Mikä on RACI-taulukko? Ohje, malli ja esimerkit

RACI-kaaviot ovat hyödyllisiä resurssien suunnittelun visualisoinnissa, ja voit käyttää RACI-kaaviota koko projektin ajan seurataksesi, ketkä tiimin jäsenistä vastaavat tehtävistä ja tuotoksista, ovat niistä vastuussa, joita konsultoidaan tai joille tiedotetaan. Tallenna se projektinhallintaohjelmistoosi, jotta se on helposti saatavilla.

Mitä lyhenne RACI tarkoittaa?

RACI tarkoittaa R = tehtävän suorittaja, A = vastuunkantaja, C = konsultoitava, I = tiedotettava. Tarkastellaan hieman tarkemmin, mitä kukin näistä termeistä tarkoittaa.

Suorittaja: tehtävän suorittaminen 

Tämä henkilö suorittaa tehtävän tai tuottaa tuotoksen. Hän vastaa työn tekemisestä tai toimii päätöksentekijänä.

Pyri siihen, että tietystä tehtävästä tai tuotoksesta vastaa vastuiden jakotaulukossa vain yksi henkilö. Joskus vastuuhenkilö tarvitsee toiselta henkilöltä tukea tehtävän suorittamiseen tai jonkun, jolle hän voi delegoida tehtävän. Tässä tapauksessa voit merkitä useamman kuin yhden henkilön vastuulliseksi. 

VINKKI

Jos eri tehtäviin osallistuu paljon tukihenkilöstöä, harkitse RACI-kaavion muunnelman, RASCI-kaavion, käyttämistä. Siinä S ilmaisee, kuka tukee tehtävää tai projektia. Yhteistyötyökalut ovat myös hyödyllisiä tässä tilanteessa, ja niiden avulla kaikki voivat pysyä ajan tasalla ja työskennellä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Vastuunkantaja: tehtävästä vastaaminen

Tämä rooli vastaa tehtävän tai tuotoksen valmistumisesta. Henkilö ei todennäköisesti tee työtä itse, mutta hän huolehtii siitä, että se saatetaan loppuun. Ihannetapauksessa vastuunkantajana pitäisi olla yksi henkilö ryhmän sijaan, jotta tehtävän todellinen omistaja ei aiheuta epäselvyyttä. 

Hyvä esimerkki vastuunkantajan roolista on työhön nimetyn tiimin esihenkilö. Jos tiimi ei suorita sille annettuja tehtäviä, esihenkilö on niistä vastuussa. 

Konsultoitava: avustaminen tietojen ja osaamisen avulla

Tämä henkilö, rooli tai ryhmä tarjoaa hyödyllisiä tietoja tehtävän tai tuotoksen suorittamista varten. Tehtävän suorittajan ja konsultoitavien välillä käydään kaksisuuntaista viestintää, ja tämä henkilö on usein aihealueen asiantuntija.

Tiedotettava: ajan tasalla pitäminen

Nämä henkilöt tai ryhmät pidetään ajan tasalla projektin etenemisestä ja virstanpylväistä sekä matkan varrella ilmenevistä ongelmista. Tiedotettavalta osapuolelta ei pyydetä palautetta tai tiettyjen asioiden tarkistamista, mutta hänelle tiedotetaan asianmukaisesti. Näihin rooleihin tai ryhmiin viestitään yleensä yksisuuntaisesti.

Katso lisää RACI-kaavioita käsittelevää sisältöä täältä!

RACI Charts Explained | How to use a RACI Matrix as a Project Manager

Milloin RACI-kaaviota käytetään?

Onko RACI-kaavio hyödyllinen kaikissa projekteissa? Lyhyt vastaus on ei. Liiallisen monimutkaisuuden ja prosessien lisääminen joihinkin pieniin ja nopeasti eteneviin projekteihin voi itse asiassa hidastaa toimintaa ja aiheuttaa esteitä. 

Tässä on joitakin tilanteita, joissa RACI-kaaviot ovat hyödyllisiä:

• Suuremmat projektit, joissa on useita sidosryhmiä: Ilman RACI-matriisia suuremmissa ja monimutkaisemmissa projekteissa on vaarana, että ihmiset kysyvät, miksi heitä ei otettu mukaan, tai huomaat, että tarvitaan vielä yksi hyväksyntäkierros. Pienemmissä projekteissa tehtävänjaot ovat selvempiä, ja RACI hidastaa projektia.
• Projektit, joissa vastuista on epäselvyyttä: Kun vastuut eivät ole selkeitä, luo RACI-matriisi ja tee perusteltuja oletuksia tehtävien jaosta. Pyydä sidosryhmiltäsi hyväksyntä tai käytä matriisia keskustelun lähtökohtana.
• Vesiputousprojektit: Ketterät menetelmät, kuten Scrum, määrittelevät vastuun ja tilivelvollisuuden selkeästi: projektiryhmä on vastuussa ja tuotteen omistaja tilivelvollinen. Vesiputousprojekteissa on yleensä enemmän sidosryhmiä ja monimutkaisuutta, mikä tekee RACI-matriisista hyödyllisemmän.

Esimerkki RACI-matriisista: tosielämän tapaustutkimus

Tässä on esimerkki RACI-matriisista, jonka loin muotibrändin kanta-asiakasohjelman perustamiseen liittyvää projektia varten.

Kuten näet, tehtäviä ja tuotoksia sekä sidosryhmiä on melko paljon. RACI-matriisia laatiessani törmäsin muutamaan ristiriitaan:

• Asiakkaan puolella ja sisäisesti oli paljon sidosryhmiä. Pidin tässä matriisissa pääasiassa asiakkaan puolen sidosryhmät ja annoin toimistolle yhden roolin, koska meidän puolellamme oli pieni tiimi. RACI oli ennen kaikkea tarkoitettu ulkoisten sidosryhmien hallinnan tueksi.
• Ryhmittelin ylemmän tason sidosryhmät sen sijaan, että olisin nimennyt heidät yksitellen. Tunnistimme ylempien sidosryhmien ydinryhmän ja sen jälkeen laajemman ryhmän, jotta he eivät kaikki sulautuisi yhdeksi kokonaisuudeksi, mutta pidin heidät silti ryhmissä asioiden yksinkertaistamiseksi.
• Jaoin tilivelvollisuutta myös asiakkaan puolen tuotteen omistajan ulkopuolelle, jotta en loisi yksittäistä vikaantumispistettä ja siiloutumista. Keskustelin tästä heidän kanssaan varmistaakseni, että he hyväksyivät lähestymistavan, mutta tuotteen omistajalla oli silti taipumus olla tilivelvollinen varsin monista tehtävistä.

Ennen kuin siirrymme etuihin ja haittoihin, tässä on lyhyt välikatsaus:

Play Video

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

RACI-matriisien edut ja haitat

Seuraavassa on muutamia RACI-matriisin käytön hyötyjä ja haittoja projektissa.

RACI-matriisin hyödyt

RACI-matriisit voivat auttaa seuraavissa asioissa:

1. Selkeämmät odotukset

RACI-matriisit määrittävät, kuka johtaa työtä tai on siitä vastuussa. Ne voivat auttaa poistamaan epäselvyyttä selventämällä, kuka on tilivelvollinen, ja ne ovat hyödyllisiä asetettaessa odotuksia ylemmän tason sidosryhmille, joille kerrotaan, millaista tietoa he tulevat saamaan.

2. Sujuvampi viestintä

Voit palata RACI-kehykseen koko projektin elinkaaren ajan, mikä auttaa välttämään kaikkien ihmisten osallistamista jokaiseen päätökseen. RACI kertoo, milloin oikeat ihmiset otetaan mukaan projektin oikeassa vaiheessa, mikä nopeuttaa hyväksyntöjen saamista ja päätöksentekoa.

3. Ihmisten kuormituksen vähentyminen

Tiedätkö sen tilanteen, kun kysyt kaikkien mielipiteitä ja niiden kaikkien yhdistämisestä tulee painajainen? Tässä RACI on hyödyllinen. Kun konsultoitavien ja tiedotettavien välillä tehdään ero, palautteeseen osallistuvat voidaan erottaa niistä, joille vain ilmoitetaan tehtävän edistymisestä.

4. Työkuorman ja siiloutumisen vähentyminen

RACI-matriisi on hyödyllinen työkalu, joka auttaa projektipäälliköitä delegoimaan tehtäviä ja välttämään liian suuren vastuun ottamista tai useiden roolien hoitamista, mikä puolestaan vähentää työuupumusta. Se auttaa myös ehkäisemään yksittäisen vikaantumispisteen syntymistä, jossa kaikki tiettyyn tehtävään liittyvä tieto ja vastuu on yhden henkilön varassa ja muodostaa siiloja.

Yleiset RACI-matriisin sudenkuopat ja niiden välttäminen

Vastuumatriisia laadittaessa on otettava huomioon monia sudenkuoppia, ja niiden käsittely vie aikaa, minkä lisäksi ne usein unohdetaan hyväksynnän jälkeen. Tässä on muutamia asioita, joita kannattaa tarkkailla, sekä keinoja niiden ehkäisemiseksi:

1. Projektipäällikkö kaiken vastuunkantajana

Usein oletuksena voi olla, että projektipäällikkö (tai tuoteomistaja) on henkilö tai rooli, joka vastaa kaikesta. Koska hän toimittaa projektin, hän toimittaa viime kädessä kaiken siihen kuuluvan. 

Mieti, missä työn tekijöiden tulisi olla vastuussa (esim. suunnittelijat, kehittäjät, osastojen päälliköt), ja jaa työ sen mukaisesti. 

2. Suorittamisesta ja varmistamisesta vastaavien roolien sekoittaminen

Termien suorittamisesta vastaava ja tilivelvollinen merkitykset ovat melko lähellä toisiaan, mikä voi aiheuttaa sekaannusta. Tässä on niiden tärkein ero:

• Olet tehtävän suorittamisesta vastaava, jos sinun tehtäväsi on suorittaa tehtävä loppuun. Sinun vastuullasi on saada se tehdyksi. 
• Olet tehtävästä tilivelvollinen, jos sinun tehtäväsi on varmistaa tehtävän suorittaminen loppuun. Et ehkä tee sitä itse, mutta olet vastuussa siitä, että se tulee tehdyksi. 

Tässä on esimerkki

Olet työmatkalla ja majoitut hienossa hotellissa. Siivouspäällikkö on vastuussa siitä, että huoneesi on siisti ja valmisteltu saapumistasi varten, mutta hän ei todennäköisesti siivoa huonettasi itse. Joku hänen henkilökuntansa jäsenistä on todennäköisesti vastuussa varsinaisesta siivouksesta.

3. Kuultavien ja tiedotettavien välinen jännite

Kuulemisella on myönteisiä mielleyhtymiä, ja tähän rooliin nimetyt ihmiset tuntevat olevansa paremmin mukana sekä luottavat siihen, että heidän palautteensa otetaan huomioon. Tämä voi aiheuttaa jännitteitä niiden ihmisten keskuudessa, joille vain tiedotetaan, sillä heistä saattaa tuntua, että heidät on jätetty ulkopuolelle.

Mieti, tarvitseeko niiden ihmisten, joille aiot tiedottaa, todella tulla kuulluiksi. Jos näin ei ole, varmista, että he tietävät tiedotettavan roolin tarkoittavan yleensä yksisuuntaista tiedon jakamista; heidän ei pitäisi antaa palautetta.

RACI-kaavion luominen kuudessa vaiheessa

Alla olevassa kuvassa olen tiivistänyt RACI-kaavion laatimisen kuusi vaihetta:

Mainio Meghan McInerny piti puheen Digital PM Summit 2017 -tapahtumassa ja esitti nerokkaan ajatuksen, että Taru sormusten herrasta on itse asiassa onnistunut projekti ja Saattue on tiimi.

Jotta asia olisi hieman helpompi ymmärtää, käytetään tätä projektia esimerkkinä. Mikä projekti on kyseessä? Sormuksen vieminen Mordoriin ja Tuomiovuorelle.

Vaihe 1: Tunnista projektin roolit

Luo taulukko, jonka ylimmälle riville merkitään kaikkien projektiin osallistuvien henkilöiden nimet. Perinteisesti RACI-kaavioissa yläreunaan merkitään toiminnalliset roolit. Mielestäni on kuitenkin tilanteita, joissa nimien käyttäminen on parempi vaihtoehto, ja yleensä suosin sitä.

Syitä määrittää roolin mukaan:

• Yksi henkilö hoitaa useita rooleja
• Henkilöstön vaihtuessa taulukkoa ei tarvitse päivittää
• Vältetään nimien ja laajempien ryhmien, kuten ”asiakas” tai ”osasto X”, sekoittamista

Syitä määrittää nimen mukaan:

• Projektissa mukana olevien henkilöiden määrittely on yksinkertaisempaa
• On helpompaa, kun useat henkilöt hoitavat samankaltaisia rooleja

Vaihe 2: Tunnista projektin tehtävät tai tuotokset

Jaa projekti selkeisiin tehtäviin ja tuotoksiin. Sijoita nämä kaavion vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen. Älä pilko kokonaisuutta liian pieniin osiin, sillä muuten kaaviosta voi tulla liian monimutkainen. Jos noudatat projektin selkeää tuotosten luetteloa, harkitse niiden listaamista.

Vaihe 3: Määritä RACI jokaiseen rooliin ja tehtävään

Käy jokainen tehtävä läpi ja päätä, mistä kunkin roolin tulisi olla vastuussa. Jokaisella tehtävällä tulisi olla vastuuhenkilö ja tilivelvollinen henkilö (vain yksi henkilö voi olla tilivelvollinen). Mieti, kenen kanssa tulisi neuvotella tehtävän ollessa käynnissä ja kenelle tulisi tiedottaa, kun se on valmis. 

LOTR RACI -esimerkissämme Frodo vastaa sormuksen viemisestä Mordoriin. Saattueen johtajana Gandalf on tilivelvollinen. Sam auttaa kuitenkin Frodoa matkan varrella – hänen kanssaan neuvotellaan, eli hän osallistuu aktiivisesti.

Vaihe 4: Sopikaa tästä tiimin kanssa

Sopikaa tiimin jäsenten kanssa kaikista tekemistäsi oletuksista, älkääkä tehkö tätä siilossa. Keskustelkaa lyhyesti siitä, miten olette määrittäneet RACI:n, ja varmistakaa, että kaikki ovat tyytyväisiä projektin rooleihinsa ja vastuualueisiinsa.

Vaihe 5: Sopikaa tästä projektin keskeisten sidosryhmien kanssa

Järjestäkää puhelu tai kokous, jossa sovitte tästä keskeisten sidosryhmien kanssa. Yrittäkää pitää asia mahdollisimman tiiviinä, jotta hankalalta palautteelta ja aikaa vieviltä keskusteluilta vältytään. Mieti myös, kenelle tästä tulee tiedottaa, kun asiasta on sovittu.

Vaihe 6: Hyödynnä sitä projektin koko elinkaaren ajan

Nyt voin laittaa RACI:n sivuun ja keskittyä projektin tekemiseen, vai mitä? No, en. Tämä on yksi RACI:n kaltaisten asiakirjojen suurimmista ongelmista: luomisen jälkeen ne unohtuvat usein.

Miten tästä siis tehdään hyödyllinen ja toimiva asiakirja?

1. Kun aloitat tehtävän tai tuotoksen työstämisen, palaa RACI:in ja sopikaa, kuka vastaa mistäkin.
2. Varmista, että projektin alussa määritellyt asiat, mukaan lukien tehtäviin liittyvät roolit ja vastuualueet, ovat edelleen paikkansapitäviä ja linjassa konseptin toimivuuden todentamisesta saatujen havaintojen tai muutosten kanssa.
3. Pidä versiota verkossa esimerkiksi Confluencen tai Google Docsin avulla tai organisaatiossasi käytössä olevassa projektinhallintaohjelmistossa. Jos käytät Microsoft Excel -taulukkoa, tallenna se paikkaan, johon kaikilla on pääsy.
4. Arvioi projektin lopussa RACI:n avulla, miten määritetyt roolit ja vastuualueet toimivat. Tarvittiinko mukaan yhtä monta henkilöä? Suorittivatko vastuuhenkilöt tehtävän vai tarvittiinko mukaan enemmän henkilöitä? Kuultiinko ja tiedotettiinko henkilöitä oikea-aikaisesti?

RACI-matriisin malli ja esimerkki

Olen laatinut ladattavan RACI-matriisin mallin. Löydät myös esimerkin, tarkistuslistan ja pikaoppaan. Malli täyttää värit automaattisesti syöttämiesi tietojen perusteella. Voit vapaasti muokata värejä mieleiseksesi!

Tämä malli on saatavilla DPM-jäsenyyden kautta. Liity jäseneksi ja saat käyttöösi RACI-kaavion mallin sekä yli 100 muuta mallia, näytettä ja esimerkkiä projektidokumentaatiota varten. Voit myös osallistua RACI-kaavioita (ja monia muita aiheita) koskevaan keskusteluun Slackissa yli 100 muun digitaalisen projektipäällikön kanssa.

RACI-kaavion parhaat käytännöt

1. Varmista, että RACI-matriisista on hyötyä projektille, ja mieti, miten RACI-matriisia käytetään ja miksi. Älä laadi RACI-kaaviota vain sen itsensä vuoksi.
2. Varmista, että ymmärrät termit, ja käytä aikaa muiden perehdyttämiseen. Valitsitpa RACI-matriisin tai jonkin sen vaihtoehdoista (lisätietoja alla), käytä aikaa tiimin perehdyttämiseen kuhunkin termiin ja sen merkitykseen. Se on hyödyllinen muistutus jo asioista perillä oleville, ja kaikki projektiin uudet tulokkaat ovat kiitollisia selvennyksistäsi. 
3. Varmista, että vain yksi rooli merkitään vastuulliseksi. Ryhmä ei ole vastuullinen, vaan henkilö. Useiden henkilöiden nimeäminen aiheuttaa hämmennystä ja hidastaa päätöksentekoprosessia, projektin työnkulkuja sekä tuotosten tai asiakirjojen hyväksymisprosesseja.
4. Kaikille ei tarvitse tiedottaa. Tiedotettaviin kuuluvat henkilöt, joihin tehtävä tai tuotos vaikuttaa, tai joilla on asiassa erityinen intressi. Projektissa on todennäköisesti joukko korkean tason sidosryhmiä, joille on tiedotettava, mutta näitä tietoja ei tarvitse sisällyttää RACI-matriisiin (jätä se projektisuunnitelman tai sidosryhmien hallintasuunnitelman tehtäväksi).
5. Älä laadi RACI-kaaviota eristyksissä. Pyydä projektin keskeisiä sidosryhmiä ja projektitiimin jäseniä osallistumaan. Laadi luonnos itse ja anna sidosryhmän sitten tarkistaa se.

Mitä vaihtoehtoja RACI-matriisille on?

Tässä on muutamia muita RACI-kaaviotyyppejä ja syitä niiden käyttämiseen.

1. RASCI

Luultavasti käytetyin RACI-matriisin vaihtoehto, RASCI-kaavio, muodostuu sanoista vastuullinen, tilivelvollinen, tukeva, konsultoitu ja tiedotettu. Tukevaa roolia hoitavat tiimin jäsenet avustavat vastuullista henkilöä.

Tukevan ja konsultoidun roolin ero on siinä, että konsultoitu henkilö antaa tietoa, kun taas tukeva henkilö osallistuu aktiivisesti tehtävään.

2. CARS

CARS liittyy nimenomaisesti toimintoihin, ja RASCI-mallin tavoin siihen lisätään tukirooli, kun yksi rooli tai henkilö ei suorita tehtäviä. CARS-mallin kannattajat sanovat sen poistavan tarpeettomat tiedot RACI-mallista. Se tarkoittaa seuraavaa:

• Viestintä: sekä konsultointi että tiedottaminen
• Hyväksyminen: hyväksyjä, joka tekee päätökset
• Vastuullinen: työn suorittava henkilö (sama kuin RACI-mallissa)
• Tuki: henkilöt, jotka auttavat vastuuhenkilöä työssä

Joidenkin mielestä RACI-malli määrittää roolit, jotka ovat melko ilmeisiä – esimerkiksi vastuullinen on usein projektipäällikkö tai tuotteen omistaja, ja tiedottaminen kattaa yleensä laajemman joukon projektin sidosryhmiä.

3. RAS

Pidän tämän mallin yksinkertaisuudesta, sillä siinä käytetään vain termejä vastuullinen, hyväksyjä ja tukija. Se ei kuitenkaan huomioi tehtävän omistajaa, mikä voi aiheuttaa sekaannusta.

4. DACI

Melko lailla RACI-kaavion kaltainen DACI korvaa vastuullisen toimeenpanijalla, konsultoitavan osallistujalla ja vastuussa olevan hyväksyjillä, jolloin kuvaukset ovat toimintasuuntautuneempia. Tämä auttaa selventämään, mitä nämä roolit tekevät, ja poistaa sekaannusta, jota RACI-matriisiin saattaa liittyä.

5. CLAM

DACI-mallin muunnelma, joka keskittyy myös enemmän toimintoihin kuin tiimin rooleihin. CLAM tarkoittaa osallistumista, johtamista, hyväksymistä ja seurantaa.

Kaiken kaikkiaan monet RACI-mallin muunnelmat määrittelevät termit selkeämmin tai määrittävät toiminnot, jotta roolien välinen epäselvyys poistuu. Mallien välillä ei ole niiden tavoitteiden kannalta suurta eroa.

Jos olet kiinnostunut muista RACI-mallin muunnelmista, voit tutustua RACI 2.0 -malliin täällä.

Mitä seuraavaksi?

Jos tarvitset lisää apua projektien hallintaan ja tiimien johtamiseen, osallistu digitaalisen projektinhallinnan perusteet hallitsevalle kurssillemme. Kurssi kattaa koko projektin elinkaaren aloituksesta päättämiseen sekä laajan valikoiman projektimenetelmiä, jotka auttavat saavuttamaan projektin tavoitteet.