Tekoäly & projektinhallinnan tulevaisuus (Dennis Kayser Forecastilta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston: Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Project Manager -podcast osoitteesta thedigitalprojectmanager.com.

Tänään seurassani on Dennis Kayser, ja tänään keskustelemme tekoälystä projektinhallinnassa. Ottavatko projektinhallintabotit työpaikkamme projektipäällikköinä? Otetaan siitä selvää, joten jatka kuuntelemista.

Dennis, kerro aivan ensimmäiseksi hieman itsestäsi. Missä olet ja mitä teet?

Dennis Kayser:

Hei. Kiitos kutsusta, Ben. Olemme startup-yritys, jonka kotipaikka on Kööpenhamina, Tanska. Olemme pääomasijoituksilla rahoitettu yritys. Työskentelemme monien eri asioiden parissa. Juuri tänä aamuna järjestimme suuren tapaamisen, johon saapui 80 ihmistä kuuntelemaan ajatuksiamme projektinhallinnan ja tekoälyn tulevaisuudesta sekä siitä, miten ne tulevat vaikuttamaan koko projektinhallinnan ammattiin, ainakin meidän näkemyksemme mukaan. Se on yksi asioista, joita teemme.

Ben Aston:

Hienoa. Autatko järjestämään projektinhallinnan tapaamisia?

Dennis Kayser:

Kyllä. Järjestän itse asiassa muutamia tapaamisia. Yrityksenä järjestämme joitakin tapaamisia ikään kuin antaaksemme jotain takaisin yhteisölle. Näin voimme jakaa ideoita muiden yritysten projektipäälliköiden kanssa sekä vaihtaa ajatuksia, hyviä käytäntöjä ja näkemyksiä siitä, mihin koko ammatti on menossa.

Ben Aston:

Hienoa. Tiedän, että johdat Forecast Itiä, mutta Forecast Itin ja tapaamisten lisäksi teetkö jotain muutakin?

Dennis Kayser:

Tämä työ vie tietenkin suurimman osan ajastani. Yritän hiihtää paljon aina kun voin. Yritän myös juosta paljon aina kun voin ja harrastan pyöräilyä aina kun siihen on mahdollisuus. Yritän pysyä aktiivisena.

Ben Aston:

Mukavaa. Kerro hieman siitä, kuinka päädyit johtamaan Forecast Itiä. Puhumme siitä kohta enemmän, mutta miten päädyit johtamaan pääomasijoituksilla rahoitettua startup-yritystä, joka kehittää projektinhallinta- tai ohjelmistoratkaisua? Kuinka kaikki tapahtui?

Dennis Kayser:

Työskentelin aiemmin IBM:llä, joten olen nähnyt valtavan määrän sekä suuria että pieniä projekteja, jotka ovat onnistuneet mutta myös epäonnistuneet pahasti eri syistä. Yleensä syynä ei ollut se, etteivät projektien parissa työskentelevät ihmiset olisi tehneet hyvää työtä tai olleet älykkäitä, vaan se, että erityisesti digitaalisessa ympäristössä asiat muuttuvat nopeasti erittäin monimutkaisiksi. Siksi niitä on vaikea hallita päivittäin. Opimme tästä kokemuksesta ja tarkastelimme markkinoilla olevia tuotteita, mutta emme löytäneet mitään riittävän yksinkertaista tai järkevää. Näimme markkinoilla edelleen paljon samoja, runsaasti tietojen syöttämistä vaativia järjestelmiä. Yritämme vähentää sitä ja poistaa projektipäällikön työstä kaiken tylsän, jotta hän voi keskittyä luovaan, innovatiiviseen ja hauskempaan työhön.

Kun aloitimme, monet sanoivat, että se oli kauhea idea. Onneksi olemme osoittaneet heidän olleen väärässä ja näytämme nyt, että voimme todella vaikuttaa merkittävästi nykyiseen tilanteeseen.

Ben Aston:

Kerro tuotteen kehityskaaresta. Aloititko siitä, miten toivoit? Ovatko kaikki asiat onnistuneet alusta asti?

Dennis Kayser:

Perustimme yrityksen noin kolme vuotta sitten ja rakensimme tuotteen, joka oli paljon yritysmaailmaan suunnatumpi ja muistutti enemmän markkinoiden muita tuotteita. Huomasimme, että se oli huono idea. Minulla ja muutamalla perustajakumppanillani on tietojenkäsittelytieteen tausta, joten aloimme miettiä, voisimmeko tehdä tämän älykkäämmin. Tekoäly sopii tähän täydellisesti. Tässä ympäristössä on paljon asioita, joita voidaan automatisoida tekoälyn avulla, ja ihmettelimme, miksei kukaan tehnyt sitä.

Käynnistimme koko yrityksen uudelleen viime vuonna ja rakensimme täysin uuden tuotteen. Saimme rahoitusta pääomasijoittajilta, ja nyt meillä on asiakkaita ympäri maailmaa, joten tilanne on varsin kiinnostava.

Ben Aston:

Kerro hieman Forecastista. Mikä on Forecastin hissipuhe niille, jotka eivät ole vielä tutustuneet siihen tai tiedä, mistä on kyse?

Dennis Kayser:

Forecast on tekoälypohjainen resurssi- ja projektinhallintaratkaisu. Pyrimme pitämään asiat hyvin yksinkertaisina emmekä halua tehdä tuotteesta liian monimutkaista, jotta ihmiset todella haluavat käyttää sitä. Haluamme automatisoida mahdollisimman paljon tylsistä tehtävistä ja antaa sinun yhdistää järjestelmän parhaisiin käytäntöihin tai suosikkituotteisiisi. Saat täysin synkronoidun ratkaisun: voit yhdistää siihen esimerkiksi laskutuksen, Slackin tai Google Driven. Teemme yhdistämisestä erittäin helppoa, ja saat kokonaiskuvan siitä, mitä tapahtuu.

Ben Aston:

Puhutaan hetki tekoälystä. Mitä tekoäly tarkoittaa niille, jotka eivät tiedä sitä?

Dennis Kayser:

Tekoäly on hyvin laaja aihe. Tässä yhteydessä tekoäly oppii kaikesta tapahtuvasta. Projektissa se oppii esimerkiksi siitä, vievätkö tietyt asiat jonkin asiakkaan kohdalla yleensä enemmän tai vähemmän aikaa tai ovatko budjetit jatkuvasti pielessä. Kun se huomaa ajan mittaan, että jokin asia vie yleensä enemmän aikaa, se oppii siitä ja auttaa sinua kehittymään. Se voi oppia esimerkiksi, että Ben on hidas Javan kanssa mutta erittäin nopea HTML:n parissa. Tekoäly huomaa tämän ja auttaa priorisoimaan tehtävät, joten sinun ei tarvitse manuaalisesti järjestellä kaikkea uudelleen.

Ben Aston:

Kasvattaako järjestelmä siis automaattisesti ihmisten varauksia tiettyihin tehtäviin ja yrittää taustalla tasata resursseja? Asetatteko prioriteetit maksimaalisen liikevaihdon tai laskutettavien tuntien perusteella? Mistä järjestelmä tietää, mikä on tärkeää?

Dennis Kayser:

Ensinnäkään emme tee mitään automaattisesti, koska se usein hämmentää ihmisiä enemmän kuin auttaa. Autamme ja suosittelemme asioita, joilla voit parantaa suunnitelmaasi. Tuotteemme tärkeimpiä käyttäjiä ovat esimerkiksi toimistot ja mainos- tai konsulttiyritykset, jotka haluavat maksimoida käytettävissä olevat tunnit ja saavuttaa hyvän käyttöasteen. Samalla niiden on varmistettava, että ne työskentelevät sellaisten asiakkaiden projekteissa, jotka ovat hyviä asiakkaita. Olisit yllättynyt siitä, kuinka monet verkkotoimistot rakentavat hienoja projekteja asiakkaille mutta eivät lopulta tienaa niillä mitään, koska ne eivät hallitse sitä, mitä tapahtuu ja mitä ne toimittavat.

Ben Aston:

Järjestelmä ei siis tee päätöksiä puolestasi, vaan antaa ehdotuksia. Jos Dan työskentelee HTML:n parissa, hän suoriutuu luultavasti hyvin, mutta jos minut laitetaan johonkin muuhun tehtävään, olen ehkä hitaampi. Vertailetteko tiettyjen resurssivarausten arvioita ja toteumia, eli resurssivarauksissa on mentävä melko yksityiskohtaiselle tasolle?

Dennis Kayser:

Meille oli tärkeää, että järjestelmää voi käyttää haluamallaan tasolla. Sitä ei tarvitse käyttää yksityiskohtaisesti, vaikka niin voi tehdä. Monet yritykset eivät halua vaivautua kaikkien yksityiskohtien kanssa. Järjestelmä oppii monista asioista: mitkä asiakkaat ovat sinulle parhaimpia, missä tehtävissä ihmiset ovat tehokkaimpia ja kuinka aikataulu voidaan suunnitella optimaalisesti niin, ettei kenelläkään ole liian vähän tai liikaa tekemistä. Kaikki tietävät varmasti sellaisen projektipäällikön, joka kuormittaa sinut valtavalla määrällä tehtäviä, minkä jälkeen olet kaksi viikkoa täysin stressaantunut ja joudut olemaan viikon sairauslomalla. Sekään ei toimi. Kyse on kokonaisuuden tasapainottamisesta.

Ben Aston:

Fiksua. Kun loitte tätä tekoälyä ja kaikkia näitä sääntöjä, perustuitteko omiin sisäisiin projekteihinne? Kuinka loitte algoritmit, jotka päättävät, mitä kannattaa ehdottaa?

Dennis Kayser:

Rakensimme koko tekoälyn alusta alkaen. Tiimissäni on erittäin älykkäitä ihmisiä, joilla on hienoja tutkintoja koneoppimisen, tekoälyn ja tietojenkäsittelytieteen alalta. Keräsimme paljon projektitietoja eri yrityksiltä, yhdistimme ne suureksi tietokannaksi ja koulutimme koneen niiden avulla. Kun luot uuden tilin Forecastiin, pääset nopeasti alkuun, koska järjestelmä perustuu vertailuaineistoon, jossa on tällä hetkellä noin 5 000–6 000 projektia ja yli kolme miljoonaa työtuntia. Se on jo varsin merkittävä aineisto.

Kun alat käyttää järjestelmää, se mukautuu työskentelyysi. Se oppii ja poimii tietoa yrityksestäsi, jolloin järjestelmästä tulee juuri sinulle ainutlaatuinen. Mitä enemmän tietoa annat sille, sitä paremmaksi se kehittyy.

Ben Aston:

Mihin näet tämän olevan menossa? Käytätte tällä hetkellä tekoälyä arvioiden, budjettien, työsuunnitelmien ja resurssienhallinnan parantamiseen. Mikä on perimmäinen tavoite? Onko projektinhallinnan tekeminen tarpeettomaksi, vai miten projektinhallinta sopii yhteen tekoälyn kanssa? Jos kone pystyy tekemään kaikki oikeat päätökset puolestamme, mikä on projektipäällikön rooli ja millaiseksi se kehittyy?

Dennis Kayser:

En todellakaan usko, että projektipäälliköiltä katoaa koskaan työ. Näen tämän pikemminkin apuvälineenä, joka poistaa projektipäälliköiltä tylsät tehtävät. Sen sijaan että käyttäisit joka päivä tai viikko muutaman tunnin resurssisuunnitelman säätämiseen, järjestelmä voisi auttaa sinua suunnittelemaan sen, jolloin voit käyttää aikasi asiakkaan kanssa keskustelemiseen, projektin kehittämiseen tai muuhun luovaan ja inhimilliseen toimintaan. Haluamme poistaa tylsän työn ja tehdä työstä hauskempaa.

Jos katsotaan tulevaisuuteen, yksi parhaillaan kehittämistämme asioista on se, mitä kutsumme tekoälyavustajaksi. Se olisi avustaja, jolta voi kysyä projekteihin liittyviä asioita tai pyytää sitä tekemään tehtäviä puolestasi. Se toimisi kuin todellinen ihmisavustaja, mutta olisi supertehokas, koska se tietäisi kaiken tapahtuvan ja näkisi kaikki asiakkaasi, projektisi ja työntekijäsi.

Ben Aston:

Tuo on todella kiinnostavaa. Luin pari viikkoa sitten samankaltaisesta asiasta. Yksi projektipäälliköiden kiinnostavista haasteista on se, että niin suuri osa ajastamme kuluu kysymyksiin vastaamiseen, koska ihmiset eivät tiedä, mistä tietoa löytää. Esimerkiksi mikä tämän työn numero on? Mihin minun pitäisi kirjata tuntini? Kuinka paljon käytimme viime vuonna rahaa siihen projektiin, jossa teimme bannerikampanjan jollekin? Olisi hienoa, jos tähän olisi jonkinlainen ratkaisu.

Dennis Kayser:

Olen täysin samaa mieltä. Kuvittele, että voisit kysyä avustajalta: mitkä ovat tällä hetkellä viisi riskialtteinta projektiani ja mistä minun pitäisi olla huolissani? Se olisi valtava apu päivittäisessä työssä, eikä sinun tarvitsisi käydä läpi kaikkia erilaisia listoja. Kysyisit vain tekoälyltä, ja se kertoisi hetkessä tarkalleen, mitä sinun tarvitsee tietää.

Ben Aston:

Rakennatteko tätä integraationa Slackiin? Näkemäni ratkaisu oli Slack-integraatio, jonka kautta kysymyksiä saattoi esittää Slackissa. Rakennatteko sitä järjestelmän sisälle niin, että se voisi kysellä myös muista työkaluista?

Dennis Kayser:

Rakennamme sitä myös muihin työkaluihin. Slackia voi käyttää, jos haluaa. Sen voi yhdistää Slackiin ja käyttää sitä käyttöliittymänä. Tarjoamme myös oman käyttöliittymän sovelluksen sisällä, joten kysymyksiä voi esittää sielläkin. Slack-botti kysyy käytännössä vain tietoja palvelustamme. Koska yhdistämme järjestelmäsi, kaikki tarvittava tieto on käytettävissä. Siksi voit esittää kehittyneitä kysymyksiä, joihin et normaalisti voisi saada vastausta ilman henkilöä, joka tuntee nämä asiat.

Ben Aston:

Tämä parantaa varmasti resurssipäällikön elämää, sillä hän joutuu usein vastaamaan kaikkiin tyhmiin kysymyksiin. Myös projektipäällikkönä resurssien jatkuva siirtäminen ei vaatisi ihmistä, jos sen voisi tehdä tekoälyllä. Järjestelmälle voisi sanoa: projektini viivästyy viikolla, siirrä kaikki resurssit viikolla ja aloita ensi maanantaina tämän maanantain sijaan. Tällaisen asian ei pitäisi vaatia resurssipäällikön osallistumista. Meillä on niin paljon manuaalisia prosesseja, kuten uuden työnumeron avaaminen tai viikoittaisen tilanneraportin luominen. Jos voisit kirjoittaa komennon ja saada raportin automaattisesti, se olisi mahtavaa.

Dennis Kayser:

Olen täysin samaa mieltä, ja juuri tämän haluamme tehdä. Haluamme automatisoida tylsät asiat, jotta voit keskittyä hauskoihin tehtäviin. Tapasin eilen yhden asiakkaamme, ja hän sanoi, että säästämme häneltä kaksi tai kolme tuntia päivässä, jotka hän muuten käyttäisi resurssien siirtelyyn. Se osoittaa, että ihmisille on hyödyllistä tarjota tällaista apua, jotta hän voi käyttää nuo kaksi tuntia johonkin hauskempaan kuin ihmisten raahaamiseen aikajanalla.

Ben Aston:

Hienoa. Oletko saanut muuta kiinnostavaa palautetta siitä, kuinka Forecast It on auttanut ihmisiä tavoilla, joita ette odottaneet?

Dennis Kayser:

Tämä kuulostaa ehkä hieman tylsältä, mutta oikeastaan se ei ole kovin odottamatonta, koska keskitymme paljon asiakkaidemme kanssa keskustelemiseen. Olemme tiiviisti vuorovaikutuksessa kaikkien asiakkaidemme kanssa varmistaaksemme, että rakennamme asioita, jotka auttavat heitä päivittäin. Suhtaudumme palautteeseen erittäin vakavasti. Käyttökokemuksesta vastaava työntekijämme pitää yleensä viidestä kymmeneen asiakastapaamista viikossa. Ne kestävät tunnin, ja niiden aikana hän kerää palautetta käytöstä, toimivuudesta, ongelmista ja siitä, kuinka asioita pitäisi korjata.

Ben Aston:

Mitä Forecast Itille on luvassa projektipäällikön avustajan lisäksi? Millaisena näet sen viiden vuoden kuluttua? Olette rakentaneet projektinhallintabottijärjestelmänne — mitä seuraavaksi?

Dennis Kayser:

On tärkeää, ettemme laajenna toimintaamme liian paljon. Emme halua olla uusi suuri yritysjärjestelmä, jota on vaikea käyttää. Meille on tärkeää pitää asiat yksinkertaisina ja tehdä uusien käyttäjien aloittamisesta helppoa. Joskus tuotteisiin lisätään ominaisuuksia vain ominaisuuksien vuoksi, ja pyrimme välttämään sitä. Emme voi sopia kaikille, vaan haluamme palvella ihanteellisia asiakkaitamme mahdollisimman hyvin. Tuotteen näkökulmasta tavoitteena on tehdä tekoälystä todella hämmästyttävä. Se ei ole helppoa, vaan suuri tehtävä. Haluamme myös yhdistää järjestelmän mahdollisimman moneen muuhun järjestelmään, jotta voit käyttää haluamiasi työkaluja ongelmitta, sekä tarjota lisää tekoälypohjaisia näkemyksiä, joiden avulla ymmärrät liiketoimintaasi ja voit kehittää sitä automatisoidummin.

Ben Aston:

Forecast Itin lisäksi olisi kiinnostavaa kuulla, mitä muuta työkalupakissasi on tuotteita kehittävänä henkilönä. Mitä käytät tuotekehityksen ja sen sisältämien projektien hallintaan?

Dennis Kayser:

Käytämme ehdottomasti omaa tuotettamme, koska muuten siinä ei olisi paljon järkeä. Se on hieman keinotekoinen ilmaus, mutta käytämme omaa tuotettamme juuri nyt tuotteemme kehittämiseen. Se on meille tärkeää, koska jos rakennat tuotetta etkä käytä sitä itse, jokin on pielessä. Tuotteen pitäisi olla sellainen, jota haluaisit itse käyttää. Lisäksi käytämme Googlen työkaluja ja paljon Slackia. Se on meille todella tärkeä. Teemme Slackilla monenlaisia asioita. Mitä muuta käytämme? Projektinhallinnan puolella työkalupino ei taida olla kovin laaja. Yritämme pitää työkalujen määrän mahdollisimman pienenä.

Ben Aston:

Ettekö käytä Geraa tai Trelloa tehtävienhallintaan tai mihinkään vastaavaan?

Dennis Kayser:

Emme, käytämme siihen omaa järjestelmäämme. Se pystyy siihen täysin. Voitimme juuri viime viikolla asiakkaan Geralta. Monimutkaisten tuotteiden ongelma on, että monet eivät koskaan käytä niitä, koska niitä on vaikea ja ärsyttävä käyttää. Yritämme välttää sitä.

Ben Aston:

Yksi suurista haasteista on ihmisten auttaminen tekemään parhaansa ja luovuuden säilyttäminen. Vaikka Gera voi olla loistava ja siitä on tullut tavallaan projektinhallinnan tosiasiallinen standardi, koska se on erittäin monipuolinen ja kehitystyössä voi mennä hyvin yksityiskohtaiselle tasolle, kaikki muut vihaavat sitä, vaikka kehittäjät pitäisivät siitä.

Dennis Kayser:

Juuri niin.

Ben Aston:

Tasapaino liittyy siihen, käytätkö Trelloa kehitystyöhön asti ja milloin siirryt Geraan. Tärkeintä olisi kuitenkin järjestelmä, josta kaikki pitävät ja jonka kaikki voivat hyväksyä, koska se tekee kaiken tarvittavan.

Dennis Kayser:

Se on tavoitteemme.

Ben Aston:

Voin vaihtaa Kanbanin ja Scrumin välillä—

Dennis Kayser:

Voit näyttää asiakkaalle Gantin kaavion, jos se on tarpeen, ja tehdä kaiken muun tarvittavan ilman, että järjestelmästä tulee liian vaikea. Tämä on oikeastaan hauskaa, koska juttelin hiljattain ystäväni kanssa, jonka vaimo oli saanut työpaikan digitaalisena projektipäällikkönä ja opetteli nyt Geraa. Se ei ollut kovin hauskaa ja vaati paljon giniä. Se oli hänen näkemyksensä asiasta.

Ben Aston:

Se voi olla hieman monimutkainen. Kiitos paljon, että liityit seuraamme, Dennis. On ollut hienoa saada sinut mukaan.

Dennis Kayser:

Kiitos. Kiitos kutsusta. On aina hauskaa puhua asioista, joista olemme innostuneita.

Ben Aston:

Hienoa. Jos haluat osallistua keskusteluun tekoälyä hyödyntävästä projektinhallinnasta, lue artikkeli osoitteessa thedigitalprojectmanager.com ja liity myös Slackiin. Meillä on digitaalisille projektipäälliköille tarkoitettu yhteisö, jossa keskustellaan kaikenlaisista kiinnostavista projektinhallintaan liittyvistä asioista. Siirry osoitteen thedigitalprojectmanager.com yhteisöosioon ja osallistu keskusteluun. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelemisesta.