Saa enemmän aikaan projektipäällikkönä (SendTaskin Cedric Waldburgin kanssa)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Pahoittelemme mahdollisia kirjoitusvirheitä, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet.
Olen Ben Aston, ja tämä on The Digital Project Manager -podcast.
Projektipäälliköinä olemme aikaansaamisen mestareita, mutta millä keinoilla voimme saada enemmän aikaan ja tehdä saamamme asiat paremmin?
Tänään seurassani on Cedric Waldburg.
Cedric, kiitos paljon, että tulit ohjelmaan.

Cedric Waldburger:

Kiitos kutsusta, Ben.
Hienoa olla täällä.

Ben Aston:

Kerron hieman Cedricistä.
Hän on kiinnostava keskustelukumppani projektinhallinnan näkökulmasta, koska hän onnistuu jotenkin saamaan valtavasti asioita aikaan.
Hän perusti ensimmäisen yrityksensä 14-vuotiaana. Hän on rakentanut useita teknologiayrityksiä, sijoittanut moniin muihin ja työskentelee tällä hetkellä tuottavuuteen keskittyvässä startup-yrityksessä. Siksi hän on täällä tänään. Yrityksen nimi on Sendtask, josta puhumme pian.
Hän on mukana kaikenlaisissa kiinnostavissa yrityksissä, myös kryptovaluuttoihin liittyvissä. Lisäksi hän jakaa aikansa kiinnostavasti monien eri paikkojen välillä. Hänellä ei ole enää asuntoa, ja hän kertoo omistavansa vain 64 esinettä. Voit lukea siitä hänen blogistaan, sixtyfourthings.com-sivustolta.
Aion kysellä tänään Cedriciltä, miten saada enemmän aikaan. Projektipäälliköille tämä on todella tärkeä asia opittavaksi ja hallittavaksi, koska kaikkeen tekemiseen ei tunnu koskaan olevan tarpeeksi aikaa.
Ennen kuin sukellamme aiheeseen, Cedric, kerrotko hieman lisää itsestäsi? Mikä on tarinasi? Mainitsin jo, että perustit ensimmäisen yrityksesi 14-vuotiaana, mutta miten päädyit tekemään sitä, mitä teet tällä hetkellä?

Cedric Waldburger:

Kyllä, ehdottomasti.
Mainitsit jo, että perustin ensimmäisen yritykseni nuorena. Luulen, että siitä lähtien olen ollut startup-kärpäsen purema. Yrityksen rakentamisen prosessi kiehtoo minua, ja olen erittäin kiinnostunut purkamaan sen osiin: miten pääsen eilisiltana baarissa syntyneestä ideasta miljoonaan? Miljoona voi tarkoittaa miljoonaa käyttäjää, miljoonaa toimitettua pakettia tai miljoonan liikevaihtoa.
Tämä prosessi kiehtoo minua niin paljon, että olen optimoinut monia elämäni osa-alueita voidakseni olla mukana useissa eri yrityksissä ja yrittääkseni purkaa prosessin osiin mahdollisimman usein ja monissa erilaisissa tilanteissa.

Ben Aston:

Onko sinulla salaisia ideoita? Millaisia ideoita sait eilisiltana baarissa?

Cedric Waldburger:

Tämä on erityinen viikko. Suoritan parhaillani palvelusta Sveitsin ilmavoimissa.
Olen hämmästynyt siitä, kuinka paljon tehottomuutta näen täällä viettämäni viikon aikana. Joten ideoita asioiden parantamiseen riittää.

Ben Aston:

Hienoa. Teet siis monia eri asioita, mutta mitä oikeastaan teet? Puhut ympäriinsä lentämisestä etkä varsinaisesti asu missään tietyssä paikassa, mutta mitä työsi käytännössä on?
Tiedän, että matkustat ja olet mukana monessa, mutta kuinka laajaa osallistumisesi on? Kun siirryt paikasta toiseen, mitä teet?

Cedric Waldburger:

Tällä hetkellä työskentelen kolmen yrityksen parissa. Käytän noin 50 prosenttia ajastani Sendtaskiin, tuottavuuden työkaluun. Tiimimme työskentelee täysin hajautetusti, joten yrityksellä ei ole edes toimistoa.
Kahdella muulla yrityksellä, kryptovaluutta- ja tietokonenäköyrityksellä, on toimistot Yhdysvalloissa ja Euroopassa. Tiimien tapaamiseksi käyn usein Berliinissä, Zürichissä, Miamissa ja San Franciscossa.
Sen lisäksi matkustan konferensseihin ja joskus vain huvikseni. Olen järjestänyt elämäni niin, että voin työskennellä mistä tahansa. Joskus valitsen myös jonkin paikan vain siksi, että haluan viettää aikaa ystävän kanssa, jota en ole nähnyt pitkään aikaan, ja työskentelen samalla sieltä.

Ben Aston:

Kuulostaa hauskalta, mutta mikä tietokonenäköyritys on? Mitä tietokonenäkö tarkoittaa?

Cedric Waldburger:

Olemme kirjoittaneet algoritmin, joka analysoi kameroista tulevia kuvia. Käytämme sitä auttamaan baareja analysoimaan maksutapahtumia ja vertaamaan niitä kassajärjestelmän tietoihin petosten havaitsemiseksi. Rakennamme käytännössä baareille Google Analyticsin.

Ben Aston:

Baareille?

Cedric Waldburger:

Baareille ja ravintoloille, kyllä.

Ben Aston:

Mitä ihmiset voivat tehdä näillä tiedoilla? He voivat selvittää esimerkiksi, kuinka todennäköisesti joku viettää tietyn ajan pöydässä tai kuinka paljon hän käyttää rahaa?

Cedric Waldburger:

Tärkein käyttötapaus tällä hetkellä on seuraava. Havaitsimme muutama vuosi sitten, että koska toinen perustajistani työskenteli baari- ja ravintola-alalla, tyypillinen baari menettää 10–25 prosenttia liikevaihdostaan, koska juomia ei kirjata asianmukaisesti.
Osa tästä on petoksia tai rahan varastamista, mutta joskus juomat vain unohtuvat. Se on suuri ongelma, kun yhdysvaltalaisen baarin keskimääräinen vuosiliikevaihto on noin neljä miljoonaa dollaria. Näin ollen vuodessa voi kadota puoli miljoonaa tai miljoona dollaria.
Jotkut asentavat pulloihin radiotaajuustunnisteita tai asettavat jokaisen pullon alle painovaa'an. Jotkin palvelut lähettävät baariin ihmisiä tarkkailemaan henkilökuntaa, mutta nämä ratkaisut eivät ole kovin elegantteja ja niiden käyttöönotto on kallista.
Me yhdistämme järjestelmämme yleensä jo olemassa oleviin valvontakameroihin ja käytämme ohjelmistoamme lyhentämään työvuoron kattavan kahden tunnin videon 50 kuvaan, jotka näyttävät, milloin maksutapahtuma todella tapahtuu. Näemme siis, milloin olut tai limonadi annetaan asiakkaalle, ja yhdistämme tapahtuman automaattisesti myyntijärjestelmään.
Seuraavana päivänä saat raportin: eilen havaitsimme 500 maksutapahtumaa, joista 100:aa ei voitu yhdistää kassajärjestelmään. Tarkista siis nämä työntekijät ja tapahtumat sekä selvitä, voisitko kouluttaa heitä paremmin virheellisten tapahtumien vähentämiseksi.

Ben Aston:

Hienoa teknologiaa. Kuulostaa kiinnostavalta. Se on siis yksi yrityksistäsi.
Onko se yksi niistä, joihin käytät paljon aikaa tällä hetkellä?

Cedric Waldburger:

On, kyllä. Se on yksi kolmesta ja sen nimi on Glimpse.
Glimpseen ja kryptovaluutta Definityyn käytän puolet ajastani, ja toisen puolen Sendtaskiin.

Ben Aston:

Olen kiinnostunut kryptovaluutoista, kuten kaikki tuntuvat olevan tänä vuonna, kun Bitcoin on noussut kymmeneen tuhanteen dollariin.
Mikä sinun roolisi on siinä? Uusi kryptovaluutta näyttää ilmestyvän joka päivä ja kaikki liittyvät mukaan. Mitä te tarkalleen ottaen teette?

Cedric Waldburger:

Rakennamme uuden lohkoketjun. Monet uusista valuutoista ovat päivittäin julkaistavia tokeneita.
Monet niistä perustuvat Ethereumiin. Se on hienoa, koska Ethereum mahdollistaa älysopimusten luomisen ja monenlaisen toiminnan Ethereum-ekosysteemissä.
Me rakennamme täysin erillisen lohkoketjun, joka on paljon nopeampi ja skaalautuvampi versio Ethereumista. Ethereumissa lopullisuuden saavuttaminen kestää noin 15 minuuttia, eli sen varmistaminen, että tapahtuma todella meni läpi.
Se ei ole kovin käytännöllistä, jos maksat Ethereumilla kaupassa tai jossakin muussa tosielämän tilanteessa.
Meidän järjestelmässämme emme käytä työntodistetta vaan panostodistetta, joka on erilainen konsensusmekanismi. Lopullisuuden saavuttaminen kestää vain 0,9 sekuntia.

Ben Aston:

Mikä panostodiste sitten on? Miten se toimii?

Cedric Waldburger:

Panostodiste tarkoittaa, että uutta lohkoa ei löydetä ratkaisemalla nykyisten työntodistealgoritmien matemaattisia pulmia. Sen sijaan osa omista varoista asetetaan panokseksi, ja algoritmi määrittää, kuka saa luoda seuraavan lohkon.
Teemme tämän niin kutsutun kynnysvälityksen avulla. Olemme löytäneet tavan luoda satunnaislukuja hajautetussa ympäristössä ja valita satunnaisesti asiakkaita luomaan seuraavan lohkon ja saamaan siitä palkkion.

Ben Aston:

Kiinnostavaa.
Tiedän Bitcoinin tapahtumajonon ja sen, kuinka se hidastaa toimintaa, sekä suunnitellun haarautumisen, joka ei nyt toteudukaan. Se vaikuttaa tietenkin suorituskykyyn.
On kiinnostavaa nähdä, mitä kryptovaluutoille tapahtuu seuraavien vuosien aikana, mutta viime kuukausina tapahtunut on ollut aivan uskomatonta.
Luuletko sitä kuplaksi? Mitä arvelet tapahtuvan?

Cedric Waldburger:

Bitcoinin todellista arvoa on erittäin vaikea määrittää. Sillä ei ole vastinetta reaalimaailmassa.
Yksi esimerkki osoittaa, että se on saavuttamassa suuren yleisön tietoisuuden. Yksi yrityksistä, joihin olen sijoittanut, on Sveitsin suurin seksilelujen verkkokauppa. Vielä kuusi tai yhdeksän kuukautta sitten ystävät olivat kiinnostuneimpia juuri siitä yrityksestä. Kaikki halusivat tietää, mikä markkinoilla on uutta ja miten tuotteet toimivat.
Nyt kaikki puhuvat kryptosta. Se, että krypto kiinnostaa ihmisiä ja kiinnittää heidän huomionsa enemmän kuin seksilelut, kertoo paljon tämän alueen saamasta huomiosta.

Ben Aston:

Hauskaa.
Työskentelet siis näiden eri yritysten kanssa, mutta mikä roolisi niissä on? Millaisia haasteita kohtaat eri startup-yrityksissäsi?

Cedric Waldburger:

Joissakin tehtävissä olen ainoa perustaja, toimitusjohtaja ja teknologiajohtaja, joten käytän monia eri hattuja.
Kahdessa muussa olen enemmän operatiivinen johtaja ja perustaja. Joku muu johtaa päivittäistä toimintaa, mutta autan organisaation rakentamisessa, prosessien kehittämisessä ja kaikkien pitämisessä samalla sivulla.
Ajattelin pitkään, että keskittymiskyvyttömyyteni oli suuri ongelma. Olen liian utelias enkä jostain syystä pysty keskittymään vain yhteen yritykseen. Se on ollut pitkään vaikeaa, mutta olen hiljattain ymmärtänyt, että se pakottaa minut työskentelemään yritysten parissa eikä niinkään niiden sisällä.
Tarkoitan sillä oikeiden prosessien rakentamista, jotta muut voivat toteuttaa asioita, sekä sellaisen ympäristön luomista, jossa muut voivat olla mahdollisimman tehokkaita.
Esimerkiksi Sendtaskin toimitusjohtajana tehtäväni on vain kaksi asiaa. Ensinnäkin määritän suuntaviivat ja pidän kaikki linjassa yleisen visiomme kanssa. Toiseksi varmistan, että kaikilla on tarvitsemansa työkalut, prosessit ja ympäristö mahdollisimman tehokkaaseen työskentelyyn.
Ne ovat käytännössä ainoat kaksi tehtävääni, vaikka niissäkin on paljon tekemistä. Keskittyminen vain niihin auttaa minua skaalaamaan yritystä hyvin, koska en osallistu päivittäisiin prosesseihin liikaa.

Ben Aston:

Miten hallitset kaiken? Miten pysyt mukana kolmessa eri yrityksessä ja luot samalla kehyksiä niiden menestymiselle?
Millainen työkalupakki sinulla on? Miten seuraat kaikkea tekemääsi?

Cedric Waldburger:

Koska yritykset sijaitsevat San Franciscossa, Miamissa, Zürichissä ja Berliinissä, aikavyöhykkeitä on paljon.
Noin kaksi vuotta sitten ymmärsin, että minun on tultava todella hyväksi ihmisten kanssa synkronoitumisessa. Aikaerot tekevät puheluiden järjestämisestä joskus vaikeaa.
Käytän tiimien kanssa pääasiassa kahta työkalua. Toinen on Slack, joka on mielestäni erinomainen. Sen avulla on hauska työskennellä ja pitää yhteyttä ihmisiin ympäri maailmaa. Toinen on tietenkin Sendtask.
Olemme yhdistäneet nämä kaksi rakentamalla Sendtaskille Slack-integraation. Sendtask on jaettujen tehtävien hallintajärjestelmä, jonka avulla voit seurata tehtäviäsi ja tärkeysjärjestystäsi. Ennen Sendtaskia keskustelimme Slackissa ongelmasta, ominaisuudesta tai asiakkaan palautteesta, päädyimme ratkaisuun ja keskustelu päättyi siihen.
Joskus kaksi ihmistä lisäsi asian tehtävälistalleen, mutta usein ei ollut selvää, kuka työskentelisi sen parissa tai ratkaisisi ongelman.
Sendtaskin Slack-integraatiossa voit kirjoittaa esimerkiksi “/Sendtask, hei Ben, voisitko lähettää tuon minulle tai rakentaa ominaisuuden ensi keskiviikkoon mennessä?” Sendtask luo automaattisesti tehtävän, määrittää sen sinulle, asettaa eräpäiväksi ensi keskiviikon, lisää oikean otsikon ja antaa linkin keskusteluun, josta kaikki yksityiskohdat löytyvät.
Se on ollut todella hyödyllistä. Nämä ovat kaksi päätyökalua, joiden avulla pysyn ajan tasalla ja samalla sivulla tiimien kanssa.

Ben Aston:

Kuinka suuri Sendtask-tiimisi on? Olen kiinnostunut siitä, mitä olet rakentanut.
Projektinhallinnassa keskityt tehtävien hallintaan, vaikka vaihtoehtoja on paljon. Kerro tiimistäsi, joka työskentelee Sendtaskin parissa.

Cedric Waldburger:

Sendtask-tiimissä on tällä hetkellä yksitoista ihmistä kymmenessä eri maassa. Aloitimme helmikuussa ja julkaisimme ensimmäisen beta- tai alfatuotteemme seuraavana kuukautena, tämän vuoden maaliskuussa. Julkaisimme juuri iOS-sovelluksen ja Android-sovellus on lähes valmis.
Lean-prosessit ja asioiden julkaiseminen ovat meille tärkeitä. Testaamme tuotteita oikeilla asiakkailla ja käyttäjillä ja kehitämme niitä nopeasti. Useimmilla tiimin jäsenillä on teknologiatausta, joten monet meistä ovat kehittäjiä. Lisäksi tiimissä on sisällöstä, kirjoittamisesta, suunnittelusta ja käyttökokemuksesta vastaavia henkilöitä.

Ben Aston:

Mikä sai sinut valitsemaan hajautetun työskentelytavan? Yhdentoista ihmisen tiimi kymmenessä eri maassa ja vähintään kolmella aikavyöhykkeellä kuulostaa haastavalta.

Cedric Waldburger:

Aloimme rakentaa Sendtaskia, kun matkustin jo paljon. Kun päätin perustaa yrityksen, kysyin itseltäni, minne perustaisin sen, koska en muutenkaan pysy samassa paikassa pitkään.
Ajattelin, että olisi kiinnostava kokeilu siirtää oma elämäntyylini, jossa elän ilman asuntoa tai pysyvää kotia, yrityksen rakentamiseen. Yritys voisi toimia ilman toimistoa.
Haittoja ja hyötyjä on tietenkin paljon. Haittana on, että kaikkien pitäminen samalla sivulla on hieman vaikeampaa. Yhteydenpitoa varten on rakennettava prosesseja ja ihmisiä on tavattava aika ajoin.
Hyötynä on, että kaikki voivat olla erittäin joustavia työaikojensa suhteen. Emme vaadi ihmisiä aloittamaan kahdeksalta ja lopettamaan viideltä. Ohjelmistokehittäjänä opin, että joskus en ole aamulla tuottava, mutta työskentelen tehokkaimmin kello kahdesta iltapäivällä kahteen yöllä.
Haluan antaa ihmisille mahdollisuuden työskennellä silloin, kun he ovat tuottavimmillaan. Lisäksi voimme palkata parhaat osaajat mistä tahansa.
Jos palkkaan Berliinistä, Zürichistä, Miamista tai San Franciscosta, osaajapooli on paljon pienempi kuin silloin, jos voin palkata ihmisiä noin kolmen aikavyöhykkeen alueelta.

Ben Aston:

Kuinka monella aikavyöhykkeellä työskentelette?

Cedric Waldburger:

Tällä hetkellä viidellä, jos omaa sijaintiani ei lasketa mukaan, sillä se vaihtuu muutaman päivän välein.

Ben Aston:

Pidättekö esimerkiksi päivittäisiä tilannepalavereita tai viikoittaisia kokouksia? Millainen rytmi teillä on, jotta kaikki pysyvät linjassa ja tapaavat toisensa?

Cedric Waldburger:

Aloitamme tapaamalla 90 päivän välein. Kerran vuosineljänneksessä kokoamme ihmiset yhteen, koska yrityksen rakentamisessa on suurelta osin kyse ihmisistä, joiden kanssa sitä rakennetaan.
Maailman parhaat prosessit eivät yksin riitä. Lopulta ratkaisevaa on se, miten ihmiset tulevat toimeen keskenään ja miten kaikki saadaan samaan suuntaan.
Lennätämme kaikki samaan paikkaan noin kerran vuosineljänneksessä. Käytämme viikon seuraavasti:
A – tiimin rakentamiseen, toisiimme tutustumiseen työn ulkopuolella ja hauskojen kokemusten luomiseen.
Käytämme aikaa myös liiketoimintamme vaikeiden ongelmien pohtimiseen. Mikä Sendtask on? Kuka on kohdeasiakkaamme? Tällaiset asiat.
Viimeiset kaksi päivää käytämme yleensä seuraavien 90 päivän tiekartan laatimiseen.
Pidämme kahden viikon välein tilannekatsauksen, jossa selvitämme, mitä kukin työskentelee. Kun kaikki palaavat omiin työskentelypaikkoihinsa, voimme toimia tehokkaasti hyvin vähäisellä samanaikaisella viestinnällä. Kokoonnumme puheluun kerran viikossa noin 45 minuutiksi keskustelemaan päivityksistä ja niin kutsutuista keskustelunaiheista.
Kyse on asioista, jotka on parempi käsitellä puhumalla kuin kirjallisesti. Käytämme puhelua myös hauskanpitoon. Yleensä ratkaisemme lopuksi arvoituksen yhdessä.
Olemme intohimoisia luovasta ongelmanratkaisusta ja vaikeista ongelmista. Joka viikko joku esittää koko ryhmälle arvoituksen ja yrittää tehdä siitä mahdollisimman vaikean. Olemme tulleet siinä varsin hyviksi.

Ben Aston:

Mitä neuvoja antaisit hajautetun tiimin kanssa työskentelevälle? Mitkä ovat etätyön onnistumisen tärkeimmät salaisuudet?

Cedric Waldburger:

Meille tärkeää on ollut tiedostaa etätyön hyvät ja huonot puolet sekä se, mitä ne tarkoittavat jokaisen roolin kannalta. Ohjelmistotuote sopii hyvin etätyöhön, koska ihmiset voivat työskennellä itsenäisesti saatuaan kaiken tarvitsemansa tiedon. Perehdytyksen jälkeen he tuntevat järjestelmän ja ymmärtävät prosessimme.
Arvioimme yhteistyötapamme uudelleen 90 päivän välein. Jokaisella tapaamiskerralla keskustelemme siitä, mikä toimi ja mikä ei, ja annamme toisillemme palautetta.
Kuten kaikissa yrityksissä, kyse on kehittymisestä, palautteelle avoimena olemisesta ja prosessien mukauttamisesta paremmiksi.
Toinen erittäin tärkeä asia on ihmiset ja tilan sekä ajan luominen sille, että voimme tutustua toisiimme ja nähdä, kuka työpersoonan takana on. On tärkeää ymmärtää, mistä he pitävät ja millaisia he ovat vapaa-ajallaan.

Ben Aston:

Palataan hetkeksi Sendtaskiin. Mistä idea projektinhallintatyökalun luomiseen syntyi? Markkinoilla on valtavasti muita projektinhallintatyökaluja. Monet niistä tekevät paljon muutakin kuin tehtävien hallintaa. Miten Sendtask eroaa esimerkiksi Asanasta ja Basecampista? Millainen Sendtaskin tiekartta on?

Cedric Waldburger:

Koska markkina on niin täynnä, en aluksi halunnut rakentaa tällaista yritystä tai tuotetta. Yritin löytää työkalua, joka tekisi sen, mitä nyt rakennamme.
Idea syntyi jo jonkin aikaa sitten, kun ensimmäinen yritykseni oli toimisto. Rakensimme verkkosivustoja, esitteitä ja logoja monille asiakkaille ja työskentelimme lukuisten freelancerien kanssa. Meillä oli myös noin 15 hengen sisäinen tiimi, ja yritys toimii edelleen. Jossain vaiheessa ymmärsimme, että Asanan tai muun tehtävienhallinnan käyttäminen oli paljon tehokkaampaa kuin tehtävien jakaminen sähköpostitse.
On helpompi seurata, kuka työskentelee minkäkin asian parissa, ja tiedottaa toisillemme aikataulujen muuttumisesta. Hyötyjä oli niin paljon, ettemme halunneet palata vanhaan. Loimme myös paljon tarkistuslistoja, jotta meidän ei tarvinnut muistaa kaikkia verkkosivuston julkaisemiseen liittyviä vaiheita.
Sisäisille tiimeille tämä oli erittäin järkevää ja teki meistä tehokkaampia. Asiakkaiden ja toimittajien kanssa palasimme kuitenkin edelleen sähköpostiin. Se ei tuntunut järkevältä. Tehtävät olivat paljon tehokkaampi viestintätapa, joten miksi palata sähköpostiin, jossa tehtäviä katoaa ja sinun on muistettava, kenelle annoit minkäkin asian ja millä määräajalla?
Luulen, että syitä oli kaksi. Ensinnäkin en halua pakottaa asiakasta, jonka kanssa työskentelen ehkä harvoin, luomaan uutta tiliä. Meillä kaikilla on jo satoja tilejä ja salasanoja, ja se on vaivalloista.
Toiseksi halusin jotain niin intuitiivista, ettei minun tarvitsisi istua asiakkaan kanssa selittämässä Asanan käyttöä tai Trellon työnkulkua.
Etsin siis välitöntä aloitusta ilman tilin luomista sekä työkalua, joka olisi niin intuitiivinen ja helppokäyttöinen, ettei sen toimintaa tarvitsisi ensin selittää.
Testasin 48 eri tuotteenhallintatyökalua enkä löytänyt yhtäkään, joka olisi tarjonnut erityisesti ensimmäisen ominaisuuden. Yhteistyön aloittaminen ilman tilin luomista ei yksinkertaisesti ollut mahdollista.
Siksi päätimme rakentaa Sendtaskin. Tehtävän voi antaa kenelle tahansa, kunhan tiedät hänen sähköpostiosoitteensa. Vastaanottaja saa sähköpostin, jossa on tehtävän kuvaus ja kaikki tarvittavat tiedot. Hän voi vastata sähköpostiin kommentoidakseen tai avata tehtävän sähköpostissa olevasta linkistä. Linkki todentaa hänet, ja hän voi työskennellä tehtävän parissa aivan kuin hänellä olisi tili.
Se sopii hyvin nopeaan ja yksinkertaiseen yhteistyön aloittamiseen ilman sähköpostia, suoraan tehtävienhallinnan avulla.

Ben Aston:

Mikä on visiosi? Millainen Sendtaskin tiekartta on?

Cedric Waldburger:

Näemme Sendtaskin paikkana, jossa priorisoit omat tehtäväsi, delegoit niitä ja pysyt ajan tasalla muiden prioriteeteista sekä näet, mitä he ovat tehneet lähettämillesi tehtäville.
Visiomme on, ettei Sendtask olisi jälleen yksi sovellus, jota täytyy käyttää, vaan että voit luoda tehtäviä ja lähettää niitä Sendtaskiin siellä, missä jo työskentelet suurimman osan ajastasi.
Esimerkiksi mainitsemani Slack-integraatio auttaa monia käyttäjiä luomaan tehtäviä ja tarkistamaan prioriteettinsa suoraan Slackista ilman Sendtask-sivustolle siirtymistä.
Olemme tehneet saman sähköpostien kanssa: sähköpostit voi muuntaa nopeasti tehtäviksi ja päinvastoin.
Pitkän aikavälin visiomme on tehdä työstä jälleen hauskaa tai ainakin tehdä suurten ongelmien pilkkomisesta pienempiin vaiheisiin hauskaa. Näin suuret ongelmat ja vaiheet muuttuvat helpommin saavutettaviksi.

Ben Aston:

Puhutaan vielä elämäsi yksinkertaistamisesta. Teet valtavasti eri asioita ja matkustat paljon. Jos yrittäisin tehdä samaa, olisin varmasti tullut hulluksi.
Mitkä ovat elämäsi niksit? Miten hallitset kaikki pyörivät asiat?
Miten selviät elämästä, kun tehtävää on liikaa?

Cedric Waldburger:

Käytän tietenkin Sendtaskia paljon pysyäkseni selvillä siitä, mitä minun on tehtävä tänään, tällä viikolla ja niin edelleen.
Yksi tehokkaimmista elämäni nikseistä on käyttää joka aamu ensimmäiset 15 minuuttia päiväni ja tavoitteideni suunnitteluun.
Jaan päiväni myös kahteen osaan. Aloitan yleensä aikaisin, noin kuudelta. Kello yhteen asti, siis seitsemän tunnin ajan, en ota puheluita tai osallistu kokouksiin. Keskityn pitkän aikavälin prioriteetteihin ja asioihin, jotka haluan saada aikaan.
Tähän kuuluu lukeminen, jos haluan oppia lisää jostakin aiheesta, kirjoittaminen, prototyyppien rakentaminen ja ideointi.
Kello yhteen mennessä päiväni on jo ollut erittäin onnistunut, koska olen saanut aikaan paljon suunnittelemastani. Sen jälkeen mieleni on vapaa reagoimaan.
Kello yhdestä eteenpäin soitan puheluita, osallistun kokouksiin ja illallisille. Päivän jakaminen kahteen suureen lohkoon yhden kokouksen, tunnin keskeytymättömän ajan ja uuden puhelun sijasta on ollut minulle erittäin toimivaa.
Tunnen jo keskellä päivää saavuttaneeni paljon, mikä tekee minut onnelliseksi ja tuottavammaksi iltapäivällä.

Ben Aston:

Projektipäällikön näkökulmasta olisi hienoa sanoa asiakkaille, että pidämme kokoukset vain iltapäivisin ja työskentelemme aamupäivisin omien tehtäviemme parissa.

Cedric Waldburger:

Kun työskentelin Media Sign -toimistossa, koko päivän varaaminen omalle työlle oli ehkä vaikeaa. Liiketoiminta alkoi täällä kahdeksan ja yhdeksän välillä, joten tulin toimistolle kolme tuntia ennen useimpia asiakkaitani. Se auttoi saamaan paljon aikaan.
Asiakkaat ymmärsivät yleensä hyvin, jos en vastannut puheluihin ennen yhtätoista. Näin sain viiden tunnin työskentelyjakson. Tietenkin olin käytettävissä hätätilanteissa, mutta muuten soitin heille myöhemmin samana päivänä.

Ben Aston:

Hyvä vinkki: kerro asiakkaille olevasi tavoittamattomissa ja katso, mitä tapahtuu.
Olet työskennellyt toimistoalalla ja ymmärrät, millaista on olla projektipäällikkö ja tuotepäällikkö. Olet yksinkertaistanut elämääsi ja luonut rakenteita sekä prosesseja tehokkuuden parantamiseksi. Mistä pitäisi aloittaa, jos haluaa tulla tehokkaammaksi ja saada enemmän aikaan?

Cedric Waldburger:

Minulle kyse on pitkälti prioriteeteista ja niiden selkeydestä.
Olen esimerkiksi päättänyt, että viime vuosien ja luultavasti seuraavienkin vuosien tärkein tavoitteeni on oppia mahdollisimman paljon yrityksen rakentamisesta.
Kun ymmärsin tämän olevan prioriteettini, pystyin tekemään uhrauksia muilla elämäni osa-alueilla.
Minulla ei ole ollut puolentoista vuoden aikana asuntoa tai pysyvää kotia. Omistan vain sen verran tavaraa kuin reppuuni mahtuu ja matkustan valtavasti. Tänä vuonna olen viettänyt lentokoneissa noin kaksikymmentä päivää.
Seuraava askel oli ymmärtää, mitä tämä elämäntapa tarkoittaa, ja rakentaa prosessit sen haittojen hallitsemiseksi. Kuuntelen esimerkiksi paljon podcasteja ja äänikirjoja, koska voin tehdä niin odottaessani turvatarkastuksessa, noustessani lentokoneeseen tai muuna aikana, joka muuten menisi hukkaan.

Ben Aston:

Miten minimalistisemmaksi muuttuminen käytännössä tapahtui? Kun päätit luopua 99 prosentista tavaroistasi, oliko prosessi helppo?

Cedric Waldburger:

Matkustin yhä enemmän ja käytin joka tapauksessa lähinnä niitä tavaroita, jotka pystyin ottamaan mukaani.
Sain kokeiluidean. Olen utelias ja työskentelen hyvin numeroiden kanssa, joten halusin tietää, kuinka paljon tavaraa oikeasti omistan. Aloin käydä asuntoani läpi ja tehdä taulukkoa omistamistani asioista.
Kirjasin esimerkiksi viisi mustaa t-paitaa, kolme kenkäparia ja kaksi nahkatakkia. Kun minulla oli luku, halusin optimoida. Jos voisin omistaa vain yhden t-paidan, mikä se olisi? Jos voisin omistaa vain yhden kenkätyypin, minkä valitsisin? Pidän tällaisista lähes filosofisista kysymyksistä.
Aloin miettiä, miten voisin yhdistää kolme kenkätyyppiä yhdeksi. Kengät vievät paljon tilaa, joten halusin vain yhdet. Nykyään minulla on yhdet kengät sekä Vibram-kengät vaellukseen. Ne ovat varvaskengät.

Ben Aston:

Aivan.

Cedric Waldburger:

Ensimmäinen askel oli pohtia, mitä todella tarvitsen ja mikä merkki tai malli sopii useimpiin tilanteisiini.
Sen jälkeen käytin niin kutsuttua 90/90 päivän prosessia. 90 päivän välein tarkistan omistamani tavarat ja kysyn, mitä en ole käyttänyt viimeisten 90 päivän aikana enkä todennäköisesti käytä seuraavien 90 päivän aikana.
Näin tarkastelen puolen vuoden ajanjaksoa, joka on melko pitkä. Siihen sisältyy yleensä kylmiä ja lämpimiä päiviä sekä muodollisia ja epämuodollisia tilanteita. Jos en keksi tilannetta, jossa tarvitsisin tavaraa, laitan sen sivuun. Pakkaan sen laukkuun ja jätän vanhemmilleni tai ystävälleni. Tavaroista luopumiseen liittyy usein tunneperäinen kynnys, mutta laukkuun pakkaaminen ja sivuun laittaminen on helpompaa kuin heti lahjoittaminen.

Ben Aston:

Niin.

Cedric Waldburger:

90 päivää myöhemmin en ole koskaan ottanut mitään takaisin laukusta. En ole tarvinnut mitään sieltä. Sen jälkeen tavaroiden lahjoittaminen, pois antaminen tai myyminen on helppoa. Olen toistanut tätä prosessia uudelleen ja uudelleen.
Omistan tällä hetkellä 48 esinettä. Kun luovuin asunnostani, niitä oli 64, nyt 48, ja kaikki ovat mustia.

Ben Aston:

Mielenkiintoista on, että vaatteiden pesun täytyy olla erittäin tehokasta, jotta 48 tavaralla pärjää. Sinun täytyy joko pysyä puhtaana tai pitää vaatteesi erittäin puhtaina, sillä minulla on varmasti 48 vaatetta odottamassa pesua.

Cedric Waldburger:

Minulla on vaatteita seitsemäksi päiväksi, minkä jälkeen pesen ne. Kaikki on mustaa, joten voin pestä kaiken yhdessä. Suurin osa vaatteista on nopeasti kuivuvaa ja rypistymätöntä kangasta. Se on tehokasta, sillä olen optimoinut sen tätä varten.

Ben Aston:

Jos käyt sixtyfourthings.com-sivustolla, voit tutustua Cedricin listaan. Siihen kuuluu Vancouverin klassikoita, kuten Lululemon ja Kit & Ace.
Cedric on täydellinen Kit & Acen asiakas: liikkuva ihminen, joka haluaa joustavia vaatteita.

Cedric Waldburger:

Aivan. Pidän heidän vaatteistaan. Ne sopivat hyvin matkustamiseeni, usein tapahtuvaan pesuun ja kestävyyden tarpeeseen, mutta näyttävät silti muodollisilta.

Ben Aston:

Tekninen kashmir.

Cedric Waldburger:

Kyllä.

Ben Aston:

Siitä tässä kaikessa on kyse.
Cedric, kiitos paljon, että liityit seuraamme. On ollut hienoa saada sinut mukaan tänään.

Cedric Waldburger:

Samoin, kiitos kutsusta.

Ben Aston:

Jos haluat osallistua keskusteluun, kommentoi blogikirjoitusta tai siirry thedigitalprojectmanager.com-sivuston yhteisöosioon ja liity Slack-tiimiimme. Siellä käydään paljon kiinnostavia keskusteluja. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelemisesta.