9 projektien viivästymisen syytä & kuinka välttää ne
Yhteistyöllä unelmat toteutuvat: Yhteistyö ja selkeästi määritellyt roolit tiimissä ovat ratkaisevan tärkeitä viivästymisten ehkäisemiseksi, haasteiden voittamiseksi ja projektien toimittamiseksi ajallaan.
Johdonmukaisuus on avainasemassa: Seuraa projektiasi ja mukauta suunnitelmiasi tarvittaessa. Näin voit pitää projektisi linjassa liiketoiminnan yleisten tavoitteiden kanssa ja muuttaa nopeasti suuntaa ongelmien ilmaantuessa.
Suunnittele etukäteen: Selkeän projektin laajuuden määrittämiseen ja realististen aikataulujen laatimiseen käytetty aika voi parantaa merkittävästi projektin onnistumismahdollisuuksia.
Tiedät tilastot – koska jopa 70 % projekteista epäonnistuu tavoitteidensa saavuttamisessa, projektien viivästykset voivat vaikuttaa väistämättömältä liiketoiminnan seuraukselta. Asian ei kuitenkaan tarvitse olla niin.
Tässä artikkelissa tarkastelen projektien viivästymisen yleisiä syitä ja kerron, mitä voit tehdä pysyäksesi projektien aikatauluissa ja välttääksesi kustannusylitykset. Usein kyse on oikean projektinhallintaohjelmiston käyttämisestä.
1. Viestintäongelmat
Heikko viestintä on yksi yleisimmistä projektien viivästymisen syistä. Viestintäongelmia syntyy, kun sidosryhmät eivät ole yhtä mieltä projektin tavoitteista ja/tai eivät kanna vastuuta projektitehtävien suorittamisesta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Jos tiimin jäsenet eivät ole yhtä mieltä projektin tarkoituksesta tai eivät tiedä selkeästi, kuka tekee mitäkin, seurauksena voi olla hämmennystä. Toimintoja ei ehkä saada valmiiksi ajoissa tai lainkaan, tai muiden tiimien kanssa ei ehkä onnistuta koordinoimaan tehtävien riippuvuuksien edellyttämiä luovutuspisteitä.
Miten ongelma ratkaistaan
Projektin suunnitteluvaiheen aikana:
- Työskentele sidosryhmien kanssa projektin tavoitteiden dokumentoimiseksi projektiperustassa
- Luo projektin ositusrakenne, jolla projektin tuotokset jaetaan erillisiksi tehtäviksi
- Laadi RACI-matriisi, jossa määritellään selkeästi, kuka vastaa keskeisistä tehtävistä ja kuka on niistä tilivelvollinen
- Määrittele projektin viestintäsuunnitelma.
Projektin toteutuksen ja seurannan aikana järjestä projektitiimin kanssa säännöllisiä tilannekatsauksia, jotta sidosryhmät pysyvät ajan tasalla projektin etenemisestä ja jotta varmistat, että saavutat projektin määräajat.
2. Riittämätön projektin suunnittelu
Heikko suunnittelu on varma tapa vaarantaa onnistuneen projektin toimittaminen. Projektin onnistumisen varmistamiseksi käytä aikaa sen ymmärtämiseen, miksi projekti toteutetaan, miltä onnistuminen näyttää ja mitä prosessia noudatat toteutuksessa.
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Jos et ole pohtinut muutoksen toteuttamistapaa perusteellisesti, kaikenlaiset häiriöt aiheuttavat aikatauluun viiveen, joka uhkaa pidentää projektin aikataulua.
Miten ongelma ratkaistaan
Ennen uuden hankkeen työn aloittamista laadi projektisuunnitelma, jossa kuvataan, miten käsittelet projektin eri osa-alueita, kuten projektin laajuutta, aikataulua, budjettia, resurssienhallintaa, viestintää ja riskienhallintaa.
3. Odottamattomat laajuusmuutokset
Odottamattomia laajuusmuutoksia syntyy, kun sidosryhmät päättävät virallisesti muuttaa projektin laajuutta alkuperäisen sopimuksen ulkopuolelle.
Aiheeseen liittyvä, mutta häiritsevämpi ilmiö on laajuuden hallitsematon kasvu – tällöin laajuusmuutokset epävirallisesti päätyvät projektin tuotoksiin, mutta aikataulua ja budjettia ei mukauteta niiden huomioimiseksi.
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Yhden tai kahden ominaisuuden lisääminen sidosryhmän toiveen täyttämiseksi ei ehkä vaikuta sillä hetkellä merkittävältä asialta, mutta yhdessä nämä vähittäiset, usein viime hetken muutokset alkavat kasaantua, heikentävät laatua ja aiheuttavat määräaikojen saavuttamatta jäämisen tai siirtymisen.
Miten ongelma ratkaistaan
Laajuuden hallitsemattoman kasvamisen estämiseksi dokumentoi projektisuunnitelmassa selkeästi, mikä kuuluu projektin laajuuteen ja mikä ei. Ole tarkkana projektin arvioita laatiessasi, jotta vältät mahdollisesti liian optimistiset arviot, ja tee varasuunnitelmia odottamattomien viivästysten varalle. Ylläpidä lopuksi päätöslokia, joka seuraa projektin toteutuksen aikana muuttuvia näkemyksiä projektin laajuudesta.
4. Vanhentuneet ohjelmistotyökalut
Projektien hallinta saattaa sujua sinulta mainiosti Excel-taulukon ja itse tehdyn Gantt-kaavion avulla.
Kun projektisi kuitenkin alkavat kasvaa kooltaan ja monimutkaisuudeltaan ja organisaatiosi laajenee hallinnoimaan suurempaa projektisalkkua, saatat huomata, että nykyiset projektinhallintatyökalusi alkavat olla riittämättömiä.
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Vanhentuneista ohjelmistotyökaluista saattaa puuttua toimintoja, jotka säästävät aikaa projektin toteutuksen aikana, kuten mahdollisuus luoda projektin visualisointeja tai määrittää automaattisia hälytyksiä, kun projektin kustannukset lähestyvät ennalta määritettyjä raja-arvoja.
Mitä enemmän projektipäällikön kapasiteetti on venytetty äärimmilleen, sitä todennäköisemmin jokin riippuvuus tai määräaika jää huomaamatta, mikä voi pakottaa sinut kiirehtimään projektin välitavoitteiden saavuttamiseksi.
Miten voit ratkaista sen
Investoi projektinhallintaohjelmistoon, jotta projektien aikataulujen hallintaan liittyvä epävarmuus vähenee.
5. Ennalta arvaamattomat olosuhteet
Voit väittää, että mikä tahansa projektin toteutuksen aikana tapahtuva asia voi olla ennalta arvaamaton.
Tässä tarkoitamme kuitenkin niin kutsuttuja ylivoimaisen esteen tapahtumia, kuten luonnonkatastrofeja, jotka ovat ihmisen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella eikä niitä voida ennustaa etukäteen.
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Ennalta arvaamattomat olosuhteet voivat aiheuttaa valtavia ongelmia. Ne saattavat tehdä projektitavoitteistasi vanhentuneita ja romahduttaa aikataulusi. Vuoden 2020 COVID-19-pandemia, maailmanlaajuinen tapahtuma, jonka ennaltaehkäiseminen tai edes ennustaminen oli perustellusti kenen tahansa vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella, on esimerkki ennalta arvaamattomista olosuhteista, jotka mullistivat monia projektisuunnitelmia.
Miten voit ratkaista sen
Vaikka et voi juurikaan ennustaa olosuhteita, jotka ovat määritelmän mukaan ennalta arvaamattomia, voit silti sisällyttää projektiisi varasuunnitelmia, jotka voivat auttaa lieventämään esiin tulevien tuntemattomien riskien vaikutuksia.
Voit esimerkiksi mukauttaa lähitapahtuman etäosallistumiseen, jotta voit varautua terveyteen, säähän tai muihin syihin liittyviin ennalta arvaamattomiin matkaviivästyksiin.
6. Epätarkat arviot
Projektin arviointi tarkoittaa onnistuneen projektitoimituksen edellyttämien resurssien ja niihin liittyvien kustannusten määrittämistä. Epätarkkoja arvioita syntyy, kun arvioit projektin valmistumiseen tarvittavat resurssit väärin.
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Tarkkojen arvioiden laatiminen on haastavaa, koska se edellyttää tulevaisuutta koskevien ennusteiden tekemistä, eikä kukaan ole tätä kirjoitettaessa vielä täysin keksinyt, miten se tehdään.
Tehtävän suorittamiseen tarvittavan ajan ja vaivan aliarviointi pakottaa sinut kirimään aikataulua, kun et pysty saavuttamaan alun perin määritettyjä määräaikoja. Näissä tilanteissa voit joskus pitää kiinni projektin perustason aikataulusta lisäämällä aikatauluun resursseja eli nopeuttamalla toteutusta tai nopeuttamalla tehtäviä niin, että ne tapahtuvat samanaikaisesti.
Vaikka välttäisit projektin aikataulun pidentämisen tarpeen, tiimisi työmäärän lisääminen johtaa helposti työuupumukseen ja heikkoon suoriutumiseen, mikä saattaa lopulta edellyttää uudelleentyöstämistä. Kumpikaan vaihtoehto ei ole hyvä tilanne.
Miten voit ratkaista sen
Jotta arvioistasi tulisi tarkempia, määrittele projektin laajuus ja vaatimukset selkeästi varmistaaksesi, että kaikilla on yhteinen käsitys projektin tavoitteista. Hyödynnä arvioissasi historiallisia tietoja aina kun mahdollista. Kokoa lopuksi projektitiimi, jolla on projektin tuotosten toteuttamiseen tarvittava osaaminen.
7. Epärealistiset määräajat
Epärealistiset määräajat syntyvät, kun laadit aikataulun sidosryhmien vaatimusten tyydyttämiseksi sen sijaan, että se kuvastaisi sitä, kuinka kauan projektin toteuttaminen tosiasiassa kestää käytettävissä olevan ajan, budjetin ja resurssien puitteissa.
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Epärealististen määräaikojen asettamisessa ei oteta huomioon resurssien kapasiteettia ja/tai saatavuutta. Siinä ei välttämättä myöskään oteta huomioon tehtävän suorittamiseen kuluvaa aikaa, vaikka tehtävään olisi osoitettu oikea resurssi. Tämän vuoksi on hyvin epätodennäköistä, että saavutat projektin tavoiteaikataulun.
Miten tämä voidaan ratkaista
Aseta realistiset määräajat, jotka perustuvat aiempiin tietoihin, ja huolehdi sidosryhmien odotusten hallinnasta heti projektin alusta lähtien. Sisällytä aikatauluun varaa, jotta sinulla on puskuria siltä varalta, että tehtävän suorittaminen kestää odotettua kauemmin.
Jos sidosryhmäsi vaatii epärealistisen määräajan sisällyttämistä, dokumentoi se riskiksi ja raportoi riskistä koko projektin ajan yllätysten välttämiseksi.
8. Epäselkeät prioriteetit
Epäselkeät prioriteetit johtuvat siitä, että sidosryhmiä ei ole saatu yhteisymmärrykseen projektin tavoitteista ja siitä, miten nämä tavoitteet tukevat organisaation liiketoimintatavoitteita.
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Jos sidosryhmäsi eivät ole yksimielisiä siitä, mitä projektilla pyritään saavuttamaan, projektin tai sen tehtävien priorisointi vaikeutuu. Tiimin jäsenillä ei ole tehtäviensä suorittamiseen tarvittavaa ohjausta, mikä hidastaa toteutusta ja vaikuttaa kielteisesti projektin aikatauluun.
Miten tämä voidaan ratkaista
Muodosta projektin suunnitteluvaiheen aikana yhteisymmärrys projektin tavoitteista ja dokumentoi huolellisesti, mikä kuuluu projektin laajuuteen ja mikä ei, näiden tavoitteiden perusteella. Tämän jälkeen muutat projektin vision toimintakokonaisuudeksi, jonka suorittamisesta tiimin jäsenet vastaavat.
Seuraa projektin toteutuksen aikana osoitettujen tehtävien suorituskykyä, poista toteutuksen esteet ja raportoi projektin edistymisestä varmistaaksesi, että tehtävät etenevät oikea-aikaisesti.
9. Projektin pullonkaulat
Projektin pullonkaulat hidastavat työn etenemistä estämällä projektin tehtävien ja tuotosten etenemisen. Projektin pullonkaulojen yleisiä syitä ovat resurssien puute, kilpailevat projektiprioriteetit, puutteellisesti määritellyt roolit ja vastuut tai odottavat hyväksynnät.
Miksi se aiheuttaa viivästyksiä
Jos tiimin jäsen odottaa projektista päättävän henkilön hyväksyntää tai ei tiedä, mitkä tehtävät hänen pitäisi suorittaa, se estää riippuvaisten tehtävien etenemisen ja aiheuttaa heijastusvaikutuksen koko projektin aikatauluun.
Miten tämä voidaan ratkaista
Kartoita projektin suunnittelun aikana käytettävissä olevat resurssit heidän osaamistaan parhaiten vastaaviin tehtäviin. Määritä selkeät viestintäkäytännöt mahdollisten väärinkäsitysten välttämiseksi projektin toteutuksen aikana.
Kun toteutat suunnitelmaa, kohdenna resursseja uudelleen reaaliaikaisesti projektin etenemisen ja mahdollisten kilpailevien prioriteettien huomioimiseksi. Muokkaa prosesseja tarpeen mukaan tehtävien nopeamman toimituksen optimoimiseksi.
Liity mukaan saadaksesi lisää projektinhallinnan näkemyksiä
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä mahdollisuuden verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
