Projektin aloittamisen opas: 6 vaihetta oikeaoppiseen aloitukseen

Mitä projektin käynnistäminen tarkoittaa?

Projektin käynnistäminen on projektinhallinnan elinkaaren ensimmäinen vaihe, jossa tiimit määrittelevät projektin tavoitteet, laajuuden, sidosryhmät, budjetin, aikataulun ja yleisen toteuttamiskelpoisuuden ennen työn aloittamista.

Projektin käynnistämisen tarkoituksena on sovittaa tiimit yhteen, koota oikeat resurssit ja projektinhallintaohjelmisto, selkeyttää odotuksia, tunnistaa riskit ja luoda vahva perusta projektin onnistuneelle toteutukselle.

Miksi projektin käynnistysvaihe on tärkeä?

Projektin käynnistysvaihe on tärkeä, koska siinä luodaan projektin perusta. Tunnistat sidosryhmät, tiimin, projektin tavoitteet, päämäärät ja tuotokset. Projektin käynnistysvaiheella on merkitystä, koska se auttaa sinua:

• ymmärtämään projektin vaatimukset onnistuneesti
• asettamaan realistiset odotukset siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu 
• rakentamaan luottamusta ryhmän kanssa, mukaan lukien toimeksiantaja, asiakas ja sidosryhmät
• välttämään liiallista työtä, työn tekemistä uudelleen, projektin laajuuden hallitsematonta kasvua tai heikkoa toteutusta

Projektin käynnistämisprosessi: 6 vaihetta

Seuraavassa esitellään projektin käynnistämisprosessin kuusi tärkeää vaihetta.

1. Ymmärrä projektin laajuus

Projektin käynnistämisen ensimmäinen vaihe on projektin laajuuden ymmärtäminen, yleensä projektin toimeksiantajalta tai tärkeimmältä asiakasyhteyshenkilöltä. Projektin laajuuden ymmärtäminen edellyttää selkeitä vastauksia seuraaviin kysymyksiin: 

1. Mitä te [projektin toimeksiantaja tai pyynnön esittäjä] tarkalleen ottaen ajattelette meidän olevan täällä tekemässä? 
2. Miksi tämä on tärkeää? 
3. Miksi tähän on tärkeää puuttua juuri nyt? 
4. Mitä hyötyä tämän projektin toteuttamisesta on? Miten nämä hyödyt syntyvät? 
5. Mitä saattaisi tapahtua, jos emme toteuta tätä projektia? 
6. Keiden odotetaan osallistuvan tähän projektiin? Miten projekti vaikuttaa heihin? 
7. Kuka toimii projektin toimeksiantajana? 
8. Mitä tapahtuu, jos tarvitsemme lisää resursseja tai ongelma on suurempi kuin alun perin ymmärsimme? 
9. Mitä tähän projektiin liittyviä tunnettuja ongelmia on? 
10. Onko joku yrittänyt toteuttaa tätä projektia aiemmin? Jos on, mitä tapahtui? 

Kun olet saanut vastaukset näihin projektin käynnistämistä koskeviin kysymyksiin, voit alkaa ymmärtää projektin syyn ja projektin toteuttamisen keskeiset tavoitteet. Saat myös käsityksen siitä, mitä tarvitset päästäksesi alkuun.

2. Vahvista laajuus

Toisessa vaiheessa esittelet oman näkemyksesi ja ymmärryksesi projektista eri tavoin vaikuttaville sidosryhmille. Tätä vaihetta kutsutaan joskus toteutettavuustutkimukseksi, mutta itse pidän sitä tarkoituksiini hieman avoimempana ja joustavampana. 

Vahvistat laajuuden projektin vaikutuspiirissä olevien sidosryhmien kanssa ja saat paljon enemmän tietoa siitä, miten kokonaisuus on rakennettu ja miten pyydetty projekti vaikuttaa muutoksiin organisaation eri osissa.

Esimerkiksi järjestelmän käyttöönottoprojekti saattaa vaikuttaa yksinkertaiselta uuden järjestelmän haluavan henkilön näkökulmasta, mutta prosessien muuttamisen vaikutukset koko yrityksessä – esimerkiksi prosessit, jotka ovat perinteisesti perustuneet toiseen työkaluun – voivat aiheuttaa merkittävää pelkoa, ahdistusta ja keskustelua siitä, onko käyttöönotto ylipäätään hyvä idea.  

Asiantuntijan vinkki

Kun etenet tässä vaiheessa, kohtaat merkittävän määrän pelkoa ja esteitä niiltä sidosryhmiltä, joihin muutos vaikuttaa. Tämä on normaalia. Suhtaudu pelkoihin ja huolenaiheisiin vakavasti ja kirjoita ne kaikki muistiin. Et ehkä vielä ymmärrä niitä kaikkia, mutta aikanaan ymmärrät, ja haluat palata näihin muistiinpanoihin.

Kun sinulla on selkeämpi, konseptitodisteeseen perustuva käsitys ongelmasta ja projektin laajuudesta, kerro palautteesi ja havaintosi projektin sidosryhmälle. Anna heille päivitys siitä, mitä olet saanut selville, ja siirry sitten seuraavaan vaiheeseen: tarvittavien resurssien kokoamiseen ja vielä useamman palautteen keräämiseen. 

3. Kokoa tarvittavat resurssit ja kerää palautetta

On aika koota projektin toteuttamiseen tarvittavat resurssit ja kerätä vielä enemmän palautetta näiltä henkilöiltä. Aloita ottamalla yhteyttä niiden tiiminjäsenten esihenkilöihin, joita arvelet tarvitsevasi projektiin, esittele hanke ja pyydä heiltä sekä heidän tiimiltään apua. 

Tässä vaiheessa sinulla on todennäköisesti riittävästi tietoa, jotta voit alkaa laatia ylätason projektisuunnitelmaa, tai tiimin tiellä saattaa olla niin paljon esteitä, että sinun on palattava projektin toimeksiantajan puoleen.

4. Aseta projektille realistiset odotukset

Kun olet kerännyt palautetta kaikilta projektiin läheisesti liittyviltä, on aika asettaa odotuksia siitä, miten kaikki etenee, tai ainakin siitä, miten projekti alkaa. Tämä vaihe edellyttää merkittävää määrää neuvottelua ja dokumentointia – sitä voi ajatella projektin esisuunnitteluna. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Määrittele, ketkä projektiin osallistuvat ja milloin

Tässä vaiheessa hahmottelet ja määrittelet sidosryhmien osallistumisen. Olipa kyse asiakkaan tai organisaation sisäisistä sidosryhmistä, on todella tärkeää määritellä selkeästi, kuka suorittaa tehtävät, hyväksyy toimitettavat tuotokset tai tarkistaa ne ja antaa palautetta. 

RACI-taulukon laatiminen on erinomainen tapa tehdä tämä. Olen kirjoittanut artikkelin, jossa perehdytään RACI-taulukoihin ja autetaan laatimaan hyödyllinen RACI-taulukko.

Määrittele projektin toimitettavat tuotokset

Tässä projektin vaiheessa sinulla on käsitys siitä, mitä toimitettavat tuotokset ovat. Nyt on aika alkaa täsmentää niitä ja määritellä niiden rajat, jotta niistä voidaan sopia SoW- tai PID-asiakirjassa.

Hyödynnä hallussasi olevia tietoja ja järjestä sisäinen kokous, jossa käytte toimitettavat tuotokset läpi tiimisi kanssa. Jos tiimiäsi ei ole vielä koottu ja sinun on edettävä toimitettavien tuotosten määrittelyssä, tapaa eri alojen vetäjät.

Kun tarkastelet toimitettavia tuotoksia tiimisi kanssa, varmista, että käyt jokaisen tuotoksen osalta läpi seuraavat seikat:

• Mikä se on?
• Missä muodossa se toimitetaan?
• Tarvitaanko siihen korjauskierroksia?
• Ketkä osallistuvat?
• Milloin se tulee toimittaa?
• Onko se riippuvainen muista toimitettavista tuotoksista?

Tässä on esimerkki eräästä äskettäisestä projektistani (olen tehnyt siitä hieman yleisluontoisemman):

	Toimitettava tuotos	Kuvaus
1.	Perussuunnittelun alustava lähestymistapa Muoto: Suunnittelutiedostot (Sketch), lähetetään palautetta varten InVisionin kautta Korjaukset: Iteratiivisesti päivämäärään 16/02/18 asti	[Toimistoni] määrittelee perussuunnittelun alustavan lähestymistavan, jota tarvitaan tämän projektin vaiheessa 1. Tarvittavat perusmäärittelyt kartoitetaan kolmesta sovitusta alustasta, jotka ovat vaiheen 1 painopisteenä. Perusmäärittelyihin kuuluvat typografia, ruudukko, värit ja kuvakkeet.  Tavoitteena on määrittää nämä perusasiat siten, että ne ohjaavat alustavaa suunnitteluratkaisua ja myös tulevien vaiheiden muuta suunnittelua.
2.	Komponenttiluettelo ja priorisointi Muoto: Dokumentaatio Korjaukset: Iteratiivisesti päivämäärään 16/02/18 asti	[Asiakas] toimittaa komponenttiluettelon [toimistolleni], ja [toimistoni] tarkistaa sen sekä kolme tunnistettua alustaa luodakseen komponenttiluettelon.[Toimistoni] priorisoi tämän jälkeen komponentit ”poista, paranna, käytä uudelleen” -periaatteen mukaisesti ja ryhmittelee ne luokkiin. Komponentit tarkistetaan kaikilla kolmella alustalla, jotta voidaan tunnistaa, missä yhteisiä komponentteja käytetään. Tämän komponenttiluettelon ja priorisoinnin avulla tunnistetaan keskeiset komponentit, joita tarvitaan sisällön toimittamiseen prototyypissä.

Määrittele projektin budjetit ja aikataulut

Toimitettavien tuotosten luettelon pohjalta sinulla on nyt karkea projektin laajuus, ja sinun on määritettävä sille aikataulut ja roolit. Arvioi aikataulut ja tiimin kokoonpano yhdessä eri alojen vetäjien kanssa.

Prosessista riippuen voit tehdä arvion sprinteissä tai vaiheissa, joihin liittyy hyväksyntöjä. Muista tehdä nämä yhdessä tiimin kanssa, jotta oikeat rajaukset voidaan määrittää.

Määritä onnistumisen mittarit

Älä unohda, että projektillasi on myös oltava jonkinlainen mittausmenetelmä, jotta voit tarkastella ja ymmärtää, missä asiat onnistuivat tai eivät onnistuneet ja kuinka menestyksekkäästi toimitit projektin. Luo mittauskriteerit, jotka tarkistat lopussa (tai tietyissä projektin vaiheissa).

Harkitse esimerkiksi seuraavia alueita:

• Keskeiset KPI-mittarit, esim. verkkosivuston kävijämäärän kasvattaminen
• Asiakastyytyväisyys, ts. Kuinka tyytyväisiä asiakkaat olivat projektin kulkuun?
• Tiimin tyytyväisyys, ts. Kuinka tyytyväisiä tiimin jäsenet olivat projektin kulkuun?
• Aikataulupoikkeama
• Budjettipoikkeama

Harkitse riskejä

Ennakointi on yksi parhaista asioista, joita voit tehdä projektin käynnistysvaiheessa. Sellaisten riskien määrittäminen ennakkoon, jotka voivat estää projektin onnistuneen toimituksen, on erittäin tärkeää. 

Luo RAID-loki riskien, oletusten, ongelmien ja riippuvuuksien korostamiseksi ja käsittele myös sitä, miten lievennät näitä.

Muista ottaa tiimisi mukaan ja harkitse projektin ennakkoarviointi-istunnon järjestämistä tiimisi kanssa. Istunnossa voitte yhdessä ideoida riskialueita, sillä tiimin jäsenet keksivät usein asioita, joita et ole tullut edes ajatelleeksi.

5. Järjestä tiimisi ja työkalusi

Vaiheen 5 tavoitteena on saada tiimisi, menetelmäsi ja työkalusi valmiiksi, jotta voit aloittaa työskentelyn tehokkaasti yhdessä tiimisi kanssa.

Julkaise edellisissä vaiheissa työstämäsi asiakirjat ja varmista, että tiimin jäsenten esiin tuomat huolenaiheet näkyvät riskeinä, joita sinä ja tiimi seuraatte ja hallinnoitte aktiivisesti. 

Osana SoW:tä tai PID:tä on hyödyllistä määrittää, milloin ja miten viestintä sidosryhmien kanssa tapahtuu. Tässä on esimerkki:

Kokous/viestintä	Ketkä	Milloin
Tilannepalaveri	Kaikki tämän projektivaiheen aktiivisesti työskentelyyn osallistuvat sisäiset henkilöt	Päivittäin
Viikoittainen tilanneraportti	Lähetetään projektin vetäjälle, joka välittää sen laajemmalle tiimille	Viikoittain, maanantaina työpäivän päättyessä
Viikoittainen katselmus	Projektin vetäjä ja keskeiset sidosryhmät	Viikoittain, perjantaisin klo 10
Joka toinen viikko lähetettävä tilannepäivitys	Laajempi tiimi	Joka toinen viikko, tiistaisin klo 10

6. Käynnistä!

Käynnistysvaiheen viimeinen vaihe on koota tiimi yhteen ja järjestää virallinen aloituskokous! Tämä on jännittävä vaihe projektinhallinnan elinkaaressa ja merkitsee sinulle projektin ja tiimin johtajana sitä, mihin he sitoutuvat. 

Käykää kokouksessa läpi seuraavat asiat:

• Esittäytymiset
• Roolit ja vastuut
• Keskeiset sidosryhmät ja päätöksentekijät
• Projektin tavoitteet, tuotokset ja virstanpylväät
• Oletukset
• Projektin positiiviset ja negatiiviset riskit
• Riippuvuudet ja projektin rajoitteet
• Aikataulut ja muut muutoksiin liittyvät näkökohdat
• Kustannukset ja odotettu sijoitetun pääoman tuotto
• Mittarit
• Tiimin kokoonpano

Kun tämä aloituskokous on pidetty, olet jo hyvää vauhtia kohti projektin onnistuneiden tulosten saavuttamista. Voit nyt päättää projektinhallinnan käynnistysvaiheen ja siirtyä seuraavaan vaiheeseen Projektinhallintainstituutin (PMI) kuvaamassa työnkulussa eli suunnitteluvaiheeseen.

Projektin käynnistämisen tarkistuslista

Tässä on kätevä tarkistuslista keskeisistä asioista, jotka sinun on käsiteltävä projektin käynnistämisen yhteydessä.

Mitä?	Tarkistettavat asiat
Henkilöt	Sisäisesti Määrittele tiimin kokoonpano Sopikaa työskentelytavoista Varaa alustavat resurssit Järjestä sisäinen aloituskokous Ulkoisesti Määrittele mukana olevat sidosryhmät Laadi ja hyväksykää tehtävien & vastuiden RACI Järjestä asiakasaloituskokous
Prosessi	Määrittele projektiprosessi Sopikaa työkaluista ja ottakaa ne käyttöön Laadi RAID-loki riskejä varten Laadi SoW tai PID
Tuote	Vaatimukset Kerää ennestään tunnetut vaatimukset Luonnostele projektin tavoitteet ja päämäärä Tarkista ja määrittele toimitettavat tuotokset Toimituksen yleiskuvaus Laadi ylätason aikataulu Laadi toimitettaviin tuotoksiin, aikatauluihin & tiimin kokoonpanoon perustuva arvio

8 keskeistä asiakirjaa projektin käynnistysvaiheessa

Projektin käynnistysvaiheen tuloksena syntyy yleensä kahdeksan erityistä asiakirjaa:

1. Liiketoimintaperustelu: Perustelu sille, miksi projektia tulisi harkita
2. Projektin ohjauskirja: Projektin yleiskuva projektipäällikön näkökulmasta
3. Projektin aloitusasiakirja (PID): Projektia koskevat perustiedot
4. Työseloste (SoW): Asiakkaalle suunnatut asiakirjat, joissa kuvataan tuote, aikataulut jne. Tämä on joskus sopimusasiakirja, erityisesti ulkoisten asiakkaiden tapauksessa. 
5. Oletusluettelo: Asiakirja projektiasiakirjoja ja alustavia suunnitelmia laadittaessa huomioon otetuista oletuksista.
6. RACI-kaavio: Luettelo siitä, kuka vastaa toteutuksesta, on lopullisesti vastuussa, keneltä pyydetään näkemyksiä ja kenelle tiedotetaan projektin elinkaaren aikana; tämä voi muuttua ajan myötä.
7. Riskirekisteri ja ongelmaloki: Luettelo käynnistysvaiheen aikana havaituista keskeisistä riskeistä (myönteisistä ja kielteisistä); tämä voi muuttua ajan myötä. 
8. Projektin viestintäsuunnitelma: Kuvaa, kenelle tiedotetaan mistäkin, milloin, kenen toimesta ja millä tavalla. 

Vaikka tämä ei ole tyhjentävä luettelo, nämä ovat käynnistysvaiheen yleisiä osa-alueita. Kun käynnistät projektia, älä rajoitu näihin asiakirjoihin. 

Melkein kaikki projektista oppimasi tieto, joka koskee tulevaa hankettasi, on arvokasta, ja suosittelen vahvasti kirjaamaan muistiin mahdollisimman paljon tietoa, vaikka et vielä tietäisi, mitä sillä tekisit. Kun opit lisää käsillä olevista haasteista, alussa keräämäsi tiedot alkavat tuntua paljon selkeämmiltä. 

5 projektin käynnistämisen haastetta ja niiden ratkaiseminen

Projektin käynnistysvaiheessa voi kohdata monia haasteita. Alla olen kuvannut viisi keskeistä haastetta, joihin olen usein törmännyt projektin käynnistämisen yhteydessä, sekä keinot niiden lieventämiseksi. 

1. Projektin käynnistysvaihe etenee liian hitaasti

Joskus projektin käynnistäminen voi alkaa venyä liian pitkäksi. Olen nähnyt tätä tapahtuvan monesti, ja se voi vaikuttaa merkittävästi projektin myöhempiin vaiheisiin, kun luvatuissa aikatauluissa pysyminen alkaa tuottaa vaikeuksia. 

Näin viet projektia eteenpäin oikeassa tahdissa

Tässä on muutamia vinkkejä oikeassa tahdissa etenemisen varmistamiseksi:

• Järjestä puheluita tai kokouksia asioiden käsittelemiseksi ja niistä sopimiseksi. Tämä voi usein nopeuttaa asioita sen sijaan, että asioita vatvottaisiin pitkään sähköpostitse.
• Varmista, että asiakas ja tiimi tietävät, mitkä ovat niiden toimitettavat tuotokset projektin käynnistysvaiheessa ja mitkä riippuvuudet liittyvät niihin. Tuo heti esiin, jos ne estävät jonkin asian etenemisen.
• Aseta tälle vaiheelle yleiset aikataulut. Ennen aloituskokousta on usein helppo jäädä harhailemaan, joten varmista, että työskentelylle on selkeä tavoite
• Pidä mielessä tiimin ja asiakkaan etenemisvauhti. Miten saat ihmiset sitoutumaan ja motivoitumaan ja teet edistymisen näkyväksi? Koska projektin käynnistysvaiheessa on vähemmän kyse tekemisestä ja enemmän puitteiden luomisesta, yritä löytää konkreettisia asioita, joita sinä ja tiimi voitte tehdä projektin muuttamiseksi todellisemmaksi.

2. Projektin ottaminen haltuun kesken matkan

Usein monet lukemani projektinhallintaa koskevat neuvot olettavat, että aloitat projektin aivan alusta ja voit johtaa sitä alusta lähtien.

Mutta entä jos sinut tuodaan mukaan projektin puolivälissä tai tietyn vaiheen alussa? Tilanne voi olla todella hankala, koska et ole ollut mukana käynnistysvaiheessa. 

Näin otat projektin haltuun kesken matkan

Kokeile näitä vinkkejä, kun otat projektin vastuullesi sen ollessa jo käynnissä:

• Varmista, että olet selvillä kaikesta aiemmin tapahtuneesta. Jos joku luovuttaa projektin sinulle, pyydä häntä toimittamaan luettelo linkeistä, toimitettavista kokonaisuuksista ja niiden tilasta sekä linkit tärkeisiin asiakirjoihin.
• Järjestä projektin aloituskokoukset tiimisi ja sen jälkeen sidosryhmien kanssa aivan kuten tekisit projektin varsinaisessa aloitusvaiheessa. Vaikka et halua tiimisi tai asiakkaasi joutuvan toistamaan asioita, he arvostavat sitä, että sinun on päästävä ajan tasalle. Lisäksi se on hyvä tapa koota tiimi uudelleen ja edetä uuden projektipäällikön johdolla. 
• On myös hyvä hetki tehdä projektin puolivälin katsaus – voitte käydä läpi olemassa olevat riskit tai budjetin tämänhetkisen kulutustahdin varmistaaksenne, että kaikki ovat edelleen samalla sivulla.

3. Projektilla on vain yksi aloitus, vaikka se kattaa useita vaiheita

Yksi suuren ja pitkään kestävän projektin keskeisistä ongelmista on se, että projekti aloitetaan vain kerran aivan alussa eikä aloitusta päivitetä siirryttäessä eri vaiheisiin. Yhtä vaihetta varten tehdyt päätökset eivät välttämättä päde kaikissa vaiheissa eivätkä kata projektin koko elinkaarta. 

Näin hallitset useita vaiheita sisältävää projektia

Kokeile monivaiheisessa projektissa seuraavia toimintatapoja:

• Jos projektissasi on selkeästi erillisiä vaiheita, kuten kehityksestä erillinen esiselvitysvaihe, käsittele jokaista vaihetta miniprojektina sen sijaan, että tekisit yhden suuren ennakkosuunnittelun. Näin jokaiselle vaiheelle muodostuu selkeä lähtökohta sen sijaan, että joutuisit tekemään paljon oletuksia heti alussa.
• Järjestä pienet aloituskokoukset jokaisessa vaiheessa ja varmista, että olet käynyt läpi projektin aloituksen tarkistuslistan ja käsitellyt sen jokaisen kohdan kyseisen vaiheen osalta.

4. Projektin ympärillä ei ole riittävästi selkeyttä

Joskus projektin aloitusvaiheen käynnistyessä asiat voivat tuntua hieman epäselviltä ja projektitiimin jäsenet ovat ymmällään siitä, mikä projekti oikeastaan on. 

Näin selkeytät projektia

Varmista tiimisi yhteisen näkemyksen saavuttamiseksi, että käyt läpi seuraavat asiat:

• Varmista, että sinulla on asiakkaalta selkeä luettelo vaatimuksista. Sisällytä siihen liiketoiminta-, käyttäjä- ja tekniset vaatimukset.
• Käy nämä vaatimukset läpi tiimisi kanssa, jos sellainen on nimetty projektiin. Jos tiimiä ei ole, varmista, että eri osa-alueiden vastuuhenkilöt ovat mukana. Varmista, että ihmiset osallistuvat heti alusta alkaen.
• Kun sisäiset ja asiakkaan kanssa järjestettävät aloituskokoukset on pidetty, pidä tiimin hyvä vauhti yllä – varmista, että tiimi tietää, mitä se toimittaa, ja on sitoutunut siihen.
• Ota tiimi aina mukaan toimeksiannon laatimiseen, toimitettavien kokonaisuuksien määrittelyyn ja projektin toteutustavan suunnitteluun.

More Articles

• Miksi projektien aloitukset pettävät myöhemmin mukaan tulevat ihmiset
• Miten johdat projektin aloituskokouksia: asiantuntijan prosessi
• Kuinka järjestää asiantuntijan vahvistama projektin aloituskokous vuonna 2026

5. Projektin käynnistyminen viivästyy

Oletko koskaan innostunut projektin käynnistymisestä, koonnut kaikki vaatimukset, määritellyt suunnitelman ja seuraavat vaiheet – ja sitten jokin tapahtuu ja viivästyttää aloitusta? Vauhti katoaa ja suunnittelemasi projektitiimi hajaantuu. 

Näin voit ehkäistä projektin aloituksen viivästymistä

Tässä muutamia vinkkejä viivästysten välttämiseen:

• Jos projektin budjetista keskustellaan, käy kaikki budjettipäätökset kunnolla läpi asiakkaan kanssa – mitä hän saa rahoillaan? Ole mahdollisimman selkeä.
• Jos asiakkaalla ei ole varaa ehdottamaasi budjettiin, tarkastele laajuusmäärittelyä – voitko poistaa siitä jotain? Keskustele asiasta avoimesti ja rehellisesti hänen kanssaan löytääksenne kompromissin.
• Saadaksesi asiat nopeasti liikkeelle yritä saada pieni budjetti hyväksytyksi esiselvitysvaihetta varten.
• Jos asiakas ei osallistu tai ei noudata projektin alkuvaiheen määräaikoja, ota asia nopeasti esille hänen kanssaan – auta häntä ymmärtämään, millainen vaikutus tällä on projektiin.
• Jos tiimin kokoamiseen tai työn aloittamiseen liittyy sisäisiä ongelmia, ota asia esille organisaation sisällä. Auta jälleen sisäistä tiimiäsi ja johtoa ymmärtämään, millaisia vaikutuksia projektin viivästymisellä on.

10 yleistä projektin aloitusvaiheen virhettä, joita kannattaa välttää

Huolellisestikin suunnitellut projektit voivat epäonnistua, jos aloitusvaihe toteutetaan hätiköiden tai sitä hallitaan huonosti. Näiden yleisten virheiden välttäminen voi auttaa tiimejä parantamaan yhteistä näkemystä, vähentämään riskejä ja luomaan vankemman perustan projektin onnistumiselle.

1. Aloittaminen ilman selkeitä tavoitteita: Epämääräiset tavoitteet vaikeuttavat onnistumisen mittaamista, sidosryhmien sitouttamista ja työn tehokasta priorisointia. Jokaisen projektin tulisi alkaa selkeästi määritellyistä tavoitteista ja onnistumiskriteereistä.
2. Sidosryhmien näkemyksien sivuuttaminen: Jos sidosryhmiä ei oteta mukaan varhaisessa vaiheessa, seurauksena voi myöhemmin projektin elinkaaren aikana olla linjausten poikkeaminen, vastarinta ja ristiriitaiset odotukset.
3. Liian löyhästi määritelty laajuus: Epäselvä tai liian laaja laajuus lisää laajuuden hallitsemattoman kasvun, muuttuvien prioriteettien ja budjetin ylitysten riskiä.
4. Projektiriskien sivuuttaminen: Tiimit keskittyvät usein voimakkaasti tuotoksiin ja aikatauluihin samalla, kun mahdolliset riskit jäävät huomiotta. Riskien tunnistaminen varhaisessa vaiheessa auttaa ehkäisemään myöhemmin syntyviä kalliita yllätyksiä.
5. Liian nopea siirtyminen toteutukseen: Tehtäviin ryhtyminen suoraan ennen asianmukaisten linjausten ja hyväksyntöjen varmistamista voi aiheuttaa epäselvyyttä, uudelleentyötä ja viivästyksiä.
6. Oletusten dokumentoinnin laiminlyönti: Aikatauluihin, resursseihin, budjetteihin tai riippuvuuksiin liittyvät oletukset tulisi dokumentoida varhaisessa vaiheessa, jotta toteutuksen aikana vältetään väärinkäsitykset.
7. Omistajuuden ja vastuuvelvollisuuden määrittelemättä jättäminen: Ilman selkeää johtamista ja päätöksentekovaltaa projektit voivat pysähtyä vastuiden epäselvyyksien vuoksi.
8. Toteutettavuuden tai resurssien tarkistamisen ohittaminen: Projektin aloittaminen ilman käytettävissä olevien resurssien, aikataulujen tai teknisen toteutettavuuden varmistamista voi luoda epärealistisia odotuksia heti alusta alkaen.
9. Huono viestintä aloituksen aikana: Jos tiimit ja sidosryhmät eivät ole alusta alkaen yhtä mieltä tavoitteista, vastuista ja odotuksista, viestinnän puutteet voivat nopeasti suistaa etenemisen raiteiltaan.
10. Aloitusvaiheen pitäminen muodollisuutena: Jotkin tiimit kiirehtivät projektin aloituksen läpi vain päästäkseen “aloittamaan”. Todellisuudessa tämä vaihe luo perustan koko projektille ja vaikuttaa suoraan pitkän aikavälin onnistumiseen.

Kymmenen tärkeintä vinkkiä projektin aloittamiseen

Parhaat projektin aloituskäytännöt auttavat tiimejä määrittelemään tavoitteet, sitouttamaan sidosryhmät, vähentämään riskejä ja rakentamaan vahvan perustan projektin onnistumiselle heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Tässä 10 vinkkiä noudatettavaksi:

1. Luo projektille haluamasi suunta ja toimintatapa heti alussa.
2. Hanki tiimisi hyväksyntä ja osallisuus heti alussa.
3. Sama koskee asiakasta – ota hänet mukaan varhaisessa vaiheessa ja säännöllisesti.
4. Varmista, että viestintä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa on järjestetty selkeästi.
5. Varmista, että projektillasi on sovittu toimintaprosessi – mutta älä juutu dokumentointiin!
6. Älä kuitenkaan yritä soveltaa tiettyä prosessia, jos se ei toimi projektissasi.
7. Pyri tapaamaan asiakkaasi kasvotusten vähintään kerran ennen projektin käynnistämistä (jos tämä ei ole mahdollista, järjestä videopuhelu!)
8. Laadi jokaiseen aloituskokoukseen selkeä esityslista ja saa ihmiset tuntemaan olevansa mukana.
9. Pyri varmistamaan projektisi tulevaisuudenkestävyys käymällä tiimisi kanssa läpi riskit ja riippuvuudet.
10. Ajattele aina eteenpäin – älä keskity vain projektin alkuun!

Usein kysytyt kysymykset

Mitä tapahtuisi, jos ohittaisin projektin käynnistämisen?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin käynnistämisen ohittaminen johtaa usein ongelmiin projektin myöhemmissä vaiheissa, kuten:\u003c/span\u003e\r\n\u003cul\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eSidosryhmien odotusten ristiriitaisuus\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eEpäselvät projektitavoitteet\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin laajuuden hallitsematon kasvu\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eBudjetin ylittyminen\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eResurssiristiriidat\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eViivästykset ja uudelleentyö\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektiriskin kasvaminen\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ul\u003e\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eIlman selkeää käynnistysprosessia tiimit saattavat aloittaa toteutuksen ennen kuin ne ymmärtävät täysin, miltä onnistuminen näyttää tai miksi projekti on tärkeä. \u003c/span\u003e

Mikä ero on projektin käynnistämisellä ja projektin suunnittelulla?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin käynnistäminen on vaihe, jossa projekti määritellään yleisellä tasolla ja arvioidaan, kannattaako sitä toteuttaa. Tähän kuuluu tavoitteiden, sidosryhmien, liiketoiminta-arvon, laajuuden, riskien ja yleisen toteutettavuuden määrittäminen.\u003c/span\u003e\r\n\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin suunnittelu tapahtuu käynnistämisen jälkeen. Suunnittelun aikana laaditaan yksityiskohtainen etenemissuunnitelma toteutusta varten, mukaan lukien aikataulut, budjetit, resurssien kohdentaminen, viestintäsuunnitelmat ja tehtävien jakaminen.\u003c/span\u003e\r\n\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eVaiheet vastaavat kahteen eri kysymykseen:\u003c/span\u003e\r\n\u003cul\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cb\u003eProjektin käynnistäminen:\u003c/b\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e Pitäisikö tämä projekti toteuttaa?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cb\u003eProjektin suunnittelu:\u003c/b\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e Miten toteutamme sen tarkalleen?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ul\u003e\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eIlman asianmukaista käynnistämistä suunnittelu perustuu usein epäselviin tavoitteisiin tai epärealistisiin odotuksiin.\u003c/span\u003e

Kuinka kauan projektin käynnistämisvaiheen tulisi kestää?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin käynnistämisen kesto riippuu projektin koosta, monimutkaisuudesta ja riskitasosta.\u003c/span\u003e\r\n\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eYleinen ohje on seuraava:\u003c/span\u003e\r\n\u003ctable\u003e\r\n\u003ctbody\u003e\r\n\u003ctr\u003e\r\n\u003ctd\u003e\u003cb\u003eProjektityyppi\u003c/b\u003e\u003c/td\u003e\r\n\u003ctd\u003e\u003cb\u003eTyypillinen käynnistämisen kesto\u003c/b\u003e\u003c/td\u003e\r\n\u003c/tr\u003e\r\n\u003ctr\u003e\r\n\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003ePienet sisäiset projektit\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e\r\n\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eMuutamasta päivästä yhteen viikkoon\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e\r\n\u003c/tr\u003e\r\n\u003ctr\u003e\r\n\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eKeskisuuret liiketoimintaprojektit\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e\r\n\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e1–3 viikkoa\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e\r\n\u003c/tr\u003e\r\n\u003ctr\u003e\r\n\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eSuuret yrityshankkeet\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e\r\n\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eUseita viikkoja tai kuukausia\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e\r\n\u003c/tr\u003e\r\n\u003c/tbody\u003e\r\n\u003c/table\u003e

Onko projektin käynnistäminen osa työn ositusrakennetta (WBS)?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eEi aivan. Työn ositusrakenne luodaan suunnitteluvaiheessa, jotta projekti voidaan jakaa pienemmiksi tuotoksiksi ja tehtäviksi. Projektin käynnistämiseen liittyvät toimet voivat kuitenkin näkyä WBS-rakenteessa ylätason osiona, jos organisaatio seuraa kaikkia projektin vaiheita yhdessä. Esimerkiksi:\u003c/span\u003e\r\n\u003col\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin käynnistäminen\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin suunnittelu\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin toteutus\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eSeuranta ja valvonta\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin päättäminen\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ol\u003e\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eVaikka käynnistäminen vaikuttaa WBS-rakenteeseen, sitä pidetään yleensä erillisenä projektinhallinnan vaiheena eikä itse WBS-rakenteen osana.\u003c/span\u003e

Mikä ero on projektiperuskirjalla ja projektin käynnistämisasiakirjalla (PID)?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektiperuskirja on lyhyt, yleisen tason asiakirja, joka antaa projektille virallisen hyväksynnän. Siinä määritellään projektin tarkoitus, sidosryhmät ja yleiset tavoitteet.\u003c/span\u003e\r\n\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektin käynnistämisasiakirja (PID) on yksityiskohtaisempi. Se laajentaa projektiperuskirjaa ja selittää, miten projektia hallitaan, valvotaan ja toteutetaan.\u003c/span\u003e\r\n\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eMonissa organisaatioissa projektiperuskirja laaditaan ensin hyväksynnän saamiseksi, kun taas PID toimii projektitiimin toiminnallisena perustana.\u003c/span\u003e

Miten valitsen projektimenetelmän?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eValitse projektimenetelmä asiakkaasi työskentelytavan tai toimistosi tai tiimisi rakenteen perusteella. Ihannetapauksessa kuitenkin tutustut projektiin, tuotoksiin ja tiimiin ja löydät sitten tarpeisiin sopivan prosessin.\u003c/span\u003e

Miten päätän projektinhallintatyökaluista?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektinhallintatyökalut riippuvat projektistasi, tiimistäsi, asiakkaastasi ja budjetistasi. Vältä tarpeettomien työkalujen lisäämistä kokonaisuuteen ja pohdi, miten hyvin ne integroituvat keskenään. Harkittavia työkaluja ovat esimerkiksi projektinhallintaohjelmisto sisäisiin tehtäviin, esimerkiksi Jira tai Trello.\u003c/span\u003e

Mitä seuraavaksi?

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saa käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä verkostoidu satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.