Kuinka asetat realistiset määräajat projektipäällikkönä epävarmoina aikoina
Pidä kaikki ajan tasalla: Selkeät aikataulut auttavat sovittamaan tiimin työpanoksen yhteen ja ylläpitämään työn sujuvuutta. Näin vältetään viivästykset, jotka voivat häiritä projektiasi ja muita organisaatiosi projekteja.
Viivästysten ketjureaktio: Yksi viivästys voi heijastua kaikkiin projekteihin ja häiritä huolellisesti suunniteltuja aikataulujasi. Siksi suunnitelmaan on tärkeää sisällyttää joustavuutta ja pelivaraa, jotta sinulla on tarvittaessa ylimääräistä liikkumavaraa.
Työkalut eivät ole taikasauvoja: Ohjelmisto voi auttaa merkittävästi realististen määräaikojen suunnittelussa, mutta sinun on silti puututtava määräaikoihin liittyviin ongelmiin, asetettava realistiset odotukset ja valvottava tilannetta johdonmukaisesti.
Jos kysymys ”milloin voimme julkaista?” saa sinut tuntemaan olosi ajovaloihin jähmettyneeksi peuraksi, sinun on todennäköisesti vaikea asettaa realistisia määräaikoja ja pitää niistä kiinni.
Kun tarjolla on niin paljon tehtävienhallintajärjestelmiä ja projektinhallintatyökaluja, saatat ajatella, että sinun tarvitsee vain ladata projektisuunnitelmasi, määrittää tehtävät ja määräajat ja antaa tiimin hoitaa työnsä (ja jos olet kokenut projektipäällikkö, todennäköisesti nauroit juuri ääneen).
Tässä kerrotaan, miksi realististen määräaikojen asettaminen on tärkeää ja miten se tehdään oikein, jotta voit toimittaa projektit ajallaan ja pitää asiakkaasi sekä sidosryhmäsi tyytyväisinä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi realististen määräaikojen asettaminen on tärkeää?
Määräaikojen asettaminen on projektin onnistumisen kannalta olennaista monista syistä, joista vähäisin ei ole sitoumusten täyttäminen ja määräajoista kiinni pitäminen.
- Toimistoympäristössä projekteja myydään tiimin suunnitellun kapasiteetin perusteella. Asioiden siirtäminen päivällä tai parilla silloin tällöin ei yleensä aiheuta pitkäaikaisia haittoja, mutta aikataulujen venyminen viikoilla tai kuukausilla voi sotkea muiden projekteihin liittyvien töiden aikataulut, jos ne riippuvat samoista tiimin jäsenistä.
- Tämä ei juuri eroa organisaation sisäisestä projektityöstä. Oletetaan, että johdat uuden verkkosivuston julkaisua. Kerrot viestintätiimille, että sivusto julkaistaan kolme kuukautta aloituskokouksen jälkeen. Sitten yksi sidosryhmän edustaja lisää uusia ominaisuuksia kuukausi projektin alkamisen jälkeen. Nyt julkaisuun kuluu viisi tai kuusi kuukautta. Sinun on kohdennettava resurssit uudelleen uuden päättymispäivän huomioimiseksi.
Nämä esimerkit osoittavat, miten aikataulujen asettamatta jättäminen voi aiheuttaa vakavaa haittaa projektitiimeille ja koko organisaatiolle. Saatat kuitenkin joutua myös tilanteeseen, jossa asiakas tai sidosryhmän edustaja asettaa tiimille epärealistisen projektin määräajan.
Näin asetat realistiset määräajat: oppikirjaversio
Jos olet osallistunut projektinhallintakoulutukseen, olet todennäköisesti käyttänyt paljon aikaa realististen tehtävien aikataulujen arvioinnin opetteluun. Tässä voidaan käyttää ylhäältä alas -arviointitekniikkaa, alhaalta ylös -arviointitekniikkaa tai analogista arviointiprosessia.
Oletetaan esimerkiksi, että arvioit uuden verkkosivuston etusivun suunnitteluun kuluvaa aikaa. Jos olet käyttänyt ajanseurantaa, tiedät, että suunnittelijaltasi on aiemmin kulunut:
- 6 tuntia alustavan suunnitelman luonnosteluun
- 1 tunti sisäiseen tarkistukseen (suunnittelija, kehittäjä, projektipäällikkö, luova johtaja)
- 1 tunti sen esittelemiseen asiakkaalle tai sidosryhmille
- 2 tuntia muutosten tekemiseen
- 1 tunti sisäiseen tarkistukseen
- 1 tunti uuteen tarkistukseen asiakkaan kanssa
- 2 tuntia suunnitelman viimeistelyyn ja kehitystä varten paketoimiseen
- 1 tunti suunnittelun ja kehityksen väliseen työn luovutukseen
Kuinka monelle päivälle sinun pitäisi arvioida tämä prosessi projektisuunnitelman ohjeissa? Oletetaan, että päätät nykyisten tietojesi perusteella kahdesta viikosta. Miltä se näyttää? Jaa projektin tehtävät seuraavasti:
Viikko 1
- Maanantai/tiistai: alustavan suunnitelman luonnostelu
- Keskiviikko: sisäinen tarkistus
- Torstai: asiakkaan tai sidosryhmän tarkistus
- Perjantai: asiakkaan tai sidosryhmän palaute
Viikko 2
- Maanantai: muutokset
- Tiistai: sisäinen tarkistus
- Keskiviikko: asiakkaan tai sidosryhmän tarkistus
- Torstai: asiakkaan tai sidosryhmän palaute
- Perjantai: lopulliset muutokset, tiedostojen paketointi ja luovutus kehittäjälle
Jos edellä kuvattu aikataulu vaikuttaa liian tiukalta, voit lisätä aikatauluun väljyyttä ja pidentää sen kahteen ja puoleen tai kolmeen viikkoon. Tämä on hyödyllistä tilanteissa, joissa tiedät sidosryhmiesi antavan paljon palautetta eikä suunnittelijasi pysty tekemään muutoksia näin tiukassa aikataulussa.
Vaikka aikatauluun ei vaikuta mahtuvan kovin paljon työtunteja, saatat haluta lisätä ennakoivasti hieman puskuriaikaa, jotta työ ei veny ja sotke koko aikatauluasi.
Näin asetat realistiset määräajat: tosielämän versio
On aika kohdata terveellinen annos todellisuutta. Sinun on opittava lukemaan rivien välistä, kun toteutat onnistunutta projektia realistisin määräajoin.
Harkitse edellä kuvattua tilannetta — sinun on otettava huomioon työn tekevät ihmiset. Jos tiimissäsi on suunnittelija, joka lykkää tehtäviä tai jolta puuttuvat määräaikojen hallintataidot, luo kiireen tuntua saadaksesi asiat tehdyiksi. Mitä paremmin tunnet tiimisi toimintatavat, sitä helpompi sinun on asettaa realistisia määräaikoja.
Toinen tärkeä huomioitava asia ovat tuntemattomat tekijät eli X-tekijät. Ne jäävät tavanomaisen projektisuunnittelun tai arvioinnin ulkopuolelle, mutta voivat vaikuttaa merkittävästi aikatauluun ja kykyysi asettaa realistisia määräaikoja.
Mieti tätä: Kun sinua pyydetään laatimaan projektiaikataulu, tehtävät ja määräpäivät projektin aloitusvaiheessa, et ehkä vielä tiedä kovin paljon projektin yksityiskohdista tai siihen liittyvistä sidosryhmistä. Projektin edetessä opit asettamaan projektin työtehtäville realistisia määräaikoja paljon tarkemmin.
Esimerkkejä tuntemattomista tekijöistä tai X-tekijöistä, jotka voivat vaikuttaa määräaikoihin ja projektin aikatauluihin:
- Uusien sidosryhmien liittyminen projektiin viime hetkellä
- Äärimmäiset sääolosuhteet ja maailmanlaajuiset pandemiat
- Laajat irtisanomiset tai henkilöstövähennykset
- Uusi teknologia tai nykyisen teknologian käytöstä poistaminen integraatioita tai riippuvuuksia varten
Mistä tietää, että määräaikaa on aika muuttaa
Jos sinun on muutettava määräaikaa, toimi ennakoivasti. Jos esimerkiksi työskentelet verkkosivuston parissa ja sen on määrä julkaista tiettynä päivänä, joka ajoittuu yhteen muiden markkinointitoimien (uutistiedotteen, median suunnitellun näkyvyyden tai kampanjan julkaisun) kanssa, näiden toimien on tapahduttava oikeassa järjestyksessä.
Tässä tilanteessa sivusto tulisi julkaista muutamaa päivää ennen markkinointikampanjan käynnistymistä. Näin jää aikaa viimeisten ongelmien ratkaisemiseen tai virheiden korjaamiseen. Mutta kaikki tietävät, miten siinä käy: myöhäinen aloitus tai matkan varrella viivästyvät hyväksynnät voivat pakottaa meidät kiristämään aikatauluja todella paljon.
Jos näyttää siltä, että projekti on pahasti myöhässä aikataulusta ja julkaisupäivä lähestyy, on todennäköisesti hyvä idea koordinoida sidosryhmien kanssa, jotta asioita voidaan joko nopeuttaa, asettaa julkaisupäivän kannalta tarvittavat asiat tärkeysjärjestykseen tai siirtää määräaikaa.
Järjestä säännöllisiä tilannekatsauksia tiimin tilanteen seuraamiseksi ja projektin etenemisen tarkkailemiseksi.
Mistä tiedät, pitäisikö painostaa tiimiä saavuttamaan määräajat vai alkaa siirtää asioita? On olemassa hienovaraisia (ja vähemmän hienovaraisia) merkkejä siitä, että on aika hallita projektin määräaikoja ja sovittaa aikataulu uudelleen realistisempien määräaikojen mukaiseksi. Näitä ovat:
- Työ on estynyt, koska riippuvaiset tehtävät ovat kesken
- Projektin laajuus on muuttunut, eikä aikataulussa ole koskaan otettu huomioon lisätyötä
- Tiimi alkaa tuntea itsensä stressaantuneeksi
- Tehtävien kiirehtimiseen liittyvät riskit ovat kasvaneet
- Lisävaatimuksia on tullut esiin
- Merkittäviä virheitä tai laatuongelmia on tullut ilmi
Jos olet edelleen epävarma siitä, täytyykö aikaan liittyvää määräaikaa muuttaa, laadi varasuunnitelma tiimisi jäsenten kanssa. Pyydä heitä yrittämään alkuperäisen määräajan saavuttamista, mutta sopikaa tarkistuspiste (hyvissä ajoin ennen varsinaista määräaikaa), jossa arvioitte edistymistä ja teette lopullisen päätöksen.
Näin annat tiimille mahdollisuuden saada työn valmiiksi mahdollisimman nopeasti, mutta tarjoat samalla turvaverkon siltä varalta, että sitä tarvitaan.
Mitä seuraavaksi?
Opettele asettamaan realistisia määräaikoja tutustumalla DPM Schoolin kurssitarjontaan.
