Miksi käyttää resurssienhallintaohjelmistoa? 6 hyötyä & syytä
Resurssienhallintaohjelmisto on hyödyllinen organisaation resurssien kohdentamisen ja hyödyntämisen optimointiin. Seuraamalla ja hallinnoimalla tehokkaasti resursseja – olivatpa ne henkilöstöä, taloudellisia resursseja, materiaaleja tai aikaa – tällainen ohjelmisto varmistaa, että projektit valmistuvat tehokkaasti ja budjetin puitteissa. Se voi auttaa resurssisuunnittelun visualisoinnissa, tulevien resurssitarpeiden ennakoinnissa ja mahdollisten pullonkaulojen tunnistamisessa sekä varmistaa, että jokaiseen projektin osa-alueeseen on kohdennettu asianmukaiset resurssit. Tämä puolestaan parantaa tuottavuutta, pienentää kustannuksia ja edistää projektien kokonaisvaltaista onnistumista.
6 syytä käyttää resurssienhallintaohjelmistoa
Seuraavassa on kuusi tapaa, joilla resurssienhallintaohjelmisto parantaa resurssienhallintakykyäsi.
- Näyttää resurssien nykyiset kohdennukset
- Määrittää resurssien todellisen kapasiteetin
- Seuraa resurssien käyttöastetta
- Ennakoi resurssien tulevan saatavuuden
- Vähentää tarpeetonta joutoaikaa
- Parantaa rekrytointipäätöksiä
1. Näyttää resurssien nykyiset kohdennukset
Ennen kuin voit kohdentaa resursseja uudelle asiakkaalle tai projektille, sinun on arvioitava, onko sinulla resursseja käytettävissä. Resurssienhallintaohjelmisto näyttää käytettävissäsi olevat resurssit ja niiden työkuormakapasiteetin (kuinka paljon heillä on tällä hetkellä työtä ja voivatko he ottaa vastaan lisää).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tämän tiedon visualisointi oli hyvä keskustelunavaus projektipäälliköiden kanssa. Esimerkiksi tämän resurssin työmääräksi on ensi viikolle merkitty 16 tuntia päivässä. Meidän on tehtävä asialle jotain.
Voit käyttää näitä tietoja useiden asioiden määrittämiseen:
- Tarvitseeko sinun palkata tai kouluttaa uutta henkilöstöä kasvavan kysynnän täyttämiseksi
- Millaisen toimitusajan pystyt lupaamaan asiakkaillesi
- Onko yritykselläsi valmiudet ottaa projekti vastaan
Näiden tietojen avulla projektipäälliköt voivat antaa johtajille tarkemman arvion siitä, pystyvätkö he vastaamaan tarpeisiin. Voit esimerkiksi kertoa johdolle, että keskeiset tiimin jäsenet työskentelevät parhaillaan muualla ja milloin he ovat käytettävissä. Näin vältät lupaamasta toimitusta, jota et pysty toteuttamaan.
2. Määrittää resurssien todellisen kapasiteetin
Resurssikapasiteetti tarkoittaa käytettävissäsi olevien henkilöiden määrää ja heidän työhönsä käyttämiensä tuntien määrää. Kapasiteetinsuunnitteluohjelmisto tekee tämän laskelman puolestasi.
Jos projektin valmistuminen esimerkiksi edellyttää 200 henkilötyötuntia ja se on toimitettava kuukaudessa, sinun on ensin määritettävä, kuinka monta tuntia kukin työntekijäsi voi käyttää työhönsä viikossa. Vasta tämän jälkeen tiedät, kuinka suuren tiimin sinun on koottava.
Kokoaikainen työntekijä saattaa työskennellä 40 tuntia viikossa, mutta sinun kannattaa huomioida myös aika, joka hänen on käytettävä yrityksen kokouksiin ja muihin työtehtäviin.
Jos edellä mainitussa esimerkissä määrität, että yksi työntekijä voi käyttää tehtävään 35 tuntia viikossa, kuusijäseninen tiimi voi saada toimituksen valmiiksi kuukaudessa.
Tiimin kapasiteetin suunnittelun ymmärtäminen voi myös auttaa projektipäälliköitä suunnittelemaan useiden projektien toteuttamista samanaikaisesti.
3. Seuraa resurssien käyttöastetta
Resurssien käyttöasteella tarkoitetaan sen varmistamista, että hyödynnät jokaista tiimisi jäsentä kuormittamatta heitä liikaa. Ohjelmiston avulla resurssipäällikkösi voi määrittää, voisivatko kuhunkin projektiin nimetyt tiimin jäsenet työskennellä tehokkaammin muiden yrityksen tavoitteiden parissa.
Analysoi resurssien käyttöasteita nähdäksesi, kuinka tehokkaasti kukin työntekijäsi työskentelee, ja tiedät, mitkä tiimin jäsenet tuottavat eniten arvoa.
4. Ennustaa tulevien resurssien saatavuuden
Resurssienhallintaohjelmisto tehostaa resurssien kohdentamista ja resurssien suunnittelua auttamalla sinua selvittämään, vastaavatko käytettävissä olevat resurssisi tulevaisuudessa odotettavaa kysyntääsi.
Tämä resurssien ennustamisprosessi auttaa varmistamaan, että resursseja hyödynnetään aina asianmukaisesti. Jos esimerkiksi huomaat, että kolmen kuukauden kuluttua käytettävissäsi on runsaasti vapaita resursseja, voit alkaa suunnitella tulevia projekteja, jotta työntekijöillä ei ole tekemisen puutetta heidän saatuaan nykyiset projektinsa päätökseen.
Jos taas yksi tiimeistäsi työskentelee helpon projektin parissa ja sen ennustetaan vapautuvan aikaisemmin kuin odotit, voit suunnitella useiden tiimin jäsenten siirtämistä sen sijaan korkean prioriteetin projektiin. Jos käytettävissäsi on enemmän resursseja kuin suoritettavia projekteja, voit keskittyä hankkimaan uusia asiakkaita, jotta saat resurssisi hyötykäyttöön.
5. Vähentää tarpeetonta joutoaikaa
Joutoaika voi olla merkittävä syy siihen, miksi et saa toivomaasi tuottoa sijoituksellesi. Jokainen tunti, jonka projektitiimisi on poissa tehtävistään, on hukkaan heitettyä rahaa.
Liiallinen paine työntekijöillesi voi aiheuttaa kielteisiä vaikutuksia, kuten työuupumusta, heikkoa työtyytyväisyyttä ja työntekijöiden vaihtuvuutta, mutta optimaalisen tasapainon löytäminen voi säästää yrityksellesi paljon rahaa.
6. Parantaa rekrytointipäätöksiä
Kun tiedät, miten resurssisi on tällä hetkellä kohdennettu, rekrytointitiimisi voi hyödyntää nykyisiä projektinhallintatavoitteitasi löytääkseen projekteihisi sopivat henkilöt.
Jos resurssienhallinnassa ilmenee ongelmia, koska tiimistäsi puuttuu tietyn taidon omaavia jäseniä, voit päättää, onko tehokkaampaa kouluttaa nykyinen työntekijä täyttämään sopiva rooli vai palkata uusi henkilö paikkaamaan puutetta.
Jos resurssien suunnitteluohjelmistosi osoittaa, ettei sinulla ole tulevien tavoitteidesi saavuttamiseen tarvittavaa resurssikapasiteettia, voit hyödyntää tätä tietoa perehdyttämistoimien tehostamiseen ja palkata jonkun täyttämään roolin.
Mitä resurssienhallintaohjelmisto on?
Resurssienhallintaohjelmisto on ohjelmistotyyppi, jonka avulla projektipäälliköt voivat aikatauluttaa ja kohdentaa projektitiimin jäseniä sekä seurata, missä ja kuinka paljon heitä käytetään.
Projektipäälliköt voivat määrittää projekteille prioriteetit ja sovittaa tiimin jäsenten taidot yhteen tehtävien ja toimitettavien tuotosten kanssa. Voit myös seurata tiimin jäsenten joutoaikaa ja käyttöastetta sekä pitää kirjaa siitä, kenellä on liikaa tehtävää (ja kenellä ei ole tarpeeksi tehtävää).
Lue lisää siitä, mihin resurssienhallintaohjelmistoa käytetään täällä. Jos etsit työkalua, tutustu markkinoiden parhaiden maksuttomien resurssienhallintaohjelmistojen luetteloomme.
