nelle rendicontazioni mensili e il processo di approvazione è molto meno frustrante per project owner e approvatori.
Non usiamo project charter né teniamo molteplici riunioni con gli stakeholder. I riepiloghi spesso avvengono durante le riunioni settimanali o via email.
Come i workflow guidati dall’IA trasformano la gestione dei progetti
L’IA mi ha dato più possibilità di scelta. Ora posso assegnare notifiche in ordine a cascata invece che in modalità agile (tutto in una volta sola). Sebbene alcune attività richiedano ancora un ordine rigido, le automazioni riducono i tempi di passaggio e accelerano l’intero processo. Mi sto allontanando dalla gestione tradizionale dei progetti. Invece di sistemi di controllo gestiti dal project manager e ricchi di documenti, ora utilizzo sistemi integrati, guidati da workflow, dove proprietà, stato e decisioni risiedono dove avviene il lavoro.
PM tradizionale: Si affida a piani di progetto, diagrammi di Gantt e strumenti centralizzati, riferendo i progressi fuori dal luogo in cui si svolge realmente il lavoro.
Ora: Creo in anticipo le strutture di progetto e inserisco stato e approvazioni direttamente nel sistema. Il "piano di progetto" tradizionale non è più solo un documento (come insegnato nel PMBOK e nei 49 processi); il "piano" è esso stesso un workflow. Le persone non hanno bisogno di consultare un piano; agiscono all’interno del sistema. Questo rappresenta un grande cambiamento rispetto alla gestione tradizionale dei progetti.
Il “piano” è esso stesso un workflow. Le persone non hanno bisogno di consultare un piano; agiscono all’interno del sistema.
PM tradizionale: Mi richiedeva, come PM, di inseguire manualmente email, promemoria e approvazioni.
Ora: Cambi di stato e notifiche automatizzate attivano email e richieste di approvazione. Il sistema fa rispettare la responsabilità e il mio ruolo di "vigile del traffico" è diminuito.
PM tradizionale: Richiede piani dettagliati e configurazioni personalizzate per ogni progetto.
Ora: Template riutilizzabili, ruoli e dipendenze. Posso usare l’IA per generare cronoprogrammi, aiutarmi con le dipendenze e individuare il percorso critico.
PM tradizionale: Usiamo riunioni per riportare lo stato di avanzamento, inviare note e assegnare i compiti successivi dopo.
Ora: Con gli strumenti IA il sistema può generare automaticamente questi elementi durante o subito dopo la riunione. Questo consente visibilità rapida e chiara con meno passaggi di consegne.
In sintesi, il mio ruolo di PM si è trasformato dall’ottimizzazione dei progetti alla gestione dei sistemi operativi. Ora mi concentro di più sulle operazioni, passando da un approccio centrato sui documenti a uno centrato sui workflow.
Come l’IA rende i principali rituali di delivery di progetto “auto-propellenti”
Ripensando i rituali di consegna, l’IA diventa un partecipante attivo e non solo uno strumento di supporto reattivo. Nel PM tradizionale, il PM definisce lo scopo all’inizio, che viene registrato nel project charter o nel piano di progetto. I team gestiscono le modifiche tramite un processo di change management o riallineamento manuale. Questo può essere macchinoso e richiedere tempo. Con l’IA, lo scopo non è più statico. Sistemi, template e regole limitano maggiormente lo scopo, e l’IA aiuta a gestirlo. Il PM tradizionale convalida il lavoro ai passaggi di fase, nelle riunioni di stato e nelle revisioni formali. Con l’IA e questi strumenti, la convalida avviene all’interno del workflow, non in momenti separati di revisione. L’IA segnala i problemi in anticipo. Inserisco logiche nei miei workflow (per esempio, proposte di progetti CAPEX incomplete vengono restituite al proprietario) o attivo email in base ai cambi di stato. La validazione diventa continua, non più solo in momenti prestabiliti.
Gran parte del mio lavoro principale è automatizzato e “auto-propulsivo”. Invece di inseguire le persone, le assegnazioni dei compiti e i riassunti chiamano direttamente in causa gli interessati. Inoltre assegna e tiene traccia delle scadenze e degli elementi in ritardo. L'IA fornisce inoltre una visibilità immediata. Continuo a gestire le priorità e spesso guido i team su cosa affrontare per primo. Gestisco ancora le frizioni tra le varie funzioni e, naturalmente, progetto il sistema stesso. Se l'IA supporta e genera la struttura, fa emergere le lacune e riduce il tempo e l’energia necessari per il coordinamento, posso concentrarmi su compiti di maggior valore e sulla leadership operativa, non solo sulla gestione dei progetti.
Gran parte del mio lavoro principale è automatizzato e “auto-propulsivo”. Invece di inseguire le persone, le assegnazioni dei compiti e i riassunti chiamano direttamente in causa gli interessati.
Perché le esitazioni dell’IT ostacolano l’adozione di workflow agentici
Il nostro dipartimento IT rimane esitante riguardo all’intelligenza artificiale, così preparo il terreno e li formo in merito. Recentemente ho proposto una formazione su molti dei nostri strumenti. Esiste la preoccupazione che le aziende rilascino licenze di IA senza una formazione o delle linee guida adeguate.
Ho dovuto presentare il business case per spiegare perché tutto il team di leadership dovrebbe avere accesso all’IA, come questa possa aiutare sia con aspetti manuali che strutturali, permettendoci di concentrarci su attività di maggior valore.
Perché l’IA non sostituirà i project manager ma ne aumenterà la produttività
Si parla spesso di IA che sostituisce i lavori, ma non prenderà il controllo completo della gestione dei progetti. Serve sempre una persona che interpreti le emozioni e i sentimenti degli altri. Tuttavia, i project manager che non utilizzano questi strumenti verranno lasciati indietro. Io riesco a creare più progetti e a fare molto di più nelle stesse otto ore rispetto a chi non usa l’IA. La lunga lista di deliverable che produco supera di gran lunga quello che realizza chi lavora senza IA e continuerà a farlo.
Abbraccia l’IA. Sta diventando più avanzata ogni giorno. Ti può far risparmiare molto tempo in diversi modi. Impara a usarla non solo come motore di ricerca. Dedica qualche minuto a impostare le linee guida e ti farà risparmiare ore.
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