Témoignage client Productive : Comment Capptoo a centralisé quatre entreprises
Présentation de l'entreprise
Capptoo est une agence 360° basée en Suisse qui propose une large gamme de solutions digitales — de la stratégie et du conseil à la conception, au développement et au marketing digital.
Avec des opérations couvrant quatre segments d'activité distincts (y compris une plateforme de gestion des feedbacks alimentée par l'IA, une agence digitale, une branche de services spécialisée dans la pharma et une plateforme de contenu en oncologie), Capptoo accompagne des clients dans toute l'Europe et s'étend désormais aux États-Unis.
Résultats avec Productive
Avant
- Gestion de plusieurs outils et tableurs pour la planification des projets et des ressources.
- Exportations manuelles pour calculer la rentabilité et le taux d’occupation.
- Rapports financiers créés manuellement pour chaque projet et chaque client.
- Les chefs de projet perdaient des heures dans Excel à suivre les budgets.
Après
- Gestion de projet tout-en-un, suivi du temps, budgétisation, allocation des ressources et reporting.
- Visibilité en temps réel sur les budgets, l’utilisation des ressources et les marges bénéficiaires.
- Automatisation des rapports = 50% de temps gagné sur la création des rapports.
- Gestion de projet et financière intégrée dans un seul outil.
Nous avons constaté que le temps économisé rien que sur la création des rapports était énorme. J’estime à 50% la réduction du temps passé sur certaines tâches de reporting.
Le prix à payer d’un système hétéroclite
Au départ, Capptoo s’appuyait sur Google Sheets, Trello, puis Jira pour la gestion des projets, la planification des ressources et la prévision. Ce système a fonctionné un temps, mais à mesure que l’entreprise s’est développée et a commencé à gérer plus de projets, la charge administrative a explosé — sans offrir les analyses nécessaires.
Cette configuration fragmentée a entraîné les mêmes problèmes à répétition :
- Les chefs de projet perdaient des heures à rapprocher budgets et feuilles de temps.
- Les analyses de rentabilité étaient toujours en retard ou incomplètes.
- La direction manquait d’une vue d’ensemble en temps réel sur la performance de chaque unité commerciale.
Comment Capptoo a récupéré son temps
En passant à Productive pour remplacer leur multitude d’outils, Capptoo gère désormais tout — projets, suivi du temps, allocation des ressources, budgétisation et reporting — en un seul endroit.
, Capptoo gère désormais tout — projets, suivi du temps, allocation des ressources, budgétisation et reporting — en un seul endroit.
La vie est devenue plus facile — tant pour les chefs de projet que pour la direction. Ils n'ont plus besoin de perdre du temps sur Excel à calculer les budgets ou à compiler manuellement des rapports. Les rapports sont non seulement plus rapides mais aussi plus précis, et avec tant de projets, clients et initiatives internes dans différentes unités commerciales, c’est une fonctionnalité utilisée régulièrement.
Les principales réussites comprenaient :
- Suivi de la rentabilité en temps réel : L’équipe ne fouille plus dans des feuilles de calcul et ne vérifie plus les tarifs manuellement. Les marges bénéficiaires sont instantanément visibles sur des dizaines de projets.
- Planification des ressources à grande échelle : La planification des ressources est désormais intégrée au flux de travail quotidien, donnant à la direction une vision claire des disponibilités et des points de blocage.
- Rapports 50 % plus rapides : Ce qui nécessitait auparavant des heures sur Excel ne prend plus que quelques minutes sur Productive. Des rapports rationalisés réduisent de moitié le temps consacré au reporting tout en améliorant la précision.
- Gestion multi-entreprises : Même avec quatre segments distincts, Productive a apporté la structure dont Capptoo avait besoin pour assurer le bon fonctionnement de ses opérations.
Productive a apporté structure et clarté à nos opérations, je ne m’imagine plus travailler sans désormais.
Comment fonctionne Productive
- Une plateforme tout-en-un spécialement conçue pour les agences, cabinets de conseil et autres sociétés de services professionnels.
- Offre une visibilité en temps réel sur les coûts, les revenus et les marges des projets.
- Rend le suivi du temps sans effort — grâce aux minuteries, feuilles de temps ou suggestions automatiques.
- Permet une planification efficace des ressources : gestion des charges, prévisions de capacité et gestion des congés, le tout en un seul aperçu.
- Permet aux entreprises de prévoir chiffre d'affaires, taux d'utilisation, marges et trésorerie.
Le changement a porté ses fruits pour Capptoo
Pour Capptoo, le plus grand bouleversement n’a pas seulement été une question d’efficacité opérationnelle. Avec Productive, ils ont réduit leur charge mentale et ont gagné quelque chose d’inestimable : la tranquillité d’esprit.
Les chefs de projet peuvent désormais se concentrer davantage sur les clients au lieu des feuilles de calcul. La direction prend ses décisions avec plus d'assurance, sur la base de données en temps réel. Et à travers quatre segments d’activité, une seule plateforme permet d’aligner les opérations.
Points clés à retenir
- En regroupant plusieurs outils dans Productive, Capptoo a réduit de 50 % le temps consacré au reporting
- Les informations en temps réel sur la rentabilité et l’utilisation ont remplacé les exports manuels et décalés
- La planification des ressources est devenue évolutive et intégrée au quotidien
- Le support multi-entreprises a permis d’assurer une gestion fluide des quatre segments
- Le résultat ultime : moins de tâches administratives, plus de concentration sur les clients, et une tranquillité d’esprit pour la direction