Projektinhallinnan 11 tärkeintä haastetta: näin voitat ne

Tämän artikkelin aikana näet viittauksia äskettäiseen kyselyyn, joka toteutettiin vuonna 2020 ja jossa vastaajilta kysyttiin, mikä heidän suurin haasteensa tuolloin oli. Kaikki tässä käsitellyt haasteet eivät sisältyneet kyseiseen kyselyyn.

1. Projektiryhmän sisäiset konfliktit

Projektiryhmän sisäisiä konflikteja voivat joidenkin kyselyymme vastanneiden mukaan aiheuttaa myrkyllinen ilmapiiri tai yhteensopimattomat persoonallisuudet sekä vastuunoton puute projektiryhmän sisällä, mikä myös heikentää yhteistyötä ja ryhmätyötä.

Kun ryhmät kärsivät heikosta viestinnästä tai viestintäongelmista eivätkä tee yhteistyötä asianmukaisella tasolla, seurauksena voi olla projektin epäonnistuminen.

Harvard Business Reviewn mukaan 39 % konflikteista johtuu viestinnän eroista ja 22 % epäselvistä odotuksista.

Tehokas viestintä ja odotusten asettaminen ovat kaksi keskeistä aluetta, joista projektipäälliköt vastaavat. Tämä tarkoittaa, että he voivat vähentää konfliktien syntymisen riskiä kokonaan (ja käyttää konfliktienratkaisumenetelmiä, kun konflikti kuitenkin syntyy).

Näin voit ratkaista haasteen

• Hanki erityiskoulutusta projektijohtamisesta ja konfliktienratkaisumenetelmistä. Se voi tarjota työkaluja konfliktien ja muiden epäideaalisten tilanteiden käsittelyyn. 
• Luo selkeä hierarkia, SMART-projektitavoitteet ja projektin päämäärät sekä vastuunottojärjestelmä. Järjestä säännöllisiä tapaamisia ryhmän jäsenten kanssa ja pidä heidät vastuussa määräajoista ja laatustandardeista.
• Ota käyttöön hyväksi todettuja taktiikoita psykologisen turvallisuuden lisäämiseksi. Näin varmistetaan, että ryhmän jäsenet kokevat tulevansa kuulluiksi ja kunnioitetuiksi, mikä auttaa vähentämään konflikteja.

2. Resurssien rajallinen saatavuus

Projektipäälliköillä on vaikeuksia kohdentaa resursseja projekteihinsa erityisesti silloin, kun projekteja toteutetaan samanaikaisesti ja ryhmät joutuvat jakautumaan keskenään kilpailevien prioriteettien välillä.

Kommentti
käyttäjältäu/beachbabe74 keskustelusta
yhteisössäprojectmanagement

Vaikka osa tästä voidaan ratkaista asianmukaisella projektin suunnitteluvaiheella, kyse on myös projektin budjetista. Pienemmän budjetin projekteissa on usein vähemmän erikseen osoitettuja resursseja, vaikka niiden työn laajuus saattaa edellyttää enemmän resursseja.

Näin voit ratkaista haasteen

• Perehdy tärkeimpiin resurssienhallinnan taktiikoihin, kuten resurssien tasaamiseen ja resurssien kuormituksen tasoittamiseen. Molemmat voivat auttaa tasapainottamaan ryhmän jäsenten resurssikuormaa, mutta käytä resurssien kuormituksen tasoittamista, kun sinulla on muuttumaton määräaika. 
• Paranna resurssien ennakointikykyäsi. Mitä aikaisemmin tiedät, mitä resursseja tarvitset, sitä aikaisemmin voit varata ne, jolloin varmistat, että käytettävissäsi on kaikki tarvitsemasi resurssit. 
• Käytä resurssienhallintaohjelmistoa. Tämä on helpoin tapa muuttaa tehtävien jakoa, seurata ryhmän kapasiteettia ja työmäärää sekä arvioida, mitä resursseja todella tarvitset.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Koulutuksen tai projektinhallintataitojen puute

Projektipäälliköt joutuvat usein tehtävään ilman muodollista koulutusta (vaikka sitä yleensä tulee myöhemmin) tai projektinhallintataitoja, teknisiä taitoja tai sellaisia vuorovaikutustaitoja, jotka auttaisivat heitä onnistumaan.

Useat kyselyymme vastanneet mainitsivat itseluottamuksen puutteen suurimmaksi haasteekseen, ja kolmessa vastauksessa erityisesti mainittiin, että vastaaja oli uusi projektinhallinnan parissa. Eräs vastaaja totesi, että hänellä oli ”vaikeuksia laajentaa [omia] taitoja perustehtävien hallinnasta pienten projektien hallintaan”.

Näin voit ratkaista sen

• Harjoittele joustavana pysymistä riippumatta hallinnoimasi digitaalisen projektin tyypistä tai laajuudesta. Sopeudu nopeasti erilaisiin tilanteisiin ja opi virheistäsi. 
• Varaa aikaa henkilökohtaiseen oppimiseen ja projektinhallintakoulutukseen. Liity yhteisöryhmiin ja verkostoidu kollegojesi kanssa. Slack-yhteisömme (osa DPM-jäsenyyttä) on erinomainen paikka osallistua keskusteluun.
• Suorita digitaalisen projektinhallinnan hallintaa käsittelevä kurssimme, joka on nyt saatavilla DPM-jäsenyyden kautta. Kurssi kattaa koko projektin elinkaaren sekä keskeiset menetelmät, kuten ketterän projektinhallinnan ja vesiputousmallin, ja taktiikat onnistuneiden projektien toteuttamiseen.

4. Selkeiden prosessien puute

Monet kyselyymme vastanneet mainitsivat, että heidän suurin projektinhallintahaasteensa liittyi prosesseihin, olivatpa kyseessä projektikohtaiset tai yrityksen prosessit. Useissa vastauksissa todettiin, että organisaatiolta puuttuivat työnkulut ja että projektipäälliköiden tehtäväksi jäi niiden luominen ja käyttöönotto.

Toisia turhautti se, etteivät muut noudattaneet vakiintuneita prosesseja.

Kommentti
käyttäjältäu/wookiedaywalker keskustelusta
ryhmässäprojectmanagement

Näin voit ratkaista sen

• Käytä malleja prosessidokumentteja luodessasi. Tämä säästää aikaa ja vähentää hämmennystä, sillä voit yksinkertaisesti muokata olemassa olevaa prosessidokumenttia sen sijaan, että loisit sellaisen tyhjästä. Voit luoda malleja olemassa olevista dokumenteistasi, tai saatavilla on runsaasti ilmaisia ja maksullisia malleja, jotka voivat tarjota hyvän lähtökohdan. 
• Tee juurisyyanalyysi. Ennen ratkaisuihin siirtymistä harkitse juurisyyanalyysin käyttöä ymmärtääksesi, miksi prosesseja ohitetaan tai miksi ne eivät toimi. Se voi paljastaa puutteita koulutuksessa, epäselvää vastuunjakoa tai työkaluja, jotka eivät tue työnkulkua.
• Perusta muutoshallintakomitea uusien prosessien ja olemassa oleviin prosesseihin tehtävien muutosten käyttöönottoa varten. Ota mukaan jäseniä eri osastoilta, jotta kaikki voivat esittää näkemyksensä ja sitoutua uuteen prosessiin.

5. Pysyminen rajauksen puitteissa

Useat vastaajat sanoivat rajauksen olevan suurin haasteensa: erityisesti projektin rajauksen puitteissa pysyminen, rajauksen hallitsematon laajeneminen ja viime hetken rajausmuutosten hallinta. Rajauksen hallitsematon laajeneminen johtuu useimmiten asiakkaista (”Ajattelin vain…” ”Vielä yksi idea…”), mutta sitä voivat aiheuttaa myös tiimin jäsenet, jotka todella haluavat tehdä vaikutuksen. 

Eräässä vastauksessa mainittiin ketjuvaikutus, joka rajausmuutoksilla on, sekä sitä seuraava sidosryhmien hallinta, jota tarvitaan, kun rajausmuutokset edellyttävät muutoksia myös projektin aikatauluun tai budjettiin.

Näin voit ratkaista sen

• Palaa työselosteeseen ja/tai projektin rajauslausumaan. Jos asiakas pyytää jotakin, mitä ei ole määritelty kummassakaan dokumentissa, ohjaa hänet takaisin dokumenttiin tutustumaan siihen. 
• Ota käyttöön muutospyyntöprosessi. Jos asiakas esimerkiksi haluaa ominaisuuden, jota ei alun perin sisällytetty rajaukseen, täytä muutospyyntö, jossa kuvataan, miten ominaisuuden toteuttaminen vaikuttaa projektin budjettiin, aikatauluun ja resursseihin. Asiakas saattaa tarkastella muutospyyntöä ja päättää olla jatkamatta, mutta jos hän hyväksyy sen, voit mukauttaa projektin aikataulua tai budjettia asianmukaisesti.

6. Edistymisen näkyvyyden puute

Projektipäälliköt valittavat usein siitä, etteivät he saa tietää projektien viivästymisistä tai ongelmista ennen kuin on liian myöhäistä. He eivät myöskään näe, kuinka paljon työstä on saatu valmiiksi suhteessa käytettyyn budjettiin ja aikaan. 

Sen lisäksi ilman asianmukaista raportointiratkaisua näiden tietojen jäljittäminen vie valtavasti aikaa: 

Kommentti
käyttäjältä keskustelusta
yhteisössäprojectmanagement

Näin voit ratkaista ongelman

• Käytä projektinhallintaohjelmistoa. Sen avulla voit luoda koontinäyttöjä sellaisten mittareiden seuraamiseen kuin käytetyn budjetin määrä, kunkin resurssin käytettävissä oleva kapasiteetti sekä tehtävän tai virstanpylvään valmistumisprosentti. Sen avulla näet myös, mitä muita projekteja tiimisi jäsenet työstävät, joten voit arvioida prioriteetteja ja tehdä tarvittavia muutoksia. 
• Laske ansaittu arvo. Tämä mittari antaa projektin edistymiselle rahallisen arvon, joten voit verrata suoraan käytetyn ajan määrää käytettyyn budjettiin. 
• Ole säännöllisesti yhteydessä tiimisi jäseniin. Järjestä säännöllisiä kahdenkeskisiä keskusteluja saadaksesi kokonaiskuvan heidän työkuormastaan, kohtaamistaan esteistä tai haasteista sekä siitä, miten voisit tukea heitä paremmin. 

7. Sellaisten henkilöiden johtaminen, jotka eivät suoraan raportoi sinulle

Projektipäälliköt eivät usein ole projekteissa työskentelevien tiimin jäsenten suoria esihenkilöitä.

Heillä ei välttämättä ole määräysvaltaa tiimin jäsenten aikatauluihin, työaikoihin, noudatettaviin prosesseihin tai työskentelytapoihin. Tämä voi johtaa konflikteihin projektipäällikön ja tiimin välillä, projektipäälliköiden ja muiden esihenkilöiden välillä tai eri tiimin jäsenten kesken. 

Näin voit ratkaista ongelman

• Luo hyvät suhteet tiimisi jäseniin, jotta heistä tuntuu, että he voivat kertoa sinulle työkuormaansa koskevista huolenaiheista. Kun opit tuntemaan henkilön ihmisenä, vaikeista keskusteluista hänen kanssaan tulee helpompia. 
• Järjestä säännöllisiä kokouksia (viikoittain, joka toinen viikko jne.) kaikille esihenkilöille (sekä projekti- että muille esihenkilöille), jotta voitte keskustella prioriteeteista ja mahdollisista resurssiristiriidoista sekä varmistaa yhteisen näkemyksen. Näin tiimin jäsenet eivät kuule eri ihmisiltä ristiriitaisia ohjeita, mikä voi aiheuttaa turhautumista ja hämmennystä. 
• Esitä avoimia kysymyksiä tiimin jäsenille heidän työkuormastaan tai mieltymyksistään ja vältä johdattelevia tai alentuvia kysymyksiä.

8. Keskenään kilpailevat prioriteetit

Organisaatioilla on käynnissä paljon projekteja, ja niiden tarvitsemat resurssit voivat olla niukkoja, kuten edellä käsiteltiin. Tiimin jäsenet joutuvat usein työskentelemään liian monien asioiden parissa, mikä voi heikentää moraalia ja motivaatiota. Lisäksi projektipäälliköt joutuvat usein jakamaan rajallisen aikansa useiden projektien kesken, joiden prioriteettitasot vaihtelevat.

Tämä tiivistää asian melko hyvin: 

Kommentti
käyttäjältä keskustelusta
yhteisössäprojectmanagement

Näin voit ratkaista ongelman

• Ota käyttöön tehtävienhallintaohjelmisto ja projektinhallintasovelluksia tai -työkaluja. Niiden avulla voit seurata, mitä tiimisi jäsenet työstävät ja mitä muita projekteja ja tehtäviä heille on osoitettu. 
• Luo priorisointimatriisi ja luokittele tehtävät niiden tärkeyden tai kiireellisyyden perusteella. Karsi kaikki tehtävät, jotka eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä. 
• Opettele delegoimaan. Vaikka projektipäälliköt ovat vastuussa työn valmistumisesta, heidän ei välttämättä tarvitse tehdä työtä itse. Ota tiimi mukaan riskienhallintakeinojen tai varasuunnitelmien ideointiin.

9. Tarkkojen arvioiden laatiminen

Tehtävän vaatiman ajan ja siten myös sen käyttämän budjetin arvioiminen on aina haastavaa sekä projektipäälliköille että tiimin jäsenille.

Projektipäälliköt eivät tee työtä itse, ja tiimin jäsenet saattavat epäröidä sitoutua tiettyyn ajanjaksoon, varsinkin jos heillä ei ole kaikkia tarvittavia tietoja, mikä on joskus tilanne.

Miten haaste ratkaistaan

• Käytä arviointimenetelmiä, kuten analogista arviointia, parametrísta arviointia tai kolmen pisteen arviointia. Analogisessa arvioinnissa käytetään aiempien projektien tietoja, ja parametrisessa arvioinnissa otetaan tiettyjä muuttujia vastaavanlaisista projekteista ja sovelletaan niitä nykyisen projektin parametreihin. Kolmen pisteen arvioinnissa lasketaan yhteen parhaan mahdollisen tilanteen, huonoimman mahdollisen tilanteen ja todennäköisimmän tilanteen keskiarvo.
• Käytä projektin arviointimalliamme (saatavilla DPM-jäsenyyden kautta). Tutustu malliin ja tarkistuslistaan, jotta voit varmistaa esittäväsi asiakkaille mahdollisimman tarkan arvion. 

10. Viestinnän puute

Kun tiimin jäsenet eivät viesti keskenään tai projektin sidosryhmät eivät toimita projektin etenemisen kannalta oikeita tietoja tai hyväksyntöjä, projektin epäonnistumisen riski kasvaa.

Kommentti
käyttäjältäu/wookiedaywalker keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta

Miten haaste ratkaistaan

• Luo selkeä viestintäsuunnitelma. Siinä määritellään, miten projektitiimi, projektipäällikkö ja sidosryhmät vaihtavat tietoja projektin aikana. Määrittele käytettävät viestintäkanavat ja viestinnän tiheys sekä se, kuinka usein pidätte seurantakokouksia (kasvotusten tai puhelimitse). 
• Järjestä asianmukainen projektin aloituskokous sekä sinun ja asiakkaan välinen aloitusta edeltävä kokous. Tämä auttaa rakentamaan hyvän yhteistyösuhteen, jotta voitte viestiä sujuvasti projektin loppuosan ajan, ja määrittää viestinnän tason ja tiheyden koko projektin ajaksi. 

11. Siiloissa työskentelevät tiimit

Kun tiimin jäsenet työskentelevät omissa pienissä maailmoissaan eikä palautekierroksia ole, työn laatu kärsii, työtä tehdään päällekkäin, eikä ole selvää, kuka vastaa mistäkin.

Tämä aiheuttaa lopulta paljon turhautumista projektitiimissä ja sidosryhmien keskuudessa, heikentää työilmapiiriä ja motivaatiota sekä irrottaa tiimin työstä. 

Miten haaste ratkaistaan

• Ota käyttöön RACI-kaavio. Se selventää, kuka on vastuussa, tilivelvollinen, konsultoitava ja tiedotettava tiettyjen projektitehtävien ja tuotosten osalta. Täytä kaavio strategisesti siilojen vähentämiseksi ja varmista, että ”konsultoitava”-roolissa olevat tiimin jäsenet ovat oikeita henkilöitä antamaan palautetta.
• Luo palautekierros. Tähän kuuluu palautteen kerääminen itse työstä, mutta projektipäälliköiden tulisi aina pyytää palautetta myös prosesseista, etenemisen esteistä ja projektin kokonaisuuden etenemisestä. Mitä enemmän kehität prosesseja ja löydät keinoja siilojen purkamiseen, sitä enemmän työilmapiiri ja työn laatu paranevat.

Mitä seuraavaksi?

Jos tarvitset apua tehokkaaseen projektinhallintaan sekä näiden ja muiden yleisten projektinhallinnan haasteiden ratkaisemiseen, liity jäsenyhteisöömme ja keskusteluun Slackissa yhdessä satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.