Mikä on resurssikalenteri projektinhallinnassa?

Kalenteri kannattaa luoda projektin alussa (yhdessä projektisuunnitelman kanssa) ja päivittää sitä säännöllisesti. Se on parasta laatia suoraan resurssienhallintaohjelmistossa tai työkalussa, jota käytät projektien hallintaan. Kalenterin laatii yleensä projektipäällikkö, mutta myös resurssipäällikkö voi luoda sen.

Resurssikalenterin tarkoitus

Resurssikalenterin tarkoituksena on määrittää henkilöstöresurssiesi yleinen käytettävyys ja se, ovatko oikeat resurssit käytettävissä. Ei ole epätavallista, että resurssikalenteri osoittaa projektin olevan mahdoton toteuttaa resurssirajoitteiden vuoksi, mikä tarkoittaa, että projektin aikataulua, laajuutta, resurssien kohdentamista tai kustannuksia saatetaan joutua muuttamaan.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Näin laadit resurssikalenterin

Seuraavassa ovat resurssikalenterin luomisen vaiheet.

1. Aloita uudesta kalenterista

Aloita luomalla uusi kalenteri resurssienhallintatyökalussasi tai käyttämällä kalenteripohjaa. Yksi resurssien aikataulutustyökalujen tärkeimmistä hyödyistä on se, että ne on suunniteltu erityisesti tehostamaan resurssien aikatauluttamisen prosessia. Tallenna kalenteri helposti saatavilla olevaan paikkaan, jotta kaikki tiimin jäsenet näkevät sen.

Useimpien resurssienhallintaohjelmistojen tarjoamien käyttöoikeusominaisuuksien avulla voit hallita käyttöoikeuksia ja antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden tarkastella, muokata ja lisätä omia merkintöjään. Tämä yhteistyötä tukeva ominaisuus ei ainoastaan edistä läpinäkyvyyttä, vaan myös parantaa tiimin koordinointia ja tuottavuutta.

Parhaat resurssienhallintaohjelmistot

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

2. Lisää tiimin jäsenet ja resurssit

Seuraava vaihe on syöttää tiimin tiedot resurssienhallintatyökaluusi. Määritä kunkin tiimin jäsenen työpäivät ja se prosenttiosuus heidän työajastaan, joka voidaan kohdentaa projektiin.

Esimerkiksi maanantaista perjantaihin työskentelevällä tiimin jäsenellä saattaa olla noin 3 tuntia päivässä operatiivisiin tehtäviin painottuvaa työtä, joten hänen projektiin käytettävissä oleva aikansa viikossa saattaa olla 20 työtuntia.

Projektin resurssienhallinnan parhaiden käytäntöjen avulla voit helposti seurata ja säätää näitä kohdennuksia, varmistaa kunkin tiimin jäsenen työkuorman tasapainon ja pitää projektin aikataulun realistisena.

3. Tunnista ajat, jolloin tiimi ei ole käytettävissä

Merkitse kalenteriisi myös ajat, jolloin tiimin jäsenet eivät ole käytettävissä, mukaan lukien yrityksen vapaapäivät, yleiset vapaapäivät, suunnitellut loma-ajat, sapattivapaat, poissaolot ja kaikki muu työstä poissaoloaika.

Merkitsemällä nämä ajat työkalussasi ajankohdiksi, jolloin resurssit eivät ole käytettävissä, saat kattavamman kuvan resurssien käytettävyydestä. Tämä auttaa välttämään aikatauluristiriitoja ja varmistamaan, että projektin suunnittelu on mahdollisimman realistista.

Voit myös antaa tiimin jäsenten päivittää ja muokata työstä poissaoloaikojaan helposti resurssienhallintatyökalussasi, jotta kalenterisi pysyy ajan tasalla koko projektin ajan.

4. Julkaise resurssikalenteri 

Kun kalenterisi on täytetty, muista jakaa se tiimin ja sidosryhmien kanssa. Kun luot kalenterin resurssienhallintatyökalussa, sen jakaminen on helppoa ja kaikki voivat pysyä ajan tasalla reaaliajassa.

Kalenterin laaja näkyvyys auttaa projektitiimin jäseniä ja sidosryhmiä tietämään, mitä tapahtuu, sekä ymmärtämään, millaisia käytettävyyteen liittyviä haasteita tiimi saattaa kohdata.

Esimerkiksi, ovatko talvilomat lähestymässä? Miten se vaikuttaa projektin kapasiteettiin? Muista, että on erittäin tärkeää ottaa huomioon tiimisi tarve pitää vapaata ja kunnioittaa sitä – lepo on elintärkeää motivaation ylläpitämiseksi.

5. Tarkista resurssikalenteri säännöllisesti

Kun olet jakanut resurssikalenterin, työ ei ole vielä valmis. Kalenteri tulisi käydä säännöllisesti läpi tiimin ja sidosryhmien kanssa. Tämä on jälleen yksi syy siihen, miksi kalenterin luominen resurssienhallintatyökalulla on järkevää.

Näin tiimisi jäsenten on helppo merkitä ja päivittää poissaolonsa johdonmukaisesti. Kalenterin säännöllinen tarkistaminen auttaa pitämään sen ajan tasalla ja estää sitä vanhentumasta ja muuttumasta vaikeasti hallittavaksi.

Voit myös käyttää ohjelmistosi ilmoitusominaisuuksia oikea-aikaisten päivitysten muistuttamiseen ja kaikkien pitämiseen ajan tasalla.

Play Video

Mitä resurssikalenteriin tulee sisällyttää

Sinun tulee sisällyttää seuraavat tiedot kaikista tiimin jäsenistä tai projektin resursseista, joita tarvitaan projektin tavoitteiden saavuttamiseen:

• Nimet
• Nimikkeet
• Aloituspäivät
• Päättymispäivät (tarvittaessa)
• Tavalliset työpäivät
• Ne tietyt päivät, jolloin kukin tiimin jäsen on käytettävissä työskentelemään projektin parissa
• Suunnitellut vapaat, sapattivapaat, virkavapaat jne.
• Keskenään kilpailevat työtehtävien prioriteetit

Tältä se esimerkiksi näyttää:

Author's Tip

Voit pyytää tiimiä päivittämään oman käytettävyytensä kalenteriin projektin edetessä, mutta pidäthän tilanteen seurannassa, jotta et joudu myöhemmin yllätysten eteen. Kaikki työkalut tai sovellukset, joiden avulla saat ilmoituksia muutosten tekemisestä, ovat erittäin hyödyllisiä!

Resurssikalenteri ja projektikalenteri

Siinä missä resurssikalenteri on aikataulu, joka kertoo, milloin tiimin jäsenet ovat käytettävissä tehtävien parissa työskentelyyn, ja jota käytetään resurssien käytettävyyden seuraamiseen, projektikalenteri on suunniteltujen tehtävien ja virstanpylväiden aikataulu, jota käytetään projektin etenemisen seuraamiseen. 

Tiimin jäsenet käyttävät resurssikalenteria ilmoittaakseen, milloin he ovat käytettävissä työskentelemään projektin parissa, kun taas projektikalenterit osoittavat, kenelle tehtävät ja tuotokset on osoitettu ja milloin työn tulee olla valmis.

Yhdessä projekti- ja resurssikalenterit antavat projektipäälliköille tai tiiminvetäjille näkyvyyden tiimin jäsenten käytettävyyteen sekä projektin virstanpylväisiin ja aikatauluihin, jotta he voivat tunnistaa mahdolliset pullonkaulat etukäteen, jotka muuten saattaisivat jäädä huomaamatta.

Tältä nämä kalenterit saattavat näyttää.

Resurssikalenterin käytön hyödyt projektinhallinnassa

Jos vielä pohdit, tarvitsetko todella resurssikalenteria, tässä on muutama tärkeä hyöty, jotka kannattaa ottaa huomioon. 

• Varmistat, että projektin työtehtävät jakautuvat tasaisesti tiimin kesken
• Et kuormita tiimisi jäseniä liikaa tai liian vähän, vaan vältät heidän uupumisensa ja pidät tuottavuuden korkealla
• Pystyt nopeasti arvioimaan, ketkä tiimin jäsenistä ovat käytettävissä ja kuinka pitkään, ennen kuin annat heille tehtäviä
• Tiedät etukäteen tiimin jäsenten poissaoloista, joten voit ennakoida projektin toteutettavuuden ja resurssien saatavuuden uusia tai myöhemmin käynnistyviä monimutkaisempia projekteja varten
• Voit nähdä tämän saatavuuden visuaalisesti ja yhdellä silmäyksellä sen sijaan, että joutuisit tulkitsemaan päivämääräluetteloa laskentataulukossa

Resurssikalenterityökalut

Ohjelmistotyökalut ovat paljon helpompia käyttää resurssikalenterin luomiseen kuin Google-kalenterit ja laskentataulukot. Tutustu resurssien ajoituksen ohjelmistoihin löytääksesi tiimisi ja projektisi tarpeisiin sopivan vaihtoehdon.