Miten luodaan psykologisesti turvallinen tiimiympäristö ja miksi sillä on väliä (Samantha Schak PM with Purposesta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen Low:

Kuvittele tämä: olet urasi huipulla oleva täyden pinon kehittäjä. Saat tarinapisteitä kasaan vasemmalta ja oikealta. Mutta tuote, jonka parissa työskentelet, näyttää sulkevan pois joitakin vähemmistöryhmiä – erityisesti vähemmistöryhmän, johon itse kuulut. Sinulla on idea siitä, miten tuotteesta voisi tehdä osallistavamman, mutta päätät olla sanomatta mitään.

Prosessi on joka tapauksessa jo liian pitkällä. Ja sinulle luultavasti sanotaan, että työsi on koodata, ei kyseenalaistaa tuotteen visiota. Tuote julkaistaan, ja mitä tapahtuu? Sosiaalinen media tuomitsee sen vähemmistöryhmien ulossulkemisesta. Kuinka varma olet siitä, että tällaisia tilanteita tapahtuu projekteissasi joka päivä?

Onko tiimikulttuurinne sellainen, että ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi tuodessaan esiin näkemyksiään ja osallistuessaan keskusteluun? Onko organisaationne riittävän osallistava poistamaan kaikki innovoinnin esteet? Jos et ole varma, jatka kuuntelemista. Puhumme siitä, miksi monimuotoisuudella ja osallisuudella on väliä sekä siitä, miten luodaan psykologisesti turvallinen ympäristö – niin virtuaalisesti kuin kasvokkain – jotta tiimisi voi menestyä.

Kiitos, että kuuntelet. Nimeni on Galen Low, ja työskentelen Digital Project Managerilla. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään taitojamme, kasvattamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme toteuttaa projektit paremmin. Jos haluat kuulla lisää, vieraile osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Hei kaikki. Kiitos, että vietätte aikaa kanssamme DPM-podcastin parissa.

Vieraamme on henkilö, joka on omistautunut muiden auttamiselle, häpeän poistamiselle ja ihmisten rohkaisemiselle ottamaan riskejä mukavuusalueensa ulkopuolella. Hän yhdistää projektien toimituksesta vastaavan johtajan ja kekseliään improvisaatio-opettajan taidot. Hän on edistänyt tiimiensä ja asiakkaidensa monimuotoisuutta ja osallisuutta luomalla psykologisesti turvallisen ympäristön kaikille projekteihin osallistuville.

Projektien toimittamisen lisäksi hän on auttanut organisaatioita suunnittelemaan ja toteuttamaan vahvoja monimuotoisuus- ja osallisuusohjelmia. Hän on toinen juontaja mielenterveyttä käsittelevässä podcastissa nimeltä But, Have You Considered Therapy? ja opettaa improvisaatiota erityistä tukea tarvitseville nuorille. Eikä tässä vielä kaikki: hän harrastaa myös aktiivisesti käsitöitä ja koristaa kakkuja erittäin taitavasti.

Tänään hän opettaa meille, miten epäonnistumisen hyväksyminen voi olla avain innovoinnin vapauttamiseen sekä parhaat keinonsa psykologisesti turvallisen ympäristön luomiseen niin kasvokkain kuin virtuaalisesti työskenneltäessä.

Toivottakaa tervetulleeksi Samantha Schak. Hei, Samantha.

Samantha Schak:

Voi hyvänen aika. Olipa perusteellinen esittely. Kiitos paljon, Galen.

Olen todella innoissani siitä, että saan keskustella kanssasi tänään.

Galen Low:

On hienoa saada sinut ohjelmaan. Olen halunnut sinut vieraaksi jo pitkään, ja olen myös todella innoissani siitä, että liityit DPM:n asiantuntijatiimiin. On hienoa saada osaamisesi käyttöömme. On hienoa saada äänesi mukaan keskusteluun, ja pidän todella paljon siitä, mitä teet.

Olen siis todella innoissani tästä keskustelusta.

Samantha Schak:

Niin minäkin. Meillä oli pari viikkoa sitten todella hyvä AMA-keskustelu. Olen siis innoissani siitä, että saan puhua tästä tärkeästä aiheesta laajemmalle yleisölle. Ja tämä tulee pysymään tärkeänä aiheena ikuisesti. Olemme oppineet viime vuoden aikana valtavasti, mutta olen todella innoissani siitä, että saan keskustella kanssasi tänään.

Galen Low:

Ehdottomasti. Ja kyllä, tämä on ollut mielenkiintoista aikaa. Myös Austinissa, jossa sinä asut, on ollut melko myrskyisä ajanjakso. Harvinainen lumimyrsky aiheutti melkoisen kaaoksen pandemian keskellä, mutta näyttää siltä, että tilanne on palautumassa normaaliksi ja Texasissa on jopa alettu höllentää rajoituksia.

Mietin siis, miten elämäsi on nykyään erilaista kuin vain muutama viikko sitten?

Samantha Schak:

Hyvä kysymys. Kyllä, rajoitusten höllentäminen on harmikseni alkanut. Austin yrittää pitää maskimääräykset voimassa ja kapasiteetin hieman pienempänä, mutta loppujen lopuksi asia on kai suurten päättäjien käsissä, kun kerran asumme Texasissa.

Elämäni on siis tällä hetkellä hyvin erilaista. Kävimme läpi melkoisen trauman alussa. Koko tämä vuosi, vuosi 2021 itsessään, alkoi kapinalla ja jatkui melkoisella kaaoksella. Sitten tämä.

Huono sää saapui, enkä ole koskaan kokenut mitään vastaavaa. Olen kotoisin Chicagosta, joten olen nähnyt paljon lunta ja kokenut kaikenlaista siihen liittyvää, mutta tämä oli ehdottomasti hyvin pelottavaa. Yritin selviytyä tilanteesta, pitää lapset toimintakykyisinä ja turvassa sekä samalla huolehtia kaikesta muun pandemian aiheuttaman kuormituksen keskellä.

Olen ollut viime viikkoina äärimmäisen uupunut. Yritän suhtautua itseeni hyvin lempeästi ja seuraan tarkoituksella monia mielenterveysalan ammattilaisia ja terapeutteja Twitterissä ja Instagramissa. Näin saan muistutuksia siitä, että on täysin hyväksyttävää olla juuri nyt uupunut.

Et ehkä pysty tänä vuonna toimimaan sataprosenttisesti – etkä varsinkaan juuri nyt. Yritän siis ehdottomasti antaa itselleni armoa ja olla itselleni lempeä.

Galen Low:

Mahtavaa. Entä häiriötekijät? Onko sinulla suosikkitapoja irrottautua kaikesta tästä myllerryksestä ja siirtyä hetkeksi onnellisempaan paikkaan?

Samantha Schak:

Voi luoja. Minun on pakko nostaa esiin kaikkien aikojen lempiasiani: TikTok. Olin pitkään vastahakoinen milleniaali, joka oli kiintynyt Vineen, mutta viime vuoden aikana minusta tuli todellinen TikTokin puolestapuhuja. Olen jopa sisällyttänyt sen projektipäälliköille suunnattuihin brändäysesityksiin, koska seuraan siellä monenlaisia ihmisiä.

TikTok inspiroi minua itse asiassa luomaan PM with Purpose -sivuston, joka on projektipäälliköille suunnattu blogini. Sanoisin siis, että puhtaan viihteen, voimaantumisen, vaikeiden keskustelujen ja hyvien monimuotoisuus- ja osallisuusedustajien vuoksi se on ehdottomasti suosikkihäiriötekijäni.

Galen Low:

Pidän siitä. Minun täytyy ehdottomasti tutustua siihen paremmin. Sillä on maine palveluna, jossa vain opetellaan koreografioituja tansseja.

Samantha Schak:

Ei, luota algoritmeihin. Sinun täytyy vain alkaa tykätä asioista ja seurata tilejä. Uskon myös, että TikTok tekee diagnooseja. Sanoin terapeutille, että TikTok luulee minulla olevan ADHD.

Hän vastasi: ”Saatat hyvinkin olla oikeassa.” Se on ollut minulle todella hyvä lisätuki ja auttanut minua käsittelemään monia asioita.

Galen Low:

TikTokin tekemät diagnoosit ovat seuraava vaihe.

Samantha Schak:

Olen tosissani. Ihmiset löytävät siellä esimerkiksi seksuaalisuutensa. Siellä keskustellaan kaikenlaisista tärkeistä aiheista, ja ihmiset sanovat: ”Algoritmi näyttää minulle nyt tätä.”

Saat siis hyvin voimakasta tietoa suoraan eteesi.

Galen Low:

Todella hienoa. Sukelletaan aiheeseen. Voisitko aloittaa kertomalla meille hieman ammatillisesta taustastasi – missä olet ollut, mitä olet tehnyt, mitä haluaisit tehdä ja mitä tulevaisuus tuo tullessaan?

Samantha Schak:

Sanoisin, että olen tällä hetkellä projektipäällikkönä toimiva, toimistosta toiseen siirtyvä sarjahyppijä. Aloitin myynnin ja markkinoinnin parissa, päädyin projektinhallintaan kuten useimmat ihmiset, enkä aluksi ymmärtänyt, että kyseessä on oma ammattialansa. Olen työskennellyt monenlaisten projektien ja asiakkaiden parissa ja suoritin pari vuotta sitten sertifioinnin Scrum-tuoteomistajana. Pidin siitä todella paljon, ja olen viime aikoina soveltanut oppimaani strategina Dockyard-nimisessä toimistossa, joka toimii täysin etätyönä.

Siinä on tavallaan peruskuvani siitä, kuka olen. Olen tutustunut yrityskulttuuriin sekä monimuotoisuus- ja osallisuuspaneeleihin ja työryhmiin omissa yrityksissäni. Olen yrittänyt tuoda näitä asioita osaksi jokapäiväistä työtäni.

Siinäpä se. Nyt taidan alkaa jaaritella.

Galen Low:

Pidän siitä, miten eri kerrokset liittyvät toisiinsa. Taustasi mainostoimistoissa on kiinnostava, mutta teet roolissasi myös paljon enemmän monimuotoisuuden ja osallisuuden parissa, johon perehdymme pian tarkemmin. Onko sinulla suosikkiprojekteja?

Samantha Schak:

Suosikkiprojekteja? Olemme mallintaneet työtämme suurempien tutkimus- ja löytämisohjelmien pohjalta. Pidän erityisesti projekteista, joissa voin perehtyä laajasti tutkimukseen ja suunnitteluun, auttaa muita tai ohjata tekemistä niin, että ymmärrämme, mitä todella yritämme tehdä ja miksi.

Rakastan näitä projekteja, koska niihin liittyy yllätyksiä. Lähdemme ehkä liikkeelle yhdestä mahdollisesta ratkaisusta, mutta päädymme useisiin muihin vaihtoehtoihin – joskus sellaisiin, joita emme olisi osanneet kuvitellakaan. Mukaan tulee paljon ennakkoluulottomia ideoita. Rakastan tällaisen luovuuden edistämistä tiimissä, jotta voimme kehittää luovia ratkaisuja ja yllättää myös asiakkaat.

Joskus kyse on asioista, joita asiakkaat eivät halua kuulla. Silloin meidän on mietittävä, miten välitämme viestin heille.

Galen Low:

Pidän luovan prosessin tuomasta innostuksesta. Lopputulos ei välttämättä ole se, jonka luulit syntyvän.

Samantha Schak:

Niin käy harvoin. Siksi se kannattaa hyväksyä ja oppia tekemään se todella hyvin.

Galen Low:

Ehdottomasti.

Ehdottomasti. Kun olen tutustunut sinuun, olen huomannut, että olet onnistunut yhdistämään monia intohimojasi siihen, mitä teet, sekä itsellesi rakentamaasi brändiin. Olet intohimoinen improvisaatiosta, monimuotoisuudesta ja osallisuudesta sekä projektinhallinnasta.

Mietin, oliko tämä tarkoituksellista. Miten yhdistit kaikki nämä asiat?

Samantha Schak:

Se on todella hyvä kysymys. Usein en itse pystynyt näkemään, miten nämä kaksi maailmaani liittyivät yhteen. Aloitin improvisaation ja sen opettamisen suunnilleen samaan aikaan, kun löysin projektinhallinnan.

Toinen niistä on hyvin luova ja tarkoituksella jäsentymätön, kun taas toinen puoli minusta yritti kirjaimellisesti luoda rakennetta ja pysyä siinä. Aloin huomata päällekkäisyyksiä, kun kohtasin vastoinkäymisiä sekä projektinhallintaurallani että improvisaation parissa.

Aloin nähdä yhteisiä teemoja. Ensimmäinen niistä, johon perehdymme tänään, on epäonnistuminen: miten sen voi hyväksyä ja mitä se tarkoittaa lavalla ja projekteissa. Lisäksi kyse on turvallisuuden luomisesta, jotta ihmiset voivat ottaa riskejä.

Kun näet pitkään yhdessä työskennelleen improvisaatioryhmän ja tuntuu siltä, että kohtaus on käsikirjoitettu, se johtuu usein siitä, että tiimi luottaa toisiinsa niin paljon ja tuntee olonsa turvalliseksi, että he voivat poiketa totutulta polulta, siirtyä täysin toiseen maailmaan ja luoda jotakin yhdessä.

Sama pätee projekteihin ja kaikenlaisiin tuotteisiin, joita yritämme julkaista. Aloin siis nähdä, miten paljon yhtäläisyyksiä asioiden välillä on. Pystyin tuomaan tämän näkökulman osaksi työtäni, ja se toi myös jotakin erilaista yritykselle.

Pystyin erottautumaan, ymmärtämään henkilöbrändin merkityksen ja rakentamaan omaani. Minusta tuli myös henkilö, jonka puoleen käännytään, kun tarvitaan fasilitaattoria tai työpajan suunnittelijaa. Sieltä löysin oman erityisalueeni.

Galen Low:

Erittäin hienoa. Pidän siitä, miten kuvaat projektipäällikön tarpeen hallita asioita ja improvisaation vaatimaa joustavuutta. Ne vaikuttavat täysin vastakkaisilta, mutta jos niiden välille löytää tasapainon, tiimi voi luottaa toisiinsa, työskennellä yhdessä ja toimittaa upeita digitaalisia tuotteita.

Olen aina ihaillut tällaista yhdistelmää. On hienoa ymmärtää sitä paremmin.

Samantha Schak:

Rakenne luo turvallisuutta, samoin joustavuus. Tiedät, että voit siirtyä toiseen suuntaan, jos rakenne ei palvele sinua.

Jos rakennetta ei ole lainkaan, et tiedä, minne olet menossa. Kyse on siis täydellisen tasapainon löytämisestä.

Galen Low:

Sata prosenttia. Annetaan kuulijoillemme hieman taustaa. Olet kuvannut itseäsi projektijohtajaksi, joka keskittyy luomaan osallistavan tilan kaikkien projektin päätöksiin osallistuvien psykologisen turvallisuuden ylläpitämiseksi.

Näihin ihmisiin kuuluvat kaikki, joihin projekti voi vaikuttaa, kaikki sidosryhmät, tiimin jäsenet ja asiakkaat. Miten määrittelet psykologisen turvallisuuden, ja miksi se on tärkeää?

Samantha Schak:

Se on valtavan suuri kysymys. Tallensin itse asiassa pari kuukautta sitten Twitterissä julkaisun, jossa kysyttiin, mitä psykologinen turvallisuus tarkoittaa.

Siihen oli niin paljon hyviä vastauksia ja erilaisia tulkintoja. Oma määritelmäni on yhdistelmä monista lähteistä. Psykologinen turvallisuus tarkoittaa minulle sitä, että saan tuoda aidon itseni ja aidon ääneni tekemääni työhön. Lisäksi pystyn erottamaan toisistaan projektin ja yrityksen tavoitteet sekä omat henkilökohtaiset tavoitteeni niin, etteivät ne taistele keskenään.

Kun puhun koko itseni tuomisesta mukaan, tarkoitan myös henkistä kapasiteettiani ja fyysisiä tarpeitani, taukoja ja muuta sellaista. On voitava tuntea olonsa mukavaksi ihmisenä näissä tilanteissa. Psykologisesti turvallinen tiimi tukee tätä kaikkea.

Projektipäällikölle se on valtava tehtävä ja voi tuntua ylivoimaiselta, koska vastuuta annetaan paljon mutta valtaa ei välttämättä ole juuri lainkaan.

Siksi täytyy työskennellä vaikutusvallan ja monien muiden asioiden parissa sekä oppia ymmärtämään ihmisten ainutlaatuisia kokemuksia. Sanoin tämän AMA-keskustelussa, mutta jokainen tulee Zoom- tai Google Meet -kokoukseen mukanaan vuosien traumat, ammatilliset traumat ja henkilökohtaiset traumat. Sinun täytyy tuoda kaikki nämä ihmiset yhteen tekemään päätös tai luomaan jotain.

Se on projektipäälliköille raskas tehtävä. Meiltä odotetaan sitä, vaikka emme aina tiedä, että sitä odotetaan, koska se ei kuulu työnkuvaukseen. Päivän päätteeksi kyse on kuitenkin jostakin, josta voimme alkaa ottaa vastuuta.

Galen Low:

Pidän ajatuksesta, ettei sitä ole kirjoitettu viralliseen työnkuvaukseen.

Sitä ei ole kirjattu mihinkään, mutta kyse on ympäristön luomisesta, jossa ihmiset voivat tehdä yhteistyötä. Pidän myös ajatuksesta, ettei kyse ole vain siitä, mitä teet, vaan myös siitä, kuka olet. Kun tuot koko itsesi mukaan, tuote rikastuu, koska siihen sekoittuvat kaikki nämä näkemykset.

Projektipäällikköinä tuomme ihmiset yhteen selvittämään asioita ihmisinä. Siksi on tärkeää pystyä tuomaan koko itsemme mukaan keskusteluun.

Samantha Schak:

Ensimmäinen askel on tuntea itsensä: mitä tarvitsen ja mitkä ovat perustarpeeni?

Miten haluan viestiä? Miten haluan työskennellä? Millainen työskentelytyylini on? Turvallisuuden luominen alkaa siitä, mikä saa minut tuntemaan oloni turvalliseksi ja mitä tarvitsen.

Minun täytyy ensin huolehtia omasta hapestani, ennen kuin voin tarjota happea vieressäni istuvalle henkilölle. Se on jokaisen turvallisen tiimin ensimmäinen perusta: tarvittavan turvallisuuden luominen itsensä sisälle.

Galen Low:

Onko se näin yksinkertaista vai enemmänkin jatkuva prosessi sinulle ja kanssasi työskenteleville ihmisille? Pitääkö pysähtyä ja käyttää aikaa siihen, että oppii tuntemaan itsensä, ja tuoda sitten tämä ymmärrys työhönsä? Miten tätä rakennetaan ja arvioidaan jatkuvasti uudelleen?

Samantha Schak:

Ehdottomasti. Ydinminäsi ei todennäköisesti muutu elämän aikana. Persoonallisuutesi voi näyttää hieman erilaiselta, jos teet esimerkiksi Myers–Briggs-testin kerran ja uudelleen viiden vuoden kuluttua, mutta elämäntilanteesi muuttuvat.

Tottumuksesi, elämäntyylisi ja ympärilläsi tapahtuvat asiat muuttuvat jatkuvasti – tai ainakin toivottavasti muuttuvat. Toivon, että pääsemme pian tylsiin aikoihin. En malta odottaa, että jokin olisi tylsää.

Eri elämänvaiheissa kehityt erilaiseksi versioksi itsestäsi, mutta sinulla on edelleen ydin, joka muodostuu arvoistasi ja kokemuksistasi. Ne eivät muutu. Se, miten käsittelet ja näytät ne muille, voi muuttua. Opit hyödyntämään vahvuuksiasi ja auttamaan myös muita tuomaan omat vahvuutensa esiin.

Galen Low:

Mietin, oliko jokin tietty hetki tai laukaiseva tekijä, joka sai sinut keskittymään monimuotoisuuteen, osallisuuteen ja psykologiseen turvallisuuteen.

Samantha Schak:

Kerron henkilökohtaisen tarinan. Olen kamppaillut syömishäiriön kanssa suurimman osan elämästäni. Minut laitettiin dieetille 11-vuotiaana, ja sen jälkeen kehonkuvan häiriö sekä itseni vahingoittaminen jatkuivat sykleittäin.

Asia nousi todella pintaan muutama vuosi sitten, jolloin tutustuin ajattelutapaan nimeltä intuitiivinen syöminen. Siinä kuunnellaan kehoa ja liikutaan ilosta käsin. Aiheesta löytyy paljon materiaalia, muun muassa kirja, jota suosittelen kaikille kiinnostuneille.

Aloin ymmärtää, miten vääristyneeseen BMI-ajatteluun keskitytään. Sen kehitti valkoinen miespuolinen matemaatikko, eikä sitä alun perin tarkoitettu käytettäväksi sillä tavalla kuin sitä nykyään käytetään.

Sitten mukaan tulivat eurokeskeiset käsitykset kehosta ja se, miten ne eivät vastanneet mustien ja ruskeiden ihmisten kehoja. Lisäksi mukana olivat naisviha ja monet muut kerrokset, joista olin tiennyt, mutta jotka pystyin nyt päästämään todella lähelle, koska aloitin syvän paranemisprosessin.

Aikaa, jota en enää käyttänyt kehoni muuttamiseen, halusin käyttää maailman muuttamiseen. Sain muutama vuosi sitten enemmän henkistä kapasiteettia, ja paranemiseni jatkuu edelleen. Sitten ajattelin: ”Monimuotoisuus ja osallisuus – tässähän on kyse siitä.” Aivan kuten päädyin projektinhallintaan, päädyin myös tähän. Ymmärsin, että nämä olivat asioita, joista olin välittänyt ja joita olin pohtinut koko ajan.

Sydämeni ja mieleni avautuivat, ja päädyin tämän aiheen pariin.

Galen Low:

Se on kiehtovaa. Kun nostat yhden kerroksen sipulista, alta paljastuu suurempi epätasapainon kokonaisuus, joka vaikuttaa kaikkeen tekemäämme: ruokavalioon, yhteistyöhön ja muuhun.

Olemme käsitelleet oletuksia, huonoja tapoja, vanhentunutta tietoa ja vanhentuneita työskentelytapoja pysähtymättä kysymään, ovatko ne todella oikea tapa toimia.

Ymmärtääkseni olet tiimeissäsi monimuotoisuuden ja osallisuuden puolestapuhuja. Miten tämä on vaikuttanut tiimiesi ja projektiesi työskentelyyn? Miten epäonnistumisen hyväksyminen, improvisaatio ja leikkisyys ovat vaikuttaneet työhön?

Samantha Schak:

Yksilötasolla minun on täytynyt hyväksyä, että monimuotoisuuden ja osallisuuden parissa tulee epäonnistumaan. Kun tuon itseni esiin, olen utelias, tutkin ja leikin, teen väistämättä virheitä.

Näköalani ja kokemukseni ovat rajalliset. Olen valkoinen nainen, joten minun on ymmärrettävä, että epäonnistun. Minulla on monimuotoisuuden ja osallisuuden parissa monia hetkiä, jolloin olen epäonnistunut, mutta ne ovat olleet oppimismahdollisuuksia.

En kuitenkaan voi antaa sen pysäyttää itseäni. Työtä on jatkettava, sillä juuri epäonnistumisten kautta alan kasvaa.

Tiimien kohdalla olen huomannut, että voin auttaa käynnistämään vaikeita keskusteluja. Joku voi esimerkiksi sanoa: ”Kohdistit minuun toissapäivänä rodullisen mikroaggression. Puhutaan siitä.” Tai: ”Olin puhelussa seitsemän muun miehen kanssa, enkä saanut tunnustusta ideastani. Se annettiin toiselle henkilölle, ja se satutti minua. Tarvitsen tunnustusta ammatillisen kehittymiseni vuoksi.”

Näitä keskusteluja on tärkeä fasilitoida, koska mikään ei muutu, ellemme puutu asioihin suoraan. Asiat on käsiteltävä lempeästi, ystävällisesti ja avoimesti.

Vaikeat keskustelut on käytävä ja tilanteisiin on puututtava välittömästi. Asioiden ei pidä antaa hautua vuosittaiseen arviointikeskusteluun asti. Tämä on pelottavaa minulle ja muille.

Meidän on sanottava, että käymme avoimia keskusteluja ja että ne voivat tuntua epämukavilta. Juuri epämukavuuden keskellä tiimit ja ihmiset voivat kuitenkin kehittyä, oppia tuntemaan toisensa ja ymmärtää paremmin toistensa tarpeita.

Galen Low:

Miltä onnistunut keskustelu näyttää? Jos joku sanoo: ”En saanut tunnustusta, koska identiteettini vaikutti tilanteeseen”, ja ottaa asian esille puheluun osallistuneiden kanssa, mikä olisi keskustelun paras mahdollinen lopputulos?

Samantha Schak:

Se riippuu ihmisestä ja tapahtuneesta. Useimmissa keskusteluissa kannattaa ensin olla utelias tarkoituksesta, koska tarkoitus ja vaikutus eivät aina vastaa toisiaan – HR-kielellä ilmaistuna harvoin vastaavatkaan.

Voi kysyä: ”Voitko selittää, mitä tarkoitit tällä?” tai ”Voitko auttaa minua ymmärtämään, mikä tarkoitus tämän kommentin takana oli?”

Jos tilanne tapahtuu juuri silloin, on hyvä olla suorapuheinen: ”Kiitos, John, että toit esiin aiemmin esittämäni asian.” Jos asia käsitellään jälkikäteen, on tärkeää kuvata tarkasti, mitä tapahtui ja miten se vaikutti itseesi.

Puhu henkilökohtaisesta vaikutuksesta: ”Tämä sai minut tuntemaan…” Älä leimaa ihmisiä tai määrittele heitä yhden teon perusteella. Yksi teko ei määritä heitä sen enempää kuin se määrittää sinuakaan.

Jos näet toistuvan kaavan, siihen on puututtava, koska se voi muuttua myrkylliseksi käyttäytymiseksi. Ole konkreettinen, kerro henkilökohtaisesta vaikutuksesta ja keskustele siitä, miten tilanteesta päästään eteenpäin.

Galen Low:

Entä jos toinen osapuoli vastaa: ”Olet hassu, ei tuota tapahtunut. Miksi olet noin hullu?” Miten etenet siitä?

Samantha Schak:

Se kuulostaa kaasuvalotukselta. Jos joku kiistää kokemuksesi, voit sanoa: ”Kiistät käsitykseni tapahtuneesta, ja se satuttaa minua enemmän kuin alkuperäinen teko.”

Kieltäminen liittyy usein häpeään. Ihminen ei ehkä halua kohdata sitä, että teki jotakin väärin, eikä ole vielä valmis vastaanottamaan palautetta. Se kuormittaa paljon, joten on tärkeää tunnistaa, milloin pystyt jatkamaan keskustelua ja milloin tarvitset tukea.

Voit sanoa: ”Olemme kaksi ihmistä keskustelemassa. Älä kiistä kokemustani, niin minä en kiistä sinun kokemustasi. Laske hetkeksi suojamuurisi, käsitellään tämä ja jatketaan sitten eteenpäin.”

Galen Low:

Juuri siksi nämä keskustelut ovat vaikeita. Olet itse psykologisesti haavoittuvassa tilassa, mutta myös toinen osapuoli voi tuntea kipua tai häpeää. Sitä on hallittava niin, ettei lopputulos ole kaasuvalotus tai kieltäminen ja pattitilanne.

Samantha Schak:

Tiimin kanssa on opeteltava paitsi palautteen antamista myös palautteen vastaanottamista. Voit näyttää esimerkkiä siitä, miten palautetta otetaan vastaan.

Palaute ei aina liity psykologiseen turvallisuuteen, monimuotoisuuteen tai mielenterveyteen. Joku voi vain sanoa: ”Esityksesi ei tällä kertaa onnistunut kovin hyvin.” Silloin voi vastata: ”Kuulen sinua. Haluaisin oppia lisää. Mitä voisin tehdä ensi kerralla paremmin?”

On tärkeää kiittää palautteesta, koska kritiikki on olennaista ja välttelemme sitä jatkuvasti. Kielteisen palautteen antaminen on taitolaji, ja monimuotoisuuden ja osallisuuden näkökulmasta se on vielä tärkeämpää.

Galen Low:

Projektitiimissä kaikki eivät välttämättä työskentele yhdessä joka päivä. Ihmiset voivat tulla organisaation eri osista toimittamaan yhdessä tuotteen, joka vaatii heidän erilaisia näkökulmiaan ja osaamistaan.

Kulttuuri on siis luotava melko nopeasti. Miten aloitatte ensimmäisenä päivänä tai jo sitä ennen turvallisuuden kulttuurin rakentamisen?

Samantha Schak:

Minulla on uusille tiimeille muutamia harjoituksia, jotka ovat erityisen tärkeitä etätiimeissä. Kysyn jokaiselta: ”Missä olet todella hyvä? Mitä osaat tehdä kädet selkäsi takana? Mitkä ovat salaiset aseesi? Mitä osaat oman erityisalueesi ulkopuolelta?”

Kysyn myös työskentelytyylistä, persoonasta ja henkilökohtaisista tavoitteista seuraavien kuuden kuukauden aikana. Miten voin auttaa niiden edistämisessä? Projektin tavoitteet eivät välttämättä vastaa jonkun henkilökohtaisia tavoitteita, joten molemmat on pidettävä mielessä.

Kysyn, miten ihmiset haluavat vastaanottaa palautetta ja mitä he ovat oppineet aiemmista projekteista tai yrityksistä. Näin opimme tuntemaan ihmiset ja heidän kokemuksensa.

Retrospektiiveistä kannattaa tehdä hauskoja ja kielteisestä palautteesta tiimikeskeistä. Ei sanota, että ”tämän henkilön pitää tehdä näin”, vaan että ”tiimin pitäisi tehdä näin”. Voittoja juhlistettaessa kannattaa olla konkreettinen.

Säännöt kannattaa sopia yhdessä: miten työskentelemme toistemme kanssa? Tiimikankaaseen ja muihin harjoituksiin löytyy paljon materiaalia. Kaikki eivät innostu toiminnasta, joka ei suoraan liity työhön, mutta yhdessä työskentely on tärkeämpää kuin mikään yksittäinen asia, jonka luomme.

Galen Low:

Mitkä keskustelut käydään kahden kesken ja mitkä koko tiimin kanssa? Uuden tiimin kanssa voi ensin keskustella yksilöllisesti palautteen vastaanottamisesta ja tavoitteista. Projektin aikana rituaalit ja seremoniat tarjoavat koko tiimille mahdollisuuden puhua työskentelystä ja sen kehittämisestä ilman yksilöihin kohdistuvaa syyttelyä.

Samantha Schak:

On tärkeää aloittaa heti. Alussa puhun myös ajankäytöstä ja vapaista. Jos jokin ei onnistu tiettynä päivänä, haluan ihmisten kertovan siitä avoimesti. Nyt olemme eläneet pandemian keskellä jo vuoden, joten ihmisille täytyy antaa tilaa kertoa henkisestä kapasiteetistaan.

Haluan, että ihmisillä on täysi elämä työn ulkopuolella. Jos tuot aidon itsesi töihin, haluan sinun voivan antaa juuri sen, mihin tänään pystyt. Ole itsellesi lempeä ja kerro, miten voin tukea sinua.

Galen Low:

Onko sinulla ollut hetkiä, jolloin olet ajatellut: ”Tähän käytetty aika toimii”? Hetkiä, jolloin olet huomannut, ettei tämä olisi tapahtunut ilman psykologista turvallisuutta?

Samantha Schak:

Olen hiljattain ollut mukana suuressa teknisessä selvityksessä täysin uuden tiimin kanssa. Liityin mukaan vasta muutama viikko sitten, joten olen projektin suhteen tietämätön. Kysyn asioita, joita asiakas on ehkä kysytty jo aiemmin, ja toimin tiimin tukena asioiden varmistamisessa.

Tiimi tarvitsi itseluottamuksen vahvistamista. Järjestin työpajoja käyttäjätarinoiden kartoituksesta ja priorisoinnista. Tiimin jäsenet alkoivat esittää enemmän kysymyksiä ja kyseenalaistaa asioita.

Olemme käyneet avoimia keskusteluja siitä, kuinka kauan työ kestää ja miksi. Jokainen alkaa tuoda omaa persoonaansa mukaan, ja olemme päässeet tilanteeseen, jossa voimme sanoa, mitä rakennamme, kuinka kauan se kestää ja kuka sen tekee.

Tiimi oli hieman lannistunut, joten se tarvitsi sekä itseluottamusta että mahdollisuuden olla utelias ja avoin. Hyvät kysymykset johtavat erilaisiin ratkaisuihin. He sanoivat Slack-viestissä, että olimme kääntäneet laivan suunnan.

Improvisaation motto on: ”Minä pidän sinusta huolta.” Kun tiimissä alkaa tuntua siltä, että kaikki ovat samalla puolella, yhteistyö alkaa toimia.

Galen Low:

Tiimin moraali ja tunneilmapiiri vaikuttavat kaikkeen tuotteen laadusta yleiseen tuottavuuteen. Pidän myös ajatuksesta, että rakentava kyseenalaistaminen voi olla merkki siitä, että asiat toimivat.

Hyvä kyseenalaistaminen haastaa ideaa, ei ihmistä, joka sen esitti. Huono kyseenalaistaminen voi tarkoittaa, ettei ihmisellä ole tietoa työn tekemiseen tai ettei hän halua tehdä työtä. Näiden välillä on tärkeä ero.

Samantha Schak:

Rakastan rakentavaa kyseenalaistamista. En pidä siitä, kun kahdeksanvuotias lapseni kieltäytyy tiskaamasta, mutta pidän siitä, kun tiimit esittävät harkittuja kysymyksiä.

On olemassa hieno kirja nimeltä Driven by Difference, jossa puhutaan siitä, ettei yhdenmukaisuus koskaan luo mitään suurta. Kyse ei ole vain monimuotoisista ja osallistavista tiimeistä, vaan myös ajatusten monimuotoisuudesta.

Tiimin pitää pystyä esittämään tyhmiä, yllättäviä ja keskeneräisiä kysymyksiä. Ihmiset eivät saa pelätä, että heidän ideansa tyrmätään. Minulla oli hiljattain tilanne, jossa sanoin jotain väärää ja tiimi korjasi minut. Vastasin: ”Olette oikeassa.” Olin ehkä punastunut puoli tuntia, mutta asia piti vain päästää irti.

Jotta uskaltaa tuoda itsensä esiin, tiimiin on luotava tällainen kulttuuri. Tiimikulttuuri ja yrityskulttuuri ovat eri asioita, mutta tiimi voi aloittaa muutoksen.

Galen Low:

Työskentelet parhaillaan täysin etätiimien kanssa. Psykologisesti turvallisen ympäristön luominen voi olla virtuaalisesti erilaista, etenkin pandemian aikana. Mitä muutat tai lisäät etätiimien kanssa?

Samantha Schak:

Ensimmäinen asia on henkilökohtainen kuulumisten kysyminen. Ei jatkuvia henkilökohtaisia kokouksia, vaan kysymyksiä kuten: ”Miltä sinusta tuntuu juuri nyt?” tai ”Mitä ajattelit tuosta kokouksesta?” En halua kertoa ensin omaa mielipidettäni, koska haluan tietää, mitä muut ajattelevat.

Kysymysten pitää olla avoimia, ei johdattelevia. Etätiimissä on vaikea lukea kasvoja, joten jaan oman kamerani ja kannustan muita tekemään samoin. Ymmärrän kuitenkin, etteivät kaikki voi tai halua käyttää kameraa.

On päätettävä, tarvitaanko täysi huomio vai hyväksytäänkö häiriöt. Myös minä hajamielistyn, joten ymmärrän sitä muilta. Jos joku vaikuttaa vetäytyvän, asian voi ottaa esiin kahden kesken ja omasta näkökulmasta.

Kysyn joka aamu tilannepalaverissa: ”Miltä sinusta tuntuu? Mitä teit eilen? Mitä teet tänään? Onko esteitä?” Kerron ensin avoimesti omasta olostani, ja muut alkavat tehdä samoin. Haavoittuvuus synnyttää usein vastavuoroisuutta.

Galen Low:

Tämä liittyy empaattiseen johtamiseen. Esimerkin näyttäminen ei ole helppoa, sillä itsensä alttiiksi asettaminen ja oman epäonnistumisen hyväksyminen vaativat rohkeutta.

Etätyössä kuulumisten kysyminen on erityisen tärkeää. Kasvokkain näet kokouksen jälkeen, jos joku näyttää lannistuneelta. Etänä kaikki vain sulkevat yhteyden. Siksi rento mutta aito kuulumisten kysyminen on tärkeää.

Samantha Schak:

Etänä ei saa välittömiä reaktioita samalla tavalla. Toistan itselleni joka päivä periaatetta MRI: Most Respectful Interpretation, eli kunnioittavinta mahdollista tulkintaa.

Saatan lukea Slack-viestiin sävyä, koska siinä ei ollut tavallisia huutomerkkejä. Silloin minun on muistutettava itseäni siitä, että minun pitää tulkita viesti kunnioittavimmalla tavalla. Toinen voi olla huonolla tuulella tai hänellä voi olla jotakin meneillään.

Jos hänellä on suoraa palautetta, hän kyllä kertoo sen. Jos ei kerro, se ei ole minun ongelmani. Voin ajatella, että kyse on toisen ihmisen inhimillisestä hetkestä.

Toinen lause, jonka terapeutti sanoi ja jonka olen kirjoittanut muistilapulle, on: ”Anna ihmisten olla siinä, missä he ovat.” Kaikkien ei tarvitse olla juuri nyt iloisia, innostuneita tai täysin sitoutuneita. Minulla voi olla toiveita siitä, missä joku olisi, mutta minun on annettava hänen olla siellä, missä hän on.

Galen Low:

Projektipäälliköt on ohjelmoitu ratkaisemaan ongelmia. Joskus ihminen ei kuitenkaan halua ratkaisua, vaan tarvitsee tilaa olla siinä, missä on.

Samantha Schak:

Näin hiljattain hyvän julkaisun, jossa ehdotettiin kysymään: ”Haluatko lohdutusta vai ratkaisun?” Tai: ”Haluatko purkaa asiaa vai haluatko minun kertovan, mitä mielestäni sinun pitäisi tehdä?”

Voi myös sanoa: ”En kaipaa ratkaisuja, vaan lohdutusta.”

Galen Low:

Nämä ovat inhimillisiä optimointeja. Miksemme ole puhuneet niistä vuosikymmeniä? Etänä emme voi tehdä oletuksia samalla tavalla, joten suora ja empaattinen viestintä on ratkaisevan tärkeää.

Samantha Schak:

Tilaa oletuksille ei juuri nyt ole. Viestien on oltava selkeitä ja tarkoituksellisia. Tarkoitus ei kuitenkaan aina vastaa vaikutusta.

Jos sinun on käytävä herkkä keskustelu, kirjoita itsellesi käsikirjoitus. Kirjaa muistiin pääkohdat tai tallenna äänimuistio. Sano asia ensin itsellesi, jotta etätilanteessa suunta ei lähde väärille urille.

Galen Low:

Valmistaudumme paljon esityksiin ja myyntipuheisiin, mutta emme aina vaikeisiin keskusteluihin. Käsikirjoituksen laatiminen voi auttaa ajattelemaan etukäteen, miten keskustelu etenee.

Samantha Schak:

Hyvä projektipäällikkö tekee muistiinpanoja, kerää tietopisteitä ja kirjaa päätöksiä. Ajatusten järjestäminen rakenteellisesti auttaa myös vaikeissa keskusteluissa.

Galen Low:

Miten monimuotoisuutta ja osallisuutta voi edistää laajemmin organisaatiossa?

Samantha Schak:

Se lähtee henkilökohtaisesta tyylistäni ja arvoistani. Jos kanssani työskentelee, tietää, että arvostan ihmisiä, prosessia ja tuotetta – erityisesti ihmisiä.

Osallistavissa tuotteissa kysytään: Onko tämä saavutettava? Kenelle tämä on tehty? Mitä tahattomia haittoja tämä voi aiheuttaa?

Organisaatiotasolla olen yrittänyt käynnistää monimuotoisuus- ja osallisuuspilotteja ja edistää niitä laajemmin. Muutoksen on kuitenkin lähdettävä johdosta. Siksi varmistan, että organisaationi pitää näitä asioita ydinarvoina.

Nykyinen yritykseni suhtautuu asiaan vakavasti. Siellä järjestetään keskustelutilaisuuksia, epävirallisia keskusteluja ja kyselyitä. Tietoa kerätään palautteen lisäksi rekrytoinnista, työpaikkailmoituksista ja muista käytännöistä.

Monimuotoisuus ja osallisuus kuuluvat kaikille, eikä yhden ihmisen pitäisi kantaa koko taakkaa. Jos tuot nämä arvot projektitiimiin ja ihmiset näkevät, että yhteistyö toimii, vaikutus leviää muihin tiimeihin.

Galen Low:

Organisaatiossa voi silti olla ihmisiä, jotka vastustavat asiaa tai suhtautuvat harjoituksiin ivallisesti. Jotkut saattavat myös käyttää joustavuutta hyväkseen. Miten käsittelet tällaista vastarintaa?

Samantha Schak:

Olen kohdannut paljon ihmisiä, jotka eivät ole mukana toiminnassa, erityisesti toimistoympäristöissä. Yritän ensin löytää henkilökohtaisen yhteyden ja ymmärtää, mikä heitä kiinnostaa.

Voin sanoa: ”Liity mukaan, täällä on hauskempaa.” Tai myöntää, että harjoitus on hieman outo: ”Tiedän, että tämä voi tuntua hassulta, mutta se auttaa meitä näin.”

On tärkeää kertoa, miksi harjoitus tehdään ja mitä hyötyä siitä on. Näin ihmiset ymmärtävät tarkoituksen. En halua pakottaa ketään, mutta usein kyse on vain siitä, että oma ego täytyy jättää oven ulkopuolelle.

Myös muiden lähteiden käyttäminen auttaa. Voin jakaa esimerkin siitä, miten improvisaatio auttoi jotakin suurta organisaatiota. Kun asia ei tule vain minulta, siihen suhtaudutaan usein avoimemmin.

Galen Low:

Miten mittaat monimuotoisuutta ja osallisuutta tiimeissä?

Samantha Schak:

Tiimitasolla mittaan sitä enemmän luomiemme tuotteiden ja niiden taustalla olevan prosessin kautta. Saavutettavuus on selkeä lähtökohta. Kysymme, mitä harjoituksia teimme paremman lopputuloksen saavuttamiseksi ja millaisia käyttäjäpersoonia otimme huomioon.

Emme suunnittele vain ihanteelliselle 30-vuotiaalle hyväkuntoiselle valkoiselle henkilölle. Pohdimme, miten erilaiset ihmiset kokevat tuotteen.

Tiimin sisällä seuraan moraalia ja hyvinvointia. Mielenterveys on tärkeä osa osallisuutta, vaikka siitä ei puhuta riittävästi. Sen mittaaminen on vaikeampaa tiimitasolla kuin yritystasolla.

Galen Low:

Monesta tästä voi tulla vaikutelma, että se on kallista. Miten lähestyt budjetteja, kun järjestät työpajoja? Laskutatko niistä asiakkaita vai toteutetaanko ne sisäisesti?

Samantha Schak:

En ole laskuttanut erikseen improvisaatiotyöpajasta. Sen sijaan tuon osallisuuden ja turvallisuuden periaatteet jokaiseen kokoukseen, oli kyseessä sitten tilannepalaveri, asiakaskokous, suunnittelutyöpaja, aloituspalaveri tai esittely.

Otan kokouksesta vastuun, laadin esityslistan ja päätän, miten keskustelemme. Turvallisuuden pitää olla osa kaikkea tekemistä, ei erillinen lisäosa.

Ihmiset eivät luota sinuun eivätkä tuo palautetta, jos toimintasi ei ole johdonmukaista. He huomaavat, jos se ei ole aitoa.

Samantha Schak:

Jokainen löytää oman tyylinsä. Suosittelen kuitenkin monipuolistamaan sitä, ketä seuraat LinkedInissä, Twitterissä, Instagramissa ja TikTokissa. Kun seuraat erilaisia ihmisiä, kielesi ja tapasi puhua muuttuvat.

Opit kokemuksista, joita sinulla ei ole. Näin voit avartaa maailmankuvaasi sen sijaan, että pyytäisit aina jotakuta henkilöä selittämään oman kulttuurinsa tai kokemuksensa.

Olen itse ekstrovertti, puhelias ja eloisa, mutta jokainen löytää oman tapansa toimia. Haluan, että projektipäälliköt tuntevat voivansa ottaa ohjat käsiinsä. Jokaisella tapaamallani projektipäälliköllä on ollut erinomainen tunneäly ja hyvät vaistot.

Päädyit tähän työhön syystä. Projektipäälliköt johtavat ihmisiä, ja voitte auttaa ihmisiä kasvamaan. Sitä kautta yritys voi kasvaa huomattavasti.

Galen Low:

Älä anna algoritmin sulkea sinua laatikkoon. Tutki erilaisia kokemuksia, jotta algoritmi tuo niitä jatkuvasti eteesi.

Samantha Schak:

Heitä laaja verkko. Et koskaan tiedä, mitä saat takaisin. On miljoona tapaa elää ja miljoona erilaista elettyä kokemusta. Et ymmärrä kaikkea etkä voi olla täydellinen. Epäonnistut, joten ole lempeä, ystävällinen ja pidä hauskaa.

Galen Low:

Samantha, näkemyksesi ovat todella arvokkaita. Yksi asia jäi erityisesti mieleeni: sanoit, että epäonnistut monimuotoisuuden ja osallisuuden parissa. Se on osuva ajatus, koska kyse ei ole päämäärästä vaan matkasta.

Monimuotoisuus ja osallisuus ovat jatkuvaa parantamista. Emme koskaan pääse täysin perille. Epäonnistumme ja opimme siitä, mikä auttaa meitä kehittymään.

Samantha Schak:

Et pääse eteenpäin, ellet yritä, käy vaikeita keskusteluja ja avaa itseäsi palautteelle. Se on aloitettava huomenna – tai tänään, juuri nyt.

Galen Low:

Aloita nyt. Kiitos paljon, Sam, että liityit seuraamme. Keskustelu oli hieno. Aiheessa on todella paljon käsiteltävää, ja haluaisin jatkaa siihen syventymistä myöhemmin.

On hienoa saada sinut DPM:n asiantuntijatiimiin. Odotan innolla jatkuvaa yhteistyötä ja tällaisten ideoiden kehittämistä kanssasi.

Samantha Schak:

Kiitos paljon, Galen. Oli hienoa keskustella kanssasi. Tämä aihe on minulle todella tärkeä, ja voisin puhua siitä pitkään. Haluan, että muut projektipäälliköt alkavat soveltaa näitä asioita joka päivä.

Autan mielelläni, otan mielelläni vastaan palautetta ja opin lisää. Haluan tietää, mitä te teette ja miten voisin itse toimia paremmin. Olen todella innoissani siitä, että saan olla osa tätä yhteisöä.

Galen Low:

Odotan innolla, että jatkamme tätä.

Mitä strategioita sinulla on käytössä psykologisen turvallisuuden tukemiseksi tiimiympäristössäsi? Mikä on toiminut? Mikä ei ole toiminut? Kerro meille tarina. Oletko koskaan ollut tiimissä, jonka kulttuuri oli myrkyllinen? Mitkä olivat seuraukset? Entä milloin olet tuntenut olosi kaikkein turvallisimmaksi tiimiympäristössä, ja mikä teki siitä niin turvallisen? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.

Jos haluat oppia lisää ja päästä työssäsi eteenpäin, liity DPM-jäsenyyden kautta yhteisöömme. Vieraile osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership ja saat käyttöösi jäsentemme keskustelufoorumin, mentoriryhmät, minikurssikirjaston, live-mentorointitapaamiset, eri asiantuntijoiden kysy mitä vain -tilaisuudet, e-kirjat, mallipohjat ja paljon muuta.

Jos pidit kuulemastasi, tilaa podcast ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com. Kuullaan seuraavan kerran. Kiitos kuuntelusta.