5 exemples de rapports de planification de la capacité
En tant que chef de projet, il peut s’avérer compliqué de trouver le juste équilibre pour garantir que vos équipes projet possèdent la bonne répartition de compétences, de qualifications, d’expérience, et peut-être le plus complexe, de disponibilité. Lorsque vous parvenez à affecter les bonnes ressources à vos projets, vous évitez de confier des tâches complexes à des employés inexpérimentés ou de surcharger votre équipe actuelle. Mais comment y parvenir ?
C’est là que la véritable puissance des rapports de planification de capacité se révèle. En tant que pierre angulaire de tout cadre Business Intelligence (BI), des rapports personnalisés peuvent généralement être générés par un outil de gestion des ressources ou un logiciel de planification de capacité et vous permettent de quantifier la facturabilité de votre projet tout en fournissant des estimations d'efforts précises pour l’avenir. Par conséquent, vous ne resterez plus dans l’ombre quant aux activités qui occupent la capacité de votre équipe et pourrez vous assurer que vos projets bénéficient de la montée en compétences, de l’expérience, et de la charge de travail disponible adéquates.
Découvrez ces 5 rapports essentiels de planification de capacité axés sur l’excellence des ressources, qui vous aideront à optimiser votre gestion des ressources.
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1. Rapports de prévision de capacité versus demande
La gestion de la capacité analyse à l’avance la disponibilité de vos ressources. Les rapports de planification de capacité, disponibles dans les solutions de gestion de ressources intuitives et les logiciels de prévision de projets tels que Saviom Software (ou même les générateurs de rapports glisser-déposer de base), fournissent des estimations futures de capacité basées sur les tendances de la demande actuelle. Cela garantit des performances optimales et des investissements raisonnés dans l’avenir, avec de nombreux avantages. Par exemple, tout écart par rapport aux objectifs de mission ayant un impact sur votre équipe peut être détecté et corrigé précocement. De plus, les membres de votre équipe peuvent s’entraider sur différents types de travaux et se tenir informés des prochaines sessions de formation pour les compétences recherchées.
La première étape consiste à avoir un inventaire des compétences à jour et à dresser la liste des connaissances et compétences les plus recherchées dont vous avez besoin. Ensuite, vous pouvez rechercher parmi vos effectifs actuels ceux qui répondent à ces critères. Vous pouvez alors réorganiser l’entreprise et supprimer les surplus de compétences obsolètes afin d’optimiser votre allocation des ressources.
La prévision de la demande en gestion de projet vous permet de regrouper les projets potentiels en cours qui deviendront ensuite de véritables missions. Vos ressources peuvent alors être informées de ces futurs engagements dans un délai raisonnable et montent en compétences au fur et à mesure que les déploiements effectifs approchent.
Les rapports de comparaison entre la capacité et la demande prévisionnelle permettent également de surveiller la disponibilité globale lors des périodes de pointe et des périodes creuses de l’année financière, garantissant ainsi que votre entreprise reste performante malgré les fluctuations des équipes et la prévention des points de blocage.
2. Fonction de rapport Réservé versus Réalisé
Si vous recherchez des méthodes d’égalisation des ressources pour équilibrer les efforts et les heures de vos équipes en un seul endroit, vous avez de la chance ! Le rapport de Temps Prévu Versus Réel, mieux connu sous le nom de rapport Réservé versus Réalisé, consolide toutes les réservations sensibles au temps afin que vous puissiez estimer avec précision la planification de vos ressources sur de futurs projets.
Les heures « Réservées » correspondent à vos estimations de réservation de projet tandis que les heures « Réalisées » sont extraites des feuilles de temps de votre personnel. Par exemple, vous pouvez obtenir un résumé de vos réservations de projets.
De plus, il est possible d’extraire directement les informations de pointage à partir de plannings externes, afin de comparer les données existantes aux estimations futures en temps réel. Réduire l’écart entre les efforts prévus et réalisés vous permet de savoir comment les tâches principales sont réparties, tout en excluant le travail hors routine. De plus, tout écart, qu’il s’agisse d’une hausse ou d’une baisse d’heures, est mis en évidence pour vous alerter des valeurs surestimées ou sous-estimées.
3. Rapports sur le taux d’utilisation en pourcentage
Les taux d’utilisation des ressources mesurent la productivité à long terme de votre personnel et vous permettent d'attribuer des charges de travail équilibrées de manière optimale. Une surutilisation de votre équipe existante induit non seulement du stress, mais crée également un planning où les tâches débordent sans aucun suivi. Selon l’enquête de Tower Watson, 57 % des personnes interrogées citent la surcharge de travail comme raison de leur désengagement au bureau.
D'un autre côté, sous-utiliser le potentiel des ressources vous pousse à passer à côté des compétences secondaires et de la capacité de charge de travail que vos ressources actuelles possèdent, et qui auraient pu facilement améliorer la cadence du projet. Vous finissez par externaliser votre projet à des agences alors même que le temps d'inactivité de vos ressources en interne augmente. Résultat : il y a un déséquilibre entre vos coûts de personnel et les retours évaluables que vous en obtenez.
Le rapport utilise des indicateurs d'utilisation des ressources pour mesurer uniformément les efforts de chacun sur les heures ouvrées standards en attribuant des jours, des heures ou des pourcentages. Il corrige les doubles réservations et les déséquilibres entre les efforts réels et ceux prévus. Par exemple, si une ressource donnée travaille sur plusieurs projets à échéance le même jour, elle va inévitablement dépasser ses horaires standards. Avec Saviom, cette incohérence ressort nettement dans l'aperçu global des affectations de ressources, ce qui vous permet d'étaler la charge de travail sur plusieurs jours ou semaines, selon le cas.
Les rapports de taux d’utilisation de certains outils peuvent aussi générer une carte thermique de capacité de ressources qui vous informe des différentes activités sur lesquelles vos contrats de ressources sont répartis, de sorte qu’une répartition équitable du travail et une priorisation logique des tâches puissent en découler.
4. Rapports financiers prévisionnels
Vous pouvez rapprocher votre portefeuille budgétaire en calculant vos coûts prévisionnels (estimation) et réels. Les premiers sont générés en multipliant les heures envisagées par les taux de facturation de votre personnel, les seconds proviennent des heures réellement passées pour lesquelles le personnel applique ses taux de facturation. La différence entre les coûts réels et futurs crée un écart. Vous pouvez ainsi prendre une décision éclairée sur l’allocation à partir des analyses du rapport prévision des ressources versus coûts réels.
Non seulement le rapport de comparaison entre prévisions et coûts réels met en lumière la véritable valeur facturable de vos projets, mais il vous oriente aussi vers les taux horaires les plus rentables. Vous pouvez même déterminer la raison des obstacles ou d’un ralentissement susceptible de prolonger la durée du projet au-delà de la prévision initiale. Par exemple, si le coût d’exécution réel dépasse le coût planifié, cela indique que vos ressources ont passé plus de temps sur une activité particulière. Inversement, si le coût est inférieur, vous pouvez conclure que le travail s’est terminé plus rapidement que prévu.
5. Rapports de disponibilité des ressources
Que ce soit en période de pointe ou creuse, les rapports de disponibilité des ressources vous aident à adopter une approche proactive dans l’allocation optimale du travail. Après tout, même si vous avez une équipe au complet, il ne faut pas supposer qu’ils sont tous disponibles et suffisamment préparés pour le prochain projet. Par exemple, si la ressource A prend plusieurs congés en avril, sa disponibilité baisse, ce qui implique que la capacité de l’équipe et les délais du projet devront être ajustés en conséquence.
Vous devrez alors repérer le prochain groupe de ressources en attente qui non seulement est disponible pour prendre le relais, mais possède aussi les compétences et la connaissance suffisante de la tâche pour la faire avancer. Cette démarche réduit drastiquement le temps d’inactivité et empêche vos projets d’être freinés par des baisses soudaines et inexpliquées de productivité dès leur lancement.
En définitive, un rapport de capacité simplifie l’art de la prise de décision en vous aidant à appuyer vos choix sur la science des données brutes, incluant des indicateurs et graphiques clairs. Avec la bonne intuition, vous n’aurez plus à estimer approximativement combien de personnes ou quelles compétences et expériences sont nécessaires pour mener un projet, ni à chercher pourquoi un plan n’a pas fonctionné. Ainsi, vous pouvez réellement vous projeter sur le succès du projet visé et restructurer votre entreprise autour d’une équipe bien dotée et d’une capacité planifiée intelligemment.
