Tuottavan tekoälyn ominaisuudet: tekoälyavustajasta autonomisiin agentteihin
Automaatio: Productiven tekoäly automatisoi puuduttavia tehtäviä, kuten ajanseurantaa ja joukkomuokkauksia, tehostaen tiimien työskentelyä.
Keskittäminen: Productiveen integroitu tekoäly yhdistää toiminnalliset ja taloudelliset tiedot oivaltavaa projektien tilan analysointia varten.
Taidot: Uudelleenkäytettävät tekoälytaidot varmistavat johdonmukaiset ja tehokkaat kehotteet resurssiarviointeihin ja budjettiyhteenvetoihin.
Agentit: Autonomiset agentit suorittavat työnkulkuja itsenäisesti ja mullistavat projektinhallinnan vähäisellä ihmisen osallistumisella.
Integraatio: MCP-tuki yhdistää Productiven muihin työkaluihin ja laajentaa tekoälyn ominaisuuksia kokonaisissa ohjelmistoekosysteemeissä.
Projektipäälliköillä asiantuntijapalveluissa on jo ennestään paljon vastuullaan. Productiven tekoäly on suunniteltu kantamaan loputkin — se hoitaa taustalla operatiivisen työn ylimääräisen kuorman, jotta toimitustiimit voivat käyttää aikansa työhön, joka todella vie asioita eteenpäin.
Productiven tekoälyominaisuudet perustuvat selkeään ajatukseen: toimistojen toimintaa hidastavien rutiinitöiden — ajanseurannan, tehtävien päivitysten, resurssien tarkistamisen ja vanhentuneiden projektien ylläpidon — ei pitäisi vaatia ihmisen huomiota. Sen sijaan, että yleinen keskustelubotti lisättäisiin irrallisten projektinhallintatyökalujen päälle, Productive upottaa tekoälyn suoraan kaiken yhdessä sisältävään PSA-alustaansa, jossa sillä on pääsy operatiivisiin, taloudellisiin ja asiakassuhteisiin liittyviin tietoihin, jotka tekevät tekoälystä aidosti hyödyllisen.
Productivella läheisesti toimistojen ja konsulttiyritysten kanssa työskentelevä Bernie Vrbat esitteli alustan tekoälyominaisuuksia Projektinhallinnan tekoälyn tulevaisuus -esittelyssä. Tässä on yleiskatsaus siihen, mitä Productiven tekoäly voi tehdä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Syvällinen katsaus Productiven tekoälyominaisuuksiin
1. Tekoälyavustaja: operatiivisen työn keskus
Productiven tekoälyavustaja sijaitsee tilisi sivupalkissa, ja se on käytettävissä milloin tahansa ja millä tahansa alustan osa-alueella.
Koska Productive keskittää jo projektien, resurssien, budjettien ja talouden tiedot yhteen paikkaan, avustajalle ei tarvitse antaa taustatietoja joka kerta erikseen. Se jatkaa siitä, mihin jäit, ja työskentelee järjestelmässä jo olevien tietojen kanssa. Tämä tarkoittaa, että projektipäällikkö voi kysyä esimerkiksi, onko projekti terveellä pohjalla, ja saada vastauksen, joka perustuu todellisiin toimitustietoihin.
Esittelyn aikana näytettiin kolme käyttötapausta: automaattinen ajanseuranta, tehtävien joukkopäivitykset ja tekoälyn luomat projektin tilanneraportit.
Ajanseurannassa avustaja voi kirjata ajankäytön valmistuneille tehtäville yhdellä kehotteella — valikoissa ei tarvitse navigoida. Joukkopäivityksissä se voi muuttaa tehtävien tilat koko projektissa kerralla, mikä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun jokin este ilmaantuu ja kaikki on keskeytettävä. Raportoinnissa se voi arvioida projektin tilaa samanaikaisesti useista tietolähteistä ja mikä tärkeintä, näyttää työskentelynsä, jotta projektipäälliköt voivat tarkistaa tulkinnan taustalla olevat luvut.
Tekoälyn kanssa on aina jätettävä hieman virhemarginaalia. Emme siis tavoittele tässä sadan prosentin tarkkuutta, vaan läpinäkyvyyttä.
Näin saat eniten hyötyä Productiven tekoälyavustajasta:
- Anna kontekstin tehdä työ: Avustaja lukee näytön, jolla olet — sinun ei tarvitse selittää tilannetta uudelleen joka kerta.
- Käytä sitä joukkotoimintoihin: Hinnastopäivitykset, kustannushintojen muutokset ja tilojen massapäivitykset ovat usein toistuvia hallinnollisia tehtäviä, jotka aiemmin vaativat manuaalista työtä useiden tietueiden parissa.
- Tarkista tekoälyn tuottamat havainnot: Jokainen projektin tilanneraportti sisältää taustalla olevat tiedot ja lähteet, joten voit tarkistaa, mitä tietoja järjestelmä käytti johtopäätöksensä tekemiseen.
2. Osaamiset: uudelleenkäytettävät tekoälyohjeet yhdenmukaisiin tuloksiin
Osaamiset ovat Productiven vastaus ongelmaan, jossa samoja yksityiskohtaisia kehotteita toistetaan kerta toisensa jälkeen.
Jos olet löytänyt toimivan kehotteen — olipa kyse sitten resurssien saatavuuden arvioinnista, budjetin toteuman yhteenvedosta tai jäsenneltyjen sähköpostipäivitysten laatimisesta — Osaamisten avulla voit tallentaa sen kerran ja käyttää sitä uudelleen aina tarvittaessa. Vielä tärkeämpää on, että Osaamiset voidaan jakaa koko organisaation kesken, joten hyvin laadituista kehotteista hyötyy koko tiimi, ei vain niiden kirjoittaja.
Esittelyn aikana nähtiin resurssien löytämiseen tarkoitettu taito käytännössä: kun avustajalle annettiin ohjeet saatavuudesta, senioriteetista, palvelutyypistä ja taidoista, se toi esiin projektiin parhaiten sopivan saatavilla olevan henkilön ja varmisti, että suositus vastasi todellisia resursointitietoja.
Taitoja voidaan myös asettaa aktivoitumaan automaattisesti, jolloin avustaja käyttää automaattisesti asiaankuuluvaa taitotietoa, kun esität kysymyksen – sinun ei tarvitse etsiä oikeaa taitoa ja käynnistää sitä manuaalisesti.
Sen sijaan, että organisaatiossa olisi yksi henkilö, joka osaa antaa tekoälylle kehotteita, yhtäkkiä koko asiantuntijatiimi voi olla varustettu huippuluokan kehotteilla.
- Bernie Vrbat, Productive
Productiven taitojen käytön parhaat käytännöt:
- Panosta yksityiskohtaisiin kehotteisiin: Mitä täsmällisempiä taidon ohjeet ovat, sitä parempi ja johdonmukaisempi lopputulos on.
- Jaa koko tiimille: Taidot ovat organisaation voimavara – tekoälyn prosessien tulkintatavan standardointi tuottaa johdonmukaisia tuloksia riippumatta siitä, kuka niitä käyttää.
- Hyödynnä avustajaa taitojesi kehittämiseen: Voit pyytää tekoälyä tarkistamaan taidon ja ehdottamaan parannuksia ennen sen aktivointia.
3. Agentit: itsenäiset työnkulut, jotka toimivat ilman sinua
Agentit vievät Productiven tekoälyn kysymyksiin vastaamisesta siihen, että se tekee työtä itsenäisesti.
Taitojen tavoin agentit määritetään selkokielisillä ohjeilla – koodia ei tarvita. Siinä missä taidon käynnistämiseen tarvitaan ihminen, agentti toimii itsenäisesti. Se voi suorittaa useita vaiheita, tehdä päätöksiä matkan varrella ja toimia eri työkalujen välillä ilman, että jonkun tarvitsee osallistua jokaiseen vaiheeseen.
Esittelyn aikana esiteltiin kaksi agenttia. Ensimmäinen oli keskusteleva toimisto- ja hallintoavustaja, joka oli määritetty käyttämään yrityksen käsikirjaa ja vastaamaan käytäntöjä, koulutusbudjetteja ja muita henkilöstöhallintoon liittyviä aiheita koskeviin kysymyksiin. Se voi myös linkittää tehtämalleihin suoraan, joten pyyntö ei ainoastaan saa vastausta, vaan muuttuu konkreettiseksi toimeksi.
Toinen oli vanhentuneiden tehtävien tarkkailija: automatisoitu agentti, joka toimii joka aamu kello 9, käy kaikki projektit läpi ja etsii tehtäviä, joissa ei ole ollut viimeaikaista toimintaa, sekä lähettää asiasta viestin asiaankuuluville henkilöille seurantaa varten. Esittelyn aikana se tunnisti ja merkitsi yhdellä suorituskerralla 18 passiivista tehtävää – tällainen erätoiminto vaatisi muuten projektipäälliköltä manuaalista läpikäyntiä.
Tällaisen agentin luomisen hyöty on ensinnäkin siinä, että se tuo toimintaan hieman henkilökohtaisempaa otetta ja ihmiset voivat samaistua siihen. Toinen hyöty on, että agenteilla voi olla omat yhdistimensä, joiden avulla ne voivat toimia eri MCP:tä tukevien työkalujen välillä.
Näin pääset alkuun agenttien kanssa:
- Aloita yksinkertaisesti: Suoraviivainen agentti, joka esimerkiksi valvoo yhtä ehtoa ja lähettää viestin oikeille henkilöille, on nopea tapa nähdä todellinen vaikutus toimintaan.
- Määritä tarkka käyttöalue: Agentit voidaan rajoittaa tiettyihin projekteihin ja tietoihin, joten hallitset tarkasti, mitä ne voivat nähdä ja tehdä.
- Tarkista auditointipolku: Jokainen agentin suoritus kirjataan ja lokiin tallentuu, mitä se teki ja milloin. Tämä läpinäkyvyys helpottaa agentin toiminnan luottamuksen rakentamista ja sen kehittämistä ajan myötä.
4. Agenttien hallinta ja käyttöoikeudet
Kun agenteista tulee itsenäisempiä, hallintaa koskeva kysymys korostuu.
Productive vastaa tähän yksityiskohtaisilla käyttöoikeuksilla. Ylläpitäjät voivat määrittää tarkasti, millainen käyttöoikeustaso kullakin agentilla on – mitä tietoja se voi lukea, mihin projekteihin se voi vaikuttaa ja voiko se suorittaa toimia vai ainoastaan tuoda tietoja esiin. Agentit voidaan myös rajata tiettyihin projekteihin, mikä estää niitä siirtymästä alueille, joille niiden ei pitäisi mennä.
Jokainen agentin suoritus kirjataan täydelliseen toimintalokiin, joten tiimit näkevät tarkasti, mitä agentti teki ja milloin. Esittelyn aikana kolme tuntia aiemmin suoritetusta ajosta nähtiin, mitkä tehtävät oli merkitty ja mitä toimia agentti oli kullekin tehnyt.
Tietosuojan osalta Productiven tekoäly toimii GDPR-, CCPA- ja SOC 2 -vaatimusten mukaisesti. Asiakastietoja ei käytetä Productiven mallien tai sen käyttämien kolmannen osapuolen mallien kouluttamiseen.
Hallinnan säilyttäminen tekoälyn ottaessa hoitaakseen enemmän:
- Käytä projektitason rajausta: Rajoita agentin käyttöoikeudet vain niihin projekteihin, joissa sitä tarvitaan.
- Seuraa suorituksia säännöllisesti: Aktiviteettiloki antaa näkyvyyden siihen, mitä agentit tekevät – käsittele sitä rutiininomaisena tarkistuksena, ei vain vianmääritystyökaluna.
- Määritä käyttöoikeudet harkiten: Sovita agentin käyttöoikeudet tehtävän arkaluonteisuuteen, älä ainoastaan laajempien käyttöoikeuksien tuomaan helppouteen.
5. MCP-integraatio: Productiven yhdistäminen laajempaan työkalukokonaisuuteesi
Productive tukee mallikontekstiprotokollaa (MCP), joka on kehittyvä standardi ja jonka avulla suuret kielimallit voivat muodostaa suojatun yhteyden liiketoimintajärjestelmiin sekä ymmärtää, mitä tietoja ja toimintoja ne voivat käyttää.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että tiimit voivat yhdistää Productiven muihin MCP:tä tukeviin työkaluihin – kalentereihin, asiakirjojen tallennuspalveluihin ja viestintäalustoihin – sekä käsitellä kaikkien niiden tietoja yhden käyttöliittymän kautta. Productivella on myös oma virallinen MCP-palvelimensa, joten käyttäjät voivat yhdistää haluamansa LLM:n, esimerkiksi Clauden tai ChatGPT:n, ja esittää Productiven tietoja koskevia kysymyksiä suoraan kyseisen työkalun sisällä.
Tekoälyn avulla mahdollisuuksia on loputtomasti. Voit työskennellä Productivessa haluamasi LLM:n kautta.
- Bernie Vrbat, Productive
MCP:n hyödyntäminen Productivessa:
- Yhdistä jo käytössä olevat työkalut: Jos työkalukokonaisuutesi muilla alustoilla on omat MCP-palvelimensa, ne voidaan yhdistää Productiveen, jotta tekoäly voi lukea ja käsitellä tietoja eri järjestelmissä.
- Käytä haluamaasi LLM:ää: Tiimit, jotka työskentelevät jo Clauden tai ChatGPT:n parissa, voivat käyttää Productiven tietoja suoraan näiden käyttöliittymien kautta.
- Hallinnoi yhdistimien käyttöoikeuksia keskitetysti: Kuten agenttien kohdalla, hallitse sitä, mitkä työkalut yhdistetään ja millaiset käyttöoikeudet kullakin niistä on.
6. Tekoälyn muistiinpanotyökalu: kokouksen konteksti siirtyy suoraan projekteihin
Productive julkaisi hiljattain integroidun tekoälyn muistiinpanotyökalun, joka tallentaa kokousten toimenpiteet, luo täydellisen litteroinnin ja antaa käyttäjille mahdollisuuden muuttaa nämä toimenpiteet suoraan tehtäviksi alustalla.
Tämä on tärkeää, koska se poistaa keskustelun ja toteutuksen välisen kuilun. Erillisessä työkalussa olevat kokousmuistiinpanot on siirrettävä manuaalisesti. Productivessa olevista muistiinpanoista voi tulla tehtäviä samassa työnkulussa, ja ne voidaan yhdistää samoihin projekteihin ja tietoihin, joita agentit ja taidot jo käyttävät.
Tekoälyn muistiinpanotyökalun tehokas hyödyntäminen:
- Luo tehtävät heti: Älä jätä toimenpiteitä litterointiin – muuta ne osoitetuiksi tehtäviksi ennen kokousajan päättymistä.
- Yhdistä aktiivisiin projekteihin: Koska muistiinpanotyökalun tuottama sisältö sijaitsee Productivessa, se voidaan siirtää suoraan käytössä oleviin agentti- ja työnkulkuihin.
Productiven tekoälyominaisuudet verrattuna muihin työkaluihin
Productiven lähestymistavassa integraation syvyys asetetaan käyttöliittymän pintatason ominaisuuksien laajuuden edelle.
- Asanan tai Monday.comin kaltaiset työkalut tarjoavat tehtävien hallintaa tekoälylaajennuksilla, mutta niiden tekoäly toimii yleensä vain projektitietojen parissa.
- Harvestin tai Togglin kaltaiset alustat käsittelevät ajanseurantaa, mutta eivät yhdistä sitä samassa järjestelmässä resurssien suunnitteluun, budjetteihin tai toimitusten tilaan.
- Productive erottuu säilyttämällä operatiiviset, taloudelliset ja asiakassuhteisiin liittyvät tiedot yhdellä alustalla sekä rakentamalla tekoälyn tämän yhdistetyn kontekstin päälle.
Tuloksena on tekoäly, joka voi vastata projektin tilaa koskevaan kysymykseen hyödyntämällä samanaikaisesti seurattua aikaa, käytettyä budjettia, tehtävien tilaa ja tiimin kapasiteettia – ilman, että tietoja tarvitsee hakea useista lähteistä ja yhdistää manuaalisesti.
Mitä Productiven tekoälylle seuraavaksi
Productiven lähiajan etenemissuunnitelmaan kuuluu Artifacts-ominaisuus – mahdollisuus muuttaa tekoälyn luomat vastaukset visuaalisiksi tuotoksiksi, kuten koontinäytöiksi, PDF-tiedostoiksi tai HTML-raporteiksi, pelkän tekstin sijaan.
Agenttien puolella kehitetään tapahtumien laukaisemia agentteja: agentteja, jotka aktivoituvat automaattisesti, kun järjestelmässä tapahtuu jotain, sen sijaan että ne toimisivat ennalta määrätyn aikataulun mukaan. Tavoitteena ovat ennakoivat agentit, jotka tuovat ongelmat esiin ja pyytävät lisätietoja saavuttaessaan päätöksentekopisteen sen sijaan, että ne odottaisivat jonkun kysyvän.
Emme halunneet vain liittää tekoälyä mukaan. Halusimme selvittää, missä tekoäly voisi todella vaikuttaa – ei ainoastaan automatisoida yksittäisiä tehtäviä, vaan auttaa hallitsemaan ja analysoimaan liiketoiminnan työnkulkuja.
Bernie katsoo pidemmälle tulevaisuuteen ja näkee projektien ylläpidon – tehtävien tilojen päivittämisen, edistymisen seurannan ja aikataulujen siirtämisen jonkin viivästyessä – ensimmäisenä operatiivisena alueena, joka siirtyy kokonaan tekoälyn hoidettavaksi.
Haluatko lisää tekoälyominaisuuksien esittelyjä ja pääsyn tapahtumiin, kuten Tekoälyn tulevaisuus projektinhallinnassa -esittelyyn? Luo maksuton tili pysyäksesi yhteydessä The Digital Project Manageriin.
