12 etäprojektinhallinnan parasta käytäntöä vuodelle 2026
Tässä vaiheessa voidaan turvallisesti sanoa, että lähes kaikki digitaalisella alalla työskentelevät työskentelevät etänä ainakin osan ajasta.
Projektipäälliköille tämä aiheuttaa joitakin ainutlaatuisia haasteita. Miten voit pysyä tiimisi kanssa ajan tasalla, jos ette voi tavata henkilökohtaisesti? Miten voit varmistaa, että tiimisi työskentelee oikeiden asioiden parissa oikeaan aikaan? Ja miten voit hallita kaikkea tätä pitäen samalla stressitasosi kurissa?
Olen koonnut parhaat etäprojektinhallinnan käytäntöni projektien ja tiimien hallintaan sekä joitakin strategioita, joita käytän stressin hallintaan ja loppuunpalamisen ehkäisemiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä etäprojektinhallinta on?
Etäprojektinhallinta sisältää samat menettelyt, menetelmät ja tavoitteet kuin projektinhallinta, mutta erona on se, että ensin mainitussa projektipäällikkö ei ole fyysisesti projektitiimin kanssa.
Projektitiimi voi työskennellä kokonaan etänä eri paikoissa, toimia hybriditiiminä tai työskennellä yhdessä toimistolla.
Etäprojektipäälliköiden on löydettävä keinoja tuoda koko tiimi yhteen, pitää kaikki tehtäviensä parissa ja toimittaa projekti valmiiksi sen lisähaasteen kanssa, ettei tiimin kanssa työskennellä henkilökohtaisesti.
7 strategiaa etätiimien ja -projektien hallintaan
Tässä on joitakin parhaista vinkeistäni ja keinoistani pysyä projektien (ja tiimin jäsenten) tilanteen tasalla. Otin nämä käyttöön jo kauan ennen etätyöskentelyä, joten olen sittemmin mukauttanut ne etäprojektinhallinnan rutiineihini.
1. Lahjonta
Minulla on aina ollut tapana sanoa: ”Karkit tuovat ystäviä.” Jokaisessa toimistotyössäni olen tullut paikalle suuren karkkipurkin kanssa ja täyttänyt sen monenlaisilla herkuilla. Olisit yllättynyt siitä, kuinka moni tulee iloisena työpöytäsi luo, jos siellä on heidän lempiherkkujaan.
Panin merkille (tai kysyin suoraan), mitä jotkut haastavammista tiimikavereistani söivät usein. Kun minulla oli todella tiukka määräaika, tiesin jonkun tiimikaverin työskentelevän kilpailevien prioriteettien parissa tai minulla oli joko huonoja uutisia tai hölmö kysymys, otin muutaman karkin, joista tiesin heidän pitävän eniten, kävelin heidän työpöytänsä luo ja jätin karkit siihen. En sanonut mitään, jätin vain karkit.
Noin tunnin kuluttua lähetin heille viestin tai sähköpostin ja kysyin, olisiko heillä hetki aikaa jutella – ja lähes aina oli, koska he olivat niin kiitollisia.
Entä mikä on tämän etäversio? Lahjonta muuttuu vain monimutkaisemmaksi. Selvitän edelleen, mistä he pitävät ja mitä he arvostaisivat, ja joko lähetän heille itse pakkaamani jotakin tai tilaan tuotteen Amazon.comista tai jostakin paikallisesta paikasta tiimikaverilleni.
En lahjo yhtä paljon kuin silloin, kun työskentelin kasvotusten, mutta yleisesti ottaen ihmiset harvoin unohtavat, että näit näissä tilanteissa ylimääräistä vaivaa.
Kehittäjien kohdalla saatan tehdä tämän pitkän ohjelmointijakson puolivälissä tai tietyn virstanpylvään kohdalla ja UX- ja UI-tiimien kohdalla suunnittelusyklin alussa. QA-tiimille lähetän yleensä jotakin alussa, jos kyseessä on monimutkainen QA-projekti, tai lopussa, jos projekti on heidän näkökulmastaan yksinkertaisempi.
Kun projekti päättyy, etsin jotakin, mistä kukin tiimikaverini pitäisi, ja lähetän sen heille. Täysin etätiimit saavat harvoin minkäänlaisia fyysisiä etuja, koska kaikki eivät ole samassa paikassa, joten tämä saa heidät innostumaan työskentelemään kanssasi uudelleen seuraavassa projektissa – vaikka kyseisen projektin tiedettäisiin olevan haastava.
2. Luo tiimihenki
Yritä innostaa tiimi projektista aloituksessa. Aiemmin olen aina pyrkinyt luomaan aidon tiimihengen nimeämällä kaikki tiimikaverini ja heidän roolinsa projektissa, vaikka olisimme tehneet jo sata projektia yhdessä.
Katson jokaista silmiin, mikä luo tietynlaista omistajuutta: tiimi ottaa vastuulleen oman osuutensa projektista. Vaikutus on hyvin hienovarainen, mutta olen huomannut sen toimivan erinomaisesti tiimikavereiden sitouttamisessa.
Projektin lopussa useimmat projektipäälliköt juhlistavat sitä jollakin tavalla. Aiemmissa toimistotöissäni tämä saattoi tarkoittaa lounaalle lähtemistä, työpäivän päättämistä aikaisin ja ruoan ja juomien nauttimista toimiston keittiössä tai jopa vain viimeistä tilannekatsausta, jossa kaikki löivät ylävitoset. Kiitän jokaista tiimikaveria katsoen häntä jälleen silmiin.
Etäprojektien aloituksissa jaan ensin yksityiskohtaisemman aloituksen asialistan (erillään siitä asialistasta, jonka olen jo lähettänyt kokouskutsun mukana), joka sisältää kattavasti tietoa jokaisesta tiimikaverista, vaikka olisimme tehneet jo sata projektia yhdessä.
Lisään nimen, osaamisalueen, aikavyöhykkeen (erittäin hyödyllinen, kun ihmiset ovat ympäri maailmaa) ja jonkin kiinnostavan tiedon. Joskus annoin heille lempinimiä, ja joskus ne olivat liioiteltuja kuvauksia asioista, jotka tiesin heistä.
Se vaatii paljon enemmän työtä ja on hieman imelää (okei, todella imelää), mutta tarkoituksena on kannustaa tiimityöhön, edistää tiimin rakentamista ja korvata katsekontakti toisella yhteydellä.
3. Pidä tiimisi sitoutuneena
Kun vedät tilannepalaveria toimistolla, näet helposti, kuka osallistuu aktiivisesti ja kuka ei. Etätyössä yksi suurimmista haasteistasi on kuitenkin pitää ihmiset mukana tavalla, joka lopulta parantaa etätiimisi yhteistyötä.
Kasvokkain pidettävässä kokouksessa useimmat ihmiset eivät tuo selvästi esiin sitä, etteivät he kiinnitä huomiota (elleivät he ole ottaneet puhelintaan mukaan, jolloin asia on hyvin ilmeinen). Voit myös lukea tilannetta ja huomata, milloin jollakulla saattaa olla vastalause tai kommentti, sekä nähdä, milloin tiimi alkaa kokonaisuudessaan harhautua aiheesta ja kokous on syytä päättää.
Sinulla ei ole tätä etua, jos johdat ihmisiä etänä, vaikka käyttäisit videoyhteyttä. Videoneuvottelut (esimerkiksi Zoomin kaltaisen työkalun avulla) helpottavat tietysti huomattavasti sen näkemistä, jos joku on selvästi keskittynyt johonkin muuhun, mutta et silti näe heidän kehonkieltään etkä voi olla varma, etteivät he tee useita asioita samanaikaisesti. Jotta etäprojektinhallinta toimisi, sinun on siis pidettävä heidät mukana muilla tavoin.
Voit esimerkiksi pyytää heitä kertomaan, missä vaiheessa he ovat oman projektiin liittyvän osuutensa kanssa, sekä mainitsemaan suosikkitelevisiosarjansa lapsuudestaan. Ehkä pyydät suunnittelijaasi tiivistämään kehittäjän tilannepäivityksen enintään kymmeneen sanaan – tästä voi tulla varsin hauskaa, jos annat sen olla hauskaa, tai se voi paljastaa paljon, jos tiimisi suhtautuu tehtävään vakavasti.
Selvitä, mikä saa tiimisi innostumaan, ja sisällytä se kokouksiisi.
4. Keskustele ennen pyynnön esittämistä
Useimmat projektipäälliköt eivät marssi toisen ihmisen toimistoon ja esitä kysymystä edes tervehtimättä ensin. Jos toimit näin, harkitse toimintatapojasi uudelleen. Hyvin harvat ihmiset suhtautuvat siihen myönteisesti! Toisen henkilön tilaan on hyvin helppo ”marssia” lähettämällä kysymys Slackissa tervehtimättä ensin, koska viestintäväline tuntuu erilaiselta. Tosiasiassa tilanne on kuitenkin aivan sama.
Nykyään etätyössä aloitan yleensä tervehtimällä ja kysymällä, miten heidän päivänsä on sujunut. Kysyn sitten, sopiiko nyt esittää lyhyt kysymys, jonka käsittelyyn menisi todennäköisesti noin 10 minuuttia. Jos mahdollista, ilmoita aina, kuinka paljon aikaa arvelet tarvitsevasi heiltä, sillä silloin he voivat vastata rehellisesti siihen, onko heillä aikaa.
Lopetan keskustelun esittämällä nopean kysymyksen heidän henkilökohtaisesta elämästään, esimerkiksi ”hei, miten tyttäresi peli meni toissapäivänä?” Keskustelun ei tarvitse olla pitkä ja perusteellinen, mutta muista, että olemme kaikki ihmisiä emmekä vain Slackin tai muiden viestintäkanavien kautta vastaavia tietokoneita.
5. Pidä yhteyttä mikromanageeraamatta
Yksi toimistolla työskentelyn eduista tiimikavereidesi kanssa on se, että näet, milloin he ovat toimistolla, työpisteellään ja mitä he näyttävät työskentelevän. Projektipäällikkönä haluat varmistaa, että työ edistyy, jotta määräajan lähestyessä ei tule yllätyksiä.
Etänä työskennellessä edistymisen seuraaminen voi tuntua paljon lastenvahtimiselta, eikä yksikään ammattilainen arvosta sitä. Hyvä käyttämäni toimintatapa on seurata, kuinka suuri prosenttiosuus pitkäkestoisista tehtävistä on valmis, ja pyydän tiimikavereiltani ajoittain päivityksiä, kun tiedän raportoivani sidosryhmille.
Näin he tietävät, että teen vain työni enkä nalkuta heille. Voit myös velvoittaa tiimikaverit päivittämään edistymisen säännöllisissä tilannepalavereissa (jotka ovat erittäin tärkeitä myös etätiimille, jonka jäsenet eivät törmää toisiinsa toimistolla), pyytää nähdä keskeneräisen työn (tämä on todellinen testi siitä, mitä on tehty verrattuna siihen, mitä on vielä tekemättä) tai kysyä suoraan: ”Hei, uskotko edelleen saavasi työn valmiiksi määräaikaan mennessä?”
Yksi asia, jota et halua tehdä, on kysyä liian usein tai liian pian edellisen kysymyksen jälkeen. Sinun on luotettava etätiimiisi, ehkä jopa enemmän kuin luottaisit paikan päällä työskentelevään tiimiisi, jotta he saavat työnsä tehtyä. He arvostavat kunnioitustasi ja osoittavat kunnioitusta vastineeksi.
6. Ole ihminen
Tämä liittyy olennaisesti kaikkeen, mitä olemme jo käsitelleet: saatat olla etäprojektipäällikkö, joka työskentelee etänä koneiden ja ohjelmistojen avulla, mutta olette kaikki ihmisiä, ja tämä voi unohtua.
On entistä tärkeämpää varmistaa, että ihmiset tuntevat sinut ihmisenä ja että sinä tunnet jokaisen tiimin jäsenen ihmisenä, koska työsi luonne sitä vaatii. Kerro vitsejä, jos se kuuluu persoonallisuuteesi. Kysy heidän perheestään ja lemmikeistään. Kysy, millainen sää heillä on tänään.
Jos työskentelet eri puolilla maailmaa olevien tiimikavereiden kanssa, käytä muutama sekunti (se on todella helppoa) selvittääksesi, miten heidän äidinkielellään sanotaan ”hei” tai ”kiitos”. Tämä on yksi tehokkaimmista tavoista, joita olen löytänyt yhteyden luomiseen toisessa maassa työskentelevään henkilöön.
Ystävilleni Isossa-Britanniassa tai Kanadassa yritän parhaani mukaan käyttää hieman heidän slangiaan tai kirjoittaa sanoja sillä hassulla tavalla, jota he käyttävät (”centre”-sanan käyttäminen ”center”-sanan sijaan on ehdottomasti hienostuneempaa). Jos työskentelet eri aikavyöhykkeillä olevien ihmisten kanssa, sano ”hyvää huomenta” tai ”hyvää iltapäivää” heidän aikansa mukaan.
7. Panosta projektinhallintaohjelmistoon
Projektinhallintaohjelmistot sekä muut tehtävien ja työn hallinnan työkalut ovat ratkaisevan tärkeitä projektien toteuttamisessa – olipa työ toimistolla tai etänä. Edistymisen seuraaminen on helpompaa (joten voit häiritä tiimikavereitasi vähemmän), ja useimpiin projektinhallintaohjelmistoihin on rakennettu runsaasti viestintä- ja yhteistyötyökaluja.
Jos työskentelet toimistoympäristössä, harkitse toimistojen projektinhallintaohjelmiston käyttöä. Se on suunniteltu erityisesti toimistotyön nopeatempoiseen ja asiakaslähtöiseen luonteeseen. Nämä työkalut auttavat sujuvoittamaan työnkulkuja, hallitsemaan useita projekteja samanaikaisesti ja tehostamaan tiimityötä, mikä tekee etätyöstä tehokkaampaa ja läpinäkyvämpää.
Jos työskentelet itsenäisesti tai pienen yhteistyökumppanijoukon kanssa, harkitse freelancereille tarkoitettua projektinhallintaohjelmistoa, joka on suunniteltu auttamaan yksittäisiä projektipäälliköitä pysymään järjestyksessä, seuraamaan työaikaa, laskuttamaan asiakkaita ja hallitsemaan tehtäviä ilman suurille tiimeille tarkoitettujen työkalujen ylimääräistä monimutkaisuutta.
Etäprojektien hallintaan on saatavilla useita työkaluja, jotka soveltuvat erityisesti etäprojektinhallintaan ja etätiimeille. Niissä on lisäresursseja ja toimintoja esimerkiksi videopuheluihin, pilvitallennukseen, automaatioihin, jaettuihin Gantt-kaavioihin ja Kanban-tauluihin sekä tiimin hallintaan ja sitouttamiseen.
Etäprojektinhallintatyökalujen on myös oltava mahdollisimman helposti käytettävissä siltä varalta, etteivät kaikki tiimin jäsenet käytä kiinteää internetyhteyttä. Niiden on mahdollistettava tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen jakaminen tiimin kesken (joissakin tapauksissa jopa rajojen yli). Hyvä mobiilisovellus on myös aina etu.
5 tapaa vähentää etäprojektipäällikön stressiä
Tässä ovat parhaat vinkkini rauhallisena pysymiseen ja loppuunpalamisen ehkäisemiseen etätyössä (mikä on aivan liian yleistä!).
1. Järjestä työtilasi
Useimmilla projektipäälliköillä on tietty tapa järjestää työpöytänsä mahdollisimman tehokkaasti. Tämä on yleensä paljon tärkeämpää projektipäälliköille kuin monissa muissa tehtävissä työskenteleville, koska projektipäälliköiden on hallittava useita projektien osa-alueita.
Viimeisimmässä toimistotyössäni minulla oli kaksi valkotaulua, kaksi suurta korkkista ilmoitustaulua, kaksi näyttöä, langaton näppäimistö ja hiiri sekä kaksi pehmeää valaistusta tuottavaa pöytälamppua.
Oikeanlaisen työtilan luominen vei minulta jonkin aikaa, kuten monilta projektipäälliköiltä, jotka tarvitsevat järjestettyjä ja hallittuja tiloja työnsä tekemiseen. Jos toimistossani oli jotain väärässä paikassa, minun oli vaikea keskittyä. Useimmat projektipäälliköt tietävät, mitä heidän on oltava paikoillaan, jotta he kokevat työtilansa järjestetyksi.
Miksi sitten niin monet etäprojektipäälliköt tyytyvät rajaamaan kotiinsa pienen alueen, jossa on pieni lamppu ja yksi tai kaksi laatikkoa? Jos suhtaudut etätyöhön vakavasti, sinun on kohdeltava työtilaasi oikeana toimistona. Jos sinulla ei ole toimistollesi omaa huonetta, sinun on hyväksyttävä se, että työtilasi näyttää työtilalta.
Työtilani on työhuoneessani, joten kun päätämme rentoutua siinä huoneessa silloin, kun en ole töissä, meidän on huomioitava kaksi valkotaulua, suuret korkkitaulut, useat näytöt ja pöytälamput, joita tarvitsen työskennelläkseni tehokkaasti. Älä pienennä työtilaasi vain siksi, että kyseessä on etätoimisto – muuten saatat huomata häiriintyväsi epäjärjestyksen tunteesta.
2. Aseta rajat
Etätyöntekijät tarvitsevat rajoja työn ja vapaa-ajan erottamiseen toisistaan. Vaikka useimmat työnantajat pelkäävät etätyöntekijöidensä istuvan sohvalla ja katsovan Netflixiä koko päivän, etäprojektipäälliköillä on päinvastainen ongelma: useimmiten työskentelemme aivan liian monta tuntia, koska työmme on saatavillamme ympäri vuorokauden. Rajat ovatkin ratkaisevan tärkeitä, jotta emme pala loppuun tai ylitä budjetteja.
Näiden rajojen ei tarvitse olla liian muodollisia tai merkittäviä – niiden on vain toimittava. Minun rajani ovat kengät ja valot. Kun olen kotona ja teen töitä, minulla on kengät jalassa ja työpöydän valot päällä. Kun lopetan työt, työpöydän valot ovat pois päältä, vaikka minulla olisikin kengät jalassa.
Monet ihmiset, joilla on erillinen työtila, sulkevat vain oven. Mielestäni projektipäälliköt tarvitsevat useita merkkejä työn lopettamiseen, tai saatamme huomata kiusaantuvamme tarkistamaan vielä “yhden sähköpostin”. Valitsitpa rajaksesi mitä tahansa, varmista, että toimit johdonmukaisesti, jotta siitä tulee automaattinen tapa eikä asia, jota sinun on ajateltava liikaa.
3. Ole vuorovaikutuksessa muiden ihmisten kanssa
Projektipäällikön työ ei ole helppoa. Olet vastuussa projektista, mutta et usein ihmisistä. Vastaat lopputuloksesta, mutta et itse tee työtä. Tämä on hyvin turhauttavaa, ja turhautuminen voi joskus kasvaa, jos sille ei ole purkautumiskanavaa.
On olemassa tapoja purkaa paineita – ympäristön vaihtaminen, kävely ulkona tai pieni välipala – joista sekä etä- että toimistotyöntekijät voivat hyötyä. Yksi ilmeinen asia, jota etätyöntekijöillä ei ole saatavilla, ovat muut ihmiset.
Haluatpa purkaa työasioita tai vain puhua hetken jostain muusta, vuorovaikutus työkavereiden kanssa on olennainen osa toimistokulttuuria.
Etäprojektipäälliköillä on oltava muita ihmisiä, joiden kanssa puhua päivän aikana, tai vaarana on joko saada itse hermoromahdus tai niiden kohdalla meistä, jotka asumme muiden ihmisten kanssa, aiheuttaa heille hermoromahdus.
Ensimmäisellä kerralla, kun työskentelin etänä, en puhunut päivän aikana kenellekään muulle kuin työtovereille ja asiakkaille työsähköpostitse. Kun mieheni tuli illalla kotiin väsyneenä pitkän työpäivän jälkeen, jonka aikana hän oli joutunut puhumaan ihmisille, purkauduin hänen kimppuunsa. Siitä ei ollut kummallekaan meistä mitään hyötyä.
Nykyään minulla on kaksi ystäväverkostoa, joiden kanssa puhun päivän mittaan: toinen on mahtava ryhmä vertaisiani, joiden kanssa voin keskustella projektinhallinnan ongelmista ja saada näkemyksiä projektihaasteisiin, ja toinen on mahtava ryhmä ihmisiä, joilla ei ole mitään tekemistä projektinhallinnan kanssa ja joiden kanssa voin puhua elämästä yleensä, Westworld-sarjasta tai SNL:n sketseistä.
Tärkeää huomioitavaa: Puhun näiden ihmisten kanssa päivän mittaan aina, kun aikatauluni sallii sen. En rajoita pääsyäni henkilökohtaiseen sähköpostiin ja Slack-kanaville työaikana, koska tämä on ainoa henkireikäni. En koskaan anna tämän vuorovaikutuksen vaikuttaa työsuoritukseeni, mutta ilman sitä työni kärsii. Selvitä, mikä toimii parhaiten sinulle.
4. Työskentele kodin ulkopuolella
Vaikka sinulla olisi päivän aikana käytettävissäsi vertais- tai ystäväverkostoja, sinun kannattaa yrittää ajoittain järjestää aikaa muiden ihmisten seurassa olemiseen. Kutsun itseäni etätyöntekijäksi, en kotoa työskenteleväksi, koska ”kotoa” työskentely on liian rajoittava ilmaus. Työskentele aina silloin tällöin kahvilassa, etsi yhteisöllinen työtila tai poikkea vaikka paikallisessa kirjastossasi.
Sinun ei tarvitse ryhtyä keskustelemaan tuntemattomien kanssa, mutta muiden ihmisten läsnäolo voi antaa sinulle uutta energiaa ja saada sinut tuntemaan, että olet osa yhteiskuntaa. Kaikki, mitä voit tehdä päästäksesi silloin tällöin pois kotoasi (tai useamminkin!), auttaa sinua välttämään erakoitumisen ja pitämään projektinhallintataitosi terässä.
5. Hyödynnä edut
Tunnen niin monia projektipäälliköitä, jotka huolehtivat siitä, että voisivat tehdä jotain itsekkyydeksi tulkittavaa – ottaa viimeisen yrityksen keittiöön jääneen tuotekassin, ottaa ensimmäisen pizzaviipaleen tai mainita itsensä kaikille lähettämässään projektin käynnistymistä juhlistavassa sähköpostissa.
Teen itse aivan samoin. Siksi huomaan usein ajattelevani, ettei minun oikeastaan pitäisi hyödyntää etätyön etuja. Sitten muistutan itseäni siitä, että ajan käyttäminen asioihin, jotka tekevät minut onnelliseksi, ilman että se vaarantaa tavoitettavuuttani tai työni tuloksia, tekee minusta itse asiassa paremman projektipäällikön.
Niinpä vien koirat ulos kahdesti päivässä heittelemään tennispalloja. Laitan pyykit pesukoneeseen, jotta minun ei tarvitse huolehtia niistä myöhemmin. Käytän joka päivä verkkahousuja, jotta oloni olisi työskentelyn aikana mahdollisimman mukava. Se, että todella hyödynnän etätyötilanteen etuja, ei tee minusta huonompaa projektipäällikköä.
Mitä seuraavaksi?
Kokeile näitä etäprojektinhallinnan strategioita ja parhaita käytäntöjä itse sekä etäprojektitiimisi kanssa. Kokeile jokaista, jos työskentelet tällä hetkellä etänä, aiot tehdä niin tulevaisuudessa tai vaikka työskentelet vain toisinaan kotoa käsin.
Kun hyödynnät näitä etäprojektinhallinnan strategioita aina, kun voit, työsi on todennäköisesti helpompaa ja palkitsevampaa. Tee mitä tahansa voit luodaksesi ihmisten välisen vuorovaikutuksen kulttuurin maailmassa, joka on täynnä tietokoneen näyttöjä ja kirjoitettuja vastauksia – huomaat, ettei etätyö olekaan lopulta niin etäistä.
Löydät lisää projektinhallinnan strategioita täältä ja voit lukea lisää etätiimien resurssienhallinnasta täältä.
