6 ammattilaisen vinkkiä ja niksiä projektien hallintaan monday.comissa
Olet siis juuri aloittanut monday.comin käytön projektiesi hallintaan. Tai ehkä yrität vielä päättää, onko se sinulle sopiva projektinhallintaohjelmisto. Joka tapauksessa olet oikeassa paikassa.
monday.com sisältää runsaasti hyödyllisiä työkaluja, joiden avulla voit hallita projekteja tehokkaasti. Mutta ymmärrämme kyllä – olet kiireinen. Kaikkien näiden hyödyllisten vinkkien löytäminen ja niiden käytön opetteleminen voi viedä paljon aikaa. Olemme tehneet työn puolestasi ja koonneet joitakin hyödyllisimpiä monday.com-vinkkejä ja -niksejä, joiden avulla saat työkalusta kaiken irti.
Mikä monday.com on?
monday.com on työnhallinta-alusta, joka tunnetaan visuaalisesti houkuttelevasta ja erittäin muokattavasta käyttöliittymästään. Työkalu on suunniteltu helpottamaan saumatonta koordinointia ja viestintää tiimien sisällä, ja se on suosittu eri kokoisten ja eri toimialojen projektien seurantaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yksi monday.comin ainutlaatuisista ominaisuuksista on sen joustavuus. Tiimin jäsenet voivat esimerkiksi valita useista erilaisista näkymistä, kuten Gantt-kaavioista, Kanban-tauluista, aikajanoista ja kalentereista. Siinä on myös ominaisuuksia, kuten ajanseuranta, automatisoidut työnkulut ja integraatiomahdollisuudet esimerkiksi Slackin ja Google Suiten kanssa.
Tutkitko vielä työkaluvaihtoehtojasi? Aloita tutustumalla projektinhallintaohjelmiston määritelmään, niin ymmärrät, miten se toimii ja mitä hyötyä siitä voi olla sinulle.
monday.com-vinkit ja -niksit
monday.comiin liittyy paljon tutkittavaa. Perehtyäksemme aiheeseen tarkemmin pyysimme Integrated Human Consultingin vanhempaa ohjelmapäällikköä ja monday.com-konsulttia Fred Bakeria jakamaan parhaat vinkkinsä alustan käyttöön.
Ennen kuin edes ryhdyt tutkimaan alla olevia vinkkejä, hän suosittelee käyttämään hieman aikaa sen pohtimiseen, mitä haluat työkalulla saavuttaa.
Monday.com on erittäin mukautuva ja helppo oppia, mutta tietyn halutun lopputuloksen tuottavan järjestelmän rakentaminen voi olla vaikeaa ilman yksityiskohtaista suunnitelmaa. Ongelmiin joudutaan yleensä silloin, kun monday.comiin yritetään rakentaa toimivia työnkulkuja, joita ei ole ensin suunniteltu. Mikä tahansa työkalu on vain yhtä hyvä kuin prosessisi.
1. Sujuvoita projektejasi mallien avulla.
monday.com on suunniteltu helppokäyttöiseksi myös aloittelijoille, joten käytön voi aloittaa heti. Voit rakentaa omat työtilasi ja taulusi alusta alkaen tai aloittaa jostakin monista valmiista malleista. Malleja on saatavilla yksittäisiin projekteihin, projektisalkun hallintaan, hyväksyntää vaativiin pyyntöjen työnkulkuihin ja paljon muuhun. Jos siirryt monday.comiin toiselta alustalta, myös se on tehty helpoksi. Voit tuoda uuden taulun Excelistä, Google Sheetsistä, Trellosta tai muista työkaluista.
Sinun ei tarvitse rakentaa kaikkea itse; monday.comissa on laaja valikoima malleja, joiden avulla voit päästä toiminnassasi nopeasti alkuun.
2. Automatisoi kaikki.
monday.com tarjoaa myös hyödyllisiä automaatioita, joiden avulla toistuvia tehtäviä, kuten muistutuksia, ajanseurantaa ja tarkistuksia, voidaan sujuvoittaa. Näiden automaatioiden avulla voit määrittää erilaisia sääntöjä ja käynnistimiä suorittamaan tehtäviä automaattisesti, mikä säästää valtavasti aikaasi. Voit esimerkiksi luoda automaatioita, jotka lähettävät sähköpostin määräajan lähestyessä, ilmoittavat tehtävien valmistumisesta tai lopettavat ajan seurannan tehtävän tilan päivittyessä.
Vaikka useimmat automaatiot voidaan rakentaa alusta alkaen, monday.comissa on myös kokonainen mallikirjasto ja jopa valmiita automaatioita, jotka kattavat alueita, joihin tavalliset automaatiot eivät pysty. Käytettävissä on jopa taulujen välisiä automaatioita, mikä tarkoittaa, että yhdellä taululla suorittamasi toiminto voi käynnistää toiminnon toisella taululla.
3. Kokeile erilaisia näkymiä.
Toinen monday.comin tehokas ominaisuus on mahdollisuus tarkastella olemassa olevia taulujasi monin eri tavoin. Käytettävissä oleviin näkymiin kuuluvat kalenteri-, kaavio-, tiedosto-, työmäärä-, Kanban-, kartta- ja aikajananäkymät. Näistä näkymistä voi olla hyötyä monimutkaisten projektien hallinnassa, projektin edistymisen seurannassa ja raportoinnissa sidosryhmille. Voit lisätä näkymän mille tahansa taulullesi napsauttamalla taulun yläreunassa olevaa “Lisää näkymä” -painiketta.
Huomaa, että tietyt näkymät sekä ominaisuudet, kuten näkymän lukitseminen, ovat käytettävissä vain monday.com-sopimuksesi mukaan.
Voit myös hyödyntää näkymiä luodaksesi tiedoistasi erilaisia näkökulmia, esimerkiksi piilottamalla sarakkeita, suodattamalla tiettyjen kriteerien perusteella, korostamalla rivejä, joilla on lähestyvä määräpäivä tai tietty tila, tai etsimällä nopeasti tietyille henkilöille määritettyjä asioita. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun useat tiimit työskentelevät samoilla tauluilla tai kun taululla on useita työnkulkuja ja paljon sarakkeita.
4. Tarkastele tietoja helposti koontinäyttöjen avulla.
monday.comin koontinäyttöominaisuus voi olla erittäin hyödyllinen, sillä sen avulla voit tarkastella kaikkien projektiesi tietoja yhdessä paikassa. Voit valita yli 30 erilaisesta pienoisohjelmasta, joiden avulla ymmärrät paremmin projektiesi edistymistä, budjetteja, työmäärää ja paljon muuta. Koontinäytöt helpottavat myös raporttien luomista ja jakamista.
Voit luoda uuden koontinäytön työtilaan napsauttamalla työtilan nimen alla olevaa "+"-merkkiä ja valitsemalla "Uusi koontinäyttö". Voit valita, onko koontinäyttö yksityinen vai julkinen, ja koontinäyttöön voi lisätä mitkä tahansa taulut.
monday.com tarjoaa reaaliaikaiset tiedot projekteistasi ja resursseistasi kätevien koontinäyttöjen, Gantt-kaavioiden, työkapasiteettitaulujen, ajanseurantaominaisuuksien ja monen muun toiminnon avulla. Saat nopeasti hyvän käsityksen tiedoistasi ja voit hyödyntää niitä päätöksenteossa suorituskyvyn parantamiseksi ja vauhdin ylläpitämiseksi.
5. Luo yksityinen taulu henkilökohtaisille tehtävillesi.
Jos sinulla on monday.comin Pro- tai Enterprise-sopimus, voit luoda yrityksesi työtilaan rajattoman määrän tauluja. Tiimisi ja ulkoisten sidosryhmien kanssa viestimiseen käyttämiesi päätaulujen ja jaettavien taulujen lisäksi voit siis luoda yksityisen taulun henkilökohtaisten tehtäviesi seuraamista varten. Yksityiset taulut eivät näy yrityksesi työtilan hakutuloksissa. Muista kuitenkin, että yrityksesi voi silti saada käyttöoikeuden työtilasi yksityisiin tauluihin, jos se vie koko tilisi tiedot.
Jos oman henkilökohtaisen taulun luominen tuntuu liian työläältä, monday.comissa on myös aloitusnäytössä paikka henkilökohtaisten tehtävien seuraamista varten.
Monday.comin avulla voit toteuttaa tehokkaita projektinhallintastrategioita, jotka tehostavat tehtävien delegointia ja seurantaa riippumatta siitä, miten haluat työskennellä.
Monet organisaatiot käyttävät monday.comia kaikenlaisiin työnkulkuihin ja projektinhallintajärjestelmiin (kuten myyntiprosesseihin, projektinhallintaan, luoviin työnkulkuihin, tapahtumasuunnitteluun, sosiaalisen median markkinointiin ja muuhun). Sen avulla voi kuitenkin luoda myös erinomaisen henkilökohtaisen tehtävälistajärjestelmän. Minulla on käytössä GTD (Getting Things Done) -järjestelmä, jossa on toistuvia tehtäviä, automaatioita tilojen muuttamiseen, päivämääristä ilmoittamiseen, kohteiden siirtämiseen eri ryhmiin sekä asioiden lykkäämiseen seurantapäivään asti, minkä jälkeen ne palautetaan taululleni.
6. Pysy ajan tasalla uusista ominaisuuksista.
Voit pysyä ajan tasalla monday.comin kehityksestä vierailemalla heidän ”Mitä uutta” -sivullaan. Voit selata viimeisimpiä päivityksiä tai jopa suodattaa uusia ominaisuuksia sen mukaan, minkä suunnitelman yhteydessä ne ovat saatavilla, millaiset tiimit hyötyvät päivityksestä todennäköisimmin ja mitä prosessia uusi ominaisuus parantaa.
monday.comin tiimi julkaisee jatkuvasti uusia ominaisuuksia ja päivityksiä, joten jos jokin asia ei toimi toivomallasi tavalla, on hyvin mahdollista, että he työskentelevät jo sen parissa. Joitakin viimeaikaisia ominaisuuksia, joista olen erityisen innoissani, ovat tekoälyn integroinnin laajentaminen esimerkiksi kaavanrakentajaan ja työnkulkujen tehtävien luomiseen, työnkulkujen automaation rakennustyökalu, joka mahdollistaa jos/muuten-lauseiden hyödyntämisen, sekä heidän uusien myynnin CRM-järjestelmään ja kehitystyöhön keskittyvien alustojensa kehittäminen.
Etsitkö vaihtoehtoja monday.comille?
Etkö ole varma, onko monday.com oikea ratkaisu sinulle ja tiimillesi? Olemme testanneet, arvioineet ja vertailleet suosituimpia projektinhallintaohjelmistoja auttaaksemme sinua löytämään parhaat työkalut projektien ja tiimien tehokkaampaan hallintaan ja ohjaamiseen.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Haluatko vinkkejä muihin suosittuihin projektinhallintaohjelmistoihin? Kokeile näitä Airtablen vinkkejä ja niksejä.
Liity mukaan saadaksesi lisää projektinhallinnan vinkkejä ja niksejä
Etsitkö lisää näkemyksiä projektinhallinnasta ja projektinhallintaohjelmistoista? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
