Le président du PMBOK déclare que les chefs de projet doivent arrêter de courir après les outils d’IA et commencer à réduire la complexité
Jesse Fewell, formateur en gestion de projet, affirme que les chefs de projet devraient utiliser l’IA pour simplifier le travail de projet et réduire la complexité, tout en maintenant les relations avec les parties prenantes et le leadership solidement humains.
Jesse Fewell
Gestionnaire de projet et formateur
Utilisation des outils: Les outils d'IA varient en facilité d’utilisation ; les plateformes intégrées offrent souvent une expérience plus simple.
Priorité à la simplicité: Simplifiez les piles technologiques pour mieux gérer la complexité, améliorer la productivité et réduire la surcharge mentale.
Impact de l’IA: L’IA améliore la gestion de projet en prenant en charge les tâches répétitives, permettant ainsi aux professionnels de se concentrer sur la stratégie.
Compétences humaines: L’implication des parties prenantes reste du domaine de l’humain, car l’interaction personnelle construit la confiance et favorise la communication essentielle.
Redéfinition du rôle: Les chefs de projet doivent s’adapter à l’évolution de l’IA, les organisations intégrant l’IA dans la dynamique des équipes.
Jesse Fewell est un formateur en gestion de projets qui aide les organisations à mener à bien des initiatives de transformation complexes. Il est également l’auteur de Untapped Agility, et il a présidé la rédaction de la 8ème édition du PMBOK Guide®.
Nous avons rencontré Jesse pour discuter de la manière dont l’IA transforme la réalisation des projets, le leadership et le rôle futur des chefs de projet. Voici ce qu’il en pense.
Façonner le futur de la gestion de projet
Bonjour, je suis Jesse. J’aide les managers à tous les niveaux à impulser des changements durables. Mon travail de consultant va du développement des compétences en leadership au sein des écoles publiques de Washington DC à la conduite de la transformation digitale pour Frontier Communications, une entreprise de 4 milliards de dollars qui a récemment été vendue à Verizon.
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Je partage également mes réflexions avec la communauté au sens large, à travers des livres ou des articles spécialisés, et j’ai présidé la rédaction de la 8ème édition du PMBOK Guide®, la norme internationale de la gestion de projets.
Je suis l’auteur de Untapped Agility et je tiens depuis plus de dix ans la chronique "The Agile Project Manager" dans le magazine PM Network.
Comment l’IA sert de partenaire de réflexion
Le changement le plus marquant apporté par l’IA à mon travail est ma capacité à générer plus d’élan et de confiance dans mes propres réflexions.
Par le passé, je passais des heures à rechercher des idées et à créer des plans pour une présentation, un atelier ou une réunion d’équipe. Aujourd’hui, je commence à écrire dans une interface de chat — j’utilise surtout Copilot et Gemini — et l’idée que j’ai en tête est éprouvée par une question pertinente, ou validée grâce à une suggestion que j’avais déjà écartée.
Comme tout le monde, j’ai été impressionné par la quantité de contenu généré par GenAI à son apparition. Mais depuis quelques années, je reviens à un conseil vieux de plusieurs siècles : moins, c’est plus. Que ce soit pour mes arguments, mes formats ou mes analyses, l’IA m’aide à être encore plus moi-même, et c’est ce que j’apprécie le plus.
Dans la gestion de projet au quotidien, je délègue à l’IA les tâches pénibles d’administration PM telles que la prise de notes, les synthèses exécutives et les brouillons d’ordre du jour. Malheureusement, tout le temps gagné sert désormais à expérimenter de nouveaux outils PPM qui promettent trop et tiennent rarement leurs promesses.
Par exemple, j’ai testé un nouvel outil IA pour améliorer l’analyse de planning Monte Carlo, mais il n’a pas fonctionné. L’IA fiable me fait gagner du temps, mais je perds ensuite ce temps avec de l’IA non fiable.
Ce que l’IA doit prendre en charge et ce qui doit rester explicitement humain
Les activités qui me semblent les mieux réalisées par l’IA sont les tâches tactiques s’appuyant sur des données facilement accessibles : élaborer une feuille de route à partir d’un planning principal, remplir le registre des risques à partir de la fiche projet, ou résumer le business case en un paragraphe pour un modèle de rapport d’avancement.
À l’inverse, l’engagement des parties prenantes reste entièrement humain. Malgré toutes les innovations actuelles, je trouve que l’écoute avec contact visuel demeure la méthode la plus crédible pour recueillir des contributions sur les projets et produits.
Je vois se multiplier sur le marché de nombreux outils de découverte alimentés par l’IA, promettant de me faire gagner du temps en supprimant les réunions « inutiles ». Mais en tant que chef de projet, mes collègues ont besoin d’être entendus et compris.
Une commanditaire m’a récemment confié qu’elle avait dû se répéter « trois fois de trop ». Il est hors de question que je lui demande de tout redire encore à mon outil de prise de réunion IA. Je préfère écouter ses préoccupations, dans ses propres mots. Après la réunion, j’utilise un chat pour rédiger un brief projet pour le futur « context engineering » : ainsi, j’obtiens beaucoup plus de bonne volonté de la part de ma commanditaire, tout en collectant les données dont j’ai besoin pour les futurs travaux. Au final, la gestion de projet reste un travail humain, car elle est portée par les personnes.
Gérer des agendas complexes avec l’IA
Un flux de travail simple qui m’aide beaucoup est la gestion de mon agenda. Comme je gère plusieurs projets clients et bénévoles à la fois, j’ai de multiples événements et agendas à valider et coordonner.
Auparavant, je faisais appel à un assistant virtuel, mais aujourd’hui je peux utiliser quelques automatisations pour éviter les conflits ou les oublis d’engagements. Certes, il m’a fallu de nombreux essais et erreurs pour jongler avec les différentes politiques et pare-feu des organisations avec lesquelles je travaille. Mais grâce à quelques invites bien conçues, j’ai accéléré mon apprentissage et affiné une solution d’agenda parfaitement adaptée à ma situation.
La réalité de l’utilisabilité des outils d’IA
La variation de l’utilisabilité des outils d’IA m’a surpris… Je ne devrais pas être surpris, mais chaque outil a sa propre expérience utilisateur.
La variation de l’utilisabilité des outils d’IA m’a surpris. Récemment, j’ai essayé d’utiliser un LLM propriétaire interne d’une entreprise pour une analyse de projet ; il n’a tout simplement pas su faire de calcul sur les dates, par exemple : « Combien de jours calendaires me reste-t-il dans mon planning ? »
L’ingénieur m’a dit que mon prompt était faible, mais en tant qu’utilisateur, j’attendais qu’il comprenne mon intention de chef de projet. De plus, Copilot et Gemini offrent des cas d’utilisation très restreints dans ma suite de productivité. Je ne devrais pas être surpris, mais chaque outil a sa propre expérience utilisateur.
Comment un écosystème technologique évolue avec les outils pilotés par l’IA
Les plateformes intégrées sont plus utiles de nos jours. Avec de nombreuses applications et outils différents, au bureau et sur mon téléphone, je simplifie dès que je le peux. Par exemple, j’ai récemment abandonné mes bien-aimés tableaux Trello au profit des gestionnaires de tâches intégrés dans Microsoft Outlook que mon client utilise et de Google Workspace que mon cabinet utilise. J’ai testé Zapier à plusieurs reprises au fil des ans pour intégrer les meilleurs outils de gestion de projet grâce à des flux de travail automatisés, mais accéder à tout depuis un seul endroit devient plus attrayant dans un monde technologique de plus en plus complexe.
ChatGPT Plus est mon premier réflexe pour la plupart des besoins. J’aime que Gemini puisse accéder à tous mes Google Docs. J’ai littéralement essayé des dizaines d’outils PPM strictement alimentés par l’IA, mais je reviens sans cesse à ces deux-là.
Pourquoi la simplicité est essentielle dans le choix d’un écosystème technologique
Les études montrent que l’humanité est confrontée à une croissance exponentielle du changement et de la complexité. D’abord, une douzaine de services de streaming ont remplacé mon seul abonnement au câble, et maintenant, rédiger un e-mail implique trois plugins d’IA.
La science montre que le cerveau humain ne peut gérer qu’un certain niveau de complexité à la fois ; il nous faut donc maîtriser l’art de zoomer en avant et en arrière, plutôt que de disperser notre attention sur une douzaine de tâches différentes simultanément.
L’ancien argument en faveur des plateformes technologiques reposait sur l’efficacité des coûts, tant en licences qu’en charges d’adoption. Cependant, la simplicité deviendra sa propre récompense alors que nous avançons vers un monde technologique toujours plus fragmenté dans les années 2030.
Comment l’IA aide à simplifier la gestion de projet
Dans mon travail auprès des écoles publiques de Washington DC, j’ai observé deux tendances importantes.
- Chaque manager avait besoin de compétences en gestion de projet parce que les restrictions budgétaires et de personnel empêchaient d’embaucher des chefs de projet professionnels. Cela signifie que les PM professionnels apportent plus de valeur non seulement en réalisant des tâches de gestion de projet, mais aussi en enseignant et en distribuant ces responsabilités à leurs collègues.
- Un service ou une agence opérationnelle tire profit de politiques de gestion de projet simples. Quatre-vingt-dix pour cent du travail de l’équipe consiste en la maintenance des installations, l’inscription des familles et la distribution alimentaire. Par conséquent, l’équipe n’a pas la capacité de suivre un cadre PM formel comme Scrum. À la place, nous avons diffusé des fiches pratiques sur les politiques PM (p. ex., chaque projet utilise la fiche de charte d’une page) et sur les compétences PM (p. ex., comment relancer diplomatiquement sur des tâches en retard).
Pour créer ces fiches d'information, j'ai d'abord examiné les principes qui sous-tendent le processus de gestion de projet. J'ai interrogé GenAI sur les objectifs et la dynamique d'une charte de projet, puis j'ai comparé sa réponse à ma propre expérience et à ma formation. Ensuite, je lui ai demandé de générer un brouillon pour une politique sur une page. Pour la charte, cela comprenait une fiche que les équipes pouvaient utiliser pour explorer les 5W d'un projet (par exemple, Pourquoi les parents devraient-ils se soucier de ce projet d'école publique ? Qui sont les parties prenantes clés ?). Troisièmement, j'ai partagé le brouillon de la fiche avec des membres de l'équipe et des managers afin de recueillir leurs retours. Quatrièmement, j'ai saisi ces retours ainsi que mon analyse dans GenAI pour améliorer la fiche. Je trouve que les plugins d'IA et les chatbots GenAI fonctionnent mieux pour les tâches simples. Souvent, la première étape consiste à demander à l'outil de décomposer les concepts complexes de la gestion de projet en tâches actionnables.
Quand les outils d’IA n’ont pas leur place en entreprise
Souvent, les dirigeants technologiques ressentent la pression de déployer des outils venant de fournisseurs qui n'offrent pas encore les contrôles nécessaires pour éviter de vrais risques. Je travaille avec de nombreuses organisations prudentes, dans l’infrastructure, l’éducation ou la défense. J’encourage ces dirigeants à se vanter sans complexe des capacités déjà en place, qui dépassent souvent les nouveautés tape-à-l’œil de l’IA convoitées par tous.
Par exemple, une organisation avec laquelle je travaille interdit actuellement toutes les plateformes agentiques—et à mon sens, pour d’excellentes raisons. À la place, cette même organisation a entrepris une refonte de la gouvernance qui réduira la bureaucratie des projets, lui permettant d’utiliser ses automatisations de flux de travail existantes.
Les premières indications montrent que les approbations de projet passeront de plusieurs mois à quelques jours, sans avoir recours à l’achat de technologies de copie comme on le voit souvent dans les actualités.
Repenser la gestion de projet dans une équipe pilotée par l’IA
Nous assistons déjà à la réalisation de la prédiction la plus frappante : les recruteurs s’appuient de plus en plus sur du personnel alimenté par l’IA au lieu d’embaucher de nouveaux employés… Chaque chef de projet doit immédiatement repenser sa place dans une équipe portée par l’IA.
Nous assistons déjà à la réalisation de la prédiction la plus frappante : les recruteurs s'appuient de plus en plus sur du personnel alimenté par l’IA au lieu d’embaucher de nouveaux employés. C’est particulièrement vrai dans le secteur technologique.
Il y a trois ans, c’était l’ère des ingénieurs logiciels intermédiaires millionnaires. Aujourd’hui, cela ne concerne plus que les ingénieurs IA, et le reste du secteur technologique est confronté à une concurrence accrue. Certes, nous sommes encore dans le cycle de l’engouement pour l’IA et une correction du marché aura lieu tôt ou tard. Mais chaque chef de projet doit repenser sans attendre sa place au sein d’un effectif porté par l’IA.
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D’autres entretiens avec des experts seront bientôt publiés par The Digital Project Manager !
