Comment 3 équipes techniques ont résolu leurs problèmes de planification des capacités avec Runn

La plupart des outils de planification vous montrent uniquement ce qui se passe à l’instant présent. Au moment où quelque chose change – les priorités évoluent ou une affaire est conclue plus tôt que prévu –, cette vue est déjà obsolète.

Avec le bon logiciel de gestion des ressources et de planification de la capacité, les équipes techniques peuvent voir plus loin et avoir confiance dans les chiffres qu’elles consultent. Voici comment trois entreprises qui planifient les ressources humaines pour des projets de développement logiciel sur mesure et des activités informatiques y sont précisément parvenues avec Runn, selon leurs propres mots.

Denver Technology : prévoir six mois à l’avance

Denver Technology fournit des services de conseil en ingénierie, de réalisation de projets et de services gérés dans les domaines de la technologie opérationnelle (OT) et de l’informatique. Cela implique de coordonner des spécialistes, des calendriers de projets en cours et un portefeuille d’opportunités qui ne se sont pas encore concrétisées.

Pendant longtemps, leurs plans ne montraient que les travaux confirmés, car l’équipe établissait ses prévisions de ressources à partir d’un système de gestion de projets qui ne reflétait que ce qui avait déjà été signé. Il était donc plus difficile de comprendre l’impact des projets potentiels sur la capacité future, ce qui a incité Denver Technology à rechercher un outil dédié de planification de la capacité informatique.

Ils avaient besoin d’un outil conçu pour gérer le portefeuille commercial, et pas uniquement les prestations confirmées. La plateforme de Runn offrait exactement ce dont ils avaient besoin : des projets provisoires pour prévoir le portefeuille commercial, la planification de l’utilisation et de la capacité des équipes, ainsi que la planification visuelle des ressources.

Avec Runn, le processus de planification de Denver Technology commence dès l’envoi d’une proposition. Les chefs de projet peuvent créer des projets provisoires alors qu’une affaire est encore en cours d’estimation, ce qui leur donne une première idée des exigences de réalisation, de la capacité de l’équipe et des dates de début réalistes avant la signature du client.

Comme l’explique Brad Hardwicke, directeur des opérations, ce changement a transformé la manière dont son équipe répondait aux questions importantes : « Nous avons pu utiliser des projets provisoires lorsque nous estimons le travail pour nos clients. Si nous remportions cette opportunité, à quoi cela ressemblerait-il ? Quand serions-nous en mesure de le réaliser ? Qui s’en chargerait ? »

Trois mois après la mise en œuvre de Runn, Denver Technology était passée d’une planification sur quelques semaines à la conservation simultanée de plusieurs mois de prévisions du portefeuille commercial et d’affectations de projets. Aujourd’hui, l’équipe planifie sur six mois complets, avec les travaux confirmés et provisoires visibles côte à côte. Cette visibilité s’est traduite par des prévisions de ressources précises à 0,4 % de l’utilisation réelle.

« Pour la première fois, nous avons pu avoir une vision à six mois de nos projets potentiels et de la charge de travail de notre équipe de réalisation. Nous voyions ce dont nous avions besoin, où nous en avions besoin et ce que nous étions en mesure d’accepter. »

Rocket Science Group : avoir suffisamment confiance dans les calculs pour planifier en conséquence

Rocket Science Group exerce ses activités dans trois divisions – infrastructure dorsale, développement de jeux et opérations en direct – avec environ 145 personnes réparties entre le pays de Galles, l’Angleterre et les États-Unis. Coordonner autant de paramètres variables dans plusieurs fuseaux horaires est un exercice d’équilibre permanent entre les personnes, les projets et la rentabilité.

L’équipe gérait les disponibilités et les plans de projet dans différents fuseaux horaires à l’aide de feuilles de calcul. Comme l’explique Brian Corrigan, cofondateur et président, les calculs qui sous-tendent la planification des ressources sont plus complexes qu’il n’y paraît au premier abord :

« La planification des ressources est intrinsèquement multidimensionnelle pour nous. Lorsque vous gérez des affectations partielles sur plusieurs projets, le travail interne et les congés, les calculs se compliquent très rapidement. Si cette base n’est pas correcte, tout ce qui est construit dessus commence à se désagréger. »

Le manque de confiance totale dans l’exactitude des chiffres lorsque suffisamment de variables s’accumulaient a poussé Rocket Science Group à rechercher un outil conçu spécifiquement pour résister à cette complexité.

« C’est pourquoi Runn se démarque – les calculs d’affectation et d’utilisation sont parfaitement maîtrisés. C’est meilleur que tous les produits que j’ai utilisés au cours de ma carrière. »

Grâce à cette base solide, l’équipe a pu aller plus loin en toute confiance, notamment en planifiant les compétences et pas seulement les heures :

« Si nous savons que du travail arrive et qu’il nécessite des rôles ou des compétences spécifiques, nous pouvons l’anticiper, qu’il s’agisse de recruter, de faire appel à des prestataires ou de déplacer du travail entre les équipes. Nous ne réfléchissons pas uniquement en termes de capacité, mais aussi de compétences. »

C’est également cette confiance dans les chiffres sous-jacents qui rend utile, en pratique, la vision à six à neuf mois de la capacité et de la demande de Rocket Science Group. Grâce à une vision claire de la capacité, la direction peut désormais décaler la date de début d’un projet pour l’adapter à la charge de travail existante. Les bénéfices se reflètent directement dans le taux d’utilisation, qui a augmenté de 5 à 6 % au cours de l’année écoulée :

« Lorsque vous fonctionnez avec une marge, même quelques points de pourcentage font une réelle différence – c’est là que la rentabilité se gagne ou se perd. »

Ollion : remplacer cinq ensembles de prévisions par un seul

Ollion a vu le jour en 2023 à la suite d'une fusion avec cinq autres entreprises – ce qui signifiait que cinq systèmes, formats et taux de coûts différents alimentaient simultanément la planification des capacités. Pour Csaba Muha, responsable de la gouvernance et des opérations – APAC chez Ollion, la priorité était claire : remplacer cet assemblage disparate par un système unique et évolutif de gestion des ressources sur lequel toute l'entreprise pourrait compter, sans avoir besoin d'une équipe dédiée pour le gérer.

L'interface de Runn a rendu l'adoption bien plus facile que ne l'avait prévu l'équipe dirigeante : « Notre personnel a adopté Runn si facilement qu'il n'a eu besoin d'aucune formation et que la transition n'a pris que deux jours. »

Le changement le plus important est survenu après l'adoption. Comme les équipes opérationnelles ne travaillaient plus avec des systèmes et des taux de coûts différents, Ollion a enfin pu voir l'utilisation et l'affectation à l'échelle de toute l'entreprise en un seul endroit, au lieu de devoir les reconstituer équipe par équipe :

« Avec Runn, nous avons réduit notre empreinte opérationnelle et augmenté notre rentabilité. La synergie entre les équipes est bien plus forte, et tout le monde travaille désormais à partir d'une source unique de vérité. »

Cette vision unique des capacités a été particulièrement importante pendant une période de restructuration, lorsqu'Ollion devait comprendre non seulement qui travaillait sur quoi, mais aussi si ce travail correspondait aux objectifs de l'entreprise – le type de défi lié à la planification des capacités auquel de nombreux cabinets de conseil en informatique infonuagique sont confrontés lorsqu'ils se développent. Les données en temps réel ont permis de comparer le temps que les équipes étaient censées consacrer à leurs activités avec celui qu'elles y consacraient réellement, et de réaffecter les personnes aux différents travaux.

Pour Muha, ce changement a modifié le type de décisions que les données sur les capacités pouvaient éclairer :

« Dans notre entreprise évoluant à un rythme soutenu, nous devons envisager de nombreux scénarios hypothétiques. Comme nos collaborateurs sont notre plus grand atout, tout consiste à comprendre leur utilisation et les revenus qu'ils génèrent. Grâce à une meilleure visibilité, nous pouvons prendre des décisions proactives – qu'il s'agisse de recruter, de restructurer ou d'ajuster les processus – plutôt que de réagir aux problèmes une fois qu'ils se sont présentés. »

La prévision des capacités nécessitait auparavant plusieurs jours d'attention de la part de la direction chaque mois. Elle ne prend désormais que quelques heures, grâce à une vision fiable et unique des capacités à examiner, plutôt qu'à plusieurs visions qui ne concordaient jamais tout à fait, ce qui permet aux équipes et aux projets de rester mieux alignés.

Le même problème, trois déclencheurs différents

Chez Denver Technology, le manque est apparu dans le pipeline commercial. Chez Rocket Science Group, il s'est manifesté dans les calculs eux-mêmes. Chez Ollion, il s'est traduit par des visions différentes des capacités qui ne concordaient jamais tout à fait.

Il s'agit de déclencheurs différents qui nécessitent la même solution : une vision précise et en temps réel des capacités, sur laquelle toute l'équipe peut fonder sa planification.

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