Hankintojen hallintasuunnitelman laatiminen kahdeksassa helpossa vaiheessa
Saatat ajatella: hankinnat? En ymmärrä, miten se liittyy rooliini projektipäällikkönä. Lyhyesti: liittyy se.
Tämä johtuu siitä, että hankintojen hallintasuunnitelman käyttämättä jättäminen ja työskentely ilman yhteistyötä hankintatiimin kanssa aiheuttavat projektille tarpeettomia riskejä. Esimerkiksi johtaessani kansainvälistä kehityshanketta kykymme hankkia ja hallita alihankkijoita sekä kriittisiä laitteita vaikutti merkittävästi sekä projektibudjettiimme että aikatauluumme.
Siksi, vaikka projektipäälliköt eivät yleensä hallinnoi hankintoja suoraan, prosessin ymmärtäminen on hyödyllistä, jotta voit varmistaa sen tehokkaan toiminnan koko projektin elinkaaren ajan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä artikkelissa käydään läpi toimivan projektin hankintojen hallintaprosessin keskeiset osa-alueet ja kerrotaan, mitä kannattaa ottaa huomioon, kun toteutat prosessin ensimmäistä kertaa.
Mikä on hankintojen hallintasuunnitelma?
Hankintojen hallintasuunnitelma on kehys, jonka avulla voit määritellä etukäteen projektin hankinta- ja toiminnalliset tarpeet.
Se määrittää koko hankintaprosessin rajat, mukaan lukien riskienhallinnan, toimittajien hallinnan ja jopa käytettävien sopimustyyppien valinnan. Se kattaa myös hankintatoimet koko projektin elinkaaren ajan aina projektin alkuvaiheen suunnittelusta lopulliseen toimitukseen ja sopimuksen päättämiseen.
Vankasta hankintasuunnitelmasta aloittaminen auttaa projektiryhmän muita jäseniä pysymään ajan tasalla ja määrittelee, mitä tarvitset toimittajilta voidaksesi toteuttaa projektinhallintasuunnitelmassa määritellyt projektin tuotokset.
Yleensä hankintapäällikkö johtaa projektin hankintatoimia, mutta myös projektipäällikön tulisi osallistua hankintaprosessin suunnitteluun, koska sillä on vaikutuksia projektin budjettiin ja aikatauluun.
Mitä hankintojen hallinta on?
Hankintojen hallinta on prosessi, jossa määritellään, mitä lisäresursseja tai materiaaleja tarvitset projektiisi (organisaation omien resurssien lisäksi), ja hallitaan sitten näitä resursseja tai materiaaleja projektin tuotosten toteuttamiseksi.
Koska hankintojen hallinta liittyy ulkopuolisiin toimittajiin, se koskee myös toimittajasopimuksia. Hankintojen hallintaan kuuluvat sopimusten hyväksymisprosessin eri vaiheet, kuten arviointi, tarjouskilpailu ja virallisten sopimusten laatiminen.
Myöhemmissä vaiheissa siinä määritellään suorituskykymittarit, joiden avulla arvioit toimittajan suoriutumista.
Mikä on hankintasopimus?
Hankintasopimus on organisaatiosi ja ulkopuolisen toimittajan välinen sopimus projektin toteuttamiseen tarvittavien tuotteiden tai palvelujen toimittamisesta.
Sopimus luo oikeudellisesti sitovan suhteen, jotta molemmat osapuolet saavat sen, mistä on sovittu laadun, kustannusten ja aikataulun osalta.
Hankintastrategia vs. hankintasuunnitelma
Hankintasuunnitelmassa luetellaan taktiset vaiheet, joita noudatat hankkiessasi projektiin tarvittavia tuotteita tai palveluja kolmannelta osapuolelta, kun taas hankintastrategia määrittelee vision siitä, miten toimit yhteistyössä toimittajien kanssa projektin tuotteiden ja palvelujen toimittamiseksi.
Hankintastrategia sisältää toimittajien valintaohjeita, jotka auttavat saavuttamaan liiketoimintatavoitteesi. Hankintastrategian elementtejä voivat olla esimerkiksi:
- Hankintojen tekeminen tietyntyyppiseltä toimittajalta, kuten pienyritykseltä
- Hankintojen tekeminen ainoastaan maista, joissa organisaatiollasi on toimilupa
- Tiettyjen palvelujen hankkiminen kolmansilta osapuolilta kustannusten pienentämiseksi tai organisaation oman asiantuntemuksen puutteen vuoksi
Miksi hankintasuunnitelma on tärkeä?
Hankintojen hallintasuunnitelma laaditaan muutamasta syystä.
Ensinnäkin se auttaa pitämään projektin budjetissa antamalla käsityksen siitä, kuinka paljon hankittavat toimittajat ja resurssit maksavat. Se auttaa myös varmistamaan, että toimittajat voivat saattaa työnsä päätökseen projektiaikataulun asettamissa rajoissa.
Toiseksi sidosryhmät voivat tutustua hankintojen hallintasuunnitelmaan jo projektin suunnitteluvaiheen alussa ymmärtääkseen, mitä hankitaan (ja välttääkseen yllätykset). Hyvä suunnitelma asettaa realistiset odotukset projektin hankintatoimille.
Mitä hankintojen hallintasuunnitelmaan kuuluu: 10 osa-aluetta
Älä sekoita hankintojen hallintasuunnitelmaa työn määrittelyyn, tarjouspyyntöön (RFP) tai kustannusten määrittelyasiakirjoihin.
Toimivan hankintasuunnitelman tulisi sisältää nämä 10 osa-aluetta:
- Projektin tuotosten kehittämiseen tarvittavat taidot suhteutettuna projektiryhmän jäsenten rooleihin ja vastuisiin (mukaan lukien taidot ja valmiudet, joita heillä ei ole, jotta voit tunnistaa puutteet)
- Vaatimukset kaikille materiaaleille ja laitteille, jotka sinun on hankittava
- Projektin aikataulu, erityisesti projektin tuotosten ja muiden virstanpylväiden osalta
- Kustannusarviot
- Oletukset ja rajoitteet
- Toimittajahallinnan prosessit ja ohjeet, mukaan lukien päätöksentekokriteerit sekä projektiryhmän jäsenten roolit ja vastuut
- Lyhyt luettelo esikarsituista toimittajista
- Riskienhallintasuunnitelma
- Oikeudelliset yksityiskohdat
- Maksusuunnitelmat ja budjettiin liittyvät asiat
Tässä ovat kunkin osa-alueen yksityiskohdat taulukossa:
| Hankinnan osa-alue | Mitä tämä kattaa | Keiden on osallistuttava |
|---|---|---|
| Projektin vaatimukset suhteutettuna rooleihin ja vastuisiin | Projektin tuotosten toteuttamiseen tarvittavat taidot suhteutettuna valitsemiisi projektiryhmän jäseniin ja heidän tuleviin tehtäviinsä. Määrittele jokaisen henkilön vastuut selkeästi, hyödynnä heidän vahvuuksiaan ja täsmennä odotukset alusta alkaen, mielellään antamalla myös vihjeitä suorituskyvyn arviointimenetelmistäsi. Muista sisällyttää puuttuvat taidot ja valmiudet, jotta voit tunnistaa puutteet. | Ihannetapauksessa koko ryhmän tulisi osallistua tähän, mutta suuressa projektissa voit rajata osallistujat ryhmänvetäjiin. Ota ylempi johto mukaan varhaisessa vaiheessa ja säännöllisesti siltä varalta, että sinun on lisättävä joku ryhmään. |
| Materiaalien ja laitteiden vaatimukset | Projektin tuotoksiin tarvittavien tarvikkeiden tai laitteiden määritykset. | Projektipäällikön tulee keskustella aihealueiden asiantuntijoiden kanssa ja hankkia hinnasta riippuen hyväksyntä ylimmältä johdolta. |
| Aikataulutus | Kaikki projektin aikatauluun liittyvä. Tähän kuuluvat tehdyt työtunnit, kokousaikataulut, projektin virstanpylväät ja kunkin vaiheen toimituspäivät. | Pienessä projektissa voit ehkä hoitaa tämän itse, mutta sinun ja hankintapäällikön tulee pitää toisianne ajan tasalla sekä projekti- että hankinta-aikatauluista. |
| Kustannusarviot | Tämä on helppoa. Laske yhteen hankinnan arvioidut kustannukset ja lisää vähintään 10 prosentin varaus odottamattomia kustannuksia varten. Laadi myös ohjeet kulujen hyväksymisprosessia varten, jotta et myöhemmin joudu kokoamaan vastuullista prosessia kiireessä. | Sinä ja taloushallinto. Keskustele ryhmänvetäjien kanssa selvittääksesi, mitä he mielestään tarvitsevat, lisää heidän ilmoittamiinsa määriin varmuusmarginaali ja vie nämä tiedot johdolle hyväksyttäväksi. Varaudu laatimaan vaihtoehtoinen kustannusarvio, jos sinulle sanotaan arvioiden olevan liian korkeita. |
| Oletukset ja rajoitteet | Pyri tässä kuvaamaan parhaat, huonoimmat ja todennäköisimmät oletukset siitä, miten asiat tulevat etenemään. Muodosta käsitys projektisi rajoitteista ja suunnittele toiminta niiden ehdoilla. | Aloita rajoitteiden osalta ylimmästä johdosta ja työskentele sen jälkeen itsenäisesti todennäköisimpien oletusten määrittelemiseksi. Jos jollakin ryhmän jäsenellä on erityisosaamista, esimerkiksi verkkosuunnittelua tuntevalla graafikolla, keskustele myös hänen kanssaan. |
| Toimittajahallinta | Jonkun on muutettava projektin vaatimukset konkreettisiksi toimitustilauksiksi. Teet toimittajiesi kanssa erilaisia sopimuksia eri muodoissa, joten tämä on hyvä paikka laatia tarvitsemasi mallipohjat. Sinun on myös määriteltävä valintakriteerit, ohjeet toimittajien kanssa viestimiseen sekä se, kenellä ryhmässäsi on valtuudet tehdä mitäkin. | Projektinhallinta ja ylempi johto. Voit jopa muodostaa työryhmän toimittajien edustajien kanssa, mutta muista, että tarvitset erilliset sisäisen ja ulkoisen viestinnän kanavat. |
| Esikarsitut toimittajat | Olet todennäköisesti työskennellyt joidenkin näiden toimittajien kanssa aiemmin muissa projekteissa. Jos yhteistyö heidän kanssaan oli myönteistä, lisää heidät tähän luetteloon. | Voit olla suoraan yhteydessä luottamiisi toimittajiin. Suuremmissa projekteissa toimittajilla tulisi olla yksi yhteyshenkilö (hankintapäällikkö), mikä yksinkertaistaa hankintojen tekemistä ja hankintadokumentaatiota samalla, kun kaikki työskentelevät projektin muiden osa-alueiden parissa. |
| Riskienhallinta | Laadi suunnitelmat tilanteisiin, joissa toimittaja ei pysty toimittamaan tilausta tai toimitusketjuongelma uhkaa pysäyttää toimintasi kuukaudeksi. Rakenna varasuunnitelmia ja vaihtoehtoisia prosesseja näiden riskien hallitsemiseksi. | Sinulla saattaa olla kokenut riskienhallintapäällikkö hoitamaan tämän työn puolestasi. Jos et ole niin onnekas, vastuu kuuluu projektipäällikölle, jonka tulee työskennellä hankintapäällikön kanssa vaihtoehtoisten suunnitelmien (B:n, C:n, D:n ja niin edelleen) laatimiseksi. |
| Oikeudelliset asiat | Nyt on aika ratkaista oikeudelliset kysymykset etukäteen. Näihin voivat kuulua suhteellisen pienet yksityiskohdat, kuten tarvittava sopimustyyppi, tai toimivallan ja sopimushallinnan monimutkaisemmat osa-alueet. | Asianajajat! He ovat ensimmäinen puolustuslinjasi organisaation suojaamiseksi mahdollisilta ongelmilta. |
| Budjetti | Kustannusarviot kuvaavat sitä, mitä uskot maksavasi ennen sopimuksen allekirjoittamista. Kun hankintasopimukset on tehty, niistä muodostuu hankintabudjettisi, jonka mukaiset maksut suoritat toimittajille sovitun aikataulun mukaan. Käytä kustannusarvioita suunnitteluvaiheessa, mutta päivitä niitä toteutuneilla kustannuksilla, kun käytät käytettävissä olevia resursseja ja saat toimittajilta tarkat luvut. | Ryhmänvetäjien ja taloushallinnon on osallistuttava budjetointiin. Kirjanpitäjien panos on ilmeinen, mutta ryhmänvetäjien on perusteltava, miksi he alittavat budjettirajat tai ylittävät ne. |
Näin laadit hankintasuunnitelman
Kun nyt tiedät, mitä olet tekemässä, on hyödyllistä tietää, miten se tehdään. Tässä on kahdeksan vaihetta, joita noudattamalla voit ryhtyä laatimaan hankintasuunnitelmaasi.
1. Tarkista projektin vaatimukset ja vertaa niitä käytettävissä oleviin resursseihin
Millaista osaamista tarvitset projektisi toteuttamiseen? Tarkista projektin vaatimukset projektin laajuuden perusteella ja keskustele aihealueen asiantuntijoiden sekä projektinhallintakollegojesi kanssa arvioidaksesi, mitä tarvitaan projektin onnistuneeseen toteuttamiseen.
Kun olet kartoittanut vaatimukset, arvioi niitä tiimisi kokoonpanon ja sen jäsenten kyvykkyyksien perusteella. Kirjaa ylös puutteet sekä taidot tai kyvykkyydet, joita teiltä puuttuu. Oletetaan esimerkiksi, että työskentelet klinikan verkkosivustoprojektissa, joka edellyttää monimutkaista aikataulutus- tai ajanvarausjärjestelmää, mutta talon omaan henkilöstöönne ei kuulu kokenutta UX-suunnittelijaa. Kirjaa tämä ylös ennen alla mainittua toista vaihetta.
Älä unohda sisällyttää vaatimuksia myös tarvitsemillesi materiaaleille tai tarvikkeille.
Mitä yksityiskohtaisemmin toimit tässä vaiheessa, sitä paremmin pystyt hankkimaan resursseja projektin ja tuotosten tarpeiden perusteella.
2. Tunnista hankittavat taidot ja muut tarpeet
Et todennäköisesti aloita projektia niin, että käytettävissäsi olisi 100 % kaikista ihmisistä, joita tarvitset projektin onnistuneeseen päätökseen saattamiseen. Kun olet laatinut alustavan luettelon tiimin jäsenten rooleista ja vastuista, puutteita ilmenee väistämättä.
Työskentele henkilöstöhallinnon kanssa löytääksesi käytettävissä olevat henkilöt, jotka voivat täyttää nämä puutteet, ja ota heidät mukaan tiimiin. Jos tarvitset esimerkiksi Pythonilla koodaavan henkilön, kyseessä on tietty taito, joka jollakulla yrityksessä pitäisi olla. Jos näin ei ole, sinun on ehkä löydettävä kohtuullista tuntihintaa veloittava freelancer.
Puutteiden havaitseminen suunnitteluvaiheessa säästää myöhemmin monilta ongelmilta.
3. Laadi aikataulu projektille ja hankinnoille
Suunnitelma ilman aikataulua on haaveilua, joten ota kalenteri esiin ja merkitse asiat siihen. Ole virstanpylväiden suhteen mahdollisimman realistinen. Älä unohda ottaa viikonloppuja ja lomapäiviä huomioon. Onko esimerkiksi realistista olettaa, ettei kukaan tiimisi jäsenistä pidä kesälomaa?
Samalla tarvitset hankinta-aikataulun, jossa määritellään hankinnan alkamis- ja päättymispäivät sekä siihen tarvittavien päivien tai tuntien määrä.
Selkeän aikataulun laatiminen auttaa havaitsemaan mahdolliset esteet etukäteen. Säilytä alkuperäinen aikataulu tulevien projektisuunnittelutoimien lähtötietona.
4. Aseta toimittajille suorituskykystandardit
Laadi puolueettomat kriteerit toimittajan suorituksen arviointia varten ja kerro nämä standardit suoraan toimittajalle, jotta kumpikaan osapuoli ei joudu yllätetyksi.
Kalenterin valmiiksi saattamisesta on tässä vaiheessa suuri hyöty, koska se osoittaa toimittajille, kuinka vakavasti suhtaudut määräaikoihin. Sinun kannattaa myös kuvata toimitusten odotettu prosessi (vinkki: toimittajille yhteinen johdonmukainen prosessi auttaa sinua pysymään sisäisesti järjestäytyneenä).
5. Määritä sopimusluokat ja kustannukset
Tämä on hankala oikeudellinen kysymys, eikä asiantuntija-avulle ole korviketta sopimuksia laadittaessa. Edellyttääkö hankintasi kirjallisia sopimuksia vai hyväksyykö osavaltiosi suullisen sopimuksen? Tarvitsetko palvelusopimuksen, ostosopimuksen tai tekijänoikeuksien luovutussopimuksen? Kysy lakitiimiltä ja toimi sen neuvojen mukaan.
6. Arvioi riskit
Rehellinen riskienarviointi on tärkeä väline projektin suunnittelussa. Tässä vaiheessa on tärkeää:
- tunnistaa hankintaan liittyvät todennäköiset vaarat, jotka voivat suistaa sinut pois suunnitellulta kurssilta
- arvioida etukäteen, kuinka paljon vahinkoa voi aiheutua
- arvioida kunkin mahdollisen ongelman todennäköisyys ja mahdolliset lieventämistoimet
- dokumentoida havaintosi
- tarkistaa ja päivittää riskienarviointi koko projektin elinkaaren ajan, jotta tavoitteista ei ajauduta sivuraiteille eikä fokus katoa.
7. Hyväksy sopimukset
Hankintaprosessi edellyttää sopimuksia, ja sopimukset tarvitsevat toimivan hyväksymisprosessin, jotta voidaan varmistaa kaiken olevan asianmukaista ja sujuvan ongelmitta.
Laadi sopimusten hyväksymisprosessi etukäteen ja seuraa sitä tarkasti koko projektin ajan. Aina kun lisäät uuden toimittajan tai vaihdat liikekumppania, arvioi sopimusprosessisi uudelleen ja tee tarvittaessa muutoksia esteiden poistamiseksi.
8. Hallitse toimittajia
Jos tämä on ensimmäinen hankintoja sisältävä projektisi, sinusta saattaa tuntua, ettei toimittajiesi toimintaa ole tarpeen valvoa mikrotasolla. Tällainen etäiseksi jäävä lähestymistapa saattaa toimia useimpien kanssa, erityisesti niiden toimittajien kohdalla, joiden kanssa olet tehnyt yhteistyötä aiemmin, mutta yksi ainoa viivästys voi aiheuttaa vakavan iskun koko projektillesi.
Älä jätä sitä sattuman varaan.
Laadi suunnitelma siitä, miten viestit hankintatarpeistasi toimittajille ja seuraat heidän kykyään saavuttaa asetetut tavoitteet. Ota käyttöön erilaisia toimenpiteitä, joilla toimittajia voidaan hienovaraisesti ohjata takaisin tuottavalle uralle. Näihin voivat kuulua kustannusseuraamukset budjetin ylityksistä ja viivästyksistä, jotka ovat toimittajien vaikutuspiirissä.
Hankintojen hallintaohjelmisto
Hyvin määritetty hankintojen hallintaohjelmisto voi tehostaa toimittajayhteistyötä ja säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa manuaalisissa prosesseissa. Tutustu SaaS-palveluihin (ohjelmisto palveluna) ja pilvipohjaisiin järjestelmiin, joissa on ajantasaiset tietoturva- ja toiminnallisuuspäivitykset.
Ihannetapauksessa ohjelmistosi tulisi sisältää:
- tapa määritellä vaatimukset suunnitteluvaiheen aikana
- moottori, joka tuottaa ostotilauksia automaattisesti
- raportointitoiminto, joka tuottaa yksinkertaisia tuloksia, jotka voi lukea yhdellä silmäyksellä
- tapa tuottaa talousraportteja ja muita asiakirjoja, jotka voit toimittaa taloushallinnolle tai lakiosastolle niiden omaa käsittelyä varten osana prosessia (tämä voidaan tehdä myös taloushallinnon projektinhallintaohjelmistolla)
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
