10 projektin käynnistämiseen liittyvää kysymystä, jotka kannattaa esittää ennen aloitusta
Projektipäälliköinä tiedämme kaikki varmasti ainakin sen, ettei mikään ole varmaa. Muutosten ja odottamattomien muuttujien hallinta kuuluu työhön – mutta yksi suurimmista haasteista, joita projektipäällikkönä kohtaat, on joutua mukaan jo käynnissä olevaan projektiin. Olet ehkä juuri aloittanut uuden työn ja sinut otetaan mukaan meneillään olevaan projektiin, tai toinen projektipäällikkö on lähtenyt yllättäen ja astut hänen tilalleen.
Olen koonnut alle 10 projektin aloittamiseen liittyvää kysymystä, jotka jokaisen projektipäällikön on esitettävä, kun hänet heitetään mukaan uuteen projektiin. Onko projekti jo projektin toteutusvaiheessa tai vasta projektin aloitusvaiheen alussa, tämä luettelo on vain lähtökohta eikä korvaa virallista projektipäällikkökoulutusta.
Nämä perustavanlaatuiset kysymykset voivat kuitenkin auttaa sinua saavuttamaan sujuvan etenemisen, kun aika on kortilla! Kysymyksiä voi luonnollisesti muokata vastaamaan minkä tahansa ainutlaatuisen projektin tai asiakkaan tarpeita, ja ne voidaan esittää henkilökohtaisesti kokouksessa, virtuaalisesti sähköpostitse tai puhelimitse.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Riippumatta siitä, miten teet sen, dokumentoi vastaukset, jotta voit palata niihin myöhemmin tai jakaa ne tarvittaessa tiimin ja projektin sidosryhmien kanssa.
10 projektin aloittamiseen liittyvää kysymystä ennen projektin käynnistämistä
1. Mitä me oikeastaan toimitamme?
Projektilla voi olla yksi kokonaisvaltainen toimitettava kokonaisuus: verkkosivusto, ohjelma, tapahtuma tai brändisuunnittelu. Useimmat projektit koostuvat kuitenkin useista vaiheista tai tehtävistä, jotka on tarkoitus suorittaa tietyssä järjestyksessä.
Kaikissa dokumenteissasi, mukaan lukien laajuusmäärittely tai työn määrittely, sopimus, projektin perustamiskirja ja projektisuunnitelma, tulisi olla yksiselitteinen luettelo kaikista tehtävistä, jotka tiimisi odotetaan toimittavan.
Esimerkki projektin laajuudesta (esimerkiksi verkkosivuston rakentamisesta) voisi sisältää seuraavat:
- aloituskokous
- sisältöstrategia
- rautalankamallit
- suunnittelukierros 1
- suunnittelukierros 2
- suunnittelukierros 3
- kehitys
- sisällön syöttäminen
- testaus
- julkaisu
- tuki
Vaikka projekti onkin ”verkkosivusto”, vastuullasi projektipäällikkönä on seurata jokaista projektin toimitettavaa kokonaisuutta ja liikkuvaa osaa varmistaaksesi, että ne valmistuvat oikeassa järjestyksessä, ajoissa ja määrittelyjen mukaisesti.
Pyydä esihenkilöäsi, tiimiäsi tai asiakastasi vahvistamaan, että sinulla on täydellinen luettelo toimitettavista kokonaisuuksista ja projektitehtävistä eikä mitään puutu. Selvitä myös, mitä on saatu valmiiksi, mikä on parhaillaan käynnissä ja mitä on vielä tulossa.
2. Mitä me EMME toimita?
Yhtä tärkeää kuin tietää, mikä KUULUU projektiin, on tietää selkeästi, mikä EI kuulu siihen. Tämä on yksi helpoimmista tavoista välttää projektin laajeneminen hallitsemattomasti, sekaannukset ja ylimääräinen työ.
Esimerkiksi kohdassa 1 kuvatussa yksinkertaisessa verkkosivustoprojektissa yrityksesi tarjoaa sisältöstrategian, mutta tarkoittaako se, että kirjoitatte myös kaiken tekstisisällön ja toimitatte siihen liittyvät valokuvat, videot tai kuvitukset/visuaaliset materiaalit? Varmista, että kysyt jokaiselta sidosryhmältä, toimittavatko he tämäntyyppiset materiaalit vai haluavatko he lisätä ne projektin laajuuteen.
On tietenkin olemassa myös välimuoto, jossa ehkä suosittelet toista yritystä tai kumppaniyritystä tarjoamaan joitakin lisäpalveluja. Joka tapauksessa on erittäin tärkeää määrittää heti alussa, kuka vastaa projektin kaikista osa-alueista, jotta et joudu 2 viikkoa ennen julkaisua tilanteeseen, jossa selität asiakkaallesi ajatelleesi, että HE toimittavat tekstisisällön, kun taas he olettivat SINUN toimittavan sen.
Jos projektin edellinen projektipäällikkö on jo käynyt tämän läpi asiakkaan kanssa, asian kysyminen uudelleen voi olla hyvä tilaisuus tarkistaa tilanne ja selvittää, onko asiakas muuttanut mieltään tai voisiko tämä olla mahdollisuus myydä lisää palveluja.
3. Onko projektille määräaikaa?
Useimmilla projekteilla on määräajat, ja usko tai älä, se on hyvä asia. Konkreettinen aika, jonka kuluessa projekti on saatava valmiiksi, auttaa tiimiäsi pysymään keskittyneenä, toivottavasti pitää myös asiakkaan keskittyneenä ja auttaa sinua määrittämään ajan ja budjetin kohdentamisen.
Kun aloitat uuden projektin, kysy sidosryhmiltäsi heidän määräajoistaan. Ehkä kyseessä on tiukka määräaika, joka johtuu tuotteen julkaisusta, tapahtumasta tai budjettirajoitteesta. (Kutsun tätä ”ehdottomaksi määräajaksi”.) Joskus huomaat, että määräajat voivat olla hieman joustavampia, esimerkiksi ”haluaisimme tämän valmiiksi joskus tänä kesänä”. Joka tapauksessa projektipäällikkönä sinun tulisi selvittää todellinen määräaika heti alussa, jotta voit suunnitella aikataulun siitä taaksepäin.
Nyt on myös hyvä hetki tarkistaa edistyminen suhteessa aikatauluusi – oliko tiimisi aikataulussa valmistuakseen määräaikaan mennessä ennen kuin saavuit mukaan? Jos oli, hienoa! Jos ei, sinulla on nyt tilaisuus arvioida, mikä on vialla, ja korjata tilanne, jotta pääsette takaisin aikatauluun.
4. Mikä on projektin onnistumisen mittari?
Tämä on yksi tärkeimmistä projektinhallintaa koskevista kysymyksistä, jotka kannattaa esittää minkä tahansa projektin alussa. Projektin tavoite saattaa vaikuttaa suoraviivaiselta, esimerkiksi uuden verkkosivuston rakentaminen ja julkaiseminen. Älä kuitenkaan pelkää perehtyä asiaan hieman syvällisemmin.
Kysy asiakkailtasi ja sidosryhmiltäsi, mitä he todella yrittävät saavuttaa tällä työllä. Haluavatko he lisätä brändin tunnettuutta? Varmistaa projektin tai tuotteen onnistuneen julkaisun? Hankkia lisää käyttäjiä? Kasvattaa liikevaihtoa? Kannusta asiakastasi kertomaan avoimesti, miksi he ovat aloittamassa tätä projektia, ja pidä tämä tavoite tai projektin päämäärä keskustelujenne keskiössä. Kun tiedät, miltä onnistuminen todella näyttää, tiimisi voi pysyä keskittyneenä ja tehdä tärkeitä päätöksiä koko projektin elinkaaren ajan.
Projektin aloittaminen sen elinkaaren puolivälissä tarkoittaa myös sitä, että nyt on hyvä hetki kysyä sidosryhmiltä, ovatko heidän visionsa tai tavoitteensa muuttuneet aloituksen jälkeen ja miten voit auttaa heitä mahdollisimman tehokkaasti saavuttamaan kaikki tavoitteensa.
5. Kuka asiakas todella on?
Jos työskentelet toimistossa, olen varma, että tämä on tapahtunut sinulle. Tiedän, että minulle se on tapahtunut useammin kuin pystyn laskemaan! Kun hankit projektia, olet tekemisissä yhden tai ehkä muutaman henkilön kanssa, mutta työn alettua yhtäkkiä muutkin alkavat ilmestyä esiin tarjotakseen palautetta ja tehdäkseen päätöksiä.
En syytä asiakkaita siitä, että he tuovat keittiöön paljon kokkeja – kyse voi olla valtapelistä, tai ehkä alkuperäinen yhteistyökumppani haluaa saada työstä toisen (tai kolmannen, neljännen tai viidennen) mielipiteen, jotta hänen ei tarvitse kantaa yksin vastuuta lopputuotteen onnistumisesta. Loppujen lopuksi meidän on muistettava, että monissa tapauksissa asiakkaasi sijoittavat tiimiisi paljon aikaa ja luottamusta, ja heillä on oikeus osallistua työhön jossain määrin.
Oli syy mikä tahansa, uskon henkilökohtaisesti, että voit hallita tätä toisinaan turhauttavaa ”asiakkaiden lisääntymisen” ilmiötä yksinkertaisesti kysymällä heti alussa: ”Kenen mielipiteellä on merkitystä? Onko mukana muita sidosryhmiä, jotka antavat palautetta myöhemmin?”
Näin voit paitsi varautua mahdolliseen kaaokseen myös tarvittaessa muistuttaa hienovaraisesti pääasiakastasi siitä, että hän suostui siihen, että vastaanotat kommentteja vain 2–3 henkilöltä. Nyt kun 10 henkilöä esittää omia mielipiteitään, saatat joutua tilanteeseen, jossa projektin laajuus alkaa hallitsemattomasti kasvaa.
6. Kuka on yhteyshenkilö?
Tämä kysymys saattaa vaikuttaa tarpeettomalta, jos työskentelet jo näennäisen omistautuneen projektitiimin kanssa, mutta on erittäin tärkeää selvittää, kuka on projektin PÄÄASIALLINEN, hätätilanteissa käytettävä ja lopulliset päätökset tekevä yhteyshenkilö.
Ja tässä on ylimääräinen projektinhallintaa koskeva kysymys: selvitä, mikä heidän suosimansa viestintätapa on. Sähköposti? Toimiston puhelin? Matkapuhelin? Viimeinen asia, josta haluat huolehtia projektin ajautuessa ongelmiin, on se, keneen sinun pitäisi ottaa yhteyttä ja lukevatko he edes sähköpostiasi.
7. Kuka tekee työn?
Suurin osa tämän luettelon projektia koskevista kysymyksistä on sellaisia, joita esität asiakkaille tai sidosryhmille, mutta tämä kysymys on erittäin tärkeä, ja se koskee koko sisäistä tiimiäsi. Ehkä liityt projektiin, jossa tunnet suunnittelijat, kehittäjät ja muut työntekijät jo ennestään, tai ehkä olet juuri aloittanut uudessa yrityksessä, jossa et tunne ketään!
Joka tapauksessa heti kun sinut on nimetty projektiin, varmista, että tehtävässä on oikeat ihmiset. Onko kaikilla työn loppuun saattamiseen ajallaan ja budjetissa tarvittavat taidot? Tarvitseeko joku tiimin jäsen lisäkoulutusta tai tukea? Oletko täyttänyt kaikki tarvittavat roolit ja selvittänyt alihankkijoiden tai freelancereiden saatavuuden, jos tarvitset lisää tekijöitä? Jos näin on, on tärkeää pohtia strategioita siihen, miten alihankkijoita hallitaan, jotta heidän työnsä vastaa projektisi tavoitteita.
8. Kuka on työn kohderyhmä?
Projektinhallinnassa ajattelemme usein, että jokaisella projektilla on kaksi sidosryhmäryhmää – asiakas tai henkilö, joka pyytää työn tekemistä, sekä tiimi eli työn tekijät. Yleensä mukana on kuitenkin kolmas ja joskus hiljainen sidosryhmä – yleisö, kuluttaja, vastaanottaja tai käyttäjä, joka on vuorovaikutuksessa työn kanssa, ostaa sen tai tarkastelee sitä sen valmistuttua.
Työsi yleisö on erittäin tärkeä. Joissakin projekteissa voidaan tehdä kyselyitä tai tutkimusta, jotta projektityön toisessa päässä olevasta kuluttajasta saadaan lisätietoa, mutta jos se ei ole mahdollista, voit silti esittää tämän kysymyksen asiakkaalle, tiimillesi ja itsellesi: kenelle tätä rakennamme ja mikä on heille tärkeää? Vastaukset näihin projektinhallintaa koskeviin kysymyksiin auttavat epäilemättä sinua keskittymään siihen, mitä todella yrität saada aikaan.
9. Onko tämä tehty aiemmin?
Jopa alamme innovatiivisin, ainutlaatuisin ja merkittävin työ rakentuu yleensä jonkin aiemmin tehdyn työn pohjalle tai saa siitä inspiraatiota. Ei ole mitään hävettävää siinä, että tutustut siihen, mitä alalla tai samankaltaisissa organisaatioissa on aiemmin tehty, kun sinut on määrätty uuteen projektiin!
Kysy sidosryhmiltäsi (sekä asiakkailta ETTÄ sisäiseltä tiimiltäsi), mitä muita projekteja on aiemmin tehty ja mistä tiimisi voisi ottaa inspiraatiota tai oppia. Tämä on erinomainen tapa saada kaikki innostumaan tulevasta työstä, saada uusia ideoita ja pysyä tietoisena kilpailijoistasi. Pyydän mielelläni asiakkaita näyttämään esimerkkejä tuotteista tai projekteista, jotka inspiroivat heitä, jotta tiimini tietää, mitä tavoitella, ja voi toivottavasti ylittää odotukset.
10. Mikä voisi tulla tielle?
Uskokaa tai älkää, tämä saattaa olla lempikysymykseni, jonka esitän aloittaessani uuden projektin. Voi tuntua hieman hankalalta perehtyä kaikkiin mahdollisiin ongelmiin, joita tiiminä tätä työtä aloittaessanne saatatte kohdata, mutta mielestäni yhdessä kokoontuminen ja mahdollisten onnistumisen esteiden vastuullinen tunnistaminen ei ole ainoastaan nöyryysharjoitus – sen myöntämistä, että jossain vaiheessa jokin menee väistämättä pieleen – vaan se voi ehdottomasti auttaa teitä valmistautumaan siihen, kun tämä hetki koittaa.
Toivottavasti olette jo varautuneet yleisiin sudenkuoppiin – henkilöstöön, aikatauluun, budjettiin, teknisiin määrityksiin ja niin edelleen – mutta mikä muu voisi estää kaiken etenemisen suunnitelman mukaan? Kokoontukaa tiiminne kanssa ja kysykää sidosryhmiltänne, millaisia mahdollisia esteitä onnistumiselle he ennakoivat – tai mitä esteitä on jo ilmennyt – ja varmistakaa sitten kaikille, että sinä projektipäällikkönä olet tietoinen näistä ongelmista ja valmis tarttumaan niihin, jos ne ilmenevät uudelleen.
Koska asiat voivat tulla tielle, eikö niin?
Mitä mieltä sinä olet?
Onko mielestäsi olemassa tärkeitä kysymyksiä, joita emme maininneet? Kerro meille kommenteissa. Suosittelemme myös tutustumaan luetteloomme kysymyksistä, joita asiakkailta kannattaa kysyä ennen projektia pidettävässä kartoitustilaisuudessa.
Kuuntele lisää Joannalta hänen podcast-jaksossaan täällä!
Jos etsit vieläkin hyödyllisempiä näkemyksiä, tutustu tähän artikkeliin: Meillä on valta: miten digitaaliset projektipäälliköt vaikuttavat työskentelytapoihin
