Projektinhallintatyökalut, joiden käytöstä projektipäälliköiden oli luovuttava
Projektinhallinta-alustat: Kaikki projektinhallinta-alustat eivät täytä odotuksia, mikä johtaa turhautumiseen ja työkalujen hylkäämiseen.
Resursoinnin haasteet: Tietyt resursointityökalut jäävät usein tavoitteistaan, mikä osoittaa joustavien ja mukautuvien ratkaisujen tarpeen.
Asiakkaiden mieltymykset: Asiakkaiden vaatimukset voivat pakottaa tiimit luopumaan suosimistaan työkaluista asiakkaiden suosimien työkalujen hyväksi.
Tekoälyn rajoitukset: Tekoälytyökalujen, kuten ChatGPT:n, laadun heikkeneminen on saanut jotkut ammattilaiset etsimään vaihtoehtoja.
Sopeutumiskyvyn tarve: Tehottomista työkaluista luopumisen ajankohdan tunnistaminen on tehokkaan projektinhallinnan keskeinen taito.
Jokaisella projektipäälliköllä on työkalujen hautausmaa — ohjelmistoja, jotka lupasivat tehostaa työnkulkuja, keskittää viestinnän tai ratkaista viimein resurssipalapelin, mutta aiheuttivatkin sen sijaan uusia päänvaivoja. Yritystason alustoista tekoälypohjaisiin kirjoitusavustajiin, jopa kaikkein hyväntahtoisimmat työkaluhankinnat päätyvät joskus hylätyiksi. Kysyimme työskenteleviltä projektipäälliköiltä työkaluista, joista heidän on täytynyt luopua, ja miksi.
Projektinhallinta-alustat, jotka eivät lunastaneet lupauksiaan
Kaikki projektinhallinta-alustat eivät lunasta lupauksiaan, ja monimutkaisia kokonaisuuksia hallinnoiville kokeneille projektipäälliköille puutteita on mahdotonta olla huomaamatta. Point Blankin operatiivinen johtaja Julia Rajic sai kokea tämän itse, kun hänen toimistonsa siirtyi käyttämään Monday.comia ja joutui lopulta perääntymään päätöksestä. ”Suuri osa siitä, miksi Mondaysta päätettiin luopua, liittyi resursointiin”, hän kertoo. ”Se ei ollut kovin hyvä resurssienhallinnassa. Jos sinulla on projektipäälliköitä, jotka osaavat käyttää riippuvuuksia ja haluavat tarkastella esimerkiksi vesiputousmallia... He eivät pidä siitä.”
Jos sinulla on projektipäälliköitä, jotka osaavat käyttää riippuvuuksia ja haluavat tarkastella esimerkiksi vesiputousmallia… He eivät pidä siitä [Monday.comissa].
Basecamp sai osakseen yhtä terävää kritiikkiä Fox Consultingin vanhemmalta projektipäälliköltä ja operatiiviselta asiantuntijalta Matthew Foxilta, jonka mielestä se ei soveltunut lainkaan sisäisten projektien hallintaan. ”Basecamp ei ole hyvä sisäiseen projektinhallintaan, riippumatta siitä, mitä 37signals väittää”, hän sanoo. ”Se on yksinkertaisesti surkea alusta projektipäälliköille. On melkein kuin käyttäisit Fisher Price -työkalua silloin, kun tarvitset ammattilaistason työkalun.”
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Basecamp ei ole hyvä sisäiseen projektinhallintaan, riippumatta siitä, mitä 37signals väittää.
Joskus työkalu ei epäonnistu konseptina, vaan toteutuksessa. Northernin projektipäällikkö Kayla Keizer oli aiemmin suositellut Teamwork.comia, kunnes hän joutui tilanteeseen, jossa se ei toiminutkaan aivan odotetusti. ”Olen hiljattain päässyt käyttämään Teamworkia, ja perun alkuperäisen Teamworkia koskevan suositukseni”, hän sanoo. ”Se toimii hyvin samankaltaisesti kuin Productive.io, mutta en pidä käyttöliittymästä... Mielestäni tehtävän ja alitehtävän välinen ero on liian epäselvä.”
[Teamwork.comissa] koen, että tehtävän ja alitehtävän välinen ero on liian epäselvä.
Edes laajasti käytetyt alustat eivät ole immuuneja työuupumukselle. RTS Labsin tekninen projektipäällikkö Ryan Gilbreath kuvailee kaavaa, jonka hän on nähnyt toistuvan useammin kuin kerran: tiimit hylkäävät Jiran organisaatioväsymyksen vuoksi, mutta palaavat lopulta takaisin sen pariin. ”Joillekin oli vain tullut Jira-väsymys, koska he olivat työskennelleet suurissa yrityksissä, joissa siihen liittyy paljon byrokratiaa”, hän selittää. ”Minulle kävi itse asiassa sama GitHub Projectsin kanssa. Käytimme sitä jonkin aikaa ja totesimme, että pidämme Jirasta. Siitä seurasi siis paljon edestakaista vaihtelua.”
Joillekin oli vain tullut Jira-väsymys… Minulle kävi itse asiassa sama GitHub Projectsin kanssa. Käytimme sitä jonkin aikaa ja totesimme, että pidämme Jirasta. Siitä seurasi siis paljon edestakaista vaihtelua.
Resurssien ja ajanseurannan työkalut, jotka eivät täyttäneet odotuksia
Resursointi ja ajanseuranta ovat projektinhallinnan jatkuvia haasteita, eivätkä niiden ratkaisemiseen suunnitellut työkalut aina täytä odotuksia. Rajic törmäsi tähän Resource Gurun kanssa. Kyseessä on resursointiin keskittyvä alusta, joka osoittautui lopulta hänen tiiminsä tarpeisiin liian jäykäksi. ”On olemassa pelkästään resursointiin tarkoitettuja työkaluja. Käytimme aikoinaan yhtä nimeltä Resource Guru. Se ei toiminut meillä”, hän kertoo.
Hän tarkentaa, miksi se ei sopinut hänen käyttötarkoitukseensa: ”Tarvitsimme mahdollisuuden pyytää resursseja. Jos tarvitsen esimerkiksi kehittäjän projektiini 40 tunniksi kahden viikon ajalle, kyse on käytännössä kehittäjästä 50 prosentin työpanoksella, eikö niin? Mutta emme pystyneet tekemään sitä.”
Myöskään tiettyä käyttötarkoitusta varten räätälöidyt ratkaisut eivät aina ole vastaus. M. Taffer Consultingin perustaja ja toimitusjohtaja Marissa Taffer työskenteli asiakkaan kanssa, joka oli kehittänyt oman sisäisen ajanseurantajärjestelmänsä, ja auttoi lopulta vakuuttamaan heidät luopumaan siitä. ”Yhdellä asiakkaistani oli itse tehty ajanseurantajärjestelmä. Se oli ihan toimiva, mutta ei erinomainen. Sen käyttö oli vain todella kömpelöä, ja raporttien tekeminen oli hieman hankalaa”, hän kertoo. ”Heidät on sittemmin saatu luopumaan siitä.” Omistajuuteen perustuvat työkalut voivat vaatia paljon sisäistä ylläpitoa, jonka kustannukset tiimit eivät välttämättä ymmärrä pitkällä aikavälillä. Siksi valmiit ratkaisut ovat usein parempi vaihtoehto.
Yhdellä asiakkaistani oli itse tehty ajanseurantajärjestelmä. Se oli ihan toimiva, mutta ei erinomainen. Heidät on sittemmin saatu luopumaan siitä.
Kun asiakkaan vaatimukset pakottavat vaihtamaan työkalua
Joskus päätöksellä luopua työkalusta ei ole mitään tekemistä itse työkalun kanssa. Caylentin vanhempi asiakkuuspäällikkö Alexa Alfonso perustelee, että asiakkaiden mieltymykset voittavat aina, vaikka se tarkoittaisi luopumista toimiston omasta huolellisesti valitusta työkalupakista. ”Mikä tahansa työkalu, jota asiakkaasi käyttävät, on paras työkalu käytettäväksi”, hän sanoo. ”Vaikka kyse olisi heidän omasta ohjelmistostaan, olen aiemmin nähnyt tilanteita, joissa tavallaan luovuimme käyttämistämme työkaluista, koska asiakas suhtautui omaan ohjelmistokokonaisuuteensa niin vahvasti. Ja sanoimme: selvä, päästäkää meidät mukaan... antakaa meille käyttöoikeus.”
Mikä tahansa työkalu, jota asiakkaasi käyttävät, on paras työkalu käytettäväksi.
Tekoäly- ja tuottavuustyökalut, jotka eivät täyttäneet odotuksia
Tekoälyä hyödyntävien työkalujen yleistyminen on tuonut projektipäälliköiden arvioitavaksi uuden ohjelmistokategorian — ja mahdollisesti myös työkaluja, joista luopua. Palo Alto Networksin vanhempi ohjelmajohtaja Yonelly Gutierrez, joka kuvailee itseään päivittäiseksi tekoälyn käyttäjäksi, huomasi ajautuvansa erilleen ChatGPT:stä havaittuaan laadun merkittävän heikkenemisen. ”Käytin ennen ChatGPT:tä jatkuvasti. Olen huomannut laadun heikentyneen valtavasti, vaikka ennen käytin sitä koko päivän joka päivä”, hän sanoo. ”Minusta se vain hallusinoi aivan liikaa siihen nähden, mitä minun täytyy tehdä. En siis edes uusinut ChatGPT:n ammattilaistilaustani, vaan käytän nykyään vain Geminiä.”
Myös vähemmän kriittiset tuottavuustyökalut voivat menettää viehätyksensä. EduHubSpotin toimitusjohtaja Varun Anand selitti Grammarlyn käytön lopettamista yksinkertaisesti: ”Käytin Grammarlya paljon, mutta jonkin ajan kuluttua se alkoi ärsyttää minua, joten poistin sen käytöstä.”
Käytin Grammarlya paljon, mutta jonkin ajan kuluttua se alkoi ärsyttää minua, joten poistin sen käytöstä.
Michael Goldille, perustajalle ja osa-aikaiselle toimitusjohtajalle, hänen CRM-järjestelmäänsä liittyvä ongelma kiteytyi yksinkertaiseen talouskysymykseen. Sen sijaan, että hän olisi jatkanut Closen käytöstä maksamista, hän päätti ottaa ohjat omiin käsiinsä. ”Rakensin juuri oman CRM-järjestelmäni Replitillä, koska käytin Closea. Se maksoi minulle noin 100 dollaria kuukaudessa”, hän kertoo. ”Oman rakentaminen on ollut todella hauskaa. En tietenkään väitä, että se olisi parempi kuin Close, mutta se on ilmainen — tai ainakin Replit maksaa 25 dollaria kuukaudessa.”
Rakensin juuri oman CRM-järjestelmäni Replitillä, koska käytin Closea. Se maksoi minulle noin 100 dollaria kuukaudessa.
Valmius luopua työkalusta on taito
Mikään työkalu ei ole yleisesti ottaen oikea valinta. Asiayhteys, tiimin koko, työnkulun monimutkaisuus, asiakkaiden odotukset ja jopa budjetin realiteetit määrittävät kaikki sen, ansaitseeko alusta pysyvän paikan projektipäällikön työkalupakissa — vai päätyykö se hautausmaalle. Näitä tarinoita yhdistää se, että päätös luopua työkalusta ei suinkaan ole epäonnistuminen, vaan usein käytännöllisin ratkaisu, jonka projektipäällikkö voi tehdä. Sen tunnistaminen, milloin jokin ei toimi, ja rohkeus siirtyä eteenpäin ovat itsessään ammatillista harkintaa, joka palvelee projekteja ja tiimejä pitkällä aikavälillä.
Haluatko lisää tällaisia näkemyksiä? Rekisteröidy ilmaiselle DPM-tilille kuullaksesi lisää tällaisten asiantuntijoiden ajatuksia.
