Kriittisen ketjun menetelmä projektinhallinnassa: kattava opas
Kuka välittää kriittisen ketjun menetelmästä, eikö totta? Jos olet kaltaiseni, oletat, että kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM) on esoteerinen menetelmä, jolla ei ole juuri merkitystä, ellet valmistaudu PMP-kokeeseen (mikä on luultavasti syy siihen, että luet tätä artikkelia). Ajattelet, että kokeen läpäistyäsi voit saman tien unohtaa CCPM:n, koska et tule koskaan käyttämään sitä projektien suunnitteluun tosielämässä.
Näin minäkin ajattelin, kunnes tajusin, että projektipäällikkönä olen käyttänyt jonkinlaista kriittisen ketjun menetelmää koko urani ajan – enkä edes tiennyt sitä. Jos CCPM on sinulle uusi tai tarvitset kertausta, tässä oppaassa määritellään kriittisen ketjun menetelmä ja selitetään, miten sitä käytetään tosielämän esimerkissä.
Mikä on kriittisen ketjun menetelmä?
Kriittisen ketjun menetelmän kehitti Eliyahu M. Goldratt osana rajoitteiden teoriaansa (TOC). Se on projektien aikataulujen hallintatekniikka, jossa otetaan huomioon resurssirajoitteet – eli se, ovatko projektiin resursoidut henkilöt käytettävissä työn tekemiseen. Kuulostaa yksinkertaiselta, eikö?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Project Management Body of Knowledgessa (PMBOK) CCPM luokitellaan aikatauluverkostotekniikaksi. Kun laadit projektiaikataulua kriittisen ketjun menetelmää käyttäen, toimi näin:
- Määrittele projektin tehtävät. Mitä työtä projektin loppuun saattaminen edellyttää?
- Arvioi tehtävien kestot. Kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kestää?
- Laske puskuri. Lisää aikatauluun varauksia sen perusteella, kuka työn suorittaa ja kuinka paljon aikaa hänellä on käytettävissään projektiin.
Projektipäällikkönä tällaisen projektin resurssienhallintaprosessin suorittaminen on todennäköisesti sinulle toinen luonto. Et vain tajunnut, että tällä perinteisellä projektinhallintakäytännöllä oli hieno nimi: kriittinen ketju.
Kriittisen ketjun menetelmä vs. kriittisen polun menetelmä
Kriittisen ketjun menetelmää koskeva keskustelumme on saattanut muistuttaa sinua toisesta projektinhallintaprosessista, jonka Project Management Institute (PMI) sisällyttää kokeeseensa: kriittisen polun menetelmästä.
Olet luultavasti ollut kokouksessa, jossa joku muu kuin projektipäällikkö kysyy, mitkä tehtävät kuuluvat kriittiselle polulle, mutta epäilen, että kukaan on käyttänyt ilmaisua ”kriittinen ketju” PMP-valmennuksen ulkopuolella.
Mitä eroa niillä siis on?
- Kriittisen polun menetelmä laskee projektin keston eli ajan, joka kuluu projektisuunnitelmassa määriteltyjen tehtävien suorittamiseen.
- Kriittisen ketjun menetelmä ottaa yhtälössä huomioon resurssien saatavuuden.
Alla oleva taulukko tiivistää kriittisen polun menetelmän ja kriittisen ketjun menetelmän keskeiset ominaisuudet.
| Menetelmän osa-alue | Kriittisen polun menetelmä | Kriittisen ketjun menetelmä |
|---|---|---|
| Laskee projektin tehtävien suorittamiseen kuluvan ajan | Kyllä | Kyllä |
| Projektiaikataulussa otetaan huomioon resurssien saatavuus | Ei | Kyllä |
| Projektiaikatauluun sisältyy puskureita | Sisältyvät osana tehtävien kestoarvioita | Sisältyvät kokonaisuutena projektin keskeisten vaiheiden loppuun |
| Resurssien kohdentaminen | Resurssit eivät välttämättä ole 100-prosenttisesti käytettävissä projektin tehtäviin | Resurssit ovat 100-prosenttisesti käytettävissä kriittisen ketjun tehtäviin; ei moniajoa |
Kriittisen ketjun menetelmän hyödyt
Kriittisen ketjun menetelmä tarjoaa useita merkittäviä etuja kriittisen polun menetelmään verrattuna. Näitä hyötyjä ovat muun muassa:
- Kriittisen ketjun menetelmä kohdentaa resurssit 100-prosenttisesti projektiin. Näin voit siirtyä seuraavaan tehtävään ilman pullonkauloja, jos tehtävä valmistuu etuajassa.
- Projektipäällikön vastuulla on puskurin hallinta sen sijaan, että tiimin pitäisi saada toimintonsa valmiiksi arvioidussa ajassa. Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa:
- Jos työ on myöhässä aikataulusta, tiimin jäsenten ei tarvitse tuntea painetta määräajan ylittymisestä. Myöhäinen aloitus vain ”kuluttaa” puskuria.
- Jos työ etenee aikataulua edellä, tiimin jäsenillä ei enää ole kannustinta laajentaa työtä täyttääkseen sen suorittamiseen varatun ajan (ilmiö tunnetaan myös nimellä Parkinsonin laki.)
- Tehtävien ajoittaminen ilman tiukkoja määräaikoja vähentää opiskelija-oireyhtymän todennäköisyyttä. Sillä tarkoitetaan tilannetta, jossa projektitiimi lykkää tehtävän aloittamista viimeiseen mahdolliseen hetkeen.
Näin käytät kriittisen ketjun menetelmää projektin hallintaan
Onneksi kriittisen ketjun projektinhallintamenetelmän soveltaminen on suhteellisen helppoa. Käydään läpi tarvittavat vaiheet.
Määritä projektin toiminnot
Projektiaikataulua laadittaessa ensimmäinen vaihe on ymmärtää, mitä toimintoja projektin onnistunut valmistuminen edellyttää. Esitä itsellesi (ja sidosryhmillesi!) seuraavat kysymykset:
- Mitä tuotoksia projektilta halutaan?
- Mitä työtä näiden tuotosten saavuttaminen edellyttää?
- Mitä riippuvuuksia tehtävien välillä on?
- Mikä on projektin päättymispäivä? Milloin projekti alkaa?
- Mitkä ovat virstanpylväät?
Muodosta vastausten perusteella sarja järjestettyjä tehtäviä (tunnetaan myös työn ositusrakenteena), joka vastaa projektin toivottua valmistumispäivää.
Arvioi toiminnon kesto
Kun olet tunnistanut ja järjestänyt projektin tehtävät, arvioi, kuinka paljon aikaa kunkin tehtävän suorittamiseen kuluu. Tämä vaihtelee resurssirajoitteiden mukaan, mukaan lukien työn suorittavan henkilön osaaminen.
Älä lisää tässä vaiheessa varauksia; keskity sen sijaan laatimaan aika-arvioita, jotka edustavat parasta mahdollista skenaariota tehtävien valmistumiselle.
Laske puskuri
Tässä vaiheessa asiat alkavat muuttua kiinnostaviksi! Puskurin laskeminen on tapa lisätä varautumista projekteihin, kun käytät kriittisen ketjun menetelmää. Jatka lukemista saadaksesi lisätietoja puskureista ja projektin keston laskemiseen liittyvistä puskurityypeistä.
Mitä puskurit ovat kriittisen ketjun menetelmässä?
Puskurin laskeminen on hienompi tapa sanoa, että aikatauluun lisätään ylimääräistä aikaa siltä varalta, että toimintojen suorittaminen kestää alun perin suunniteltua kauemmin. Tämä voi olla erityisen tärkeää ketterissä projekteissa, joissa sinulla on rajallisesti tietoa siitä, miten ratkaistavaa ongelmaa tulisi lähestyä ja yksityiskohtaiset vaatimukset täsmentyvät vasta kehityksen aikana.
Kriittisen ketjun menetelmässä hyväksytään, että projektin toimintojen kestoa arvioitaessa voidaan sisällyttää mukaan varauksia (eli joustoa). Ongelma on siinä, että olet vain ihminen, ja ihmiset ovat tunnetusti huonoja arvioimaan. Sen sijaan on parempi lisätä aikapuskurit projektin keskeisten vaiheiden loppuun suojautuaksesi mahdollisilta riskeiltä, jotka voivat johtaa arvioidun ajan ylittymiseen.
Kriittisen ketjun menetelmässä on kolme puskurityyppiä: projektipuskuri, syöttöpuskuri ja resurssipuskuri.
Projektipuskuri
Ajattele projektipuskuria ylimääräisenä aikana, jonka lisäät viimeisen projektitoiminnon loppuun ottaaksesi huomioon aiemmat viivästykset. Se voi olla projektin valmistumisen todellinen ”viimeinen mahdollinen” päivämäärä. Sen sijaan että jakaisit tämän varauksen osiin ja jakaisit sen koko projektille, käsittele sitä yhtenä ajanjaksona ja sijoita se toimeksiannon loppuun.
Syöttöpuskuri
Syöttöpuskuri tarkoittaa varauksia, jotka lisätään sarjan ei-kriittisiä projektitoimintoja (eli ei-kriittistä ketjua) seuraavalle ajalle. Syöttöpuskuri estää viivästysten vaikutukset kriittiseen ketjuun.
Olen käyttänyt syöttöpuskuria lukemattomia kertoja edes tiedostamatta sitä. Hyvä esimerkki on puskurin lisääminen ottamaan huomioon lomakausi, jolloin työtahti hidastuu ja projektitiimin jäsenet pitävät vapaata. Jos projektitiimi myöhästyy jonkin asian valmistelussa ennen lomia, syöttöpuskuri antaa meille lisäaikaa käsitellä asian ennen uutta vuotta.
Resurssipuskuri
Kolmas puskurityyppi on resurssipuskuri, joka voi muodostua ylimääräisistä henkilöistä tai tarvikkeista, jotka ovat käytettävissä tukemaan kaikkia kriittisen ketjun varrella olevia toimintoja. Resurssipuskurin avulla meillä on valmiudessa henkilöitä aloittamaan seuraava työvaihe etuajassa, jos tehtävä valmistuu suunniteltua aikaisemmin.
Esimerkki kriittisen ketjun menetelmästä
Nyt kun olemme kuvanneet, miten kriittisen ketjun menetelmää käytetään projektin hallintakeinoihin ja selittäneet, miten puskuri lasketaan, sovelletaan oppimaamme käytännön esimerkkiin.
Kuvitellaan, että työskentelet tutkimuksessa, jossa selvitetään, miksi merkittävä projekti epäonnistui. Tehtävänäsi on laatia löydöksistä raportti, jossa selitetään, mikä tässä projektissa meni pieleen ja miten tulevien projektien epäonnistuminen voidaan estää.
Ensin määrittelemme projektin toiminnot. Oletetaan yksinkertaisuuden vuoksi, että projekti koostuu neljästä päätehtävästä:
- Projektin dokumentaation tutkiminen
- Haastattelujen tekeminen
- Raportin kirjoittaminen
- Löydösten esitteleminen johtoryhmälle.
Aiemman kokemuksesi ja alan asiantuntijoiden kanssa käymiesi keskustelujen perusteella arvioit, kuinka kauan kukin näistä tehtävistä kestää. Oletetaan seuraavaa:
| Toiminto | Kesto (viikkoa) |
|---|---|
| Projektin dokumentaation tutkiminen | 2 |
| Haastattelujen tekeminen | 3 |
| Raportin kirjoittaminen | 4 |
| Löydösten esitteleminen johtoryhmälle | 1 |
Projektin arvioitu valmistumisaika on kymmenen viikkoa (2+3+4+1). Jos käyttäisimme kriittisen polun menetelmää, lisäisimme kuhunkin näistä toiminnoista 10 prosentin varauksen mahdollisten viivästysten huomioimiseksi.
Kriittisen ketjun menetelmässä otamme sen sijaan alkuperäiset arviomme (10 viikkoa) ja lisäämme 10 prosentin varauksen (1 viikko) toimintojen ei-kriittisen ketjun loppuun (tässä tapauksessa löydösten esitteleminen johtoryhmälle ei ole kriittistä. Voit silti kirjoittaa raportin esittelemättä sitä.) Tästä muodostuu syöttöpuskuri.
Projektipuskuri lasketaan ottamalla 50 prosenttia projektin kokonaisarviosta (5 viikkoa) ja lisäämällä se projektin loppuun.
Lisäät resurssipuskurin osoittamalla projektille henkilöt kokoaikaisesti. Tämä tarkoittaa, että jos tehtävä valmistuu etuajassa, tiimi voi aloittaa seuraavan tehtävän ilman projektin keskeytymistä. Jos tiimi esimerkiksi pystyy tiivistämään projektin haastattelut yhteen viikkoon kolmen viikon sijaan, se voi aloittaa raportin kirjoittamisen aikaisemmin.
Mitä seuraavaksi
Etsitkö lisätietoa projektinhallinnan menetelmistä? Tutustu artikkeleihimme, jotka käsittelevät projektinhallinnan menetelmiä ja hybridejä projektinhallinnan menetelmiä. Tilaa myös Digital Project Managerin uutiskirje, niin saat lisää laadukasta projektinhallintaa käsittelevää sisältöä.
