Toimittajahallinta hankinnoissa: hyödyt ja ohjeet

Tässä käsittelen toimittajahallinnan parhaita käytäntöjä ja hyötyjä hankinnoissa.

Mitä hankinta on?

Hankinta on kokonaisvaltainen prosessi, jossa tuotteita, palveluja, tavaroita tai materiaaleja ostetaan tai hankitaan toiselta oikeushenkilöltä.

Monet yritykset käyttävät termejä hankinta, ostaminen ja toimittajien etsiminen toistensa synonyymeina, mutta näillä termeillä on erilaiset merkitykset.

Toimittajien etsiminen ja ostaminen ovat osa hankinnan kokonaisprosessia. Ne viittaavat erityisesti tavaroiden tai palvelujen tilaamiseen ja ostamiseen.

Hankinta on paljon laajempi käsite kuin toimittajien etsiminen ja ostaminen, sillä se kattaa koko prosessin. Siihen kuuluvat suunnittelu, toimittajien etsiminen, hankkiminen ja maksut.

1. Suunnitteluun kuuluu monia asioita, kuten sen määrittäminen, mitä on hankittava, hankinnan määrä ja laatu, hankinnan aikataulut, eri sidosryhmien roolien ja vastuiden määrittely sekä talousarvioiden laatiminen ja hyväksyminen. Se edellyttää organisaation eri osastojen tiivistä yhteistyötä. Voit lukea yksityiskohtaisen artikkelimme hankintasuunnitelmista saadaksesi lisätietoja hankintojen suunnittelusta.
2. Toimittajien etsimiseen kuuluu potentiaalisten toimittajien etsiminen, niiden vahvuuksien ja heikkouksien analysointi, toimittajien esikarsinta, suhteiden luominen ja toimittajasopimusten allekirjoittaminen. Toimittajien esikarsinta tehdään yleensä kilpailutuksen avulla. Sen jälkeen valitulle toimittajalle myönnetään sopimus. Neuvottelut käydään ennen sopimuksen myöntämistä edullisimpien ehtojen löytämiseksi.
3. Hankkimiseen kuuluvat tuotteiden tilaaminen, toimitusten vastaanottaminen, täsmäyttäminen, tarkastaminen sekä tavaroiden tai palvelujen hyväksyminen sopimustoimittajilta.
4. Maksaminen on hankinnan viimeinen vaihe. Siihen kuuluu toimittajien laskujen selvittäminen ja hankituista tuotteista maksaminen.

Mitä toimittajahallinta on?

Toimittajat ovat yksityishenkilöitä tai yrityksiä, jotka tarjoavat tavaroita ja/tai palveluja toteuttavalle organisaatiolle. Toimittajahallinta on yksi hankintaprosessin kokonaisuuden tärkeimmistä osa-alueista. Toimittajahallintaa ei pidä sekoittaa toimitusketjun hallintaan, sillä siinä keskitytään ihmisiin eikä tavaroihin ja materiaaleihin.

Suuri organisaatio voi millä tahansa hetkellä työskennellä satojen, ellei jopa tuhansien toimittajien kanssa, joita voi edustaa kymmeniä edustajia. Lisäksi jokaisella toimittajalla on erilaiset sopimusehdot.

Näin monien toimittajien hallinnasta voi tulla varsin hankalaa. Jos toimittajia ei käsitellä asianmukaisesti ja järjestelmällisesti, organisaatiosi voi päätyä maksamaan liikaa tai joutua oikeusriitoihin toimittajien kanssa.

Toimittajahallintaan kuuluu toimittajien etsiminen, niiden taustojen tutkiminen, toimittajien esikarsinta, ehtojen neuvotteleminen, sopimusten allekirjoittaminen, maksujen suorittaminen, vaateiden ratkaiseminen ja toimittajasuhteiden hallinta. Siihen kuuluvat myös KPI-mittareiden & SLA-sopimusten määrittely, toimittajien suorituskyvyn arviointi & niiden taloudellisen tilanteen seuranta sekä sopimusten hallinta.

Miksi toimittajahallintaan kannattaa keskittyä?

Organisaatiosi menestys riippuu sen toimittajien menestyksestä. Ne eivät ainoastaan auta sinua toimittamaan tavaroita ja palveluja asiakkaillesi, vaan ovat myös ratkaisevassa asemassa kannattavuuden ja kasvun edistämisessä. Ajan mittaan toimittajasta voi tulla strateginen toimittajasi, joka on keskeinen organisaatiosi toiminnan ja tehtävien kannalta.

Aiemmin hankinta oli itsenäinen osasto, joka osti tavaroita ja/tai palveluja, mutta asiat ovat muuttuneet viime vuosina. Hankintatoiminto on nykyään olennainen osa liiketoimintastrategiaa. Organisaatiot kaikkialla maailmassa omaksuvat strategisen lähestymistavan toimittajiensa hallintaan saadakseen niistä mahdollisimman paljon arvoa.

Toimittajahallinnan prosessi

Yksinkertaisesti ilmaistuna toimittajahallinnan prosessi on joukko vaiheita, joiden avulla toimittajat esikarsitaan, perehdytetään, otetaan mukaan yhteistyöhön ja joita hallitaan. Siihen kuuluvat seuraavat vaiheet.

1.   Etsi toimittajia

Toimittajia voi etsiä yrityshakemistoista, sanomalehtimainoksista, B2B-sivustoilta (yritysten väliseen kaupankäyntiin tarkoitetuilta sivustoilta), suositusten avulla ja organisaatioiden luetteloista. Voit määrittää toimittajien valintakriteerit jo etsinnän aikana. Voit esimerkiksi edellyttää, että toimittajan liikevaihto on ollut vähintään 100 miljoonaa dollaria viimeisten kolmen vuoden aikana ja että sillä on tiettyjä toimialan sertifiointeja.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2.   Pyydä tarjouksia ja esikarsi toimittajat

Kun olet esikarsinut toimittajat, voit käyttää RFP-ohjelmistoa tarjouspyyntöjen hallintaan ja toimittajien tarjousten (teknisten ehdotusten ja hintatarjousten) keräämiseen. Voit esikarsia toimittajat heidän tarjouksiaan tarkastelemalla ja vertailemalla. 

Voit laatia arviointikriteerit ja pisteytystaulukot toimittajien tarjousten asettamiseksi paremmuusjärjestykseen. Tavoitteesi tulisi olla löytää oikeat kumppanit, joiden kanssa voit rakentaa pitkäaikaisia toimittajasuhteita.

Hyvien toimittajien löytäminen on tärkeää häiriöiden välttämiseksi. Deloitten mukaan ”87 prosenttia vastaajista myönsi kohdanneensa häiriöitä aiheuttaneen tapahtuman kolmansien osapuolten kanssa viimeisten kahden tai kolmen vuoden aikana”.

3.   Neuvottele ja allekirjoita sopimus

Kun olet analysoinut tarjoukset, voit esikarsia toimittajat ja neuvotella heidän kanssaan. Sopimusneuvotteluissa voidaan käsitellä sekä hintaa että ehtoja.

Neuvottelut hyödyttävät molempia osapuolia, joten toimittajia ei pitäisi painostaa liikaa. Ole avoin toimittajille, jotta hekin voivat neuvotella kanssasi suotuisista ehdoista.

Neuvottelu murtaa jään ja luo perustan vahvan yhteistyösuhteen rakentamiselle. Molempia osapuolia hyödyttävä neuvottelu auttaa merkittävästi rakentamaan pitkäkestoisia toimittajasuhteita.

Neuvottelujen jälkeen voit allekirjoittaa toimittajien kanssa molempia osapuolia hyödyttävän sopimuksen.

4.   Perehdytä toimittajat

Kun olet allekirjoittanut sopimuksen toimittajien kanssa, sinun tulisi perehdyttää heidät. Toimittajien perehdyttäminen auttaa integroimaan heidät organisaatiosi verkostoon. Sujuva perehdytysprosessi tukee toimittajasuhteiden hallintaa. 

Toimittajat eivät välttämättä pysty toimimaan tehokkaasti, jos he ovat uusia eivätkä tunne organisaatiosi järjestelmiä. Tässä tarvitaan asiantuntemustasi toimittajien kouluttamiseen ja perehdyttämiseen organisaatioosi.

5.   Aseta tavoitteet

Sinun tulisi asettaa toimittajille selkeät tavoitteet, jotta he voivat tukea liiketoimintaasi. Parasta on jakaa selkeät ja objektiiviset suorituskykymittarit, KPI-mittarit ja SLA:t, jotka ovat saavutettavissa ja realistisia.

Sinun tulisi viestiä odotuksistasi toimittajille, jotta sinun ja toimittajien välillä vallitsee yhteisymmärrys.

6.   Seuraa toimittajien suorituskykyä

Tavoitteiden asettaminen ei riitä. Sinun on viestittävä odotuksistasi toimittajille jatkuvasti ja pyydettävä heitä noudattamaan sopimuksessa kirjattuja ehtoja. Sinun tulisi seurata heidän suorituskykyään säännöllisesti ja varmistaa, että he suoriutuvat parhaalla mahdollisella tavalla. 

Seurannan aikana sinun tulisi myös antaa heille säännöllisesti palautetta ja tarjota tarvittavaa tukea, jotta he pystyvät tuottamaan vaaditut tulokset.

7.   Palkitse toimittajia

Tämä vaihe on valinnainen, mutta se edistää merkittävästi pitkäaikaisten suhteiden rakentamista. Jos palkitset toimittajia heidän panoksestaan, he kokevat olevansa osa organisaatiotasi ja tekevät ylimääräisiä ponnisteluja tavoitteiden saavuttamiseksi.

8. Säännöllinen viestintä

Säännöllinen viestintä toimittajien kanssa on tärkeää oikeiden odotusten asettamiseksi (edellä oleva kohta #5), toimittajien suorituskyvyn seuraamiseksi (edellä oleva kohta #6) ja suhteiden rakentamiseksi (alla oleva kohta #9). 

Säännöllisellä viestinnällä voit välttää epämiellyttäviä tilanteita ja hallita toimittajiin liittyviä riskejä varhaisessa vaiheessa. Sinun tulisi ottaa käyttöön muodolliset ja epämuodolliset viestintämekanismit avoimen viestinnän varmistamiseksi.

9.   Rakenna suhteita

Hyviä toimittajia on vaikea löytää, joten sinun tulisi vaalia suhteita heihin sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Hyvien toimittajien menettämisessä huonon suhteen vuoksi ei ole mitään järkeä. Sinun tulisi käyttää strategista lähestymistapaa suhteiden rakentamiseen ja ylläpitämiseen. 

Voit tehdä kaikki seuraavat asiat rakentaaksesi menestyksekkäitä suhteita toimittajiisi:

• Jaa tietoja ja prioriteetteja: Sinun tulee jakaa tarvittavat tiedot toimittajillesi ajoissa ja kertoa heille prioriteeteistasi. Näin he voivat työskennellä tehokkaasti ja suunnata toimintansa tavoitteidesi saavuttamiseen. Voit jakaa toteutukseen ja julkaisupäiviin liittyviä tietoja, markkinoillemenosuunnitelmia sekä muita olennaisia tietoja, jotka voivat auttaa heitä työssään.
• Osallista heidät strategian kehittämiseen ja anna heidän innovoida: Saat parhaat tulokset, kun työskentelet toimittajiesi kanssa yhteisen strategian kehittämiseksi liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. Voit kutsua heidät strategiapalavereihin ja antaa heille tilaa innovoida. Sinun tulee muistaa, miksi palkkasit heidät alun perin – he ovat alansa asiantuntijoita. He voivat tarjota korvaamattoman arvokkaita näkemyksiä ja innovatiivisia ehdotuksia, jotka voivat tehdä tuotteestasi paremman. He voivat olla ratkaisevassa asemassa kilpailuedun saavuttamisessa.
• Tähtää tulevaisuuteen: Liiketoimintasuhteen todellinen arvo syntyy pitkäaikaisten kumppanuuksien rakentamisesta. Älä tavoittele lyhytaikaisia suhteita, jotka tuovat sinulle vain lyhytaikaisia hyötyjä ja vähäisiä etuja.
• Tee yhteistyötä kaikkia osapuolia hyödyttävien sopimusten saavuttamiseksi: Vaikka maksat toimittajillesi, sinun tulee kohdella heitä tasavertaisina. He ovat kanssasi asiantuntemuksensa vuoksi. Älä siis painosta heitä liikaa neuvottelujen aikana. Tämä synnyttää vain katkeruutta, joka voi johtaa ongelmiin tulevaisuudessa. Sinun tulee rakentaa luottamusta ja keskittyä neuvottelemaan sopimuksista hyvässä uskossa. Tämä antaa molemmille osapuolille tyytyväisyyden tunteen.

Tässä on mielenkiintoinen puheenvuoro, joka voi antaa sinulle lisää näkemyksiä suhteiden rakentamisesta (sinun täytyy olla jäsen päästäksesi käsiksi tähän sisältöön).

Toimittajahallinnan hyödyt

Sujuva ja jäsennelty toimittajahallinta auttaa yrityksiä monin tavoin. Seuraavassa on joitakin hyvän toimittajahallinnan tärkeimmistä eduista.

1.   Riskien vähentäminen

Häiriöiden riskistä huolimatta kolmansien osapuolten riskien mittaaminen ja hallinta on tällä hetkellä vasta alkuvaiheessa. Tuoreessa tutkimuksessa havaittiin, että 82% ei ollut varmoja siitä, olivatko he tunnistaneet kaikki kolmansien osapuolten riskit, joille heidän organisaationsa altistuu, tai he eivät tienneet sitä.

Ennakoiva toimittajahallinta lisää näkyvyyttä ja vähentää toimittajiin liittyviä riskejä. Sen avulla voit seurata toimittajia jatkuvasti, mikä auttaa hallitsemaan tulevia odottamattomia tapahtumia.

Suojataksesi organisaatiotasi mahdollisilta riskeiltä voit tehdä riskinarvioinnin, luoda tiedonjakoprosesseja ja seurata niiden suorituskykyä säännöllisesti. Voit käyttää suorituskykyjärjestelmästäsi saatavia tietoja mahdollisten ongelmakohtien tunnistamiseen ja parannusehdotusten tekemiseen ennen kuin niistä tulee vakavia ongelmia.

2.   Suorituskyvyn optimointi

Toimittajien suorituskyvyn seuraaminen ei ainoastaan vähennä toimittajiin liittyviä riskejä, vaan myös parantaa tuloksia. Voit luoda ja sujuvoittaa prosesseja toimittajiesi suorituskyvyn seuraamiseksi, arvioimiseksi ja mittaamiseksi sekä varmistaaksesi, että se vastaa vaatimuksiasi ja odotuksiasi. Tämä kannustaa heitä parantamaan ja optimoimaan suorituskykyään.

3.   Kustannusten vähentäminen

Säännöllinen viestintä ja ajoittainen seuranta parantavat näkyvyyttä, mikä voi auttaa sinua tunnistamaan hankintaprosessin piilokustannuksia. Näin voit vähentää hukkaa ja hallita kustannuksia.

Lisäksi, jos sinulla on pitkäaikainen suhde toimittajiin, voit neuvotella paremmista hinnoista ja sopimusehdoista, mikä voi johtaa kustannussäästöihin. Tämä puolestaan voi kasvattaa voittomarginaalejasi.

4.   Pitkäaikaiset suhteet

Hyvien toimittajien löytäminen ei ole helppoa. Se vaatii aikaa ja vaivannäköä. Huolehtimalla hyvistä toimittajista ja luomalla vahvoja suhteita voit parantaa hankintojen tehokkuutta.

Aiheeseen liittyvä kuuntelu: Kuinka rakentaa pitkäaikaista uskollisuutta virtuaalisten sopimustyöntekijöiden kanssa

More Articles

• Hankintojen hallintasuunnitelman laatiminen kahdeksassa helpossa vaiheessa
• Hankintojen hallinta: täydellinen opas projektipäälliköille

5.   Hallinnollisen työn tehokkuuden parantaminen

Hallinnollisen työn tehokkuutta voidaan parantaa merkittävästi jäsennellyn toimittajahallintaohjelman avulla. Hallinnolliseen työhön voi kuulua laskujen käsittely, kirjanpito, maksut, korvausvaatimusten hallinta, raportointi ja suorituskyvyn hallinta.

6.   Brändin suojaaminen

Organisaatiosi brändin arvo voi tahriintua, jos sinulla ei ole sopivia toimittajia. Epäammattimaisten ja epäeettisten toimittajien häikäilemättömät toimet voivat vahingoittaa mainettasi. Hyvin suunniteltu toimittajahallintaohjelma voi kuitenkin estää tämän ottamalla mukaan vain hyviä toimittajia.

Toimittajahallinnan yleiset haasteet

Kolmansien osapuolten toimittajien kanssa toimiminen ei ole ongelmatonta tai haasteetonta. Toimittajia hallinnoidessasi saatat kohdata vaatimustenmukaisuuteen, brändisi arvon ja maineen ylläpitämiseen, kiistojen välttämiseen sekä vaatimusten ja vastavaatimusten hallintaan koko elinkaaren ajan liittyviä ongelmia.

Toimittajahallinnan haasteet kasvavat yleensä organisaatiosi koon ja sopimustoimittajien määrän mukana. 

Sinun tulisi kehittää ja hienosäätää toimittajahallintaprosessiasi seuraavien haasteiden ratkaisemiseksi:

1. Toimittajaekosysteemin hallinta. Organisaatiosi saattaa toimia satojen erilaisten toimittajien kanssa. Järjestelmiesi ja prosessiesi tulisi pystyä hallitsemaan kaikkia näitä toimittajia tehokkaasti. Järjestelmien tulisi pystyä käsittelemään laskujen käsittelyyn, maksuihin, vaatimusten hallintaan, laadunvalvontaan ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia.
2. Toimittajien määrän kasvaessa myös sopimusten määrä kasvaa. Jokaiseen sopimukseen liittyy omat ainutlaatuiset haasteensa. Sopimusten tekeminen edellyttää tiivistä yhteistyötä monien eri osastojen, kuten lakiosaston, hankinnan, markkinointitiimin ja tuotannon, välillä. Lisäksi eri toimialoilla käytetään yleisesti erilaisia sopimustyyppejä.
3. Riskien hallinta on aina monimutkainen tehtävä. Riippumatta siitä, kuinka kehittyneitä ja sujuvia toimittajahallintaprosessisi ovat, epävarmuutta esiintyy aina. Riskien tunnistaminen, analysointi, priorisointi ja niihin vastaamisen suunnittelu ovat tärkeä osa toimittajiin liittyvää riskienhallintaprosessia.
4. Oikeiden henkilöiden palkkaaminen, jäsenneltyjen prosessien käyttöönotto ja ennakoivien toimittajahallintajärjestelmien rakentaminen lisäävät hallinnollisia kustannuksia. Näiden kustannusten pitäminen kurissa on haaste.
5. Kun hankintatoimintaan osallistuu useita henkilöstön jäseniä, toimittajatietojen tietomurto on aina mahdollinen. Nykyään yritykset ovat erittäin riippuvaisia tiedoista, ja kaikenlaiset tietovuodot voivat johtaa maineen ja taloudellisiin menetyksiin. Lisäksi kun yritykset automatisoivat prosessejaan ja siirtävät niitä verkkoon, kyberhyökkäyksistä tulee organisaation keskeinen huolenaihe.

Mitä seuraavaksi?

Mikään yritys, olipa se suuri tai pieni, ei voi välttyä toimimasta toimittajien kanssa. Jokainen yritys tarvitsee jotakin, jota voi toimittaa vain kolmas osapuoli.

Viime vuosien aikana toimittajien hallinnasta on tullut keskeinen osa liiketoiminnan johtamista. Sinun on viestittävä toimittajiesi kanssa säännöllisesti, oltava heidän kanssaan vuorovaikutuksessa ja tuettava heitä, jotta voit rakentaa pitkäaikaisia suhteita ja saada heistä mahdollisimman paljon arvoa.

Toimittajien hallinta ei ole haasteetonta, mutta tehokkaan toimittajahallinnan hyödyt ovat haasteita suuremmat.

Miten hallitset toimittajiasi organisaatiossasi? Millainen toimittajahallintastrategiasi on? Onko sinulla vakioprosesseja toimittajahallintaan? Mitkä ovat toimittajahallinnan parhaat käytäntösi?

Jätä kommentti alle ja jaa tämä artikkeli myös kollegoillesi.

Jos pidit tästä artikkelista, tilaa The Digital Project Managerin uutiskirje, niin saat tällaista sisältöä suoraan sähköpostiisi.