Toimiston resurssienhallinnan opas: Näin työ saadaan tehtyä
Toimistojen projektipäälliköt tuntevat tilanteen: resursseja on liian vähän, projekteja liian paljon, ja kaiken aikaa on taisteltava tärkeän kannattavuuden ylläpitämiseksi. Käytössä oleva toimiston resurssienhallintatyökalu ja luova työnkulku auttavat priorisoinnissa, resurssien kohdentamisessa projekteihin ja kannattavuuden säilyttämisessä.
Tältä markkinoinnin resurssienhallinta näyttää käytännössä markkinointi-, mainos- ja luovissa toimistoissa, laajan toimistokokemukseni perusteella.
Miten toimiston resurssienhallinta liittyy projektinhallintaan
Projektinhallinta on tulelle sama kuin ilma. Kun se toimii hyvin, tuli palaa. Se ei pala hallitsemattomasti eikä sammuile. Se luo lämpöä ja turvaa, koska sitä ruokitaan jatkuvasti oikealla määrällä sitä, mitä se tarvitsee.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nimetyt resurssisi, jotka työskentelevät erilaisilla luovilla aloilla, tarvitsevat tarkkoja tietoja, jotta tuli pysyy kunnolla yllä! Kaikki alkaa minkä tahansa projektin alustavasta suunnittelusta ja tiekartan laatimisesta.
Tämä kriittinen ennakkotyö alkaa pienempien projektien määrittelyvaiheessa, ja keskustelut etenevät usein jotakuinkin näin:
- Asiakkuuspäällikkö (AM): Asiakkaalla on uusi tuote. He tarvitsevat julkaisuvideon, joka esittelee uusia ominaisuuksia ja jota voidaan käyttää heidän etusivullaan ja sosiaalisen median kanavissaan.
- Projektipäällikkö (PM): Hienoa! Milloin sen pitää olla valmis? Onko projektin budjetissa rajoituksia, jotka meidän pitäisi ottaa huomioon? Liikegrafiikkaa? Kertojaääni? Arkistomateriaalia? B-kuvaus? Onko olemassa olevia aineistoja, jotka voimme käydä läpi? Tarvitaanko toimintakehotuksesta eri versioita (PS: tämä on klassinen syy projektin laajuuden hallitsemattomaan kasvuun)?
- AM: Heillä on kuun lopussa lähestyvä julkaisutilaisuus, ja toimitusjohtaja haluaa käyttää sitä innostavana videona PowerPoint-esityksensä julkistamiseen (joten se täytyy voida upottaa PowerPointiin). Voisiko osa siitä olla silmukkana toistuva versio, jota käytettäisiin maistiaisena?
- PM: Toki. Kuukauden loppu lähestyy kuitenkin, joten kuvausten järjestäminen voi olla haastavaa. Emme myöskään ole vielä puhuneet budjetista tai olemassa olevista aineistoista. Jos mukana on paljon liikegrafiikkaa, tarvitsemme henkilön X. Aikataulun vuoksi olisi myös hyvä käyttää henkilöä X, sillä hän on aiemmin vienyt tämän asiakkaan kanssa käsikirjoituksen luonnosleikkaukseen onnistuneesti ja säästänyt meiltä siten vähintään yhden tai kaksi kierrosta.
Sen perusteella, miten kaikki tämä etenee, voit tunnistaa, keitä tarvitaan, mitä he tarvitsevat ja kuinka paljon kapasiteettia heiltä vaaditaan. Pystyt myös arvioimaan palkkiot ja suorat kustannukset asianmukaisesti ja lopulta päättämään, voidaanko tämä projekti toteuttaa nykyisten rajoitteiden puitteissa ilman, että lisätään työuupumuksen riskiä.
Toimiston koosta riippuen tällaisia keskusteluja käydään enemmän tai vähemmän jatkuvasti, ja tiettyjen osallistujien mukanaolo riippuu projektin laajuudesta ja monimutkaisuudesta.
Miten resurssienhallintaa toteutetaan toimistoissa
Useimmiten määrität päivämäärän takaperin. Tämä tarkoittaa kaikkien keskeisten vaiheiden suunnittelua, jotta tietty lopputulos saavutetaan päivämäärään X mennessä. Helppoa, jos tunnet pelin kulun. Jos et, ota yhteyttä keskeisiin sidosryhmiin.
1. Kohdista resurssit
Oletetaan siis, että tiedät, mitä teemme, milloin sen pitää olla valmis ja mikä budjetti on. Miten määrität, kenellä todella on aikaa ja tarvittavat taidot, kuka ei ole vuosilomalla kriittisinä ajankohtina ja kuka pystyy lopulta toimittamaan työn? Aloitetaan työn purkamisesta takaperin.
Matematiikka on melko helppoa; haastetta tuo palapeli. Kuinka monta työpäivää on projektin aloituspäivän ja lopullisen määräpäivän välillä? Luulisi, että tämä olisi juuri niin suoraviivaista kuin miltä kuulostaa. Sitä se ei ole.
Ajatellaan määräpäivien taustalla olevaa kasvavaa kiireellisyyttä:
- Taso 1: Asiakas on maanantaina PTO:lla, joten hän haluaa kaiken valmiina edeltävänä torstaina. Hän testaa sen perjantaina PowerPointissa varmistaakseen kaiken toimivuuden ja ratkaistakseen mahdolliset ongelmat.
- Taso 2: Asiakas on maanantaina PTO:lla, mutta jotkut asiakastiimin jäsenet ovat paikalla ja voivat aloittaa testaamisen perjantaina sekä tehdä tarvittavat muutokset maanantaina.
- Taso 3: Asiakas kertoo, ettei pääasiallinen sidosryhmän edustaja näe mitään ennen maanantaita. He voivat tehdä mahdolliset muokkaukset silloin ja valmistautua keskiviikon esitykseen.
- Taso 4: Asiakas kertoo, että kaikki lopulliset tiedostot on toimitettava tiistaiaamuna. Kaikki ongelmat ja laadunvarmistus hoidetaan tiistaina.
- Uhkatila keskiyö: Asiakas pyytää lähettämään tiedostot tiistaina puoleenpäivään mennessä. Hän hoitaa siitä eteenpäin.
Jotkin toimituspäivät ovat niin lähellä ajankohtaa, jolloin aineistojen on oltava julkaistuina, että vaikka olisit teknisesti toimittanut kaiken ajoissa, toimituspäivä on aiheuttanut niin paljon stressiä, ettei kyseinen asiakas välttämättä pyydä sinua työskentelemään uusissa projekteissa.
2. Laadi projektin aikataulu
Kun kokonaisuus on hahmotettu, mukaan lukien mahdolliset suunnitelmat A, B, C ja D, voidaan laatia täydellinen aikataulu. Smartsheet on erinomainen, tarkoitukseen suunniteltu resurssienhallintaohjelmisto, joka suoriutuu tästä hyvin. Asiakkaan ja sisäiset päivämäärät voidaan suodattaa helposti, ja tärkeät virstanpylväät voidaan korostaa keskeisille sidosryhmille.
Kun riippuvuudet on määritetty asianmukaisesti, voit ilmoittaa projektitiimeille ja asiakkaalle, milloin asioihin tarvitaan ratkaisevaa toimintaa tai milloin etenemisen kannalta tärkeä päätös on tehtävä, mukaan lukien ehdoton aloituspäivä (eli jos emme aloita päivään X mennessä, tämä ei toteudu).
Tämän alustavan projektisuunnitelman avulla on aika aloittaa keskeisten henkilöiden tunnistaminen. Katso alla oleva yksinkertainen esimerkki aikataulusta. Sen avulla voit sovittaa aikataulun yhteen PTO-jaksojen, asiakkaan OOO-jaksojen, lomien ja muiden mahdollisten ristiriitojen kanssa.
3. Tarkista resurssien yhteensopivuus
Edellisessä toimistossani projektipäälliköt pyysivät tiimejä tiettyä tehtävää ja kestoa varten. Kun edellä kuvattu työ on käyty perusteellisesti läpi ja tunnemme nyt aikataulun vaikutukset, voimme arvioida mahdolliset lisänäkökohdat.
Tässä on toimistossamme käyttämämme toimeksiannon arviointipolku:
Ensin tarkastelimme osaamista esittämällä seuraavat kysymykset.
- Onko tiimin jäsenellä tarvittavat taidot kyseistä asiakasta varten?
- Mikä on hänen senioriteettitasonsa asiakasrajapinnassa?
- Tunteeko hän brändin? Pystyykö hän tarjoamaan jotain uutta?
- Onko hän johdonmukainen, sinnikäs ja luotettava?
- Kuinka hyvin hän työskentelee yhdessä tiimikollegoidensa kanssa?
Sen jälkeen tarkastelimme resurssien käyttöastetta.
- Onko hänellä riittävästi kapasiteettia toimituksen onnistuneeseen läpivientiin?
- Pystyykö hän hoitamaan kaikkiin keskeisiin päivämääriin liittyvät vastuut?
- Onko hänellä päällekkäisiä PTO-jaksoja tai muita asiakasprojekteihin liittyviä esteitä, kuten kuvausmatkoja tai paikan päällä pidettäviä esityksiä?
Tämä arviointipolkua koskeva keskustelu käytiin osastopäälliköiden ja operatiivisen johdon välillä. Osastopäälliköt haluavat ensisijaisesti tietää, onko kyseisellä henkilöllä kapasiteettia. Tässä ajanseurantaohjelmisto voi tarjota nopeasti tietoa siitä, mitä kaikki työstävät, milloin tehtävät on määrä toimittaa, milloin PTO-jaksot on suunniteltu ja mitä muita mahdollisia ristiriitoja voi olla.
Kun nämä tiedot ovat käytettävissä ja tiedetään aikataulu sekä se, kuka voi ottaa työn vastuulleen, lopullista ja sisäisesti kaikkien sidosryhmien hyväksymää projektisuunnitelmaa voidaan puolustaa. Tämä projektisuunnitelman ”puolustaminen” on avain siihen, että kaikki aikataulusta mahdollisesti vaikuttuvat henkilöt saadaan samaan huoneeseen.
Toimiston resurssienhallinnan yleiset haasteet
Edellä kuvattu ei tietenkään vastaa todellisuutta, etenkään markkinointi- ja mainostoimistoissa. Alla olevat esimerkit ovat vain joitakin tapoja, joilla esteitä syntyy.
Tässä on yksi esimerkki keskustelusta, joka perustuu Smartsheet-aikatauluumme.
- PM: Tämä aikataulu toimii vain, jos kaikki pitävät kiinni näistä päivämääristä. Arviointeja ei voi jättää väliin eikä palautetta viivästyttää!
- AM: Ymmärretty. Välitän tämän asiakkaalle. Kiitos, kun lähetit sen.
- Asiakas: Kiitos tästä aikataulusta. Voimmeko muuttaa toisen arvioinnin päivämäärää? Toimitusjohtajamme on poissa kaupungista.
Ja tässä on toinen esimerkki.
- PM: Näyttää siltä, että sinulle on varattu neljä tuntia päivässä seuraavalle viikolle. Pitääkö tämä todella paikkansa?
- Taidejohtaja: Kyllä, ja se koskee vain X-asiakasta. Lisäksi minulle Y-asiakkaan kohdalle varatut tunnit ovat aivan liian vähäiset. Olen täysin ylityöllistetty seuraavat kaksi viikkoa.
- Operatiivinen toiminta ja resursointi (joka juuri haki käyttöasteraportin) PM:lle: Miksi taidejohtaja on laskutettavana vain 70-prosenttisesti? Etkö määritä hänelle töitä?
- PM: Ööööö…
Älä unohda ajanseurantaa ja tuntilistoja!
- Luova johtaja: Lisää työpaikkojen numerot kokouskutsuihin, jotta voin täydentää kuukauden tuntilistani jälkikäteen.
- Taloushallinto: [Koko toimiston sähköposti] Kuukausi on lopussa. Palauttakaa tuntilistanne ennen perjantain työpäivän päättymistä.
- Operatiivinen toiminta ja resursointi: Pitääkö minun hyväksyä 400+ tuntilistariviä? Tänään? Myös toimittajien laskut? Nyt alkaa tapahtua.
- PM: Hienoa! Projektini on aikataulussa; olen itse asiassa reilusti budjetin alapuolella!
- Sama PM: MITÄ??? Meillä on vielä kuukausi jäljellä ja olen melkein ylittänyt budjetin. Edellisen raportin hakemisesta on kulunut vasta päivä.
- Taloushallinto: Ei freelancereita ennen toisen vuosineljänneksen loppua.
- Operatiivinen toiminta ja projektipäälliköiden tiimi: Voitko ottaa tämän projektin?
- Koko toimisto: Olen aivan hukkumaisillani, mutta sopii.
- Uusi liiketoiminta: Tarvitsemme tiimin tänään!
- PM: Selvä, tarkistan freelance-resurssit.
- Luova johtaja: Milloin voimme tarjota sisäisille tiimeille kiinnostavia mahdollisuuksia?
- PM: Nyt?
- ECD: Kenellä on kapasiteettia?
- PM ja operatiivinen toiminta: Näyttää siltä, ettei kenelläkään.
- Taloushallinto: Ei freelancereita.
Mikään näistä ei pysäytä toimintaa. Ne saattavat kuulostaa täydellisiltä esteiltä, mutta kaikki on neuvoteltavissa, riippumatta siitä, miltä tilanne aluksi vaikuttaa. Hyvät viestintätaidot, asianmukainen resurssisuunnittelu ja periksiantamaton ongelmanratkaisu voivat auttaa tiimejä pääsemään näistä haasteista melko helposti.
Salakavalampi ongelma on ajatus, ettei näitä ongelmia pitäisi alun perinkään olla olemassa. Niitä ei esiinny kaikkia samanaikaisesti tai samalla tiheydellä ja voimakkuudella, mutta kun punnitset liiketoimintastrategiaasi ja toimintatapojasi, tekemäsi valinta tuo mukanaan omat haasteensa.
Loppujen lopuksi hyvä toimiston resurssienhallinta on kannattavuuden avain.
Kuinka kannattavuus asetetaan etusijalle
Olemmeko siis kannattavia? Mistä tiedämme sen? Lyhyt vastaus on kysyä taloushallinnon väeltä. Mutta sinun pitäisi tietää se myös itse.
Yksi tapa selvittää tämä on tarkastella käyttöasteita. Niillä tarkoitetaan sitä, missä määrin resursseja, kuten työntekijöitä ja laitteita, käytetään tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti projektien ja hankkeiden loppuun saattamiseen. Se on mittari, jolla arvioidaan, kuinka hyvin toimisto maksimoi resurssiensa tuottavuuden ja kapasiteetin.
Hyvä käyttöaste voi johtaa korkeampaan EBITDA -lukuun (tulos ennen korkoja, veroja, poistoja ja arvonalentumisia) sekä suurempaan liikevaihtoon.
Liikevaihto tarkoittaa yrityksen, organisaation tai yksityishenkilön ensisijaisesta liiketoiminnasta syntyvien tulojen tai myynnin kokonaismäärää. Se kuvaa tavaroiden myynnistä, palvelujen tarjoamisesta tai muista tulonlähteistä saatua rahamäärää.
Liikevaihto on tilinpäätösten keskeinen osa ja tärkeä liiketoiminnan suorituskyvyn ja kannattavuuden mittari. Siitä ei ole vähennetty kuluja, veroja tai muita kustannuksia, joten se antaa kokonaiskuvan yhteisölle tulevan rahan määrästä.
Yhteenvetona taloushallinto haluaa:
- Maksimoida EBITDA-luvun
- Maksimoida liikevaihdon
- Maksimoida käyttöasteen
Taloushallinto voi tehdä tämän, koska:
- Taloushallinto rakastaa rahaa
- Tai koska taloushallinto haluaa vakaan ja kasvavan liiketoiminnan ja rakastaa rahaa
- Tai koska taloushallinto haluaa vakaan ja kasvavan liiketoiminnan, jossa ei koskaan tarvitse käydä läpi irtisanomiskierroksia... ja rakastaa rahaa!
Vitsit sikseen: tämä rooli on ratkaisevan tärkeä minkä tahansa toimiston pitkäaikaiselle menestykselle, joten meidän pitäisi arvostaa taloushallintoa. Tee yhteistyötä taloushallinnon kanssa ja ota heidät mukaan tiimiisi! Taloushallinnon käyttöasteraportointi voi tarjota paljon käytännön tietoa (voit myös kokeilla markkinointitoimistoille tarkoitettua raportointiohjelmistoa tai yksinkertaisesti toimistoille tarkoitettua raportointiohjelmistoa, jotta et ole aina riippuvainen taloushallinnosta lukujen saamisessa).
Kannattavuuden ylläpitämisen haasteet
Tässä on muutamia strategioita kustannusten hallintaan tai paremman työ- ja vapaa-ajan tasapainon luomiseen silloin, kun kannattavuus on etusijalla.
Niukalla miehityksellä toimimisen puolesta ja sitä vastaan:
- Puolesta: Organisaatio pysyy tiiviinä ja kaikki pääsevät osallisiksi voitoista. Vaikeista ajoista selvitään paremmin ja luodaan edellytykset pitkäaikaiselle toiminnalle.
- Vastaan: Se voi johtaa työuupumukseen, suureen vaihtuvuuteen ja työtyytymättömyyden heikkenemiseen, jolloin pitkäjänteisyydellä ei enää ole merkitystä.
Laajan osaajareservin puolesta ja sitä vastaan:
- Puolesta: Käytettävissäsi on vahva joukko, josta voit valita tekijät tiimien tarpeisiin. Nopeasti toteutettaviin pyyntöihin ja yllättäviin mahdollisuuksiin on helppo vastata. Voit välttää freelancereiden käyttämisen uusasiakashankinnan esityksissä ja pitää suuremman osan työstä talon sisällä.
- Vastaan: Suuren henkilöstömäärän ylläpitäminen hiljaisina aikoina voi johtaa irtisanomisiin ja luoda vaikutelman epävakaudesta, etenkin jos lyhyen ajan sisällä on useita irtisanomiskierroksia.
Freelancereiden käyttämisen puolesta ja sitä vastaan:
- Puolesta: He voivat mahdollisesti käyttää enemmän tunteja ja työskennellä viikonloppuisin saavuttaakseen viime hetken voiton. He keskittyvät yhteen tehtävään, jossa on vähemmän keskeytyksiä ja häiriötekijöitä. Voit palkata lyhytaikaisesti monia erityisosaajia, joilla on tietyn alan vahva asiantuntemus.
- Vastaan: Freelancerit voivat olla arvaamattomia, eikä heidän osaamisestaan ole usein näyttöä. He eivät välttämättä sovi hyvin tietyn organisaatiokulttuurin rakenteisiin. He ovat usein kalliita, ja heidän kanssaan voi ilmetä laskutukseen, laskujen käsittelyyn ja luottamukseen liittyviä ongelmia.
Kokemukseni kattaa sekä niukalla miehityksellä toimineita toimistoja että toimistoja, joilla on ollut laaja osaajareservi. Kuten kaikessa, hyvinä aikoina menee hyvin. Entä huonoina aikoina? No, silloin ei mene hyvin. Molemmat ovat käyttäneet alihankkijoita ja freelancereita sekä hyvällä että huonolla menestyksellä.
Omien kokemusteni perusteella niukalla miehityksellä toiminut toimisto selviytyi vaikeista ajoista tyylikkäämmin (eli ilman irtisanomisia).
Freelancereiden käyttäminen
Jos töitä on liikaa eikä resursseja riittävästi, kokoa luotettavien freelancereiden verkosto. Keskustele muiden kanssa, hanki nimiä, rakenna verkostoasi ja vedä sitten ässä hihasta, kun löydät tehtävään sopivan henkilön. Freelance-projektinhallintaohjelmisto voi auttaa seuraamaan tehtäviä, sujuvoittamaan viestintää ja varmistamaan määräajoissa pysymisen – vaikka hallinnoisit etätyötä tekevien avustajien joukkoa.
Jos freelancetyö ei ole vaihtoehto, kyse on projektien seurannan ja suunnittelun yksityiskohdista, yhteistyöstä toisen projektipäällikön kanssa hänen tärkeiden päivämäärien osalta sekä paljon tai vähän työtä vaativien projektiosuuksien parissa työskentelyn vaihtelusta mahdollisuuksien mukaan.
Jos sekään ei ole mahdollista, viimeinen keinosi on siirtää päivämääriä tai ottaa menetetty aika kiinni myöhemmässä vaiheessa. Myöhäiset illat ja viikonlopputyöskentely eivät saisi olla normaalia, vaan poikkeus. Olennaista on ennakoiva viestintä ja odotusten hallinta. Vältä yllättävän määräajan ylittymisen sudenkuoppaa.
Jos teillä on operaatioista tai resursoinnista vastaava henkilö, tue häntä ja lähetä hänelle freelancerien nimiä. Hän voi perehdyttää heidät ja tarkistaa heidät toimittajina, jotta he ovat valmiita auttamaan tarpeen vaatiessa.
Jos sinulla on liian vähän työtä, tue uusasiakashankinnasta vastaavaa johtajaa auttamalla päivittämään ulkoiseen viestintään tarkoitettuja materiaaleja tai työskentelemällä sisäisten materiaalien ja videoiden uudistamisen parissa.
Mitä tahansa teetkin, varmista, että viet työtä eteenpäin tuottavalla tavalla. Ajattele kuin startup-yritys ja ota vastuuta omasta osuutesi tekemisestä uusien asiakkaiden hankinnan tukemiseksi. Kaikki vajaakäytössä olevat työntekijät voivat mahdollisesti käyttää laskuttamattomat tuntinsa näihin tehtäviin.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä hyviä käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä mahdollisuuden verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
