Gantt-kaavion tekeminen Excelissä 12 helpossa vaiheessa
Aiemmin yksinomaan ammattimaisten projektipäälliköiden käytössä olleet teknologian edistysaskeleet – erityisesti taulukkolaskenta- ja Gantt-kaavio-ohjelmistot – ovat tehneet Gantt-kaavion käytöstä mahdollista myös niille, joilla on vain vähän kokemusta työnkulkujen hallinnasta.
Tässä blogikirjoituksessa kerron, miksi Exceliä ei oikeastaan kannata käyttää Gantt-kaavioiden luomiseen edellä mainitun kehityksen vuoksi sekä miten Gantt-kaavio tehdään Excelissä, jos kuitenkin niin päätät tehdä.
Mikä on Gantt-kaavio?
Gantt-kaavio on kaavio, jonka avulla voit järjestää ja seurata projektin tehtäviä ja aikatauluja visuaalisesti. Sen avulla voit hahmottaa projektin aikataulun, pysyä ajan tasalla määräajoista ja varmistaa, että projektisi etenee sujuvasti.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pystyakselilla luetellaan kaikki projektin aikana suoritettavat tehtävät, ja vaaka-akseli kuvaa kunkin tehtävän arvioitua kestoa.
Jos siis haluat tehdä vaikutuksen esihenkilöösi ja kollegoihisi projektinhallintataidoillasi, hyppää Gantt-kaavioiden kelkkaan – äläkä unohda käyttää kypärää.
Miksi Gantt-kaaviota ei kannata tehdä Excelissä?
Odota hetki – ennen kuin avaat Excelin ja alat suunnitella seuraavaa suurta projektiasi, kerron, miksi sinun kannattaa ehkä painaa taukopainiketta. Excelin Gantt-kaavioiden luominen voi olla hankalaa, niiden muokkaaminen vaikeaa ja ne voivat sisältää virheitä.
Lisäksi saatavilla on niin paljon innovatiivisia projektinhallintatyökaluja, että miksi tyytyä niinkin perustason ratkaisuun kuin Exceliin? Luota minuun: projektisi (ja järkesi) kiittävät, jos luovut Excelin Gantt-kaaviosta (tai Google Sheetsin Gantt-kaaviosta) ja tutustut uusiin vaihtoehtoihin. Tässä syyni:
1. Saatavilla on parempia vaihtoehtoja
On olemassa monia erilaisia Gantt-kaavio-ohjelmistoja, jotka on suunniteltu erityisesti Gantt-kaavioiden luomiseen. Yksi Gantt-kaavio-ohjelmistojen eduista on se, että niitä on paljon helpompi käyttää kuin Exceliä ja niiden avulla voit luoda ammattimaisen näköisen Gantt-kaavion helposti. Lisäksi useimmissa projektinhallintaohjelmistoissa on nykyään sisäänrakennettu Gantt-kaaviotoiminto.
Tässä on joitakin Gantt-kaavioiden luontityökaluja ja sovelluksia, joita kannattaa harkita Excelin sijaan. Tutustu tärkeimpiin ominaisuuksiin ja hintoihin lukemalla kattava oppaamme Gantt-kaavioiden luontityökaluista.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Gantt-kaavioiden on tarkoitus olla yksinkertaisia
Gantt-kaavio on eräänlainen pylväskaavio, joka näyttää projektin eri tehtävien aloitus- ja päättymispäivät. Gantt-kaavioiden on tarkoitus olla yksinkertaisia, mutta Excel tekee niistä monimutkaisia edellyttämällä paljon enemmän käsityötä kuin muut työkalut (kuten näet seuraavassa osiossa).
3. Exceliä ei ole suunniteltu Gantt-kaavioita varten
Excel on taulukkolaskentaohjelma, eikä sitä ole suunniteltu Gantt-kaavioiden tekemiseen. Voit toki tehdä Gantt-kaavion Excelissä, mutta se vaatii paljon enemmän työtä kuin tähän tarkoitukseen suunnitellun Gantt-kaavio-ohjelman käyttäminen. Myöskään Jiraa ei ole suunniteltu Gantt-kaavioita varten, ja vaikka Gantt-kaavioiden luomiseen Jirassa on olemassa kiertoteitä, kannattaa valita mieluummin tarkoitukseen suunniteltu ohjelmisto.
4. Lopputuloksena on sekava kaavio
Koska Exceliä ei ole suunniteltu Gantt-kaavioiden tekemiseen, lopputuloksena on todennäköisesti sekava kaavio, jos yrität tehdä sellaisen Excelissä. Tämä johtuu siitä, ettei Excelissä ole kaikkia ominaisuuksia, joita tarvitset selkeän ja ammattimaisen näköisen Gantt-kaavion tekemiseen.
5. Kaavion päivittäminen on vaikeaa
Jos sinun on tehtävä muutoksia Gantt-kaavioosi, se on paljon vaikeampaa, jos olet luonut kaavion Excelissä. Tämä johtuu siitä, että sinun on päivitettävä jokaisen tehtävän aloitus- ja päättymispäivä manuaalisesti, mikä voi viedä paljon aikaa ja johtaa helposti virheisiin.
6. Kaavion jakaminen ei onnistu helposti
Jos haluat jakaa Gantt-kaaviosi muiden kanssa, se on paljon vaikeampaa, jos olet luonut kaavion Excelissä. Tämä johtuu siitä, että sinun pitäisi lähettää heille koko Excel-tiedosto, joka saattaa olla liian suuri joidenkin avattavaksi. Lisäksi henkilöt, joiden tietokoneelle Exceliä ei ole asennettu, eivät pysty avaamaan tiedostoa lainkaan.
Gantt-kaavion tekeminen Excelissä saattaa vaikuttaa yksinkertaiselta ja kätevältä ratkaisulta, mutta älä anna sen hämätä – kätevyys ei aina ole paras vaihtoehto. Excel voi olla tehokas työkalu numeroiden käsittelyyn ja taulukoiden luomiseen, mutta sitä ei ole suunniteltu projektinhallintaa silmällä pitäen.
Gantt-kaaviot edellyttävät monimutkaisuutta, jonka saavuttaminen Excelissä voi olla vaikeaa. Tämä voi johtaa sekavaan ja täyteen ahdettuun kaavioon, josta voi olla enemmän haittaa kuin hyötyä. Jos siis harkitset helppoa ratkaisua ja Excelin käyttämistä Gantt-kaavioon, mieti vielä kerran – tarjolla on paljon parempia vaihtoehtoja, jotka helpottavat elämääsi pitkällä aikavälillä.
Jos et vieläkään ole vakuuttunut, tutustu kattavaan vertailuumme: projektinhallintaohjelmisto vastaan Excel.
Gantt-kaavion luominen Excelissä 12 vaiheessa
Käydään läpi Gantt-kaavion luomisen vaiheet Excelissä siltä varalta, että päätät kuitenkin käyttää tätä menetelmää (vaikka sinun ei todellakaan pitäisi).
Syötä ensin projektin tehtävät Excel-laskentataulukkoon. Määritä seuraavaksi aikajana sekä aloitus- ja päättymispäivät. Laske sitten tehtävien kesto, lisää pinottu palkkikaavio ja muotoile se tarpeidesi mukaan. Lisää lopuksi selite ja ehdollinen muotoilu tilan ilmaisimille, jotta kaavio näyttää hyvältä ja on helppolukuinen.
Luo Gantt-kaavio Excelissä alusta alkaen tämän vaiheittaisen oppaan avulla. Lue lisää Gantt-kaavion luomisesta täällä.
1. Luo uusi laskentataulukko
Avaa Microsoft Excel ja luo uusi laskentataulukko. Anna tiedostolle Gantt-kaavion otsikko.
2. Syötä kunkin tehtävän nimi
Lisää sarakkeeseen B riville 1 sarakkeen kuvaus ”Tehtävän nimi”. Jatka sitten riviltä 2 syöttämällä kaikkien projektissa suoritettavien tehtävien nimet järjestyksessä ensimmäisestä tehtävästä viimeiseen. Kun olet lisännyt kaikkien tehtävien nimet, suosittelen lihavoimaan virstanpylväät, jotta ne on helpompi löytää.
3. Syötä sarakkeeseen C otsikko ”Tehtävän vastuuhenkilö”
Määritä sen jälkeen rivillä 1 kullekin tehtävälle oma vastuuhenkilö. Hän vastaa tehtävän etenemisestä ja valmistumisesta ajoissa.
4. Syötä sarakkeen D ensimmäiseen soluun sarakkeen otsikko ”Aloituspäivä”
Syötä ensimmäinen aloituspäivä soluun D2 ja määritä sen jälkeen kullekin tehtävälle aloituspäivä sarakkeessa D käyttämällä numeerista muotoa, kuten pp/kk/vvvv, tai muuta sinulle parhaiten sopivaa muotoa.
5. Syötä sarakkeen E ensimmäiseen soluun sarakkeen otsikko ”Määräpäivä”
Syötä sitten projektin päättymispäivä soluun E2 käyttäen samaa numeerista muotoa kuin aloituspäivälle.
6. Laske kunkin tehtävän kesto päivinä
Käytä sarakkeessa F funktiota ”=DAYS360(D3;E3)” ja toimi samalla tavalla jokaisella rivillä.
Excel-taulukkosi pitäisi näyttää tältä:
7. Luo tehtävän tilalle avattava valikko
Lisää sitten kullekin tehtävälle tila sarakkeeseen G. Suositellut tehtävien tilailmaisimet ovat:
- Ei aloitettu
- Vihreä
- Keltainen
- Punainen
- Valmis
- Kesken
8. Lisää WBS-numerot
Lisää sarakkeeseen A tehtävien nimien vasemmalle puolelle WBS-numero tai muu numerointi, jotta tehtäviin on helppo viitata.
9. Lisää riippuvuudet
Lisää tätä varten sarakkeeseen H otsikko ”Tehtävän edeltäjän WBS-numero” ja täytä se jokaisen tehtävän osalta tarpeen mukaan.
Nyt Excel-taulukkosi pitäisi näyttää tältä:
10. Lisää pinottu palkkikaavio
Lisää laskentataulukkoon pinottu palkkikaavio, joka perustuu tehtävien nimiin, aloituspäivään ja kestoon.
Napsauta Excel-taulukon sisältävällä laskentataulukolla mitä tahansa tyhjää solua. Valitse valintanauhan Lisää-välilehdeltä Kaaviot. Luo Excelin Gantt-kaavio valitsemalla kaaviotyypiksi palkkikaavio ja valitse sitten Kaaviot-luokan avattavasta valikosta Palkkikaavio pinottuna (älä valitse 100 %:n pinottua palkkakaaviota).
Napsauta sitten tyhjää kaavioaluetta avataksesi Valitse tietolähde -valikon.
Aluksi projektitiedoille on annettava nimi (sarja). Aseta kohdistin Sarjan nimi -kohdan alla olevaan tyhjään alueeseen ja napsauta taulukon sarakeotsikkoa Aloituspäivä. Siirry Muokkaa sarjaa -ikkunassa kohtaan Sarjan arvot. Tähän syötetään tehtävien aloituspäivät. Napsauta pientä nuolikuvaketta ja valitse kaikki aloituspäivät.
Toista sitten samat vaiheet kesto-sarakkeen kohdalla.
Gantt-kaavion tehtävät näkyvät todennäköisesti käänteisessä järjestyksessä: viimeisin tehtävä on ylhäällä ja ensimmäinen alhaalla.
Voit yksinkertaisesti vaihtaa niiden järjestyksen. Napsauta tätä varten jokaista Gantt-kaavion pystyakselilla olevaa kohdetta valitaksesi ne kaikki samanaikaisesti ja avataksesi Muotoile akseli -tehtäväruudun. Valitse Muotoile akseli -tehtäväruudun Akselin asetukset -otsikon ja Akselin sijainti -alaotsikon alta valintaruutu Luokat käänteisessä järjestyksessä.
11. Mukauta pinotun palkkikaavion muotoilua
Napsauta minkä tahansa Gantt-kaavion palkin sinistä osaa valitaksesi kaikki tehtäväpalkit kerralla. Kun olet valmis muotoilemaan kunkin tietosarjan, valitse hiiren kakkospainikkeen valikosta Muotoile tietosarja.
Pääset Täyttö ja viiva -asetuksiin avaamalla Excelin Muotoile tietosarja -ikkunan ja napsauttamalla Täyttö ja viiva -kuvaketta (maalipurkin näköinen kuvake). Valitse täyttöasetuksista Ei täyttöä. Valitse sen alapuolella olevaksi reunaviiva-asetukseksi Ei viivaa.
Esimerkiksi lihavoin päivämäärä-/tehtäväakselin otsikot ja vaihdoin palkkien väriä.
12. Lisää ehdollinen muotoilu
Lisää ehdollinen muotoilu tilan ilmaisin -sarakkeeseen ja lisää taulukon alle selite, joka selittää tilan ilmaisimet. Näin annat tiimin jäsenille ja muille käyttäjille lisätietoja.
Tältä Excelin Gantt-kaavion pitäisi näyttää vaiheiden 1–12 suorittamisen jälkeen.
Onko Excelille olemassa Gantt-kaaviomallia?
Projektinhallinnassa Gantt-kaavio on olennainen työkalu, jonka avulla kaikki pysyy järjestyksessä ja aikataulussa. Verkossa on runsaasti Excelin Gantt-kaaviomalleja, ja monia Google Sheets -malleja voi käyttää uudelleen Excelissä.
DPM Membership -jäsenyydestä löydät useita Gantt-kaaviomalleja ja projektin aikajanamalleja, mutta korostan jälleen, että kannattaa ensin kokeilla joitakin edellä mainituista muista työkaluista – ne helpottavat elämääsi huomattavasti.
Mitä mieltä olet?
Gantt-kaavion luominen Excelissä voi tuntua haastavalta, mutta jos olet päättänyt tehdä sen tällä tavalla, nämä 12 vaihetta tekevät siitä paljon helpompaa. Kuten todettua, Gantt-kaavion tekeminen Excelissä ei usein ole paras vaihtoehto sen sisäisten rajoitusten vuoksi.
Sen sijaan erikoistuneen ohjelmiston käyttäminen voi olla paras ratkaisu, jolla varmistetaan projektin pysyminen aikataulussa ja kaikkien odotusten täyttyminen. Jos tästä artikkelista oli sinulle hyötyä, mikset tilaisi The Digital Project -uutiskirjettä, jossa saat lisää vinkkejä Gantt-kaavioista ja muista aiheeseen liittyvistä aiheista? Olet varmasti tyytyväinen, että luit sen.
