Tee tilanneraporteistasi hyödyllisiä (Robyn Reynoldsin kanssa)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole aina sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Project Manager -podcast. Podcastin tarjoaa Clarizen, yritysten projektien ja projektisalkkujen hallintaohjelmistojen johtava toimittaja. Vieraile osoitteessa Clarizen.com ja lue lisää. Tänään kanssani on Robin Reynolds, yksi Digital Project Managerin vakituisista DPM-asiantuntijoista ja Dear DPM -palstamme neuvonantaja. Robyn, kiitos paljon, että tulit jälleen mukaan ohjelmaan.

Robin Reynolds:

Hei Ben. Olen todella innoissani paluustani. Keskustelen kanssasi aina mielelläni.

Ben Aston:

Hienoa. Oletko koskaan joutunut pulaan, koska olit melko varma tekeväsi hyvää työtä pitäessäsi asiakkaan ajan tasalla kaikesta projektiin liittyvästä, mutta sitten eräänä päivänä projekti joutuu kriisiin ja kaikki sähköpostit, viestit ja tekstiviestit, jotka luulit lähettäneesi asiakkaalle projektista, näyttävät kadonneen kuin taikaiskusta? Ystäväni, juuri siksi tarvitset tilanneraportin. Tänään puhumme siis kaikesta, mikä liittyy noihin pelättyihin tilanneraportteihin. Ovatko ne todella tarpeellisia? Ja jos ovat, mitä niihin pitäisi sisällyttää? Kuinka voimme tehdä niistä vähemmän tuskallisia, ja mitä voimme tehdä tehdäksemme niistä oikeasti hyödyllisiä?

Mutta jos et ole vielä tavannut Robinia, esittelen hänet kunnolla. Robin asuu aivan tien päässä minusta – tai ainakin haluan ajatella niin – ja hän asuu Portlandissa ja pitää emojeista, listoista ja pennuista. Puhumme siitä lisää hetken kuluttua, mutta todettakoon, että yhtenä DPM-asiantuntijoistamme Robin esiintyy myös tulevalla kurssillamme, jonka nimi on Mastering Digital Project Management. Jos et tiedä, mistä puhun, ja tarvitset projektinhallintakoulutusta, käy tutustumassa.

Kyseessä on seitsemän viikon intensiivikurssi, joka sisältää vuorovaikutteisia videoistuntoja, viikoittaisia oppitunteja, tehtäviä, ryhmäkeskusteluja sekä mahdollisuuden osallistua myös valmennusistuntoihin. Siirry siis osoitteeseen digitalprojectmanagerschool.com ja ilmoittaudu mukaan. Paikkoja on jäljellä enää muutama.

Mutta Robin, olet hiljattain vaihtanut työpaikkaa. Kerro uudesta työstäsi.

Robin Reynolds:

Niin, olen juuri päättämässä ensimmäisiä viikkojani tässä niin sanotussa uudessa työssä, ja kaikki on ollut aivan mahtavaa. Työskentelen nyt 10Upilla, ja pohjimmiltaan autamme tekemään verkosta paremman rakentamalla huolellisesti verkkosivustoja ja työkaluja sisällöntuottajille.

10Upissa on erityisen hauskaa se, että kaikki työskentelevät etänä – aivan kaikki. Teemme yhteistyötä muun muassa AMC:n, NBC Universalin ja Time Inc:n kanssa.

Ben Aston:

Hienoa. Jos kaikki työskentelevät etänä, millä aikavyöhykkeellä sinä työskentelet? Onko kyse vain Pohjois-Amerikasta vai myös muista maista?

Robin Reynolds:

Onneksi organisaatiomme on rakennettu niin, että olemme eri ryhmissä ja ryhmittymissä. Olen teknisesti ryhmässä, joka toimii kokonaan Tyynenmeren aikavyöhykkeellä. Lisäksi on eurooppalainen ryhmä ja niin edelleen.

Joinakin päivinä minulla on kokous hieman aikaisemmin kuin haluaisin, mutta niitä kertoja on melko harvoin.

Ben Aston:

Hienoa. Voitko siis vaihtaa ryhmää, jos ajattelet: ”Hetkinen, haluaisin mennä kesäksi Eurooppaan”? Voiko ryhmää vaihtaa?

Robin Reynolds:

Tiedätkö, mikä on hauskaa? Yksi tiiminvetäjistämme teki juuri niin. Nyt hän on Euroopassa viettämässä elämänsä parasta aikaa, matkustamassa ja samalla johtamassa tiimiään.

Ben Aston:

No niin. Kuulostaa aika hienolta. Millaisia haasteita olet kohdannut? Olet tehnyt projektinhallintaa etänä aiemminkin, mutta oletko työskennellyt ympäristössä, jossa kaikki ovat koko ajan etänä? Onko siitä seurannut erityisiä haasteita?

Robin Reynolds:

Olin aiemmassa työssäni etätyössä, mutta 10Upissa on erityisen hienoa se, että kaikkia kannustetaan työskentelemään omilla aikavyöhykkeillään. Olemme myös suuria Zoomin kannattajia videotyökaluna. Asiakkaiden kanssa työskentelyssä ja tiimiin yhteydessä olemisessa on todella hyödyllistä, että video on odotusarvo – kyse ei ole vain puhelimesta.

Ben Aston:

Se ei ole vain valinnainen lisä.

Robin Reynolds:

Aivan, olet täysin oikeassa.

Ben Aston:

Ja ihmisetkö tekevät niin? Toimiiko se oikeasti?

Robin Reynolds:

Toistaiseksi kyllä, ehdottomasti. Olen kuitenkin vasta alkuvaiheessa ja uusi tyttö. Yritän tällä hetkellä hyväksyä sen, etten tiedä kaikkea, ja todella oppia, kuunnella, tutustua tiimeihini ja asiakkaisiini sekä rakentaa näitä suhteita.

Ben Aston:

Oletko uudessa tehtävässä huomannut jotain, jossa ajattelet: ”Minun täytyy todella kehittyä tässä”?

Robin Reynolds:

Luulen, että kyse on siitä, että hyväksyy tehneensä tätä työtä aiemminkin. Uuden tehtävän alussa on aina hieman huijarisyndroomaa, jolloin ajattelee: ”Voi luoja, olenko tehnyt tätä ennen?” Sitten tajuaa: ”Tietenkin olen, kyseessä on vain erilainen ympäristö.” Yritän siis vain luottaa enemmän itseeni ja ottaa projektini omistajuuden.

Ben Aston:

Uudessa paikassa aloittaessa ajattelee helposti: ”Voi luoja, en osaa täällä mitään.” Miten esimerkiksi hankit resursseja projektiisi? Millainen työkalupakki teillä on käytössä?

Robin Reynolds:

Käytämme 10 Thousand Feetiä ja omaa, tavallaan meille räätälöityä aikataulutustyökalua. Näiden kahden avulla kaikki sujuu hyvin ja saan yleensä tarvitsemani resurssit projekteilleni. Suunnittelemme myös paljon tulevia kuukausia etukäteen, joten voimme välttää ristiriidat hyvissä ajoin.

Ben Aston:

Kuulostaa hyvin aikuismaiselta. Millaisissa projekteissa työskentelet? Voitko kertoa niistä?

Robin Reynolds:

En voi kertoa tarkalleen asiakkaiden nimiä, mutta voin sanoa, että kyseessä on yhdistelmä verkkosivustojen ylläpidon jatkuvia sopimuksia sekä WordPressillä toteutettavia verkkosivustojen täydellisiä uudistuksia ja uudelleenrakennuksia.

Ben Aston:

Hienoa. Puhutaan siis tilanneraporteista. Oletko kirjoittanut 10Upissa jo ensimmäisen tilanneraporttisi?

Robin Reynolds:

Olen toki. Meillä on siihen oma muoto ja lähestymistapa, aivan kuten jokaisella toimistolla, yrityksellä ja henkilöllä voi olla omansa.

Ben Aston:

Mikä on näkemyksesi? Kirjoitit juuri artikkelin tilanneraporteista, joten vakuuta meidät. Miksi tilanneraportit ovat mielestäsi tekemisen arvoisia?

Robin Reynolds:

Ben, myönnetään se: kukaan ei pidä tilanneraporteista tai niiden laatimisesta. Se on usein työn huonoin osa. Se ei ole kovin hohdokasta, ja sitä ajatellaan helposti näin: ”Voi ei, tämä täytyy tehdä, mutta kukaan ei kuitenkaan lue sitä.”

Ne ovat kuitenkin erittäin tärkeitä. Parhaat projektien tilanneraportit luovat tiimissä vastuunottoa ja omistajuutta. Niiden avulla ratkaistaan ongelmia, pienennetään riskejä ja ennen kaikkea varmistetaan, että projekti etenee kohti tavoitteitaan.

Tilanneraportti tuottaa arvoa paitsi sisäisille tiimeille myös erityisesti asiakkaille. Se antaa asiakkaille varmuuden siitä, että heidän rahansa tuottavat projektissa tulosta. Lisäksi se voi auttaa heitä näyttämään hyvältä esihenkilöidensä silmissä, koska he voivat välittää raportin eteenpäin eri sidosryhmille.

Lopuksi tilanneraportit voivat pelastaa tilanteen täysin, sillä niistä jää kirjallinen jälki siltä varalta, että asiat menevät pieleen. Voit sanoa: ”Kyllä, nostimme tämän riskin esiin, tässä on sen lieventämissuunnitelma ja tässä se, mitä olemme tehneet tilanteen korjaamiseksi.” Näin voidaan välttää tilanne, jossa ongelma on ollut tulossa pitkään, mutta siitä on unohdettu puhua.

Ben Aston:

Luulen, että tilanneraporttien kohdalla voi tulla houkutus ajatella: ”Jätän tämän viikon raportin väliin, koska asiakas ei kuitenkaan lue näitä. Viime viikolla lähetin raportin ja lisäsin siihen pienen vihjeen, jossa sanoin, että budjetti taitaa ylittyä, eikä asiakas sanonut mitään. Nyt kun kerroin sen viime viikolla, en kerro asiasta uudelleen, jos he sattuisivat lukemaan raportin.”

Robin Reynolds:

Aivan. ”Kerroin heille, joten asia on sillä selvä.”

Ben Aston:

Niin.

Robin Reynolds:

Kyse on oikeastaan odotusten hallinnasta säännöllisesti.

Ben Aston:

Mitkä ovat siis tärkeimmät asiat? Oma näkemykseni tilanneraporteista on, että niistä pitäisi tehdä mahdollisimman yksinkertaisia. Et halua käyttää niiden päivittämiseen kahta tuntia. Jos työskentelet neljän eri asiakkaan kanssa, raporttien tekemiseen kuluisi koko päivä. Mitkä ovat mielestäsi ehdottomat asiat, jotka niihin on sisällytettävä?

Robin Reynolds:

Olen kanssasi samaa mieltä, Ben. Mitä yksinkertaisempi tilanneraportti, sitä parempi. Näihin voi käyttää paljon aikaa ja muuttaa ne projektisuunnitelmiksi tai projektisuunnitelman muunnelmiksi, mutta en suosittele sitä. Tärkeimpiä asioita ovat projektin nimi, asiakkaan nimi, projektin visio tai yhteenveto – sen pitäisi olla yhden lauseen mittainen – sekä projektin tila. Tämä on erittäin tärkeää, kuten mainitsit. Tilan voi esittää tilanneraportissa monella tavalla, ja artikkelista löytyy siitä lisää tietoa. Raportissa pitää ehdottomasti näkyä työtunnit tai se, miten projekti etenee. Onko aikataulu ja budjetti hallinnassa?

Lisäksi siihen pitää sisällyttää, mitä projektissa on viimeksi saatu valmiiksi. Itse tapaan linkittää kaikki äskettäin valmistuneet tehtävät ja ohjata lukijan projektinhallintatyökaluun, jos se on asiakkaan käytettävissä.

Sen alapuolelle kannattaa kirjata, mitä aiotaan saada seuraavaksi valmiiksi. Se voi koskea seuraavaa kuukautta tai ehkä seuraavaa viikkoa, mutta asiakkaalle on tärkeää kertoa tulevista painopisteistä ja siitä, mihin seuraavaksi keskitytään. Näin asiakas voi sanoa: ”Tämä ei oikeastaan enää ole prioriteetti” tai ”Nostetaan tämä toinen asia tärkeämmäksi.”

Lopuksi tilanneraporttiin kannattaa sisällyttää ongelmat ja esteet. Tässä kohdassa nostetaan esiin mahdolliset riskit ja pyritään sopimaan asiakkaan kanssa niiden lieventämiseen liittyvistä ratkaisuista tilannekatsauksen aikana.

Ben Aston:

Jos nämä ovat tärkeimmät asiat, kuulostaa siltä, että siinä on silti paljon sisältöä.

Kaikki on tietysti tärkeää. Ehkä kolmannes sisällöstä on joka viikko muuttumatonta. Osa asioista ei muutu, mutta miten päätät, kuinka paljon yksityiskohtia on tarpeeksi? Pidän ajatuksesta, jonka esitit tehtävien valmistumisesta, tulevista tehtävistä ja työkaluihin johtavista linkeistä. Raportti on ikään kuin tilannekuva, josta voi halutessaan siirtyä syvemmälle. Kuinka paljon yksityiskohtia sisällytät kuvauksiin, jotta raportti on hyödyllinen mutta sen tekemiseen ei kulu tunteja?

Robin Reynolds:

Haluan varmistaa, etteivät projektin tilanneraportit vie yli noin 20 minuuttia. Ensimmäinen raportti vie varmasti hieman kauemmin. Projektipäällikkönä käytän tämän ajan myös projektin tarkasteluun ja varmistan, että ymmärrän, missä kaikessa mennään.

Teen usein ensimmäisen luonnoksen aikaisin aamulla tai raportin lähettämistä edeltävänä päivänä. Kirjaan siihen kaikki ideani, ajatukseni ja muistiinpanoni. Palaan siihen myöhemmin ja karsin kaiken turhan pois, jotta lopputulos on erittäin tiivis.

Voitko sanoa asian yksinkertaisemmin? Voitko vain linkittää tehtävään? Sen jälkeen asiasta voi keskustella puhelussa. Raportissa ei pidä yrittää ratkaista kaikkia ongelmia, vaan ainoastaan tunnistaa ne, ohjata oikeaan paikkaan ja keskustella niistä.

Ben Aston:

Tuo on erittäin hyvä huomio. Tilanneraportit voi nähdä asiakkaan pyytämänä dokumentaationa, jota asiakas ei koskaan lue. Toisaalta niitä voi ajatella myös tärkeänä työkaluna, jonka avulla pysymme projektin tilanteen tasalla.

On hyödyllistä käyttää joka viikko aikaa projektin perusteelliseen tarkasteluun, riskien uudelleenarviointiin, riskien lieventämisstrategian arviointiin ja seuraavien askelten suunnitteluun. Kun pääset yhden askeleen tiimiä edelle, kyseessä on hyödyllinen jatkuvan projektisuunnittelun harjoitus, joka auttaa pitämään projektin aikataulussa ja ymmärtämään sen tilanteen.

Muuten projekti voi vain kulkea eteenpäin ilman selkeää näkemystä kokonaisuudesta. Koetko sinä samoin?

Robin Reynolds:

Ehdottomasti. RACI-ajattelun näkökulmasta RACI projektipäälliköt vastaavat tilanneraportin laatimisesta. Tiimimme ja asiakkaamme puolestaan ovat vastuussa siitä, että he pysyvät ajan tasalla, lukevat raportin, esittävät kysymyksiä ja pyytävät tarvittaessa täsmennyksiä sen perusteella.

Ben Aston:

Mikä on metodologianne 10Upissa? Onko työskentely enemmän vesiputousmallin mukaista vai toteutatteko iteraatioita ja työskentelette ketterästi?

Robin Reynolds:

Käytämme molempia. Se riippuu projektista. Emme ole sitoutuneet vain toiseen.

Ben Aston:

Ketterissä projekteissa, joissa työskennellään iteraatioissa, voi syntyä ajatus, ettei tilanneraportteja tarvita, koska kaikki tietävät, mitä tapahtuu. Päivittäinen tilannepalaveri, iteraatiot, katselmointi ja retrospektiivi pitävät ihmiset mukana. Tarvitaan kuitenkin myös askel taaksepäin: kuinka monta tuntia on jäljellä, missä budjetti on ja kuinka paljon tehtävää vielä on?

Robin Reynolds:

Aivan.

Ben Aston:

Tilannepalaveri on hyödyllinen esimerkiksi työn edistymiskaavion nopeaan tarkasteluun. Tilanneraportti taas kokoaa asiakkaalle kaikki projektin tiedot yhdelle tai kahdelle sivulle. Se on hyödyllinen harjoitus myös ketterissä projekteissa.

Robin Reynolds:

Olen täysin samaa mieltä. Kuten aiemmin mainitsin, asiakas voi jakaa raportin esihenkilönsä tai muiden tärkeiden johtajien ja sidosryhmien kanssa, jotka saattavat tuoda yrityksellesi lisää liiketoimintaa.

Ben Aston:

Aina hyödyllistä. Tehkää tilanneraporttinne!

Kun olet tehnyt tilanneraportin, mitä teet sille? Lähetätkö sen sähköpostissa? Houkutus voi olla suuri: raportti valmistuu perjantaina kello neljä ja ajattelet: ”Liitän tämän vain sähköpostiin ja katoan. Lähetän sen asiakkaalle ja toivon parasta.” Mitä teet tilanneraporteillesi niiden valmistumisen jälkeen?

Robin Reynolds:

Ensinnäkään en yleensä lähetä niitä perjantai-iltapäivisin, koska silloin on lähes varmaa, ettei kukaan lue niitä. Itse en ainakaan innostu tärkeästä sähköpostista perjantai-iltapäivällä. Viikonloppuna ajatukset ovat muualla ja maanantaiaamuna sellainen viesti tuntuu hankalalta tavalta aloittaa päivä.

Lähetän raportit yleensä keskellä viikkoa. Voin pitää sisäisen katsauksen tiistaina, laatia asiakkaalle suunnatun tilanneraportin ja lähettää sen keskiviikkona. Yleensä toimitan raportin asiakkaan tai tiimin kanssa pidettävässä tilannepalaverissa.

Voin lähettää raportin ennen puhelua tai sen aikana, jakaa näyttöni, käydä kaiken läpi ja lähettää sen jälkeen yhteenvedon sekä toimenpiteet.

Tarkoitus ei kuitenkaan ole lukea raporttia asiakkaalle ääneen. Se toimii keskustelun kehyksenä: ”Tämän teimme, ja se onnistui hyvin. Tämän aiomme tehdä seuraavaksi, ja tässä olemme aikataulun suhteen. Keskustellaan tästä – näyttää siltä, että olemme edellä aikataulusta.”

Ben Aston:

Onko niin joskus käynyt?

Robin Reynolds:

Teoriassa.

Ben Aston:

Hyvä. Näytön jakaminen on mielestäni hyvä ajatus. Näin voit hallita sitä, mitä asiakas näkee, sen sijaan että lähettäisit raportin ja toivoisit asiakkaan katsovan juuri niitä kohtia, joita haluat hänen tarkastelevan.

Sinä teet enemmän etäistä projektinhallintaa, kun taas minä teen yleensä muuta kuin etäprojektinhallintaa. Minulle tilannepalaveri on tilaisuus viettää aikaa asiakkaiden kanssa ja rakentaa suhdetta. Tietojen jakamisen ja projektin tilanteen yhteisen ymmärryksen lisäksi siinä voi keskustella myös projektin ulkopuolisista asioista. Näin luottamus ja ystävyyssuhde kehittyvät, ja huonojen uutisten kertomiselle on enemmän pohjaa.

Etänä tämä on varmasti vaikeampaa. Kuinka rakennat suhteita asiakkaisiin etätyössä?

Robin Reynolds:

Jos pidät videon päällä, näette toisenne ja mukana on paljon kehonkieltä. Keskustelemme samoista asioista kuin kasvokkain. Kysymme esimerkiksi viikonlopusta ja muista kuulumisista.

Uskon, että se on yhtä tehokasta. Muistutit minua myös siitä, että pidin aiemmin tiimini kanssa sisäisiä tilanneraporttipalavereita ja tulostin raportin jokaiselle. Jälkikäteen ajateltuna se tuntuu melko äärimmäiseltä.

Opin kuitenkin tiimiltäni, että se oli ainoa tapa saada heidät lukemaan raportti: laittaa se heidän eteensä ja käydä se yhdessä läpi.

Ben Aston:

Niin.

Robin Reynolds:

Oikeaa tai täydellistä tapaa ei siis ole. On kuitenkin muutama väärä tapa. On tärkeää ymmärtää, mitä asiakas haluaa, ja mukauttaa toimintaa sen mukaan – sama koskee omaa tiimiä.

Ben Aston:

Onko sinulla vinkkejä siihen, miten varmistetaan, että asiakas todella lukee tilanneraportit?

Robin Reynolds:

Tilannepalaveri on ehdottomasti yksi keino. Lisäksi olen oppinut, ettei tilanneraporttia pidä koskaan jättää väliin. Kun sen tekee kerran, tilanne on vähän kuin huono ravintola-arvostelu. Yksi huono arvostelu voidaan korjata useilla hyvillä arvosteluilla, mutta asiakas muistaa aina sen yhden viikon, jolloin raportti jäi lähettämättä.

Ben Aston:

Niin.

Robin Reynolds:

Varmista siis, että raportti tulee aina ajallaan, olet valmistautunut ja raportti sisältää oikeasti asiaa. Sen pitää kuvata tekemäänne työtä, joten älä kiirehdi sen kanssa. Varmista, ettei siinä ole virheitä, äläkä syytä ketään huonosta työstä. Raportin pitää olla sisällöllisesti hyödyllinen.

Ben Aston:

Mainitsit raportin mukauttamisen asiakkaalle. Sen on oltava asiakkaalle hyödyllinen ja sisällettävä hänen tarvitsemansa tiedot. Olen kuitenkin joutunut tilanteisiin, joissa asiakas alkaa vaatia kaikenlaisia yksityiskohtia tilanneraporttiin.

Erityisesti aika- ja materiaaliperusteisessa projektissa asiakas saattaa haluta erittelyn jokaisesta projektissa työskennelleen henkilön tunnista ja siitä, miten jokainen hetki käytettiin. Sellaisen tuottaminen oli tuskallista, koska kaikkien kommentit piti vielä muokata. Mitä ajattelet siitä, missä menee asiakkaalle mukauttamisen raja ja milloin yksityiskohtia on liikaa?

Robin Reynolds:

Nyökkäilen täällä, koska olen ollut samassa tilanteessa. Usein pitää seurata omaa vaistoaan. Jos kyseessä on esimerkiksi pieni aika- ja materiaaliperusteinen sopimus, kaikkien tuntien ja tehtävien seuraaminen, ryhmittely ja monimutkaisten taulukkolaskentojen tekeminen ei välttämättä ole tehokasta.

Asiakkaalle pitää silloin selittää, miksi näin on. Jos hän silti vaatii sitä esimerkiksi liiketoiminnallisista syistä, sinun on ehkä työskenneltävä hänen kanssaan rahoituksen lisäämiseksi. Muuten tehtäviä ei ehkä ehditä tehdä yhtä paljon, koska aikaa kuluu raporttiin varsinaisen projektityön sijasta.

Ben Aston:

Jos asiakas haluaa jotakin, sen tuottaminen on työtä, vaikka asiakkaat eivät aina haluaisi nähdä sitä työnä. Olen jopa työskennellyt asiakkaiden kanssa, joiden sopimuksissa tilanneraporttien laatimista ei korvattu, mikä on järjetöntä. Jos raportteihin halutaan paljon yksityiskohtia ja ylimääräistä raportointia, joka ei ole projektin onnistuneen toimittamisen kannalta tarpeellista, siitä pitäisi maksaa. Jos asiakas alkaa pyytää lisää yksityiskohtia, kyseessä pitäisi olla muutosesitys tai jonkin muun asian poistaminen laajuudesta.

Robin Reynolds:

Haluan lisätä, että asiakkaalta ja tiimiltä kannattaa aina pyytää palautetta tilanneraporteista. Saatan joskus lisätä malliin jotain, mikä tuntuu itsestäni täysin järkevältä, mutta insinöörini voivat ajatella: ”En ymmärrä, miksi tämä on muotoiltu näin” tai ”Miksi tämä osio on mukana?”

Ben Aston:

Niin.

Robin Reynolds:

Tai he voivat pyytää sisällyttämään jotain muuta. Raporttia kannattaa siis mukauttaa, mutta ei tehottomalla tavalla. Luota vaistoosi.

Ben Aston:

Hyvä. Tämä oli todella hyödyllistä, kiitos Robin. Jos menet Robinin artikkeliin osoitteessa thedigitalprojectmanager.com, löydät tilanneraporttiesimerkin kuvitteelliselle asiakkaalle, Killikum Bucherille. Hieno brändinimi tosin, jos joku haluaa rekisteröidä kyseisen verkkotunnuksen.

Sivulla on näyte tilanneraportista, jota voit käyttää lähtökohtana, sekä ladattava mallipohja. Käy tutustumassa siihen ja ala tehdä tilanneraportteja.

Siinä olivat tilanneraportit. Ennen kuin lopetamme, halusin keskustella kanssasi hetken Digital Project Managerin Dear DPM -osiosta, jota olemme nyt pyörittäneet lähes

Robin Reynolds:

Muutaman kuukauden.

Ben Aston:

Lähes kuusi kuukautta.

Robin Reynolds:

Vau, joko siitä on niin kauan?

Ben Aston:

Lähes niin kauan. Julkaisimme juuri uuden kysymyksen. Robin, kehotit jotakuta jättämään työpaikkansa. Oliko se viisasta?

Robin Reynolds:

Kehotin. Kuulostaa hyvin rajulta, kun asian ilmaisee noin, mutta kysymyksen lähettänyt henkilö kuvasi hyvin vaikuttavasti vaikeaa tilannetta, jossa hän kamppaili työssään eikä tuntunut saavan tarvitsemaansa tukea, johtamista tai mentorointia kehittyäkseen tehtävässään.

Jos joku lukee kysymyksen, on melko selvää, että hänen pitäisi etsiä uusi mahdollisuus. Siihen oma vaistoni heti ohjasi. Työpaikkaa ei kuitenkaan voi vain jättää saman tien. En tiedä, omassa tilanteessani se ei yleensä olisi mahdollista, koska minulla on perhe. Annoin hänelle kuitenkin vinkkejä siitä, mitä sillä välin voisi tehdä. Energiaa ja turhautumista voi suunnata muualle, esimerkiksi kuntosalille. Kannattaa lopettaa sen yrittäminen, että tietty toimistossa oleva henkilö saataisiin yhteistyöhön, jos hän ei kerran aio tehdä yhteistyötä.

Lisäksi annoin ohjeita henkilöstöhallinnon suhteen. Kun etsit seuraavaa mahdollisuutta, kirjaa ylös, milloin tällaisia tilanteita tapahtuu, jos asia täytyy myöhemmin viedä henkilöstöhallinnon käsiteltäväksi.

Ben Aston:

Vakavaa asiaa. Et kai se ollut sinä, joka lähetti kysymyksen, Robin?

Robin Reynolds:

En.

Ben Aston:

Olet juuri saanut uuden työpaikan. Epäilyttävää.

Robin Reynolds:

Ei. Pystyn samaistumaan jokaiseen kysymykseen, joka meille lähetetään, joten en tiedä. Voin...

Ben Aston:

Anteeksi.

Robin Reynolds:

Ne kaikki olen minä.

Ben Aston:

Tämä kaikki olet siis sinä. Jos sinulla on kysymys, jonka haluat ehdottomasti esittää anonyymisti, siirry Digital Project Managerin resurssiosioon. Sieltä löydät Dear DPM -osion. Se on sivun yläosassa, ja siellä voit esittää millaisia kysymyksiä tahansa. Kysymyksesi voidaan valita vastattavaksi. Kerro meille, minkä kanssa kamppailet tai missä tarvitset apua. Annamme mielellämme neuvoja, ja Robin on erinomainen niiden antamisessa.

Robin, kiitos paljon, että liityit seuraamme. Oli hienoa saada sinut mukaan.

Robin Reynolds:

Kiitos Ben. Tämä oli hauskaa.

Ben Aston:

Jos haluat osallistua tilanneraporteista käytävään keskusteluun tai esittää kysymyksen Dear DPM -palstalla, siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com ja muista myös liittyä Slack-tiimiimme. Siirry resurssiosioon, niin löydät yli 1 000 muuta projektipäällikköä keskustelemassa näistä aiheista. Siellä käydään paljon kiinnostavia keskusteluja, joihin sinun kannattaa osallistua.

Ben Aston:

Ensi kertaan, kiitos kuuntelemisesta.