La Valeur de la Transparence en Gestion de Projet
La transparence n’est pas un sujet que les chefs de projet abordent souvent. En réalité, c’est même un sujet qu’ils évitent parfois. Pourtant, vous devriez adopter la transparence dans votre gestion de projet, car ses nombreux avantages l’emportent souvent sur les inconvénients.
Et même s'il est bénéfique de partager beaucoup de choses avec votre équipe, nous pouvons admettre qu'il y a certains aspects (comme les finances, les contrats ou tout sujet personnel) qui n'ont pas besoin d'être communiqués à tout le monde. Assurer un haut niveau de visibilité sur le projet facilitera non seulement votre travail, mais rendra également votre projet plus efficace et vos coéquipiers plus satisfaits.
Avant d’aborder la logique et les bénéfices de la transparence, définissons de quoi il s’agit. Un projet géré de manière transparente est un projet dont chaque tâche est visible. Chacun peut voir l’état d’avancement de chaque partie du projet. La communication et les justifications des décisions concernant le projet sont bien documentées et accessibles à tous les membres de l’équipe.
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Pourquoi les chefs de projet devraient-ils prioriser la transparence ?
De meilleures performances et une plus grande responsabilisation
La gestion de projet devient difficile quand les gens ne travaillent pas en équipe. Promouvoir la transparence aide les membres de l’équipe à mieux performer et à être responsables de leurs actions. Cela leur permet aussi de comprendre le rôle attendu de chacun et comment ils peuvent se soutenir mutuellement en cas de besoin.
Les employés peuvent se motiver les uns les autres à améliorer leur performance car ils comprennent comment leurs actions impactent le travail de leurs collègues.
La transparence favorise la responsabilité en clarifiant à toute l’équipe ce qui doit être accompli. Si votre équipe ne comprend pas clairement le problème, elle ne pourra pas trouver de solution pour vous.
Élimine les déraillements de projet
Au cours d’un projet, il arrive parfois que des événements ou des découvertes l’éloignent de sa trajectoire initiale.
Les projets présentent généralement une date d’échéance qui peut être mise en péril par des tâches incomplètes. Cette dépendance doit être visible clairement par tous les membres de l’équipe.
La transparence sur l’état des tâches permet au chef de projet et aux membres de l’équipe d’identifier et de signaler facilement tout problème susceptible d’affecter l’avancement du projet. Elle permet également à l’ensemble de l’équipe de comprendre le déroulement et de voir comment leurs actions peuvent soit compromettre, soit améliorer le projet.
C’est là qu’interviennent les outils de gestion de projet comme Allisian. Ce type d’outil vous aide à suivre l’avancement des tâches et des membres de l’équipe.
Amélioration du travail d’équipe
La transparence aide les gestionnaires et les membres de l’équipe à comprendre les fonctions de toute l’équipe et les liens entre les différentes tâches. Cette compréhension améliore la communication, l’engagement et la responsabilité au sein du groupe.
Grâce à une communication efficace, il devient plus facile d’identifier et de résoudre les problèmes avant qu’ils n’affectent les résultats du projet. Tous les membres savent ce qu’ils doivent faire au quotidien et connaissent les raisons de leurs actions.
Les aspects de votre projet à privilégier
Communication de projet
La transparence dans la communication de projet permet aux membres de l’équipe de voir tous les aspects et décisions du projet qui pourraient les concerner ou les intéresser. Les messages peuvent être transmis via des forums publics comme les réunions, les emails ou directement à travers votre outil de gestion de projet préféré.
Pour les équipes souhaitant explorer différents modes de communication, je recommande vivement de s’intéresser aux méthodologies agiles ou scrum. Au cœur de l’agilité se trouvent des réunions comme le stand up, la réunion de planification et la rétrospective qui favorisent une bonne communication d’équipe tout en assurant une transparence sur la planification du projet.
Budget du projet
Bien qu’il ne soit pas nécessaire de partager toutes les données financières avec l’équipe, partager des informations budgétaires peut s’avérer très utile.
Informer les membres de l’équipe sur le temps dont ils disposent pour accomplir un projet les aide à organiser leur travail quotidien et à évaluer s’ils respectent ou non le budget imparti.
Les informations budgétaires peuvent être converties du montant disponible au temps disponible, afin d’éviter de transmettre des données monétaires.
Problèmes qui surviennent
Certains managers peuvent dissimuler les difficultés du projet au reste de l’équipe, alors qu’ils devraient justement les partager. Cela peut nuire au projet et créer des tensions au sein de l’équipe.
Le chef de projet doit avoir une compréhension claire du projet et la capacité d’identifier les problèmes dès qu’ils surviennent afin de prendre des mesures correctives en temps opportun. Comme les problèmes du projet affectent le travail des autres membres de l’équipe, il est conseillé de les partager avec l’équipe. Souvent, les membres de l’équipe peuvent proposer des suggestions qui aideront à résoudre les problèmes.
Les chefs de projet doivent faire preuve d’ouverture avec le reste de l’équipe lorsqu’ils font face à des défis qu’ils ne peuvent pas résoudre seuls. Être ouvert encourage les collaborateurs à partager également les difficultés qu’ils rencontrent avec leurs collègues. Une équipe ne sera pleinement efficace que si elle partage les problèmes qui touchent sa performance et trouve ensemble des solutions.
En vous ouvrant aux personnes travaillant sur votre projet, elles s’ouvriront à leur tour à vous.
Quand les choses changent
Au cours de la vie du projet, le responsable peut juger nécessaire d’apporter certains changements—à bien des égards, la gestion du changement à différents niveaux représente une grande partie du travail du chef de projet. Le responsable doit expliquer les changements prévus aux membres de l’équipe et les raisons qui les motivent.
Lorsque l’équipe comprend les raisons des changements, elle aidera à leur mise en œuvre. Faire preuve d’ouverture n’est pas une démonstration de faiblesse mais une façon d’afficher sa volonté de réussir le projet. La transparence n’est pas seulement attendue des chefs de projet lorsqu’ils réussissent. Ils peuvent tout de même obtenir la reconnaissance des parties prenantes, même si le projet échoue, à condition d’avoir fait preuve d’honnêteté et de transparence.
Conclusion
Nous avons présenté quelques avantages évidents de la transparence dans la gestion de projet ainsi que des domaines dans lesquels vous pouvez la mettre en œuvre.
S’il y a une chose à retenir, c’est qu’il faut simplement communiquer davantage avec votre équipe. Différentes méthodes de gestion de projet et des outils de communication pour équipes peuvent vous y aider.
Qu’en pensez-vous ?
Comment favorisez-vous la transparence dans votre projet ? Quels avantages ou inconvénients en avez-vous retiré ?
