Nivelación de recursos en Monday – Fred Baker – SOLO MIEMBROS

[00:00:00] Mhm.

Galen: Hola a todos, bienvenidos a nuestra sesión práctica sobre cómo usar Monday para planificar, nivelar y gestionar los recursos del equipo del proyecto. Para quienes aún no nos conocen, soy Galen y este es Fred Baker, Consultor Certificado de Monday.

Fred, gracias por acompañarme hoy.

Fred: Gracias, Galen.

Galen: Muy bien. Eh, vamos a sumergirnos en el tema de recursos. Eh, tengo un pequeño escenario aquí. Sé que has, eh, configurado tu entorno de pruebas. Así que permíteme establecer el contexto. El escenario que pienso es que lidero un equipo de gestores de proyectos en una pequeña agencia digital.

Tenemos un par de PMs llevando diferentes proyectos concurrentes, de distintos tamaños, cronogramas y niveles de complejidad. Pero lo más importante es que todos estos proyectos comparten miembros de equipo de los departamentos de desarrollo y creativo. Y realmente lo que quiero saber es lo siguiente: ¿cuál es la mejor manera de que mis PMs en este escenario puedan prever los recursos del equipo a través de sus proyectos usando Monday? Específicamente estoy pensando, ok, ¿cómo sabré si hemos sobrecargado a algún miembro del equipo? Y si tengo a alguien sobreasignado, ¿cómo podría usar Monday para nivelar a ese recurso para que no supere la capacidad? Eh, sí, ese es el escenario que quería revisar contigo.

Pensé que podríamos empezar con lo básico, simplemente si pudieras mostrarme rápido cómo asignarías recursos a un par de proyectos, y luego entraremos en el área problemática donde, espera un minuto, esta persona está trabajando, ya sabes, 12, 16 horas diarias. ¿Está bien eso?

Fred: Sí, sí, sí. Es un muy buen escenario. Y lo primero que diré es que lo que voy a mostrar es una de 7.000 formas diferentes en las que podrías hacer esto, ¿verdad? Así que lo genial de Monday, y creo que lo dije antes, es que yo le digo a los clientes que Monday es como una caja de Legos.

Puedes construir lo que quieras. Hay muchas maneras diferentes de hacer cualquier cosa y, normalmente, donde la gente encuentra problemas es intentando hacer coincidir Monday con su proceso o al revés. Así que hay herramientas útiles. El widget de carga de trabajo, que es el que tengo abierto aquí, es, o en realidad este es el widget de carga de trabajo.

Déjame ser exacto. Este widget es una de las nuevas funciones lanzadas el último año aproximadamente, y es probablemente la mejor forma de hacerse una idea de la capacidad. Solo viendo este ejemplo aquí, en la semana 25, parece que estoy al 61% de capacidad. Puedes apilar cosas, y profundizaré en esto, pero puedes apilar proyectos y decir, ok.

Parece que Fred está en muchos proyectos este tiempo. Empiezas a ver un 93% de capacidad y vamos a sumar más y ver cómo se ve. Pero puedes llegar al rojo, ¿verdad? Y entonces visualmente ves cuándo la gente está sobrecargada o está menos cargada, como en la semana 29 aquí.

Y esto se conecta con un tablero de proyectos. Así que aquí estaría el tablero de proyectos y este podría ser el tablero de alto nivel. Un tablero de alto nivel es básicamente una vista tipo portafolio donde viven todos tus proyectos y tienes filas para cada uno.

Quizás están organizados en diferentes grupos o lo que sea. Normalmente hay esta vista de alto nivel que mira todo el equipo o el gestor del proyecto, y desde ahí hay un tablero de bajo nivel, que ya es de detalle. Por ejemplo, puedes tener todos tus proyectos aquí y luego un proyecto específico como un diseño web para un cliente grande, que está enlazado al tablero de alto nivel, pero tiene su propio nivel de detalle.

Así, haríamos el inicio, recopilación de recursos, creación de wireframe, revisión… Todo eso se planearía en el tablero de bajo nivel, pero no en el de alto nivel. El tablero de alto nivel solo diría: estamos construyendo un nuevo sitio web para el DPM.

Galen es el dueño, Fred es el líder de proyecto, y aquí están los asignados. Esto sería más un tablero de alto nivel y aquí están todos tus proyectos. Vamos a añadir otro proyecto aquí. Lo llamaré DPM y me asignaré.

Esto, hay muchas formas de configurarlo. Tengo aquí muchos ejemplos. Una es el inicio de proyecto, por ejemplo, cuándo arrancará el proyecto. Pondré el 26 para que salga en las semanas actuales. Puedes poner fecha fija o un rango.

Digamos que irá del 26 de junio al 31 de julio. Probablemente no sea suficiente para crear un sitio web de verdad.

Galen: Trabaja rápido. Mmm.

Fred: Sí, sí. Diremos que esto tomará cien horas, solo por poner un número. Así que estas serían las horas de proyecto total, y esto es solo una columna de números.

Está configurada para mostrar horas, aunque podría mostrar cualquier cosa. Y abajo tienes un resumen, ¿verdad? Así puedes ver el total. Si usas esto por proyectos, puedes ver cuántas horas totales en proyectos tienes.

Ahí tienes 375 horas en proyectos, ¿verdad? Puede variar pero la idea es tu compromiso total. Y tus semanas de proyecto, con un sumatorio. Este es el total de semanas, no el inicio y fin. La columna de rango es inicio y fin, pero aquí pondremos seis semanas.

Puedes ver que la suma abajo suma las semanas y el timeline lo muestra. También tengo un tipo de servicio. Esto, puedes tener diferentes tipos de proyectos: SEO, desarrollo web… Sirve para filtrar, ordenar y tener otra vista.

Hay diferentes maneras de rastrear el tiempo que pueden ser útiles. Aquí tienes una columna de seguimiento de tiempo donde puedes poner start/stop o añadirlo manualmente. Pondré el 27, de 9 a 10:34, Fred trabajó esto. Ahora tengo una hora y 34 minutos registrados.

Esto está configurado para más adelante. Disculpa. Aquí tengo otras columnas, esta es la asignación semanal. La idea es que si el proyecto tiene 100 horas y duran 10 semanas, son 10 horas por semana, una por semana que quieres usar.

Lo que asignes aquí es el compromiso total, no solo de Fred sino del equipo. Si tengo cinco personas, pondrías eso aquí. El DPM calcula automáticamente seis horas por semana, porque puse 100 horas en seis semanas y la fórmula calcula.

Así, dice seis semanas, y porque ya puse 1h34m, calcula que quedan 98,43 horas. Son columnas de fórmula automáticas.

Tú podrías armarlo diferente, pero es una fórmula rápida. Hay la quema semanal planificada, que puede no coincidir con la asignada. Como PM puedes ajustar, por ejemplo, debería gastar 6 horas/semana, pero sé que en semanas 1 a 3 haremos 10 horas y en 4 a 6, 5 horas. Puedes cambiarlo manualmente. Esto es la quema semanal planificada per persona.

Aquí son 16,7 horas, aquí cinco, según personas asignadas. Si estamos George y yo, es cinco para cada uno. Podrías personalizarlo para un diseñador, etc. El cálculo real semanal es las horas trabajadas dividido por las semanas en curso. Así sabes cuántas horas llevas durante las semanas que han pasado.

Otras columnas calculan semanas restantes, quema planificada hasta la fecha y real, para poder comparar.

Todo esto alimenta la tabla y el widget de carga de trabajo, que toma las horas de proyecto y semanas asignadas para la vista de carga laboral. En este caso puedes ver ya que estoy sobrecargado en semanas 26, 28 y 29 por el proyecto DPM. Si ves que estás sobrecargado, puedes hacer varias cosas.

Podríamos mover el proyecto cuando esté menos saturado. Puedes arrastrar. Puedes reasignar o sumar a alguien más. Por ejemplo, Fred tiene mucho, agreguemos a George. Ahora hay menos carga solo para Fred, aunque ambos siguen algo sobrecargados, ya no es solo Fred. Si arrastras la línea temporal, ya no está sobrecargado. Si en la semana 29 arranca, lo podemos asumir.

En la vista de carga, lo puedes ver por persona y por proyecto, y hacer click para editar el proyecto en una vista de tarjeta, que es nueva en Monday. Ahí puedes editar todo desde una vista compacta: cambiar de 100 a 80 horas, por ejemplo, y esto ajusta la carga.

Galen: Lo que aprecio es que, si entiendo bien, has creado campos personalizados como horas y asignación, y usas fórmulas para entender la quema, la asignación de recursos; luego Monday pone esta vista en la pestaña de carga de trabajo donde es fácil, por así decirlo, visualizar, simular cómo se vería la nivelación de recursos; pero también puedes editar ahí con la tabla, por si cambió algún dato, y eso alimenta la conversación de si estamos antes de lo previsto, o tarda más, e involucrar a cliente o patrocinador en el ajuste. Puedes exponer la vista mostrando los cinco proyectos activos, los recursos compartidos y los puntos rojos como alertas.

Fred: Hasta puedes ver cuán cerca están de la meta; por ejemplo, si quieres a todos al 70%, puedes agregar o quitar carga, y como es una previsión, puedes evitar problemas antes que ocurran. Esta vista es como un diagrama de Gantt personalizado, puedes ver tu carga por persona, por semanas; puedes proyectar hacia un año, o más. Si ves que en abril Galen estará saturado, puedes cambiar algo ahí, agregar un recurso o posponer un proyecto. Es muy visual y útil especialmente para comunicar a la dirección, que quiere una visión global y rápida, no bucear en tablas. Puedes mostrar visualmente dónde están los problemas y proponer mover proyectos sin recurrir a tablas y números.

Galen: Me encanta. Tenía una pregunta sobre la granularidad. A veces solo quiero añadir un diseñador unos días, pero la asignación se hace por quema semanal. ¿Cómo añadirías a un diseñador para unos pocos días en un proyecto?

Fred: Esta forma lo hace así, pero hay otras formas. Podrías tener una línea temporal para todo el proyecto y sub-items para el diseñador. No está aquí configurado, pero por ejemplo, pongamos la línea total del proyecto, y la del diseñador la ponemos solo del 8 al 18 de julio. Asignamos a George a ese sub-item. Entonces puedes ver el resumen de las líneas temporales de los sub-items en la principal. Hay retos usando esto con automatizaciones (al ser columna espejo), pero puedes ver el rango asignado real.

Si algún otro necesita horas en otra fecha, se ve reflejado allí, y puedes ver el detalle por diseñador. Hay que evitar asignarlo también al padre. Lo mejor es dejar al jefe de proyecto arriba y a los especialistas abajo. Así puedes saber cuándo actúa cada perfil.

Galen: Yo hacía eso también: asignación bottom-up. Íbamos colocando a cada diseñador puntualmente donde era necesario y el total subía. Pero para proyectos ágiles o equipos fijos, simplemente asignabas n personas x semanas. Así no necesitas tanto desglose, solo repartir las horas que tiene disponibles el equipo entre los proyectos, y ver si funciona o no.

Fred: Monday permite ambas, es una caja de Legos. Si sabes usarlo y tienes claros tus procesos, puedes adaptarlo al 90%. Si hay límites, casi siempre puedes usar apps o Make.com para automatizar. Siempre se puede adaptar. Si tu proceso es distinto, solo necesitas a alguien que te ayude a mapearlo en Monday. Eso me gusta mucho: nunca hago dos veces lo mismo. Cada caso es un reto y resuelvo problemas, a veces con soluciones complejas de automatizaciones, pero funciona; otras veces es inmediato y simple. La flexibilidad es clave y es por eso que Monday y herramientas similares están desplazando a clásicos como Microsoft Project, que fue estándar pero es caro, poco flexible y de difícil aprendizaje. Monday se aprende en una hora, o unas horas. El tema es encajarlo a tus procesos, ahí es donde la gente falla.

Galen: ¿Te ha pasado que una actualización de Monday rompe tus procesos personalizados?

Fred: Al contrario, Monday es muy cuidadoso de no romper nada — lo agradezco. El problema es que a veces te acostumbras al método largo (por ejemplo, portafolio), y de repente lanzan la función perfecta (solo para enterprise) que hace lo mismo de manera instantánea, lo cual es genial pero piensas «ojalá hubiera llegado antes». Nunca he visto que rompan algo, y además informan bien de novedades a los partners.

Un punto interesante es la expansión en otros productos: el producto de gestión general, pero luego sacaron el CRM para ventas y relaciones, y aunque de inicio era limitado, hoy es muy potente, fácil de aprender y muy útil. Tiene correos, llamadas, pipeline, gráficas y mucho más, y compite con Salesforce pero es mucho más accesible y rápido de implementar. No uso mucho CRM propio, pero lo recomendaría.

Están sacando también Monday Dev para equipos técnicos (compite con Jira) y ahora uno nuevo de servicios (soporte, tickets) que está en beta y es igualmente sencillo, pero cubre áreas tipo ServiceNow.

La clave es su facilidad de aprendizaje y capacidad para que un equipo lo adopte en poco tiempo con formación mínima y un responsable que configure bien el sistema.

Disculpad, estoy recuperándome de un resfriado, pero es realmente fenomenal.

Solo me queda un minuto, pero quería mostrar brevemente la vista de diagrama de Gantt.

Galen: Ah, sí.

Fred: Siempre con la tecnología, ¿verdad? En la vista de Gantt puedes ver el proyecto entero y mover elementos según dependencias. Te da la misma visual que el widget de carga, pero más holística. Puedes arrastrar tareas, definir dependencias (cuando una termina, la siguiente comienza) y ver por proyecto, por persona o por tipo de servicio. Así, si tengo muchas implementaciones de workflow solapadas en el trimestre, puedo redistribuir antes que haya un problema.

También puedes ver resúmenes por tipo de servicio: diseño, workflow, CRM, etc. Y todo esto también se puede mostrar en dashboards con gráficas, tablas y estadísticas de horas, tipos de proyectos y cargas de trabajo. Así puedes tener un panel centralizado más allá de una sola pestaña.

En resumen, es casi ilimitado.

Galen: Todas esas vistas y la capacidad de personalización permite que según tu rol (operaciones, tráfico, recursos, director o patrocinador) veas solo lo que necesitas. Puedes presentar solo lo que se requiere y dirigir la conversación con claridad y adaptarse a tu organización.

Fred: Para terminar rápido, esto es útil porque mi hijo George construyó este tablero y me facilitó que lo documentara mostrando vistas, descripciones, columnas, fórmulas y documentación del widget de carga. Hasta podrías hacer S.O.P.s documentados del uso del tablero y vincularlo con notas de proyectos, asignar tareas y hacer seguimiento de la acción dentro del mismo entorno. Es muy útil tener toda la documentación y la operativa en contexto.

Galen: Me encanta, que todo esté ahí junto.

Fred: Sí.

Galen: Gracias, Fred, por dedicarnos este tiempo para explicar la asignación de recursos, quemados, Gantt charts y sobre todo por compartir tu experiencia sobre Monday.

Mhm.