Priorisointivinkit: 8 tapaa tehostaa tehtävälistaasi
Hallitse tehtävälistasi: Keskity tehtäviin, joilla on suurin vaikutus, ja suuntaa ponnistelusi arvokkaimpiin lopputuloksiin – voit tehdä tämän järjestämällä ja asettamalla listasi asiat tärkeysjärjestykseen.
Aloita vaativimmasta tehtävästä: Vapauta aikaa ja tilaa mielessäsi aloittamalla päiväsi "sammakon syömisellä" eli hoitamalla listasi suurin ja vaikein tehtävä heti päivän alussa.
Kokeile hidasta tuottavuutta: Kiirehtiminen ja jatkuva tehtävien välillä vaihtaminen voivat itse asiassa pidentää työskentelyyn kuluvaa aikaa virheiden, uudelleentyöskentelyn ja tehtävästä toiseen siirtyessä aivoiltasi vaadittavan sopeutumisajan vuoksi.
Projektipäällikkönä olet tottunut käsittelemään valtavaa tehtävälistaasi (sen lisäksi, että hallitset tiimisi tehtävälistoja). Voi olla vaikea päättää, mistä aloittaa, kun sinua vedetään miljoonaan eri suuntaan. Tässä on joitakin parhaista vinkeistäni ja nikseistäni, joiden avulla voit ajatella strategisemmin ja saada asiat hoidetuksi.
1. Tee kattava lista
Miksi se toimii: Tiedätkö sanonnan, jonka mukaan metsää ei näe puilta? Aloittamalla kattavasta listasta näet sekä metsän että puut, joten voit päättää, mikä on todella tärkein tehtävä ja mikä voi odottaa myöhemmäksi.
Jos työskentelet useiden eri projektien parissa tai raportoit useille sidosryhmille, kattava lista voi auttaa sinua asettamaan tehtävät tärkeysjärjestykseen ja päättämään, mistä aloittaa. Tässä ei ole kyse kaikkien miellyttämisestä, vaan parhaiden päätösten tekemisestä rajallisten resurssiesi (eli aikasi ja energiasi) käyttämiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Näin pääset alkuun: Tee lista kaikesta, mitä sinulla on tehtävänä, äläkä huolehdi sen asettamisesta tärkeysjärjestykseen ennen kuin olet saanut kaikki asiat kirjattua.
Kun sinulla on täydellinen lista, voit alkaa järjestää tehtäviä tärkeimmästä vähiten tärkeään. Jos löydät tehtäviä, jotka voit hoitaa nopeasti tai delegoida, tee se heti – se on vain ylimääräinen bonus.
2. Hoida vaikein tehtävä ensin
Miksi se toimii: Vaikeimman tehtävän hoitaminen ensin tarkoittaa listasi vaikeimpien tai epämiellyttävimpien tehtävien käsittelyä ensimmäisenä. Kun aloitat listasi hankalimmasta tehtävästä, vapautat mielentilaa, jonka tämä uhkaavana häämöttävä tehtävä muuten voisi viedä. Samalla luot tekemisen imua, joka auttaa sinua hoitamaan myös muita listan tehtäviä (sen jälkeen, kun olet hoitanut vaikeimman tehtävän), etenkin kun lista on pitkä.
Näin pääset alkuun: Ota listasi (katso ensimmäinen vinkki) ja valitse tärkein tehtävä. Pilko tehtävä pienemmiksi ja helpommin hallittaviksi vaiheiksi ja merkitse ne tehdyiksi yksi kerrallaan, kunnes päätehtävä on valmis. Tehtävän jakaminen pienempiin vaiheisiin vähentää henkistä kuormitusta ja helpottaa sen hallintaa.
3. Jos kaikki on kiireellistä, mikään ei ole kiireellistä
Miksi se toimii: Kun projektitiimin jäsenet, asiakkaat ja sidosryhmät tuovat sinulle kiireellisiä tehtäviä, kysymyksiä tai tarpeita, tilanne voi tuntua ylivoimaiselta ja sekavalta. Asianmukaisten tärkeysasteiden määrittämisestä ja kieltäytymisen opettelemisesta tulee olennaista. Mieti omaa tärkeintä prioriteettiasi – jos kaikki on tärkeää, saatat lamaantua tai keskittyä vääriin asioihin.
Näin pääset alkuun: Opeta tiimille oma määritelmäsi kiireellisyydelle. Jos esimerkiksi joku odottaa sinulta tietoja tai palautetta ja se estää häntä tekemästä työtään tavalla, joka voisi vaarantaa aikataulun, kyse on tosiaan kiireellisestä asiasta. Voit myös käyttää Ivy Leen menetelmää päivittäisten prioriteettien jäsentämiseen, jotta joudut harvemmin häiriötekijöiden vietäväksi.
Selitä pyynnön esittäjälle, miten määrität jonkin asian kiireellisyyden, ja varmista, että olette asiasta samaa mieltä. Näin et joudu arvailemaan päätöstäsi uudelleen tai tuntemaan huonoa omaatuntoa, jos myöhemmin ilmenee jokin yksityiskohta, joka saa sinut ajattelemaan ymmärtäneesi kiireellisyyden väärin.
Esimerkiksi johdin asiakkaalle toteutettavaa räätälöityä ohjelmistoprojektia. Pääinsinöörini yritti saada yhden parannuksen viimeisteltyä, jotta asiakkaan tiimi voisi testata sitä. Samaan aikaan asiakas oli turhautunut, koska tehtävälistalla oli toinen tehtävä, jossa piti korjata pieni asia, joka häiritsi heitä ohjelmistoa käyttäessään.
Insinööri kuitenkin oletti, että viimeistelemällä parannuksen ensin testausta varten hän auttoi asiakasta antamalla tälle enemmän aikaa testata ennen julkaisua. Ratkaisimme tilanteen varmistamalla prioriteetit asiakkaan kanssa tulevissa seurantatapaamisissa.
4. Siirrä määräaikoja myöhemmäksi, kun mahdollista
Miksi se toimii: Ylimääräinen hengähdystauko voi auttaa sinua olemaan tuottavampi ja tehokkaampi sekä vähentää kuormitusta, jota kilpailevat prioriteetit voivat aiheuttaa.
Näin pääset alkuun: Tarkastele prioriteettiluetteloasi ja etsi mahdollisuuksia järjestellä asioita uudelleen. Priorisointimatriisi voi auttaa sinua luokittelemaan tehtäviä kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella, jotta voit tunnistaa siirrettävissä olevat asiat. Jos et löydä mitään, keskustele tiimisi jäsenten tai sidosryhmien kanssa siitä, mitä voitaisiin muuttaa. Usein asiat eivät ole niin kiireellisiä kuin kuvittelemme niiden olevan. Kieltäytyminen ja ulkopuolisen näkökulman hankkiminen voivat olla hyödyllisiä.
Jos et voi siirtää luettelossasi olevia asioita myöhemmäksi, selvitä, mistä muualta voisit saada aikaa takaisin. Tarvitseeko sinun osallistua jokaiseen kokoukseen? Jo ylimääräinen puoli tuntia tai tunti päivässä tehtäväluetteloosi keskittymiseen voi olla erittäin hyödyllinen. Se antaa sinulle enemmän keskittymisaikaa ja poistaa yhden tilanteen, jossa sinun täytyy vaihtaa tehtävästä toiseen (mikä tunnetusti heikentää tuottavuutta).
5. Hidasta vauhtia päästäksesi nopeammin eteenpäin
Miksi se toimii: Kun kiirehdit tehtävien läpi ja vaihdat jatkuvasti tehtävästä toiseen, unohdat todennäköisemmin tärkeitä yksityiskohtia tai teet virheitä, mikä johtaa uudelleentyöhön. Hidasta vauhtia päästäksesi luettelosi läpi nopeammin – sinun ei tarvitse käyttää yhtä paljon aikaa virheiden korjaamiseen tai, mikä vielä pahempaa, projektin aikataulujen muuttamiseen, koska unohdit suorittaa tehtävän, hankkia hyväksynnän tai kohdentaa resurssia.
Näin pääset alkuun: Varaa kalenteristasi aikaa ja määritä kullekin tehtävälle tietty aika jättäen runsaasti aikaa sen suorittamiseen. Voit esimerkiksi varata aamulla tunnin sähköpostien tarkistamiseen, jotta ehdit kirjoittaa harkitut vastaukset ennen ensimmäistä kokoustasi.
6. Käytä projektinhallintatyökaluja aikatauluihin ja muistutuksiin
Miksi se toimii: Kun järjestät prioriteetteja uudelleen, älä kadota tärkeitä tehtäviä näkyvistä. Säilytä ne projektinhallintaohjelmistossasi tai tehtävienhallintajärjestelmässäsi, jotta vapautat mielessäsi tilaa (tai muistiinpanoissasi, jos käytät kynää ja paperia). Aseta määräajat tarvittaessa viikkojen tai kuukausien päähän – tulevaisuuden sinä arvostat oikea-aikaisia muistutuksia.
Näin pääset alkuun: Kun seuraat omia tehtäviäsi samassa työkalussa, jossa hallitset projekteja, sinun ei tarvitse etsiä työsi tekemiseen tarvittavia asioita useista eri paikoista, mikä vähentää kognitiivista kuormitusta. Lisää tehtävien hallinnan aikana linkkejä tarvitsemiisi resursseihin tai asiakirjoihin, jotta työkalusi toimii keskitettynä paikkana asioiden hoitamiseen.
7. Kerää tietoa määrittääksesi kapasiteettisi
Miksi se toimii: Saatat tuntea jatkuvasti olevasi kuormittunut tai ylikuormitettu, mutta oletko silti tuottava? Seuraa tehtäviäsi muutaman viikon tai jopa muutaman kuukauden ajan. Kuinka monta tehtävää suoritat päivittäin ja kuinka monta lisätään? Jos sinulle osoitetaan töitä nopeammin kuin ehdit suorittaa niitä ja tunnet jääväsi yhä enemmän jälkeen, kerää tietoa tilanteen todistamiseksi.
Nämä tiedot voivat auttaa sinua perustelemaan lisätuen tarvetta esimerkiksi projektikoordinaattorin tai toisen projektipäällikön muodossa. Jos tämä ei vaikuta tarpeelliselta, voi olla aika hankkia valmennusta ajankäytön parempaan hallintaan tai kokeilla uusia ajanhallintatekniikoita.
Näin pääset alkuun: Merkitse päivän tehtävät tietyllä värillä (tai korosta ensimmäiset tehtäväsi projektinhallintaohjelmistosi toiminnolla). Jos sinun täytyy lisätä luetteloosi tehtäviä, käytä eriväristä mustetta tai merkitse tehtävät vastaavasti. Voit myös lisätä jokaisen tehtävän käyttämän ajan päivän edetessä. Muista merkitä muistiin kaikki työstä poissa vietetty aika, kuten ruokailut tai tauot.
Merkitse jokaisen päivän päätteeksi muistiin, kuinka suuren osan tehtävälistastasi sait tehtyä ja kuinka monta tuntia enemmän olisit tarvinnut koko listan suorittamiseen. Saatat tarvita useita lisätunteja, mutta jos tehtävät voivat odottaa, tämä ei välttämättä riitä perusteeksi sille, että työmääräsi on liian suuri.
Toista tämä harjoitus nähdäksesi, kuinka suuri ero on päivittäin tekemäsi työn ja sen välillä, mitä sinun pitäisi saada tehtyä. Työmäärässä voi olla vaihtelua (kaikissa päivissä ei ole yhtä paljon tehtävää). Voit myös tehdä tämän harjoituksen sekä kiireisenä kautenasi (jos sinulla on sellainen) että vähäisemmän työmäärän aikana nähdäksesi eron.
Jos yrityksesi kiireiset ja hiljaiset ajat vaihtelevat suuresti, keskustele johtoryhmäsi kanssa tilapäisen avun hankkimisesta kiireisiksi ajoiksi sen sijaan, että palkkaisitte uuden kokoaikaisen työntekijän. Jos olet yrittäjä tai itsenäinen ammatinharjoittaja, tämä harjoitus voi auttaa sinua määrittämään, kuinka monta tuntia tai projektia pystyt käsittelemään kerrallaan.
8. Kokeile työskentelyä työparin kanssa
Miksi se toimii: Jos olet hajamielinen ja tarvitset apua keskittymiseen, työskentely hiljaisuudessa kumppanin tai pienen ryhmän kanssa voi auttaa. Tätä tekniikkaa, joka tunnetaan työskentelynä työparin kanssa, suositellaan usein ADHD-oireisille, mutta voit hyötyä siitä, vaikka sinulla ei olisi tätä diagnoosia.
Projektipäällikkönä saatat huomata edessäsi olevan listan ikävystyttävistä ja vähemmän hohdokkaista tehtävistä, joiden aloittamisesta et ole erityisen innostunut. Jonkun on ne tehtävä, ja on täysin hyväksyttävää tarvita hieman ulkoista motivaatiota.
Näin pääset alkuun: Pyydä kollega mukaan tai perusta Zoom-huone. Rajaa työskentelysi ajallisesti ja rajoita se kerrallaan noin tuntiin. Aseta työskentelykerralle tavoite. Voit esimerkiksi tarkistaa työaikakirjauksia, luoda uuden projektin aikajanan tai päivittää retrospektiivipohjiasi.
Ryhtykää töihin ja anna työparisi tehdä samoin. Kun aikasi on kulunut, kerro työparillesi, mitä sait (tai et saanut) tehtyä. Toista tarvittaessa, kunnes kaikki tehtäväsi on suoritettu.
Liity The Digital Project Manager -yhteisöön saadaksesi lisää näkemyksiä
Jos haluat lisää käytännön vinkkejä tai näkemyksiä projektinhallinnasta ja tuottavuuden parhaista käytännöistä, liity yhteisöömme ja saa käyttöösi Slack-työtilamme, jossa voit keskustella kollegojesi kanssa.
