Etkö ole varma, mitä menetelmää projektissa kannattaa käyttää? 5 esimerkkiä avuksi
Projektipäällikkönä yksi tärkeimmistä tehtävistäsi on valita projektiisi sopiva projektinhallintamenetelmä. Valittavana on monia erilaisia vaihtoehtoja, ja jokaisella niistä on omat etunsa ja haittansa. Valitsemallasi menetelmällä on suuri vaikutus projektisi kokonaisonnistumiseen, joten on tärkeää valita viisaasti.
Tässä artikkelissa käsittelen esimerkkien avulla, mitä menetelmää projektissa kannattaa käyttää. Lisäksi käsittelen sitä, miten tunnistaa tilanteet, joissa menetelmän vaihtaminen saattaa olla tarpeen, ja miten muutos toteutetaan.
Näin valitset projektiisi sopivan projektinhallintamenetelmän
Projektinhallintamenetelmät voidaan jakaa karkeasti kahteen luokkaan: perinteisiin (eli vesiputousmenetelmiin) ja ketteriin menetelmiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Perinteisille menetelmille on ominaista vaiheittainen, peräkkäisiin vaiheisiin perustuva lähestymistapa. Ketterille menetelmille puolestaan on ominaista iteratiivinen ja asteittain etenevä lähestymistapa.
Sekä perinteisillä että ketterillä menetelmillä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa, joten on tärkeää valita juuri sinun projektiisi sopiva menetelmä.
Ota päätöksenteossa huomioon seuraavat tekijät:
- Projektin luonne: Onko projekti tarkasti määritelty eikä siihen todennäköisesti tule muutoksia, vai muuttuuko se todennäköisesti toteutuksen aikana? Jos jälkimmäinen pitää paikkansa, ketterä lähestymistapa saattaa sopia paremmin.
- Tiimin koko: Työskenteletkö suuren vai pienen tiimin kanssa? Pienet tiimit soveltuvat yleensä paremmin ketteriin menetelmiin, kun taas suuret tiimit soveltuvat paremmin perinteisiin menetelmiin.
- Asiakkaan osallistumisen taso: Osallistuvatko asiakkaat aktiivisesti kehitysprosessiin? Jos osallistuvat, ketterä lähestymistapa saattaa sopia paremmin.
- Budjetti: Onko projektille määritetty kiinteä budjetti vai onko siinä joustovaraa? Kiinteän budjetin projektit soveltuvat paremmin perinteisiin menetelmiin, kun taas joustavan budjetin projektit soveltuvat paremmin ketteriin menetelmiin.
- Aikataulu: Työskenteletkö kiinteän projektiaikataulun mukaan vai onko siinä joustovaraa? Kiinteän aikataulun projektit soveltuvat paremmin perinteisiin menetelmiin, kun taas joustavien aikataulujen projektit soveltuvat paremmin ketteriin menetelmiin.
Ei ole olemassa yhtä ainoaa "parasta" projektinhallintamenetelmää; projektiisi parhaiten sopiva menetelmä riippuu useista edellä kuvatuista tekijöistä. Harkitsemalla näitä tekijöitä huolellisesti sinun pitäisi pystyä valitsemaan juuri sinun projektiisi sopiva menetelmä.
Yleiset projektit ja niihin sopivat menetelmät: esimerkkejä
Tarkastellaan nyt jokaiseen menetelmään liittyviä esimerkkejä, jotta voit helposti valita juuri sinun projektiisi sopivan lähestymistavan.
Rakentaminen: erinomainen esimerkki vesiputousmenetelmästä
Yleisesti käytetty lineaariseen prosessiin perustuva projektinhallintamenetelmä.
Vesiputousmenetelmä on lineaarinen projektinhallinnan lähestymistapa, jossa jokainen vaihe suoritetaan peräkkäin ilman vaiheiden välistä päällekkäisyyttä tai iterointia.
Tätä menetelmää käytetään usein toimialoilla, joilla tuotteen tai lopputuloksen on täytettävä hyvin tarkat vaatimukset ja joilla projektin aloittamisen jälkeen on vain vähän tilaa muutoksille tai tarkistuksille.
Esimerkiksi rakennusalan projektinhallinnassa (jota kutsutaan myös pääomaprojektien hallinnaksi) vesiputousmallin käyttö varmistaa, että projektin jokainen vaihe (suunnittelu, projektin suunnittelu, toteutus jne.) saatetaan päätökseen ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.
Tämä minimoi virheiden ja odottamattomien yllätysten riskin, joita voi syntyä, kun projektin eri osat valmistuvat epäjärjestyksessä.
Vaikka vesiputousmalli voi olla hyödyllinen lähestymistapa joissakin tilanteissa, sillä on myös rajoituksensa. Se voi erityisesti olla joustamaton eikä välttämättä mahdollista riittävää palautetta käyttäjiltä tai sidosryhmiltä kehityksen aikana.
Tämän seurauksena uudemmat ja ketterämmät projektinhallinnan lähestymistavat yleistyvät monilla toimialoilla.
PMI/PMBOK
PMI (Project Management Institute) julkaisee PMBOK-oppaan (Project Management Body of Knowledge), joka on projektinhallinnan standardien viiteopas.
Siksi siihen kannattaa tutustua, jotta voit soveltaa projektissasi parhaita käytäntöjä, mutta se ei itsessään ole varsinainen projektinhallintamenetelmä.
Julkisen sektorin hankkeet: PRINCE2 on varteenotettava vaihtoehto
Prosessipohjainen lähestymistapa, joka tarjoaa yksinkertaisen, mukautettavan ja skaalautuvan tekniikan.
Oletetaan, että hankkeesi koskee uusia julkisen terveydenhuollon laitteita koskevia määräyksiä. Ensimmäinen vaihe on laatia hankkeelle liiketoimintaperustelu, jossa määritetään resurssien investointitarve.
Kun liiketoimintaperustelu on hyväksytty, siirrymme hankkeen seuraavaan vaiheeseen eli suunnitteluun. Tässä vaiheessa laadimme yksityiskohtaisen suunnitelman toteutusprosessia varten, mukaan lukien aikataulut, välitavoitteet ja tuotokset.
Määritämme myös hankeryhmän roolit ja vastuut. Hankkeen toteutusvaiheessa toteutamme prosessin suunnitelman mukaisesti.
Lopuksi päätösvaiheessa tarkastelemme hankkeen tuloksia ja oppeja, jotta voimme jatkuvasti parantaa prosessejamme. Tämä on vain yksi esimerkki siitä, miten PRINCE2:ta voidaan soveltaa onnistuneiden tulosten saavuttamiseen.
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) on projektinhallintamenetelmä, joka tarjoaa viitekehyksen kaikenkokoisten hankkeiden hallintaan. Se perustuu seitsemään periaatteeseen, jotka ovat liiketoimintaperustelun jatkuva ylläpito, kokemuksista oppiminen, roolien ja vastuiden määrittely, vaiheittainen hallinta, poikkeamien avulla johtaminen, tuotteisiin keskittyminen sekä menetelmän mukauttaminen hankkeen toimintaympäristöön.
PRINCE2-menetelmää voidaan soveltaa kaikenlaisiin hankkeisiin. Sitä käytetään kuitenkin laajasti julkisella ja yksityisellä sektorilla, ja se on erityisen suosittu Isossa-Britanniassa ja Euroopassa.
Tuotanto: yritysten muuttaminen lean-menetelmän avulla
Toiminnan tehostaminen ja hukan poistaminen, jotta saadaan enemmän aikaan vähemmällä.
Toyota on erinomainen esimerkki siitä, miten tuotantokustannuksia voidaan leikata lean-aloitteita soveltamalla. Muut yritykset ovat saavuttaneet vastaavia tuloksia, mikä osoittaa, että lean-projektinhallinta voi olla erittäin tehokas tapa parantaa tuotannon tehokkuutta.
Lean-projektinhallintamenetelmä kehitettiin 2000-luvun alussa keinoksi tehostaa projektinhallintaprosesseja ja poistaa hukkaa. Lean perustuu Toyotan tuotantojärjestelmän (TPS) periaatteisiin, joissa korostetaan jatkuvaa parantamista ja hukan poistamista.
Lean-agile-hankkeessa kaikki toiminnot tähtäävät arvon tuottamiseen asiakkaalle. Tämä edellyttää tarpeettomien toimintojen eli ”hukan” tunnistamista ja poistamista.
Hukkaa on seitsemää eri tyyppiä: ylituotanto, varasto, virheet, liike, yliprosessointi, odottaminen ja kuljetukset. Poistamalla nämä hukat hankkeet voidaan saada valmiiksi nopeammin ja tehokkaammin.
Lean-menetelmä yhdistetään kuitenkin usein virheellisesti tuotantoyrityksiin, vaikka sitä voidaan soveltaa mihin tahansa yritykseen tai organisaatioon, joka ei halua prosessia itsessään vaan haluaa muuttaa toimintatapojaan.
Siksi sitä on käytetty menestyksekkäästi monilla eri toimialoilla ohjelmistokehityksestä myyntiin. Kussakin tapauksessa se on auttanut parantamaan hankkeen laatua ja tuottamaan arvoa asiakkaille.
Ohjelmistokehitys: täydellinen sovellus ketterälle menetelmälle ja Scrumille
Yhteistyötä tehden toimitetaan iteratiivisesti se, mikä toimii.
Ketterä projektinhallinta on suosittu ohjelmistokehityksen lähestymistapa, jossa korostetaan iteratiivista suunnittelua ja toimitusta, kehittäjien ja sidosryhmien tiivistä yhteistyötä sekä säännöllistä mukautumista palautteen perusteella. Käytännön esimerkki ketterän menetelmän soveltamisesta on Scrum-viitekehys.
Scrum on ketterän menetelmän erityinen toteutus, jossa keskitytään lyhyisiin, ajallisesti rajattuihin sprintteihin (yleensä kaksi viikkoa), joiden aikana tietyt tehtävät suoritetaan ja toimitetaan. Jokaisen sprintin lopussa tiimi arvioi, mikä sujui hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavaa sprinttiä varten.
Tämä jatkuva parantamisprosessi auttaa varmistamaan, että lopputuote vastaa sidosryhmien tarpeita. Koska ketterä menetelmä on niin joustava, sitä voidaan mukauttaa monenlaisiin ohjelmistokehityshankkeisiin.
Siksi siitä on viime vuosina tullut yksi ohjelmistokehityksen suosituimmista lähestymistavoista. Vaikka ketterä menetelmä yhdistetään yleisimmin ohjelmistokehitykseen, sitä voidaan soveltaa mihin tahansa hankkeeseen, jossa tarvitaan joustavuutta ja mukautuvuutta.
Tuottavuuden parantaminen: Kanban
Toimituksen nopeuden ja laadun parantaminen lisäämällä keskeneräisen työn näkyvyyttä ja rajoittamalla moniajoa.
Kanban on toinen suosittu ketterä lähestymistapa, joka Scrumin tavoin korostaa varhaisia julkaisuja ja yhteistyöhön perustuvia itseohjautuvia tiimejä. Se suunniteltiin alun perin Toyotan tehtailla 1940-luvulla erittäin visuaaliseksi menetelmäksi, jonka avulla pullonkauloja voitiin vähentää ”maalaamalla kuva” työnkulusta, jotta ne voitiin havaita nopeasti kehityksen aikana.
Seuraavat kuusi perusperiaatetta ovat:
- Visualisointi
- Keskeneräisen työn rajoittaminen
- Työnkulun hallinta
- Käytäntöjen tekeminen näkyviksi
- Palautesilmukoiden käyttäminen
- Yhteistyöhön perustuva tai kokeellinen kehittäminen
Kanbanille ei ole tiukkoja sääntöjä, vaikka siinä hyödynnetään Kanban-taulua, joka näyttää kehityksen vaiheet aloituksesta toteutuksen kautta valmistumiseen. Taulun perusrakenne koostuu yleensä kolmesta sarakkeesta, joiden nimet ovat ”tehtävät”, ”työn alla” ja ”valmis”.
Kanban tuli useimpien ketterien menetelmien tavoin tunnetuksi ohjelmistokehityksen parissa. Joustavuutensa ansiosta se on kuitenkin saavuttanut suosiota myös muilla toimialoilla, ja se on yksi harvoista projektinhallintatekniikoista, joita voidaan käyttää kaikissa projekteissa, joissa tarvitaan jatkuvaa parantamista koko elinkaaren ajan.
Kanban sopii Scrumin tavoin erinomaisesti pienille tiimeille, jotka tarvitsevat joustavan ratkaisun tuotteen tai palvelun luomiseen. Se on myös täydellinen valinta henkilökohtaisen tuottavuuden optimointiin. Katso täältä esimerkkejä Kanbanin käytöstä.
Miten tunnistaa, milloin projektimenetelmä ei toimi
Oikean projektimenetelmän valinta on ratkaisevan tärkeää projektin onnistumisen kannalta. Oikea menetelmä voi auttaa saattamaan projektin päätökseen ajallaan, budjetin puitteissa ja korkealaatuisena.
Väärä menetelmä voi kuitenkin aiheuttaa viivästyksiä, kustannusten ylittymistä ja monia muita ongelmia. Mistä siis tietää, milloin on aika vaihtaa uuteen menetelmään?
Tässä on viisi merkkiä, joita kannattaa tarkkailla:
- Budjetti ylittyy jatkuvasti.
- Projektisi on jatkuvasti myöhässä aikataulusta.
- Projektin tuotosten laatu kärsii.
- Tiimisi on tyytymätön ja työmotivaatio on heikko.
- Et saavuta odottamiasi tuloksia.
Jos koet jotakin näistä ongelmista, on aika harkita uutta lähestymistapaa. Seuraavaksi kerron, miten voit siirtyä onnistuneesti uuteen projektinhallintamenetelmään.
Miten siirtyä uuteen projektimenetelmään
Onnistuneen siirtymisen avain on arvioida tilanne huolellisesti ja valita uusi menetelmä, joka sopii hyvin projektin yksilöllisiin tarpeisiin. Jos esimerkiksi projekti on myöhässä aikataulusta, ketterämpään menetelmään, kuten Kanbaniin tai Scrumiin, vaihtaminen voi auttaa palauttamaan tilanteen raiteilleen.
Jos taas budjettirajoitteet aiheuttavat ongelmia, ”kevyempään” menetelmään, kuten lean-menetelmään, vaihtaminen voi olla paras toimintatapa. Olipa tilanne mikä tahansa, kaikkien vaihtoehtojen huolellinen arviointi ja parhaiten sopivan vaihtoehdon valinta auttavat varmistamaan projektin onnistumisen.
Tässä on muutamia vinkkejä uuteen projektinhallintamenetelmään siirtymiseen.
1. Määrittele ongelma
Ennen kuin voit alkaa tutkia uusia vaihtoehtoja, on tärkeää ottaa askel taaksepäin ja tunnistaa nykyisen menetelmäsi aiheuttamat erityiset ongelmat. Tämä auttaa rajaamaan hakua ja keskittymään sellaisen menetelmän löytämiseen, joka vastaa juuri sinun tarpeisiisi.
2. Tutki vaihtoehtojasi
Kun tiedät, mitä etsit, on aika alkaa tutkia vaihtoehtoja. Saatavilla on monia verkkoaineistoja, joiden avulla voit vertailla eri menetelmiä ja löytää organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivan vaihtoehdon.
3. Toteuta muutos
Kun olet päättänyt uudesta menetelmästä, on aika toteuttaa muutos. Prosessi vaihtelee organisaatiosi koon ja laajuuden mukaan, mutta on tärkeää laatia suunnitelma sujuvan siirtymän varmistamiseksi.
Uuteen projektinhallintamenetelmään siirtyminen voi tuntua haastavalta, mutta se on usein tarpeen projektin onnistumisen varmistamiseksi. Näiden vaiheiden avulla voit tehdä siirtymästä mahdollisimman sujuvan.
Sinun vuorosi
Mikä siis on paras menetelmä projektillesi? Toivottavasti tämä artikkeli on antanut sinulle hyvän lähtökohdan. Muista myös, että jos asiat eivät tunnu etenevän hyvin tai kohtaat matkan varrella ongelmia, voi olla aika vaihtaa lähestymistapaa ja kokeilla jotain muuta.
Jos työskentelet suuremmassa yrityksessä ja olet huolissasi skaalautuvuudesta, suosittelemme tutustumaan myös oppaaseemme, joka käsittelee suuryritysten projektinhallintamenetelmiä.
