Miksi käyttää resurssienhallintaohjelmistoa? 6 hyötyä ja syytä
Resurssienhallintaohjelmisto on hyödyllinen organisaation resurssien kohdentamisen ja käytön optimointiin. Seuraamalla ja hallinnoimalla omaisuuseriä tehokkaasti – olivatpa ne henkilöstöön, talouteen, materiaaleihin tai aikaan liittyviä – tämäntyyppinen ohjelmisto varmistaa, että projektit valmistuvat tehokkaasti ja budjetin puitteissa. Se voi auttaa resurssisuunnittelun visualisoinnissa, tulevien resurssitarpeiden ennustamisessa ja mahdollisten pullonkaulojen tunnistamisessa sekä varmistaa, että jokainen projektin osa on resursoitu asianmukaisesti. Tämä puolestaan parantaa tuottavuutta, vähentää kustannuksia ja edistää projektien yleistä onnistumista.
6 syytä käyttää resurssienhallintaohjelmistoa
Tässä on kuusi tapaa, joilla resurssienhallinta ohjelmisto parantaa resurssienhallintakykyäsi.
- Näyttää nykyiset resurssikohdennukset
- Määrittää todellisen resurssikapasiteetin
- Seuraa resurssien käyttöä
- Ennustaa tulevien resurssien saatavuuden
- Vähentää tarpeettomia joutoaikoja
- Parantaa rekrytointipäätöksiä
1. Näyttää nykyiset resurssikohdennukset
Ennen kuin voit kohdentaa resursseja uudelle asiakkaalle tai projektille, sinun on arvioitava, onko sinulla resursseja käytettävissä. Resurssienhallintaohjelmisto näyttää, mitä resursseja sinulla on ja mikä niiden työkuormakapasiteetti on (kuinka paljon työtä niillä on tällä hetkellä tehtävänä ja voivatko ne ottaa lisää tehtäviä).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tämän datan visualisointi oli hyvä keskustelunavaus projektipäälliköiden kanssa. Esimerkiksi tämä yksi resurssi tekee ensi viikolla 16-tuntisia työpäiviä. Meidän on tehtävä asialle jotain.
Voit käyttää näitä tietoja useiden asioiden määrittämiseen:
- Tarvitseeko sinun palkata tai kouluttaa uutta henkilöstöä kasvavan kysynnän täyttämiseksi
- Millaisen toimitusajan pystyt lupaamaan asiakkaillesi
- Onko yritykselläsi valmiudet ottaa projekti vastaan
Tämän avulla projektipäälliköt voivat antaa johtajille tarkemman arvion siitä, pystyvätkö he vastaamaan tarpeisiin. Voit esimerkiksi kertoa ylemmälle johdolle, että keskeiset tiimin jäsenet ovat tällä hetkellä kiinni muualla ja milloin he ovat käytettävissä, jolloin vältät lupaamasta toimitusta, jota et pysty toteuttamaan.
2. Määrittää todellisen resurssikapasiteetin
Resurssikapasiteetti tarkoittaa käytettävissä olevien henkilöiden määrää ja heidän työpanokseensa käyttämien tuntien määrää. Kapasiteettisuunnitteluohjelmisto tekee tämän laskelman puolestasi.
Jos esimerkiksi projektin valmistuminen vaatii 200 henkilötyötuntia ja se on toimitettava kuukauden kuluessa, sinun on ensin määritettävä, kuinka monta tuntia kukin työntekijäsi voi käyttää työhönsä viikossa, ennen kuin tiedät, kuinka suuren tiimin sinun on koottava.
Kokoaikainen työntekijä saattaa työskennellä 40 tuntia viikossa, mutta sinun tulisi ottaa huomioon myös se, kuinka paljon aikaa hänen on käytettävä yrityksen kokouksiin ja muihin työtehtäviin.
Jos edellä olevassa esimerkissä määrität, että yksi työntekijä voi käyttää tehtävään 35 tuntia viikossa, kuuden hengen tiimi voi saada toimituksen valmiiksi kuukauden kuluessa.
Tiimin kapasiteetin suunnittelun ymmärtäminen voi auttaa projektipäälliköitä suunnittelemaan myös useiden projektien samanaikaista toteuttamista.
3. Seuraa resurssien käyttöä
Resurssien käyttö tarkoittaa, että käytät jokaista tiimisi jäsentä hyödyksi kuormittamatta heitä liikaa. Ohjelmiston avulla resurssipäällikkösi voi määrittää, voisiko kuhunkin projektiin sijoitettuja tiimin jäseniä hyödyntää tehokkaammin yrityksen muissa tavoitteissa.
Analysoi resurssien käyttöasteita nähdäksesi myös, kuinka tehokkaasti kukin työntekijäsi työskentelee, jotta tiedät, ketkä tiimin jäsenistä tuottavat eniten arvoa.
4. Ennustaa resurssien tulevan saatavuuden
Resurssienhallintaohjelmisto parantaa resurssien kohdentamista ja resurssien suunnittelua auttamalla sinua määrittämään, vastaavatko käytettävissä olevat resurssisi tulevaisuudessa ennakoimaasi kysyntää.
Tämä resurssien ennustamisprosessi auttaa varmistamaan, että resursseja hyödynnetään aina asianmukaisesti. Jos esimerkiksi huomaat, että kolmen kuukauden kuluttua käytettävissäsi on paljon vapaita resursseja, voit alkaa suunnitella tulevia projekteja, jotta työntekijöillä ei ole tekemisen puutetta heidän saatuaan nykyiset projektinsa päätökseen.
Jos taas jokin tiimeistäsi työskentelee helpossa projektissa ja sen ennustetaan vapautuvan käyttöön aiemmin kuin odotit, voit suunnitella useiden tiimin jäsenten siirtämistä sen sijaan tärkeään projektiin. Jos käytettävissäsi on enemmän resursseja kuin suoritettavia projekteja, voit keskittyä hankkimaan uusia asiakkaita, jotta voit hyödyntää resurssisi.
5. Vähentää tarpeetonta joutoaikaa
Joutoaika voi olla merkittävä syy siihen, miksi et saa toivomaasi tuottoa sijoituksellesi. Jokainen tunti, jonka projektitiimisi on poissa tehtäviensä parista, on hukkaan heitettyä rahaa.
Liiallinen paine henkilöstölle voi aiheuttaa kielteisiä vaikutuksia, kuten työuupumusta, heikkoa työtyytyväisyyttä ja työntekijöiden vaihtuvuutta, mutta optimaalisen tasapainon löytäminen voi säästää yrityksellesi paljon rahaa.
6. Parantaa rekrytointipäätöksiä
Kun tiedät, miten resurssisi on tällä hetkellä kohdennettu, rekrytointitiimisi voi käyttää nykyisiä projektinhallintatavoitteitasi löytääkseen projekteihisi sopivat henkilöt.
Jos resurssienhallinnassa on ongelmia, koska tiimistäsi puuttuu tietyn taidon omaavia jäseniä, voit päättää, onko tehokkaampaa kouluttaa nykyinen työntekijä hoitamaan sopivaa tehtävää vai palkata uusi henkilö täyttämään puute.
Jos resurssien suunnitteluohjelmistosi osoittaa, ettei käytettävissäsi ole riittävästi kapasiteettia tulevien tavoitteidesi saavuttamiseen, voit käyttää tätä tietoa perehdytyksen tehostamiseen ja palkata jonkun hoitamaan tehtävää.
Mitä resurssienhallintaohjelmisto on?
Resurssienhallintaohjelmisto on ohjelmistotyyppi, jonka avulla projektipäälliköt voivat aikatauluttaa ja kohdentaa projektitiimin jäseniä sekä seurata, missä ja kuinka paljon heitä hyödynnetään. Pilvipohjainen resurssienhallintaohjelmisto soveltaa samoja periaatteita laskenta-, tallennus-, verkko- ja muihin pilviresursseihin.
Projektipäälliköt voivat asettaa projekteille prioriteetteja ja yhdistää tiimin jäsenten osaamiset tehtäviin ja tuotoksiin. Nämä ominaisuudet havainnollistavat myös sitä, miksi resurssienhallinta on tärkeää: voit seurata tiimin jäsenten joutoaikaa ja käyttöastetta sekä pitää kirjaa siitä, kenen työkuorma on liian suuri (ja kenen työkuorma ei ole riittävän suuri).
Lue lisää siitä, mihin resurssienhallintaohjelmistoa käytetään. Jos etsit työkalua, tutustu markkinoiden parhaiden maksuttomien resurssienhallintaohjelmistojen luetteloomme tai tutustu resurssienhallintaohjelmistojen esittelyihin nähdäksesi, miten eri alustat toimivat käytännössä.
