Hankintojen hallinta: täydellinen opas projektipäälliköille
Mihin projektipäälliköt sijoittuvat hankintojen hallinnan prosessissa? Se vaikuttaa projekteihimme, mutta emme useinkaan ole niitä, jotka etsivät toimittajat ja alihankkijat työskentelemään projekteissamme. Se on myös merkittävä riskien lähde – mitä projektille tapahtuu, kun hankkimasi kehittäjä katoaa maan päältä?
Nimeni on Shash Roy, ja olen työskennellyt projektinhallinnan parissa viimeiset 20 vuotta. Olen opettanut hankintojen hallintaa viimeiset 10 vuotta ja nähnyt, ettei tämä aihe ole kovin suosittu useimmissa projektinhallintaa käsittelevissä keskusteluissa, vaikka se on projekteissa erittäin tärkeä.
Käsittelen projektien hankintojen hallintaa projektipäällikön näkökulmasta ja kerron, miten puutteellinen hallinta johtaa riskeihin ja ongelmiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä hankintojen hallinta on?
Hankintoihin kuuluu tavaroiden tai palvelujen hankkiminen ulkopuoliselta toimittajalta tai alihankkijalta. Projektissa saatat tarvita laitteistoja, ohjelmistoja tai muita resursseja tai tiettyjä taitoja omaavia tiiminjäseniä.
Hankintojen hallinta on prosessi, jossa etsitään toimittajia, tehdään yhteistyötä heidän kanssaan ja työskennellään heidän kanssaan kyseisen projektin edellyttämällä tavalla.
Projektipäälliköt jättävät tämän osa-alueen usein huomiotta ja kärsivät sen seurauksena hankintojen viivästymisestä. Ajattele korttitaloa: jos yksi kortti kaatuu, muut kaatuvat automaattisesti. Jos hankintoihin ei siis kiinnitetä riittävästi huomiota, projekti viivästyy.
Miksi projektipäälliköiden on tärkeää ymmärtää hankintoja?
Hankintaprosessi alkaa siitä, että tunnistetaan hankinnan tarve, minkä jälkeen tehdään yhteistyötä hankintapäällikön tai hankintaosaston kanssa. Kun olet saanut luvan tehdä hankinnan projektiisi, laadi hankinta-aikataulu, jossa määritellään hankintaan tarvittava aika. Jos esimerkiksi tarvitset projektiin lisäkehittäjän, arvioi, kuinka monta tuntia, päivää tai viikkoa tarvitset hänen työpanostaan sekä milloin hän aloittaa ja lopettaa työnsä projektissa.
Kun hankinta-aikataulu on sisällytetty projektiaikatauluun ja jaettu sidosryhmille, se muodostaa kattavan kuvan projektin aikajanasta. Hankintoja ei pidä käsitellä erillään eikä omana erillisenä toimintanaan. Hankintoja ei usein huomioida yhtenä projektin toiminnoista, mikä voi mahdollisesti aiheuttaa projektin viivästymisen.
Kun projektiaikataulu (johon hankinnan kesto on sisällytetty) on jaettu eri sidosryhmille (sekä sisäisille että ulkoisille), määritä odotukset sekä projektitiimille että hankintatiimille. Läpinäkyvyys vahvistaa luottamusta projektiin ja luo myönteisen ilmapiirin. Säännölliset sidosryhmäkokoukset (sekä sisäiset tiimikokoukset että asiakkaan tilannekatsaukset) auttavat seuraamaan hankinnan etenemistä.
Mitä riskejä hankintoihin liittyy suoraan?
Keskustellaan joistakin riskeistä, jotka liittyvät olennaisesti hankintaprosessiin ja voivat vaikuttaa projektiaikatauluun. Hankintojen viivästymisestä johtuva riski on todennäköisesti yleisin projekteissa esiintyvä riski.
Esimerkkejä tosielämän tilanteista ovat laitteistohankinnan viivästyminen, uuden tai päivitetyn ohjelmiston yhteensopimattomuus tai määritysongelmat sekä avainresurssien poistuminen kriittisen ajanjakson aikana.
Projektipäällikkönä sinun on siis ennakoitava kaikki nämä mahdolliset tilanteet ja kirjattava ne riskeiksi heti projektin alussa. Nämä riskit kirjataan projektiperustaan ja jaetaan kaikille sidosryhmille.
Hankinnat projektin koko elinkaaren ajan
Seuraavissa kappaleissa käydään läpi projektin viisi vaihetta, miten projektipäälliköt ja hankintatiimit voivat työskennellä yhdessä niiden aikana sekä kuka mistäkin vastaa.
Aloitus
Tunnista, millaisia hankintoja projekti edellyttää: laitteistoja, ohjelmistoja tai resursseja. Niiden tunnistamisen etuna jo etukäteen on mahdollisuus toimia läpinäkyvästi kaikkien projektin sidosryhmien kanssa, jotta he ymmärtävät hankintojen merkityksen ja niihin liittyvät riskit.
Tämän aloitusvaiheen aikana projektipäällikkö nimetään projektiin, ja hän aloittaa tutustumalla työn kuvaukseen. Työn kuvaus sisältää laajuusmäärittelyn, jossa kuvataan, mitä on tehtävä. Muista, ettei tämä ole yhden henkilön tehtävä!
Projektipäällikkö tunnistaa hankinnan ja vahvistaa sen asiakkaan kanssa. Tämä tapahtuu todennäköisesti aloituskokouksessa asiakkaan kanssa. Näin varmistetaan asianmukainen viestintä projektiryhmän ja kaikkien projektin sidosryhmien kanssa (muista, että projektiryhmä on myös osa projektin sidosryhmiä). Hankinta määritellään myös projektin perustamiskirjassa.
Kun hankinta on tunnistettu, on hyvä aika:
- Ymmärtää organisaation hankintaprosessi
- Tutustua hankintapäällikköön ja muihin hankintaosaston hankinta-ammattilaisiin
- Käynnistää hankintaprosessi. Monissa organisaatioissa on täytettävä aloituslomake. Tämä voi tarkoittaa lomakkeiden lataamista yhteisestä portaalista tai esimerkiksi SharePointista.
- Sopia viestintäkanavista, -tiheydestä ja odotuksista hankintaosaston tai hankintapäällikön kanssa.
- Ymmärtää hankintojen pääpiirteiset aikataulut. Kuinka kauan tämän tyyppinen hankinta kestää? Viesti tästä projektin sidosryhmille.
Suunnittelu
Kun projekti siirtyy suunnitteluvaiheeseen, asiakas haluaa tietää projektistrategian yksityiskohtaisesti. Miten hallitset projektia? Milloin näen tuotokset? Mitkä ovat odotukset?
Tyypilliset projektinhallinnan suunnittelutoimet toteutetaan tässä vaiheessa. Kun projektipäällikkö laatii aikataulua, hän sisällyttää projektiaikatauluun myös hankintojen aikataulut. Tämä on kaikkia hyödyttävä strategia, sillä hankintojen aikataulujen sisällyttäminen projektiaikatauluun ei ainoastaan lisää hankintojen hallintaprosessin läpinäkyvyyttä, vaan auttaa myös muistamaan hankintaan liittyvät välitavoitteet ja keskeiset toiminnot.
Monissa hankintoja edellyttävissä projekteissa projektipäälliköiden tulisi sisällyttää hankintojen hallintasuunnitelma osaksi projektinhallintatoimia. Joskus tämä hankintojen hallintasuunnitelma on erillinen suunnitteluasiakirja (kuten viestinnän hallintasuunnitelma tai laadunhallintasuunnitelma) tai se on pääasiallisen projektinhallintasuunnitelman alakohta.
Projektipäällikkönä kannustan siis suunnittelemaan hankinnat samanaikaisesti kaikkien muiden projektin osa-alueiden kanssa. Projektipäällikkö siis:
- Laatii hankintojen hallintasuunnitelman
- Laatii hankintojen aikataulut projektiaikatauluun
- Jakaa tämän asiakkaan kanssa ja selittää asian tarvittaessa
- Kutsuu hankintapäällikön tai hankintaosaston keskeisiin tilannekokouksiin
Tässä vaiheessa hankintatiimi huolehtii hankinta-asiakirjoista, kuten ostotilauksista, ostopyynnöistä, hankintasopimuksista ja muista asiakirjoista.
Toteutus
Kun hankinnat on suunniteltu, ne toteutetaan. Muista aina, että hankinnan toteutus voi tapahtua ennen projektin toteutusvaihetta. Saatat esimerkiksi tarvita Java-kehittäjiä, etkä ehkä voi aloittaa projektin toteutusvaihetta ennen kuin Java-kehittäjien hankinta on saatu päätökseen.
Kun saat suunnittelun päätökseen, sinun tulisi laatia projektin etenemissuunnitelma, joka auttaa kaikkia osapuolia pysymään tietoisina välitavoitteista ja tuotoksista. Myös hankintaprosessi käynnistyy, ja hankintapäällikkö alkaa etsiä toimittajia ja tavarantoimittajia. Projektipäällikkönä viestit jatkuvasti hankintapäällikön kanssa.
Projektipäällikkönä sinun ei tarvitse hallinnoida hankintoja mikrotasolla (se on hankintapäällikön tehtävä), mutta projektiaikataulu auttaa sinua seuraamaan hankintatoimia. Hankintapäälliköt huolehtivat myös esimerkiksi sopimusten hallinnasta, toimittajien hallinnasta tai toimittajahallinnasta sekä toimittajasuhteen ylläpitämisestä.
Hankintapäällikkö ottaa projektipäällikön mukaan toimittajan valintakriteerien määrittämiseen. Muista, että tästä keskustelusta olisi pitänyt käydä suunnitteluvaiheessa, ja se todennäköisesti jatkuisi tilannekokouksissa.
Projektipäällikön hankintoihin liittyviä toimia toteutusvaiheen aikana ovat:
- Hallitse projektin aikataulua ja seuraa hankinnan virstanpylväitä
- Tapaaminen hankintapäällikön kanssa (viestintäodotusten mukaisesti)
- Vastaa hankintapäällikön esittämiin hankintaan liittyviin kysymyksiin
- Toimita hankinnan tilannepäivitykset (kaikkien muiden tehtävien ohella) asiakkaille ja kaikille muille sidosryhmille
Aiheeseen liittyvä kuuntelu: Kuinka rakentaa pitkäaikaista uskollisuutta virtuaalisten sopimuskumppaneiden kanssa
Seuranta
Projektipäällikkönä sinun on oltava tietoinen hankintaan liittyvistä tehtävistä. Muista aina, että projektin seuranta on sinulle tärkeintä, mutta hankintaosasto käsittelee useita hankintoja ja aikatauluttaa sinun hankintasi niiden mukaisesti. Tämä voi aiheuttaa turhautumista ja ahdistusta. Muista, ettet astu hankintapäällikön varpaille.
Tavoitteena on säilyttää rauhallisuus, hallita odotuksia ja seurata projektin aikataulua sekä muita määritettyjä aikarajoja tunnollisesti. Näin varmistat hyvän tahdon, toimitukset aikataulun mukaisesti (toivottavasti) ja projektin etenemisen suunnitellusti. Tämä auttaa myös saamaan asiakkaan sitoutumaan, ja tämän seurannan avulla voit pitää asiakkaan ajan tasalla sekä projektin että hankinnan aikataulusta.
Riskien osalta mahdollinen hankinnan viivästyminen pitäisi olla jo kirjattu riskiksi, joten myös sitä on seurattava jatkuvasti.
Päättäminen
Kun hankinta on vastaanotettu ja otettu käyttöön projektissasi, hankinta katsotaan valmistuneeksi. PMBOK 6.0 ei käsittele hankintojen päättämistä erikseen, koska teknisesti kaikki päättyy projektin päättämisen yhteydessä. Nyt on kuitenkin hyvä hetki pohtia oppeja ja sitä, mitä olisimme voineet tehdä paremmin.
Mitä seuraavaksi?
Toivon, että tästä artikkelista oli hyötyä ja että se auttoi ymmärtämään hankintojen hallintaa projektissasi!
Jos haluat lisätietoja hankinnoista ja projektinhallinnan laajemmasta maailmasta, tilaa The Digital Project Managerin uutiskirje.
