Perusteellinen opas hybridiprojektien menetelmiin vuodelle 2026
Projektinhallinnassa perusmenetelmät ovat kiistattomassa asemassa, ja hybridiprojektinhallintamenetelmiä pidetään usein harhaoppina. Tiimisi on joko toimittava ennakoivasti tai mukautuvasti (riippuen siitä, mihin leiriin kuulut), eikä linjojen hämärtämiselle ole sijaa, ellet halua tulla karkotetuksi puhtaiden projektinhallintamenetelmien valtakunnasta.
Projektipäälliköt ja erityisesti digitaaliset projektipäälliköt ovat aina olleet pakkomielteisiä menetelmien suhteen. Miksi perustamme kaiken tekemisemme niiden varaan – ja ovatko ne todella niin merkityksellisiä?
Tässä artikkelissa tarkastelen, mitä hybridiprojektinhallintamenetelmät ovat, mitä hyötyä niiden käytöstä on ja miksi ne eivät ole niin kumouksellisia kuin miltä ne saattavat vaikuttaa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on hybridiprojektinhallintamenetelmä?
Hybridiprojektinhallintamenetelmä on yhdistelmä kahdesta (tai useammasta) erilaisesta lähestymistavasta projektien toteuttamiseen. Siinä otetaan elementtejä muutamista projektimenetelmistä (usein vesiputousmenetelmästä tai jostakin ketterästä menetelmästä) ja muokataan niistä omiin projektin tarpeisiin sopiva kokonaisuus.
Tämä ajatus projektin lähestymistavan yhdistämisestä tai räätälöimisestä ei ole niin epätavallinen tai tuomittava kuin jotkut ovat antaneet ymmärtää. Itse asiassa ProjectManager.com-sivuston tuoreessa tutkimuksessa raportoitiin, että 60 % kyselyyn vastanneista ammattilaisista käytti hybridilähestymistapaa tai monien tyylien räätälöityä yhdistelmää.
Mutta ennen kuin menemme asioiden edelle, sovitaan ensin perusasioista.
Mitä projektinhallintamenetelmät ovat?
Projektimenetelmät ovat viitekehyksiä tai järjestelmiä, jotka koostuvat tietyistä käytännöistä, tekniikoista, säännöistä ja prosesseista, jotka ohjaavat projektiasi ja sen hallintaa. Niihin kuuluu yleensä keskeisiä tehtäviä, periaatteita tai standardeja projektin eri vaiheissa, kuten projektin käynnistämisessä, projektin suunnittelussa, toteutuksessa, seurannassa ja projektin päättämisessä.
Projektinhallintamenetelmän valintaan liittyviä vaihtoehtoja vaikuttaa olevan loputtomasti, mutta ne voidaan yleisesti jakaa kahteen luokkaan: ennakoiviin menetelmiin, kuten vesiputousmalliin, ja mukautuviin menetelmiin, kuten ketterään menetelmään, jolla on useita haaroja ja viitekehyksiä, esimerkiksi Scrum ja Lean.
Keskityn kahteen suureen menetelmään, jotka nousevat kerta toisensa jälkeen esiin puhuttaessa digitaalisesta projektinhallinnasta – vesiputousmalliin, riippuvuuksiin perustuvaan perinteisempään lähestymistapaan, joka toimii parhaiten ennakoitavuuden ollessa ratkaisevan tärkeää, sekä ketterään Scrumiin, suosittuun sprintteihin perustuvaan viitekehykseen, joka sopii hyvin projekteihin, joissa tuntemattomassa toimintaympäristössä on pystyttävä etenemään nopeasti ja ketterästi.
Miksi? Koska vaikka Scrumia pidetään monien digitaalisten tiimien järkevänä valintana ja vesiputousmallia vanhentuneena, jäykkänä ja epärealistisena, tosiasia on, että sekä ketterillä että vesiputousmenetelmillä on omat erityiset hyötynsä ja projektikontekstinsa, joihin ne soveltuvat paremmin.
Miltä hybridimenetelmä voisi näyttää?
Todellisuudessa monet digitaaliset projektitiimit ja organisaatiot uskovat ottaneensa käyttöön yhden menetelmän, mutta käyttävätkin projektiensa toteuttamiseen menetelmien yhdistelmää. Kutsutaan näitä meidän tarkoituksiamme varten ”vahinkohybrideiksi”.
Pelkkä työn jakaminen kahden viikon kehityssprintteihin ja päivittäinen tilannekatsaus eivät esimerkiksi tee tiimistäsi välittömästi Scrum-tiimiä. Todellisuudessa kyse on pikemminkin muutamien Scrum-elementtien lainaamisesta viestinnän ja kiireellisyyden lisäämiseksi sekä iteratiivisen työskentelyhengen luomiseksi.
Samoin se, että sinulla on tarkat virstanpylväspäivät ja tunnetut tehtävien väliset riippuvuudet, ei tarkoita, että vesiputousmalli olisi ainoa vaihtoehto. Monet Scrum-tiimit tarkentavat työjonoaan ja toteuttavat sprintin suunnittelun toimittaakseen tietyt tuotokset tiettyihin virstanpylväspäiviin mennessä.
Yleisesti ottaen eri menetelmistä löytyy elementtejä, joista voi olla hyötyä tietylle projektille tai organisaatiolle. Eri menetelmistä löytyy myös elementtejä, jotka rajoittavat projektin kykyä saavuttaa tavoitteensa. Tässä kohtaa hybridimenetelmän tai räätälöidyn menetelmän suunnittelu astuu kuvaan.
Mutta miltä se oikeastaan näyttää?
Tehdään tästä konkreettinen esimerkki: oletetaan, että projektiisi osallistuu kumppaniorganisaatioita, jotka tarvitsevat vaatimusten olevan täysin määriteltyjä ja etukäteen sitovasti sovittuja ennen kuin mitään voidaan rakentaa. Samalla sidosryhmäsi ovat huolissaan siitä, että projektin lopputulosta joudutaan odottamaan projektin loppuun asti ennen kuin he näkevät sen ensimmäisen kerran.
Scrum-lähestymistavan avulla voisit hälventää sidosryhmiesi ”mustan laatikon” huolia sprinttikatselmusten avulla sekä luomalla tiimikulttuurin, jossa jokaisessa sprintissä rakennetaan mahdollisesti toimitettavissa oleva tuotos. Scrum ei kuitenkaan yleensä suosi sellaista ennakkoon tehtävää vaatimusten keräämistä, jota tarvitset kumppaneiltasi.
Vesiputouslähestymistavan avulla voisit selvittää kaikki vaatimukset heti alussa ja saada niille hyväksynnän sekä ehkä jopa järjestää sidosryhmille joitakin esittelyjä rakennustyön aikana. Sinulla ei kuitenkaan olisi selkeää tapaa käsitellä sidosryhmien palautteen kautta tulevia uusia vaatimuksia.
Yksi vaihtoehto voisi olla jakaa projekti vaiheisiin siten, että jokainen projektivaihe keskittyy yhteen ratkaisun osaan. Kunkin osan täydelliset vaatimukset kerättäisiin ennakkoon, hyväksyttäisiin ja toteutettaisiin ennen siirtymistä seuraavan osan vaiheeseen.
Visuaalisesti se voisi näyttää tältä:
Voisit kuitenkin myös suunnitella hybridilähestymistavan, joka hyödyntää jokaisesta harkitsemastasi menetelmästä ”parhaat puolet”.
Voisit esimerkiksi ottaa ennakkoon tehtävän vaatimusten keräämisen vesiputouslähestymistavasta ja toteuttaa kehityksen Scrum-tyylisillä sprinteillä ja seremonioilla, jotka antavat sidosryhmille mahdollisuuden antaa palautetta tuotteen kehitysjonoon, jossa kumppaniorganisaatiot voisivat tarkastella uusia vaatimuksia muutospyyntöinä.
Se voisi näyttää enemmän tältä:
Hybridit projektinhallintamenetelmät siirtymävaiheena ketterään työskentelyyn
Hybridimenetelmät voivat toimia myös erinomaisena siirtymävaiheena, kun organisaatiosi tai tiimisi siirtyy kohti ketterää työskentelytapaa.
Ketterien lähestymistapojen täysimääräinen tai välitön käyttöönotto organisaatioissa ei ole aina helppoa, varsinkaan suuressa mittakaavassa. Ketteryyden käyttöönotto edellyttää koko organisaation kattavaa muutosta toimintatavoissa ja kulttuurissa, ja siihen liittyy paljon muitakin tekijöitä. Ketterät lähestymistavat eivät välttämättä sovi yhteen sellaisten asiakkaiden kanssa, jotka haluavat projektin laajuuden, budjetin ja aikataulut määritellyiksi etukäteen (vaikka tämä voidaan ratkaista ketterällä sopimuksella).
Ketterien menetelmien käyttöönottoon liittyvien haasteiden vuoksi siirtyminen sujuvasti ketterään toimitukseen on monille organisaatioille hyvin vaikeaa. Käyttöönottoa hankaloittavat monet tekijät:
- Asiakkaan runsas osallistuminen voi häiritä ketterää prosessia ja keskeyttää huolellisesti suunnitellut rakennusvaiheet eli sprintit
- Yleinen puutteellinen ymmärrys siitä, mitä ketteryys tarkoittaa ja miten sitä voidaan hyödyntää tietyntyyppisessä projektissa
- Olet ehkä käyttänyt asiakkaan kanssa aiemmin vesiputouslähestymistapaa tai muuta ennakoivaa menetelmää, mikä voi johtaa epäröintiin suhteeseen kohdistuvan rasituksen pelossa
Ketterien periaatteiden tai Scrum-prosessin asteittainen käyttöönotto on helpompaa. Tämä tilanne edellyttää hybridiratkaisua, joka voi olla realistisempi vaihtoehto ainakin siirtymävaiheen aikana.
Tässä on esimerkki siitä, miten voisit mukauttaa projektisuunnittelukäytäntöjäsi ketterämmiksi hybridilähestymistavan avulla.
Oletetaan, että olet digitaalinen toimisto, joka on palvellut asiakkaita vuosikymmenten ajan kiinteähintaisella, vesiputoustyylisellä lähestymistavalla. Asiakkaat ovat yleensä aina tienneet, mitä he saavat, milloin he saavat sen ja kuinka paljon se maksaa.
Eräänä päivänä kerrot asiakkaillesi siirtyväsi toimiston ketteriin työskentelytapoihin, mikä saa heidät heti huolestumaan siitä, etteivät he ehkä saa mitään haluamaansa seitsemän sprintin jälkeen ja että kustannukset ja aikataulu ylittyvät.
Siirtymän helpottamiseksi saatat päättää, että seuraavassa toimeksiannossa käytetään kiinteitä vaatimuksia, jotka toimitetaan sprintteinä tiettyinä päivinä. Ehkä korkean tason vaatimukset kerätään ennakkoon ja yksityiskohtaisempi suunnittelu tehdään ennen seuraavan sprintin aloittamista.
Sitten seuraavassa toimeksiannossa voisit käydä heidän kanssaan uudelleen läpi muutospyyntöprosessin ja saada heidät mukaan ajatukseen, että muutos pitäisi sisällyttää prosessiin sprinttikatsausten ja työjonon prioriteettien uudelleenjärjestelyn avulla (tässä tekoäly työjonon hallinnassa voi auttaa), mikä vähentää etukäteen kaikkien vaatimusten kokoamiseen käytettävää aikaa.
Sitten muutaman toimeksiannon jälkeen voisit olla lähes täysin ketterä, kun asiakkaasi ymmärtävät sprinttien ostamisen arvon ketteryyden mahdollistavana tapana toimia. He ovat tuolloin jo etääntyneet epäluottamuksen ja alussa kaiken selvittämisen tarpeen ajattelutavasta ja omaksuneet enemmänkin ajattelutavan, jossa he toimivat yhdessä tiimisi kanssa arvon ja tulosten edistäjinä.
Kaikkien näiden esimerkkien tärkein yhdistävä tekijä ja johtopäätös on kuitenkin mielestäni tämä: hybridin luominen toimii parhaiten, kun se tehdään tarkoituksellisesti. Sen sijaan, että aloittaisit ”puhtaalla” lähestymistavalla ja tekisit matkan varrella poikkeuksia, aloita aikomuksesta luoda räätälöity tai hybridilähestymistapa, joka sopii projektiisi täydellisesti.
Opi yhdistämään projektinhallintamenetelmät oikealla tavalla
Tutustu minikurssiimme projektimenetelmäsi räätälöinnistä. Saat kurssilla:
- 40 minuutin syvällisen katsauksen hybridimenetelmiin ja räätälöintiprosessiin
- Projektimenetelmän räätälöinnin työkalupakin
- Mallin räätälöidyn projektimenetelmän dokumentointiin
Millaiset projektit soveltuvat parhaiten hybridimenetelmiin?
Tässä ei ole täsmällisesti kyse tietyistä projektityypeistä, vaan enemmänkin projekteihin liittyvistä tilanteista tai olosuhteista, jotka saattavat tehdä hybridimenetelmästä projektiisi sopivan.
Seuraavassa on tilanteita, joissa saatat käyttää hybridimenetelmää.
- Ohjelmistokehitystiimisi saattaa haluta käyttää sprinttejä, mutta asiakkaasi ei pysty tekemään päätöksiä lennossa Scrum-seremonioissa, mikä pysäyttää etenemisesi täysin.
- Tiimisi saattaa hallita perinteisen projektinhallintamenetelmän, kuten vesiputousmallin, mutta tuotteeseesi liittyy yksinkertaisesti liian paljon tuntemattomia tekijöitä. Voit yrittää laatia selkeän peräkkäisen suunnitelman, joka ennustaa tulevaisuuden täsmälliseen toimituspäivään asti, mutta jos rakennat jotain, johon liittyy paljon epäselvyyttä, et ehkä tiedä kaikkia vaiheita tai sitä, kuinka kauan niiden toteuttaminen kestää.
- Tiimisi saattaa haluta käyttää vaiheittain eteneviä iteraatioita, mutta projektiisi liittyy sääntelyvaatimuksia, jotka tekevät nopeista tuoteinkrementeistä hieman monimutkaisempia pitkien projektin auditointiprosessien vuoksi – tai jopa pienemmässä mittakaavassa.
- Ketterä tiimisi saattaa noudattaa Scrumia, mutta toimittajasi käyttää Kanbania (lue Kanbanin ja Scrumin eroista täältä)
- Suunnittelutiimilläsi saattaa olla kahden viikon sprintit, kun taas suunnittelutiimilläsi on kolmen viikon kehityssprintit.
Mitä hyötyä hybridiprojektinhallintamenetelmistä on?
Miksi kukaan käyttäisi aikaa projektimenetelmänsä räätälöintiin tai hybridisoimiseen?
- Se voi hyödyntää ja yhdistää kahden eri menetelmän etuja, kuten esimerkiksi nopeutta ja ennakoitavuutta. Oletetaan, että haluat yhdistää mahdollisesti toimitettavissa olevien tuotteiden luomisen ajattelutavan kahden viikon sprinteissä, mutta projektin sponsori haluaa pysyä hieman etäämpänä. Voisit sijoittaa useita sprinttejä muutamien muodollisten tarkastuspisteiden väliin koko projektin elinkaaren aikana.
- Se voi tarjota tutun perustan erityisten rajoitteiden keskellä. Jos projektiryhmä on esimerkiksi tottunut Kanbaniin, mutta projektissasi on tiettyjä osa-alueita, jotka on toimitettava tiettyinä päivinä sääntelyviranomaisen tarkastettaviksi, voit lisätä virstanpylväitä muutoin jatkuvaan työnkulkuun.
- Sitä voidaan käyttää luottamuksen rakentamiseen epävarmoissa tilanteissa. Jos asiakkaasi ei esimerkiksi usko, että ketterä lähestymistapa takaa tietyn laajuuden, voit aloittaa selvitysvaiheella, jossa ratkaisu hahmotellaan ennen ketteriin iteraatioihin siirtymistä. Asiantuntijavinkki: käytä näitä selvitysvaiheen kysymyksiä, jotta harjoituksesta tulee hyödyllinen.
- Se on erinomainen tapa alkaa tutkia uusia työskentelytapoja organisaationa. Voit päättää käyttää räätälöityä hybridimenetelmää tiettyihin projektikategorioihin tai -tasoihin tai jopa yhtä tosiasiallista mukautettua menetelmää kaikkiin organisaatiosi projekteihin.
- Kun ihmiset osallistuvat keskusteluihin projektimenetelmistä, heidän ymmärryksensä projektien toteuttamisesta syvenee. He saattavat jopa arvostaa rooliasi projektipäällikkönä hieman enemmän.
- Räätälöidystä menetelmästä voi tulla tiimisi tai organisaatiosi kilpailuetu. Jos onnistut räätälöimään lähestymistapasi tietylle markkinaraolle, kuten esimerkiksi digitaalisten työkalujen toimittamiseen nuorille kaivosalan malminetsintäyrityksille (ja tähän voit käyttää kaivosalan projektinhallintaohjelmistoa), sinusta tulee kilpailijoitasi houkuttelevampi. Jo pelkkä työskentelytapojen kehittäminen voi erottaa sinut kilpailijoista, joiden lähestymistapa on staattisempi.
Hybridimenetelmien haasteet
Kun määrittelet oman hybridiprosessisi, sinun on hyvä varautua joihinkin yleisiin haasteisiin.
Vääränlainen tiimikulttuuri
Sinun on varmistettava tiimisi ja sidosryhmiesi sopeutumiskyky sekä tiimin ja sidosryhmien korkea osaamistaso. Näiden ihmisten on pystyttävä hoitamaan työnsä tehokkaasti, vaikka parametrit muuttuisivat.
Lisäksi sinulla on oltava vahvat näytöt hyvästä viestinnästä kaikkien osapuolten kanssa. Tiimit tulevat työskentelemään uudella tavalla, ja niiden on tehtävä yhteistyötä sekä jaettava tietoa tehokkaasti, jotta projekti pysyy oikealla kurssilla.
Vääränlainen organisaatiokulttuuri
Myös joustava organisaatiokulttuuri, joka on valmis käsittelemään muutoksia, on avainasemassa. Kaikkien on oltava valmiita hyväksymään jonkin verran menetelmällisiä kompromisseja, jotta projektisi onnistuu. Suosituilla viitekehyksillä ja lähestymistavoilla on kaikilla omat luontaiset hyötynsä ja tehokkuutensa.
Kun alat vaihtaa niiden osia, tingit samalla alkuperäisestä suunnittelusta. Se on vähän kuin muokkaisit iPhoneasi piirikytkentöjä taivuttamalla, jotta saisit siihen USB-C-laturin.
Kun tiimit työskentelevät siiloissa, ovat polarisoituneita tai heiltä puuttuu kokemusta työskennellä tehokkaasti mukavuusalueensa ulkopuolella, nämä eivät ole hyviä lähtökohtia muokatulle projektimenetelmälle. Jos tavoitteesi on lisäksi lepyttää sidosryhmää, kannattaa ehkä pysähtyä hetkeksi. Sen yrittäminen, että tyydytät äänekkäimmin vaativaa osapuolta ilman strategista lähestymistapaa, voi vaarantaa kykysi saavuttaa projektin onnistuminen.
Prosessin tai rakenteen puuttuminen
Hybridiprojektinhallinnan lähestymistapa ei tarkoita, että toimitaan ”ihan miten sattuu”. Tiimillesi on edelleen annettava selkeät rajat, ja menetelmän räätälöinnissä on oltava strateginen lähestymistapa sekä selkeä käsitys siitä, miksi sitä tehdään.
Sen sijaan että seuraisit jotakin menetelmää, voisit mennä täysin vastakkaiseen suuntaan etkä määrittelisi mitään konkreettista. Projektista tulee kaaos, koska mitään työskentelytapaa ei ole. Jos tiimisi jäsenet eivät oikeastaan tiedä, miten heidän pitäisi työskennellä, he saattavat alkaa harhautua sivuraiteille eivätkä keskity siihen, mitä heidän pitäisi tehdä.
Toisaalta prosesseja ei pidä ottaa käyttöön vain prosessien vuoksi. Älä lisää tarpeetonta dokumentaatiota vain siksi, että voisit lisätä sitä. Pidä prosessi mahdollisimman sujuvana.
Turvautuminen yhden koon ratkaisuun
Varo yhden koon ratkaisua. Siinä ajatellaan, että koska jokin onnistui kerran, se toimii kaikkeen. Varmista, että käsittelet jokaista projektia omana kokonaisuutenaan. Organisaation prosessien on oltava yhtenäisiä, mutta jokainen projekti on omanlaisensa ja sitä on kohdeltava sellaisena.
Tiimin sitoutumisen puuttuminen
Tiimisi saattaa ajatella, että hybridimenetelmäsi on vain yksi menetelmä, joka teeskentelee olevansa toinen. Että kyse on enemmän markkinointinimestä kuin pätevästä kuvauksesta. Muista perustella päätöksesi.
Siksi on tärkeää dokumentoida perustelusi. Muotoile myös kunkin lähestymistavan hyödyt uudelleen juuri sinun projektisi näkökulmasta. Tärkeintä on tehdä tiimin ja projektin kannalta oikeita ratkaisuja, joten auta tiimiä ymmärtämään, miten se hyötyy niistä.
Jos et esimerkiksi voi käyttää ketterän projektinhallinnan lähestymistapaa, selitä, mitä tapahtuisi, jos projekti olisi ketterä, ja mitä pitäisi muuttaa, jotta projekti tukisi ketterää toimintatapaa.
Miten projektinhallintamenetelmiä yhdistetään hybridin luomiseksi
Seuraavassa ovat vaiheet hybridiprojektinhallintamenetelmän luomiseen tai valitsemiseen sekä siihen, miten sen käytöstä tehdään onnistunutta.
1. Harkitse projektin tavoitteita ja kontekstia
Aloita istumalla tiimisi ja keskeisten sidosryhmiesi kanssa, jotta ymmärrätte, priorisoitte ja asetatte tärkeysjärjestykseen sen, mikä on tärkeää uudessa projektissanne.
Tässä on joitakin esimerkkejä (luettelo ei ole kattava!):
- Nopeus: Täytyykö tämä projekti saada valmiiksi nopeasti tai ketterästi? Onko meidän pystyttävä muuttamaan suuntaa?
- Kustannukset: Yritämmekö toteuttaa tämän mahdollisimman edullisesti ja vaivattomasti?
- Laatu: Yritämmekö tehdä tästä täydellisen heti ensimmäisellä kerralla?
- Vaatimustenmukaisuus: Vaikuttavatko työtapaamme ulkoiset tarkastusprosessit?
- Asiakkaan osallistuminen: Kuinka tärkeää on saada matkan varrella palautetta loppukäyttäjinä toimivilta asiakkailta?
- Innovointi: Onko tämän projektin tarkoituksena tehdä jotain normeista poikkeavaa ja raivata tietä uudelle? Vai onko tärkeämpää, että aikataulut, vaatimukset ja toiminnallisuudet ovat ennalta määrättyjä ja ennakoitavia?
Seuraavaksi kannattaa tarkastella projektin kontekstia. Tämäkään luettelo ei ole kattava:
- Kuinka monimutkainen on tiimin kokoonpano? Ovatko nämä ihmiset valmiita työskentelemään mukavuusalueensa ulkopuolella?
- Millainen on mukana olevien tiimien ja organisaatioiden kulttuuri? Onko se yhteistyöhön kannustava? Toimivatko ne siiloissa? Ovatko ne joustavia vai jäykkiä?
- Kuinka vakaita vaatimukset ovat? Pysyvätkö ne samoina vai tulevatko ne lähes varmasti muuttumaan?
- Onko meillä huomioon otettavia sääntelyvaatimuksia tai muita mukaan tulevia kumppaneita?
- Voidaanko rakentamaamme asiaa kehittää iteratiivisesti lainkaan?
- Riippuvuuksien osalta: olemmeko riippuvaisia muista projekteista tai ovatko muut projektit riippuvaisia meistä?
- Onko meillä suora pääsy sidosryhmiin ja käyttäjiin?
- Mitä menetelmiä on aiemmin käytetty onnistuneesti?
2. Valitse menetelmä lähtökohdaksi
Lähtökohdan valitseminen antaa kaikille yhteisen perustan. Kaikki menetelmät eivät kuitenkaan ole samanarvoisia.
Scrum sopii esimerkiksi erinomaisesti iteraatioissa toimitettavaan työhön, asiakkaan osallistamiseen sekä nopeaan ja varhaiseen epäonnistumiseen. Jos rakentaisin ensimmäistä laatuaan olevaa sovellusta kehittyvällä toimialalla, harkitsisin todennäköisesti Scrumia. Scrum ei kuitenkaan aina sovi hyvin vahvasti säännellyille toimialoille, laajuudeltaan kiinteisiin projekteihin tai hitaille byrokraattisille organisaatioille.
Vesiputousmalliin perustuva projektinhallinta sopii erinomaisesti ennakoitavuuteen sekä tiettyjä päivämääriä ja toimituksia koskevien odotusten asettamiseen. Se sopii myös hyvin työhön, jossa on keskinäisiä riippuvuuksia, sekä kiinteän budjetin projekteihin, joilla on tarkasti määritellyt lopputulokset.
Vesiputousmalli ei kuitenkaan sovellu hyvin muutosten käsittelyyn työn ollessa jo käynnissä (mikä sekoittaa Gantt-kaavion), palautteen keräämiseen varhaisessa vaiheessa ja usein tai dokumentoinnin tehokkaaseen luomiseen. Jos projektin tilaaja ei siis ole täysin varma siitä, mitä hän haluaa, vesiputousmenetelmä ei välttämättä ole paras vaihtoehto.
Kun olet nyt laatinut lyhyen luettelon, miten karsit sen vain yhteen tai kahteen vaihtoehtoon? Tähän on monia erilaisia työkaluja ja menetelmiä. Tärkeintä on, että hyödynnät päätöksessäsi projektin tavoitteita ja kontekstia.
3. Päätöksenteko tiimissä
Kun olet valinnut lähtökohdan, sinun on otettava operatiivisen suunnittelun hattu päähäsi ja alettava tehdä päätöksiä yhdessä tiimisi kanssa.
Arvioi valitsemasi menetelmän jokainen osa:
- Mitkä menetelmäsi osat toimivat ja mitkä eivät toimi juuri sinun projektissasi.
- Minkä osan tilalle tarvitaan toisesta menetelmästä peräisin oleva vaihtoehto tai muutos, jotta se sopisi paremmin projektisi reunaehtoihin?
- Mitä puuttuu? Mitä tähän pitäisi lisätä?
Oletetaan, että päätät suunnittelupokerin ja nopeuteen perustuvien palamiskaavioiden olevan asiakkaille hyödyttömiä, joten korvaat ne perinteisemmillä dollari- ja tuntiperusteisilla arvioilla.
Voit myös päättää, että päivittäispalaverit aiheuttavat liikaa rasitusta samanaikaisissa projekteissa työskenteleville tiimeille, joten muokkaat niitä niin, että päivittäispalaverit järjestetään vain kerran viikossa.
Muokkaus- ja korvaamisprosessi voi monimutkaistua nopeasti, joten etene harkiten ja huolellisesti. Joitakin kysymyksiä, joita sinun tulisi esittää tiimillesi, sidosryhmillesi ja itsellesi, ovat:
- Mitä on tapahduttava ja milloin?
- Miten tietoa on jaettava sidosryhmien ja tiimin jäsenten välillä?
- Miten asiat on toimitettava ja tarkistettava?
- Miten ihmisten on osallistuttava ja oltava vuorovaikutuksessa?
- Mitkä työkalut ja mallipohjat ovat tarkoituksenmukaisia ja mitä on tarpeen kehittää?
Testaa seuraavaksi tätä käytännössä. Tässä muutamia ideoita:
- Järjestä tiiminvetäjille ennakkoriskitarkastelu, jossa he voivat etsiä lähestymistavastasi puutteita.
- Järjestä rooliharjoitus. Käykää yhdessä läpi projektisykli tai -inkrementti nähdäksenne, miten se sujuu.
- Aloita pienestä ja pilotoi lähestymistapaa keräten samalla jatkuvasti palautetta.
Kun teet tätä, varmista, että määrittelet, miten mittaat onnistumista tai epäonnistumista.
Monimutkaisemmissa projekteissa dokumentoi perustelusi, kartoita korvaava työnkulku, arvioi muutokseen liittyvät riskit ja laadi runko käsikirjalle, jonka avulla voit saada hyväksynnän lähestymistavalle ja perehdyttää projektiisi osallistuvat henkilöt.
4. Hanki ihmiset mukaan
Tärkeää on, että ihmiset ymmärtävät käsitteen ja sen taustalla olevat perustelut ja että heillä on käytettävissään selkeä dokumentti, johon he voivat palata.
Aloita luomalla käsikirja ja sisällytä siihen lyhyt, helposti omaksuttava yhteenveto, joka viestii lähestymistavasta ihmisille. Jaa sitten lähestymistapa ja sen perustelut tiiminvetäjillesi, esittele se toimeksiantajallesi tai asiakkaallesi ja hanki keskeiset sidosryhmät mukaan. Käytä lopuksi tätä dokumenttia sekä tiimisi että toimittajiesi perehdyttämiseen.
Käsittele käsikirjaa elävänä dokumenttina ja seuraa matkan varrella tekemiäsi muutoksia, jotta voit pitää projektin jälkeen perusteellisen jälkiarvioinnin.
5. Mittaa ja kehitä
Olet juuri luonut jotain uutta. Sitä ei ole testattu käytännössä samalla tavalla kuin vakiintuneita menetelmiä, ja projektisi erityispiirteet ovat riittävän ainutlaatuisia, jotta päätit alun perin räätälöidä menetelmää.
Mistä siis tiedät, toimiiko hybridimenetelmäsi?
- Tee tiimin jäsenten ja sidosryhmien säännöllisestä kuulumisten kyselystä tapa, jotta saat epämuodollista, kokemuksiin perustuvaa palautetta. Miltä heistä vaikuttaa, miten tämä sujuu?
- Yhdistä tähän muodollisempaa palautetta, jota kerätään kyselyillä projektin aikana
- Varmista, että mittaat jatkuvasti KPI-mittareitasi ja onnistumiskriteerejäsi
- Tee projektin retrospektiivi ja dokumentoi opitut asiat
Esimerkkejä hybridiprojektinhallintamenetelmistä
Tässä on joitakin projektinhallinnan maailmassa käytössä olevia hybridimenetelmiä, jotka saattavat olla sinulle jo ennestään tuttuja.
- Scrumban, jossa yleensä lisätään rutiinikokouksia ja rakennetta muutoin jatkuvaan Kanban-tyyliseen työnkulkuun.
- Water-Scrum-Fall (tai water-agile-fall), joka on yleensä iteratiivinen prosessi, jossa alussa ja lopussa on ennakoivasti suunnitellut vesiputousvaiheet. Toisin sanoen kyseessä on scrum-voileipä.
- Wagile (tai watergile), jossa on yleensä alussa selvitys- ja vaatimustenkeruuvaihe, jota seuraavat iteratiivinen suunnittelu ja kehitys.
Mitä seuraavaksi?
Ryhdy toimeen ja ala räätälöidä menetelmiäsi! Jos haluat oppia aiheesta lisää, jäsenohjelmamme kautta on saatavilla työpaja, tai voit lukea toisesta jäsenohjelmamme ”voileipä”-hybridimenetelmästä täällä.
