Miksi projektipäälliköt tarvitsevat henkilökohtaisen organisointijärjestelmän vuonna 2026
Miksi puhumme henkilökohtaisesta organisointijärjestelmästä?
Olin onnekas, sillä urani alkuvaiheessa minulla oli mentori, joka oli uskomattoman järjestelmällinen. Ihmettelin jatkuvasti, miten hän muisti pienimmätkin yksityiskohdat kuukausia aiemmin pidetyistä kokouksista. Kaikki halusivat työskennellä hänen kanssaan, koska tiesivät voivansa luottaa häneen.
Uran edetessä tiesin, että halusin olla juuri sellainen projektipäällikkö. Luotettava, yksityiskohtiin keskittyvä ja jatkuvasti ihmisiä hämmästyttävä sillä, kuinka paljon tietoa pystyn pitämään mielessäni.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Osoittautuu, että salaisuus onkin siinä, ettei aivoihin pidä luottaa lainkaan.
Miksi projektipäälliköt tarvitsevat henkilökohtaisen organisointijärjestelmän – ja miten rakennat omasi
Kun tasapainoilet useiden projektien, asiakkaiden ja tiimien välillä, saatat huomata joutuvasi jatkuvasti kaiken mahdollisen tulvan kohteeksi. Tähän kuuluvat sähköpostit, Slack-ilmoitukset, kalenterimuistutukset tai pelkkä ”nopea kysymys”, jonka työkaveri esittää ohittaessasi hänet matkalla ulos toimistosta.
Järjestelmällisyydessä on kyse siitä, miten käsittelet kaikkia näitä päivittäisiä ad hoc -tehtäviä, pyyntöjä, keskusteluja, ilmoituksia (jne.), jotta voit tarkastella työtäsi ja tietää työskenteleväsi strategisesti niiden toimintojen parissa, jotka vievät sinua kohti tavoitteitasi.
Miten pysyt järjestelmällisenä työssäsi? Sinun on kehitettävä henkilökohtainen organisointijärjestelmä.
Työkalut vs. järjestelmät
Selvitetään tämä heti alkuun. Saatavilla on erinomaisia työkaluja, kuten tuottavuussovellukset ja ajanhallintaohjelmistot, jotka voivat auttaa sinua järjestämään tehtäväsi ja ajankäyttösi, mutta työkalut eivät ole järjestelmiä. Google Calendar on erinomainen työkalu aikataulusi hallintaan, mutta sen tehokkuus riippuu siitä, miten käytät sitä. Se, miten käytät sitä, on järjestelmäsi.
Ajattele asiaa näin: vaikka keittiössäsi olisi kaikki työkalut täydellisten illallisjuhlien järjestämiseen, jos et suunnittele strategisesti, miten käytät kutakin työkalua, vieraasi tulevat jäämään nälkäisiksi.
Keskeinen huomio: Henkilökohtainen organisointijärjestelmä on joukko sääntöjä, jotka laadit itsellesi käsitelläksesi niitä lukuisia asioita, joita joudut elämässäsi kohtaamaan.
Muutamia hyödyllisiä henkilökohtaisen organisoinnin työkaluja
Todoist
Tämä on tehokas mutta helppokäyttöinen sovellus tehtävälistojen luomiseen. Voit luokitella luettelokohteet projekteihin, määrittää tärkeysasteet ja asettaa toistuvia tehtäviä.
Boomerang Gmailille
Kutsun tätä mielelläni ”vastuullisuustyökaluksi”, koska sen avulla voit pitää muut vastuussa sähköposteihin vastaamisesta. Voit luoda mukautetut asetukset jokaiselle lähettämällesi sähköpostille niin, että jos esimerkiksi kukaan ei vastaa kahden päivän kuluessa, sähköposti palaa postilaatikkosi ylimmäksi viestiksi.
Google Calendar
Tämä työkalu ei kaipaa esittelyä, mutta se kannattaa mainita, koska vaikka se on yksinkertainen, oikein käytettynä se on yksi käytössäsi olevista tehokkaimmista organisointityökaluista. Merkittävä osa organisointijärjestelmääni on sen määrittäminen, miten ja milloin haluan saada Google Calendarin ilmoituksia.
Keskittymisen tehostaja
Tämä henkilökohtaisen organisoinnin työkalu on suunniteltu auttamaan käyttäjiä luomaan tuottavia työtapoja vähentämällä häiriötekijöitä ja ylläpitämällä keskittymistä ajanjaksojen blokkaamisen avulla. Se perustuu Pomodoro-tekniikkaan (aikarajaustekniikka). Voit käyttää sitä työskentelyjaksosi jäsentämiseen sekä työaikasi seuraamiseen ja analysointiin.
Taskful
Taskful on Todoistin kaltainen tuottavuustyökalu. Tässä tehtävälistasovelluksessa on kätevää se, että sen avulla voit luoda alitehtäviä suurempien tehtävien saavuttamiseksi, ja siinä on yksinkertainen edistymispalkki, joka näyttää, kuinka lähellä tehtävä on valmistumista. Sovelluksessa on myös intuitiivinen suunnittelu ja selkeät ominaisuudet, joita on todella helppo käyttää jopa uusien käyttäjien.
Toggl
Toggl on ajanseurantatyökalu, jossa on todella kaunis ja selkeä ulkoasu. Sen avulla voit seurata kuhunkin tehtävään käyttämääsi aikaa ja luokitella aikasi tunnisteiden ja projektien avulla. Jos et ole varma, mihin aikasi kuluu päivän aikana, Togglin kaltaisen ilmaisen ajanseurantatyökalun käyttö voi auttaa sinua muodostamaan realistisen kuvan päiväsi ajankäytöstä.
IFTTT
IFTTT (”jos tämä, niin tuo”) on sovellus, jonka avulla voit synkronoida toimintoja muiden sovellustesi välillä ja eri laitteiden kesken.
Lisäsin tämän henkilökohtaisten organisointityökalujen luetteloon, koska sen avulla voit automatisoida monia pieniä organisointitehtäviä, joita saatat tehdä päivän aikana, kuten tiedostojen varmuuskopioinnin, tietojen syöttämisen laskentataulukoihin ja satoja muita tehtäviä.
Sen parhaan käyttötavan selvittämiseen kuluu hieman aikaa, mutta kun olet löytänyt sinulle sopivat automatisoidut työnkulut, ne voivat säästää paljon aikaa ja vapauttaa ajattelukapasiteettiasi suurempien asioiden pohtimiseen.
Henkilökohtaisen organisointijärjestelmäsi rakentaminen
Lähestyn henkilökohtaista järjestelmääni olettaen, että unohdan jonkin asian heti, kun se katoaa näkyvistäni. Jos joku kertoo minulle jostakin tärkeästä asiasta, joka minun pitää hoitaa myöhemmin, minun on lisättävä se Todoistiin, vaikka minulla ei olisi aikaa kirjata sitä kunnolla. Esimerkiksi:
Joskus peräkkäisten kokousten aikana sinulla ei ole aikaa muuttaa kokousmuistiinpanojasi tehtäviksi. Tilanne voi alkaa tuntua samalta kuin klassisessa kuvassa Lucysta ja Ethelistä, jotka yrittävät epätoivoisesti pysyä tauotta kulkevan karkkikuljettimen vauhdissa.
Herkullisen suklaan sijaan käsittelet kuitenkin aikarajoitettuja pyyntöjä kuljettimella. Kun näin käy, käytä 5 sekuntia muistuttaaksesi itseäsi palaamaan muistiinpanoihisi myöhemmin. Tehokkaiden muistiinpanotekniikoiden käyttäminen voi myös vähentää jälkikäteen tarvittavaa siivous- ja järjestelytyötä.
Tämä on vain yksi sääntö, joka toimii minulle hyvin, mutta sinun on luotava omat sääntösi määrittääksesi, miten ja milloin käytät kutakin projektinhallinnan työkalupakkisi työkalua.
Luo omat sääntösi henkilökohtaista organisointia varten
1. Tee luettelo tietolähteistäsi.
Aloita pohtimalla elämässäsi olevia tietolähteitä. Esimerkkejä ovat:
- Slack-ilmoitukset
- Asiakkaiden sähköpostit
- Kokouksissa sovitut tehtävät
- Postitse saapuvat paperilaskut (huoh)
- Kahviautomaatin äärellä käydyt keskustelut
- Kalenterihälytykset
2. Kysy: Kuinka paljon ennakkoaikaa tarvitset hoitaaksesi nämä ajallaan?
Oletetaan, että haluat muistaa lähettää asiakkaallesi budjettipäivityksen. Sinun on lähetettävä se keskiviikkoaamuna, mutta tarvitset vähintään 30 minuuttia budjettiraportin laatimiseen ja sinun on varmistettava, että tilin omistaja on hyväksynyt sen ennen kuin lähetät sen asiakkaalle.
Muistutuksen asettaminen keskiviikkoaamulle on yksinkertaisesti liian myöhäistä, joten sinun on asetettava tiistai-iltapäivälle muistutus raportin viimeistelemisestä ja lähettämisestä tilin omistajalle. Sen jälkeen tarvitset toisen muistutuksen keskiviikkoaamulle varmistaaksesi, että raportti on hyväksytty, ja lähettääksesi sen eteenpäin.
Älä luota Google Calendariin muistutusten automaattisessa asettamisessa. Kun olen nousemassa lentokoneeseen, saan usein (automaattisesti luodun) kalenteri-ilmoituksen lennostani. Se on mielestäni huvittavaa. Jos luottaisit tulevan lentosi muistamisessa pelkästään Google Calendariin, myöhästyisit lennolta joka kerta.
3. Määritä tarvitsemasi hälytyksen tai muistutuksen voimakkuus.
Tarvitsetko sumutorven vai lempeän töytäisyn? Jotkin tehtävälistasi asiat ovat aikaherkempiä kuin toiset. Muistutuksen, joka kehottaa lähtemään ajoissa asiakastapaamiseen, pitäisi olla paljon häiritsevämpi kuin muistutuksen, joka kehottaa hakemaan vapaata ensi kuukaudelle.
Hienovaraisia muistutuksia varten asetan Todoistissa toistuvia muistutuksia. Näen tehtävän postilaatikossani ja tiedän, että se on asia, joka minun on hoidettava jossain vaiheessa tänään. Toinen hyvä vaihtoehto on käyttää Boomerangia tai Slackin ”muistuta minua” -ominaisuutta. Voit torkuttaa muistutusta, kunnes sinulla on todella aikaa hoitaa asia.
Jos kyseessä ovat todella aikaherkät asiat, sinun on varmistettava, että näet hälytyksen riippumatta siitä, mitä olet tekemässä. Varmista, että näet nämä muistutukset tietokoneellasi ja puhelimellasi. Kun kyseessä on asia, jota en todellakaan saa unohtaa, asetan puhelimeeni herätyksen varmistukseksi Google Calendarin hälytykselle.
4. Varaa säännöllisesti aikaa järjestäytymiseen.
Paras tapa varmistaa, että todella käytät henkilökohtaista organisointijärjestelmääsi, on varata sille aikaa. Haluan olla yksi ensimmäisistä toimistolla. Siellä on rauhallista eikä kokouksia ole, joten se on täydellinen aika suunnata ajatukseni tulevaan päivään.
Jos tämä ei ole sinulle mahdollista, merkitse järjestelyaika kalenteriisi. Varaa aika, tai se todennäköisesti jää toteutumatta. Käyttämästäsi organisaation kalenterijärjestelmästä riippuen voit yksinkertaisesti merkitä ajan ”varatuksi”, jotta kukaan ei yritä varata kokousta sen päälle.
Vielä parempi on merkitä tämä aika näkyvämmällä tavalla. Se näyttää tiimillesi hyvää esimerkkiä siitä, että järjestät aikaa elämäsi saattamiseen järjestykseen. Projektipäällikötkin ovat loppujen lopuksi vain ihmisiä.
Henkilökohtaisen järjestelmän hyöty = luottamus
On selvää, että monet meistä haluavat olla järjestelmällisempiä, koska tiedämme sen auttavan meitä olemaan tehokkaampia työssä. Vankasta henkilökohtaisesta järjestelmästä on kuitenkin myös muita hienovaraisempia hyötyjä: aina kun järjestelmäsi toimii, teet hyvän vaikutuksen.
Työtoverisi, työntekijäsi, asiakkaasi ja esihenkilösi oppivat kaikki luottamaan sinuun. Samoin tieto siitä, että kanssasi työskentelevät ihmiset ovat järjestelmällisiä, auttaa sinua luottamaan heihin. Kukaan ei pidä järjestäytymättömässä työympäristössä työskentelystä tai sellaisen ihmisen kanssa työskentelemisestä, johon ei voi luottaa.
Aina kun olen esihenkilönä johtanut uransa alkuvaiheessa olevaa työntekijää, olen noudattanut tätä periaatetta: minulle on aivan sama, millainen järjestelmäsi on, kunhan se toimii.
Vaikka sinulla ei olisi suoraan alaisuudessasi työskenteleviä henkilöitä, voit vaikuttaa koko organisaatioosi näyttämällä esimerkkiä. Kun joku antaa sinulle seuraavan kerran tehtävän, kokeile vastata esimerkiksi näin: ”Selvä. Asetan itselleni muistutuksen, jotta hoidan tämän torstaiaamuna, ja palaan silloin asiaan.”
Antamalla yksityiskohtaisen vastauksen osoitat hänelle, että sinulla on suunnitelma asian hoitamiseksi, ja kerrot samalla, milloin hän voi odottaa kuulevansa sinusta. Et ainoastaan lisää hänen luottamustaan sinuun, vaan vahvistat myös omaa luottamustasi itseesi, kun pidät johdonmukaisesti kiinni sitoumuksistasi.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
