Hetki, jolloin tiesin, että oli aika vaihtaa työkalua
Työkalun aiheuttama kitka: Kun projektinhallintatyökalu teettää enemmän työtä kuin säästää, on aika harkita vaihtoehtoja.
Käyttöönoton ongelmat: Tiimin vähäinen sitoutuminen ja heikko perehdytys voivat olla merkkejä siitä, että työkalu on vaihdettava paremmin toimivaan.
Yritystason monimutkaisuus: Yritystason työkalujen jäykät työnkulut voivat heikentää tuottavuutta ja kannustaa vaihtamaan yksinkertaisempaan vaihtoehtoon.
Muutoksen ajoitus: Arvioi työkaluja kolmesta kuuteen kuukautta; jatkuvat ongelmat voivat tehdä vaihdosta välttämättömän.
Nykyiseen jääminen: Pieni tyytymättömyys ei oikeuta vaihtoa; arvioi, ylittävätkö hyödyt siirtymän aiheuttamat häiriöt.
Projektinhallintatyökalujen vaihtaminen ei ole koskaan päätös, jota tehdään kevyin perustein. Siirtymisen kustannukset, oppimiskäyrät ja tiimin vastarinta – mikään niistä ei ole merkityksetöntä. Mutta jossain vaiheessa nykyiseen työkaluun jäämisen aiheuttama kitka alkaa olla suurempi kuin vaihtamisen aiheuttama.
Projektinhallinnan ja operatiivisen toiminnan johtajat, jotka ovat käyneet tämän prosessin läpi, sanovat, että merkit ovat yleensä jälkikäteen selviä. Vaikeampaa on tunnistaa ne reaaliajassa ja tehdä asialle jotain.
Kun työkalu aiheuttaa enemmän työtä kuin säästää
Jokaisen projektinhallintatyökalun perustavanlaatuinen testi on yksinkertainen: helpottaako se työtä vai vaikeuttaako se sitä? Matthew Fox, Fox Consultingin vanhempi projektipäällikkö ja operatiivisen toiminnan asiantuntija, ilmaisee asian suoraan. "Jos huomaat, että sisäinen henkilöstösi käyttää enemmän aikaa työkalun parissa työskentelyyn kuin työkalun käyttämiseen, se on varoitusmerkki", hän sanoo.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hän lisää, että kun työkalu "aiheuttaa paljon kitkaa", synnyttää kiertoteitä ja vie merkittävän osan tiimin työviikosta, jokin on mennyt pieleen. "Työkalun pitäisi tukea tehtävää työtä, ei aiheuttaa kitkaa, kun yritämme saada työt tehtyä."
Työkalun pitäisi tukea tehtävää työtä, ei aiheuttaa kitkaa, kun yritämme saada työt tehtyä.
Kun työkalu toimii teknisesti, mutta hädin tuskin
Joskus ongelma ei ole siinä, että työkalusta puuttuisivat PM-ominaisuudet kokonaan, vaan siinä, että niiden käyttäminen tuntuu taistelulta. Point Blankin operatiivinen johtaja Julia Rajic koki tämän itse Resource Gurun kanssa. "Teoriassa se pystyi tekemään kaiken, mitä tarvitsimme", hän sanoo, "mutta jotta sen sai oikeasti tekemään nämä asiat, tuntui kuin olisi yrittänyt vetää hammasta irti."
Alustasta puuttui hänen tiiminsä tarvitsema päivittäinen joustavuus – esimerkiksi tilapäisen henkilöstön helppo hallinta sekä aikataulujen säätäminen vetämällä ja pudottamalla. Sen hallinnointi, hän selittää, "oli paljon vaikeampaa kuin sen olisi pitänyt olla". Kun työkalu vaatii näin paljon vaivaa jo pelkästään toimiakseen, se ei enää ole ratkaisu.
Kun puuttuvat toiminnallisuudet yhdistyvät epäonnistuneeseen käyttöönottoon
Työkalujen vaihtamiseen johtaa harvoin vain yksi syy. Rajic kuvailee toista tiiminsä läpikäymää siirtymää – siirtymistä monday.comista Asanaan – jossa päätös perustui puuttuvien ominaisuuksien ja tiimin sitoutumisen heikkenemisen yhdistelmään. "Suuri osa siitä keskustelusta, miksi mondaysta pitäisi siirtyä pois, liittyi resursointiin", hän selittää. "Se ei ollut oikeastaan kovin hyvä resursoinnissa."
Pelkkä toiminnallisuus ei kuitenkaan ollut koko tarina. Toimistoa ei ollut alun perin perehdytetty monday.comin käyttöön kunnolla, mikä tarkoitti, ettei käyttöönotto koskaan saavuttanut tarvittavaa tasoa. "Moni sanoi: ‘En pidä tästä, tämä on uusi, kieltäydyn käyttämästä tätä’", Rajic kertoo. "Käyttöönotto ei siis ollut sillä tasolla, jota onnistuaksemme tarvitsimme." Kun työkalu epäonnistuu samanaikaisesti molemmilla osa-alueilla, vaihtamista on vaikea vastustaa. Tästä voi kuitenkin oppia jotain tärkeää: jos tiimisi ei halua perehtyä uuden työkalun käyttöön tai organisaatiollasi ei ole resursseja käyttää aikaa perehdytykseen, nykytilanteessa pysyminen voi olla parempi vaihtoehto.
[monday.comin] käyttöönotto ei ollut sillä tasolla, jota onnistuaksemme tarvitsimme.
Kun yritystason työkaluista tulee byrokratian esteitä
Jiran kaltaiset yritysalustat on rakennettu monimutkaisuutta varten – mutta monimutkaisuudesta voi tulla ongelma. RTS Labsin tekninen projektipäällikkö Ryan Gilbreath on nähnyt tämän tapahtuvan. Hän sanoo Jiran käyttökokemuksen onnistumiseen tai epäonnistumiseen vaikuttavista tekijöistä seuraavaa: "Koen todella, että kyse on siitä, miten JIRA-järjestelmänvalvoja määrittää sen ja millaiset työnkulut heillä on käytössä.” Kun työnkulut ovat jäykkiä ja asiakirjojen käyttäminen tai yhteistyö muiden tiimien kanssa edellyttää monenlaisten esteiden ylittämistä, työkalu lakkaa nopeuttamasta työtä ja alkaa hidastaa sitä.
"Jos [Jiran määritykset] hidastavat etenemistä", Gilbreath sanoo, "aion todennäköisesti siirtyä Jiran ulkopuolelle ja käyttää jotain muuta, luultavasti taulukkolaskentaa, jos jotain." Se, että kokenut tekninen projektipäällikkö olisi valmis palaamaan taulukkolaskentaan, kertoo paljon siitä, kuinka pahasti liian pitkälle määritetty yritystyökalu voi epäonnistua tehtävässään.
Jos [Jiran määritykset] hidastavat etenemistä, aion todennäköisesti siirtyä Jiran ulkopuolelle ja käyttää jotain muuta.
Kuinka kauan odottaa ennen päätöksen tekemistä
Kaikki työkaluihin liittyvät ongelmat eivät edellytä välitöntä vaihtamista. Melody MacKeand, Melody MacKeand Consultingin perustaja, suosittelee antamaan sisäisten prosessien korjaamiselle riittävästi aikaa ennen kuin päätellään, että ongelma on itse työkalussa. "Yritän antaa kolmesta kuuteen kuukautta aikaa tilanteen ohjaamiseen", hän sanoo.
Jos samat ongelmat jatkuvat tämän ajanjakson jälkeen, voi olla aika toimia — mutta MacKeand tunnistaa myös vaikeammin mitattavan syyn muutoksen tekemiseen. "Jos tiimi on käyttänyt samaa alustaa pitkään, esimerkiksi yli 10 vuotta, joskus se vain tarvitsee työkalun vaihdoksen tunteakseen, että sitä kuunnellaan tai että jokin on todella erilaista. Ja siinä tapauksessa suhtaudun työkalun vaihtamiseen todella avoimesti." Joskus vaihtamisen arvo ei ole pelkästään toiminnallinen — se on tiimille merkki siitä, että johto kuuntelee.
Jos tiimi on käyttänyt samaa alustaa pitkään, esimerkiksi yli 10 vuotta, joskus se vain tarvitsee työkalun vaihdoksen tunteakseen, että sitä kuunnellaan.
Perustelut nykyisessä työkalussa pysymiselle
Kaikki tyytymättömyys työkaluun ei tietenkään ole syy vaihtaa sitä. M. Taffer Consultingin perustaja ja toimitusjohtaja Marissa Taffer tarjoaa tarpeellisen vastanäkökulman. "En halua laittaa jotakuta opettelemaan uutta työkalua vain sen vuoksi", hän sanoo. "Jos vaihtamiseen on painava syy, hyvä on. En kuitenkaan aio tehdä muutosta vain siksi, että mielestäni voisimme järjestää projektin paremmin toisessa järjestelmässä." Työkalun siirtymisen aiheuttamat häiriöt — ajankäyttö, koulutus ja vastarinta — on punnittava suhteessa konkreettiseen hyötyyn. Rajalliset parannukset eivät ylitä tätä kynnystä.
Jos [työkalujen] vaihtamiseen on painava syy, hyvä on. En kuitenkaan aio tehdä muutosta vain siksi, että mielestäni voisimme järjestää projektin paremmin toisessa järjestelmässä.
Kaikkia näitä näkökulmia yhdistää sama ajatus: työkalun tehtävä on palvella tiimiä, ei päinvastoin. Kun tämä suhde kääntyy päälaelleen — kun alusta alkaa kuluttaa energiaa, estää edistymistä tai murentaa luottamusta — on aika toimia. Näitä päätöksiä hyvin tekevät projektipäälliköt eivät ole niitä, joilla on näyttävin teknologiakokonaisuus. He tietävät, milloin pysyä nykyisessä ratkaisussa ja milloin vaihtaa.
Haluatko lisää tällaista tietoa? Rekisteröidy ilmaiselle DPM-tilille kuullaksesi lisää tällaisten asiantuntijoiden näkemyksiä.
